Lotus Notes 6으로 회의 예약하기

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새 회의를 만들려면 먼저 캘린더를 연 다음 작업 표시줄에서 회의 예약 버튼을 클릭합니다. 빈 회의 양식이 나타납니다. 그림 1에서 샘플 회의 양식을 볼 수 있습니다.

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그림 1: 새 회의 만들기.

회의 양식의 대부분의 필드는 약속 양식의 필드와 동일합니다. 제목, 시기, 기간, 장소 등 기본 사항을 입력해야 합니다. 다음으로 초대할 사람을 고려합니다.

초대받은 사람을 초대

가장 간단한 경우에는 회의에 참석하고 싶은 사람들의 이름을 입력하기만 하면 됩니다. 새로운 회의 양식의 날짜, 시간 및 위치 섹션뿐만 아니라 초대받은 사람 섹션(왼쪽 하단)의 필드를 채우면 됩니다. 그림 1에서 볼 수 있듯이 필수, 선택, 참고로 세 가지 유형의 사람을 초대할 수 있습니다.

  • 필수: 이 필드에 이름을 기재한 사람은 Notes에서 회의의 필수 참가자로 간주합니다. 이는 Notes에 스케줄러를 사용하여 회의에 가장 적합한 시간을 찾도록 요청할 때 특히 중요합니다.
  • 선택 사항: Notes에 관한 한, 이 사람들은 정말로 필요한 사람들과 같습니다. Notes에 회의에 가장 적합한 시간을 찾도록 요청하면 Notes에서 일정을 참조합니다. 사람이 모임 초대에 선택적 초대 대상자로 나열되는 경우 반드시 참석해야 하는 것은 아닙니다.
  • 참고: 초대 와 다른 모임 알림 을 누군가 에게 보내려면 이 필드를 사용하십시오 . 팀 구성원과의 회의를 예약해야 한다고 가정합니다. 필수 필드에 각 팀원의 이름을 입력할 수 있지만 FYI 필드에는 상사의 이름을 입력할 수 있습니다. 그렇게 하면 동료들은 각각 회의 초대장을 받지만 관리자는 회의 알림만 받습니다. 그렇게 하면 상사는 당신이 회의를 하고 있고 초대를 보냈지만 그녀가 참석할 것으로 예상되지 않는다는 것을 알게 됩니다.

필수 및 선택 필드의 사람들은 회의 초대장의 참고 필드에 나열한 사람의 이름을 볼 수 없습니다.

필수, 선택 및 FYI 필드의 오른쪽에 있는 작은 전화번호부처럼 보이는 버튼을 클릭하여 공용 디렉토리에서 이름을 선택합니다.

새 모임 초대를 만드는 가장 간단한 방법은 다음과 같습니다.

1. 제목 필드에 제목을 입력합니다.

2. When 필드에서 회의 시작 및 종료 날짜와 시간을 선택합니다.

3. Where 필드에서 위치를 설정합니다.

4. 초대 대상 필드에 초대할 사람의 이름을 입력합니다.

5. 작업 표시줄에서 초대장 저장 및 보내기 버튼을 클릭합니다.

모든 초대받은 사람은 받은 편지함에서 회의에 참석하도록 요청하는 메시지를 받습니다.

이 접근 방식의 유일한 문제는 직접적이긴 하지만 일반적으로 귀하와 손님 간에 전자 메일 메시지를 주고받기 시작한다는 것입니다. "나는 9시 30분에는 못 가는데 10시에는 어때?" 다양성. 특정 회의에 초대한 사람의 수에 따라 초대를 보낸 후 실제로 "예, 할 수 있습니다" 또는 "아니요, 할 수 없다”고 답했다.

이 딜레마를 쉽게 피할 수 있습니다. 위에 나열된 간단한 프로세스를 사용하는 대신 Notes 스케줄러에 먼저 각 초대 대상자의 캘린더를 검토하여 모든 사람이 참석 가능한 공통 시간을 찾도록 요청하십시오. 이 정보로 무장하면 모든 사람에게 편리한 회의 시간을 설정할 수 있습니다. 귀하의 초대는 손님이 무료일 때 귀하가 알고 있는 날짜와 시간이 미리 로드된 손님의 받은 편지함에 도착합니다. 물론 모든 손님은 여전히 ​​거절할 수 있지만 대부분의 일정 충돌을 미리 방지하기 때문에 그러한 일이 발생할 가능성을 상당히 줄일 수 있습니다.

스케줄러 사용

Notes에서 필수 및 선택적 회의 참가자가 있는 시간을 기준으로 회의에 최적의 시간을 제안하도록 하려면 아직 초대장 저장 및 보내기 버튼 클릭을 보류하십시오. 대신 평소와 같이 회의 ​​양식을 작성한 다음 회의 양식의 스케줄러 섹션(하단)에서 찾을 수 있는 초대받은 사람, 회의실 및 리소스 가용성을 보려면 클릭하십시오. (그림 1 참조)

그림 2는 스케줄러가 열린 샘플 미팅 초대를 보여줍니다.

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그림 2: 스케줄러를 사용하여 손님이 언제 만날 수 있는지 확인합니다.

스케줄러를 사용하여 Notes가 회의 시간을 찾도록 하는 경우 최적의 시간 또는 일정 세부사항의 두 가지 방법으로 볼 수 있습니다. 먼저 요약 라디오 버튼(왼쪽의 표시 제목 아래)을 선택하여 해당 보기를 보호합니다. 이 보기는 초대한 모든 사람들이 참석 가능한 시간 제안을 한 눈에 볼 수 있기 때문에 가장 사용하기 쉽습니다.

Notes에서 제안하는 시간 중 하나를 사용하려면 선택한 날짜의 제안된 시간 드롭다운 목록에서 모두에게 편리한 시간을 선택한 다음 그 아래에 있는 선택한 시간 사용 버튼을 클릭하면 됩니다. 그러면 Notes에서 회의 초대 시간을 조정합니다. 이 목록의 항목을 클릭하면 회의 양식 상단에 있는 When 섹션의 필드가 그에 따라 변경되는 것을 볼 수 있습니다.

작은 월 달력(양식의 오른쪽 하단)에서 날짜를 클릭하여 다른 날짜를 확인하고 해당 날짜에 친구가 언제 만날 수 있는지 확인할 수도 있습니다.

선택한 날짜 목록 제목 옆에 있는 작은 화살표를 확인하십시오. 이 화살표를 클릭하면 더 많은 일정 가용성 선택 사항을 표시할 수 있습니다. 표시되는 드롭다운 목록에서 특정 요일, 주 또는 월에 호환되는 자유 시간을 검색하도록 선택할 수 있습니다. 이것은 초대하는 사람들이 선택한 원래 날짜에 자리가 없을 때 특히 유용합니다.

초대받은 모든 사람 에게 적합한 시간을 찾는 데 문제가 있는 경우 모든 필수 참석자가 참석할 수 있는지 확인 옵션을 클릭한 다음 이어지는 드롭다운 목록을 사용하여 소수의 사람들을 위한 시간을 선택하십시오. 이 기능은 20명 이상의 더 많은 사람들이 있는 회의를 예약하려고 할 때 유용합니다.

초대받은 사람이 참석 가능한 시간을 찾는 또 다른 시각적 방법은 일정 세부 정보별로 보는 것입니다. 세부 정보 라디오 버튼(쇼 제목 아래)을 선택하여 각 게스트가 참석 가능한 시간을 보여주는 테이블을 확인합니다. 그림 3에서 이러한 보기를 볼 수 있습니다. 이 일정표의 한 가지 장점은 2주 동안의 자유 시간 가용성을 1인당 볼 수 있다는 것입니다.

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그림 3: 자유 시간을 찾기 위해 개별 일정 세부 정보를 봅니다.

모든 사람이 사용할 수 있는 시간을 찾을 때까지 크고 투명한 수직 막대를 끕니다. (이 경우 녹색으로 바뀝니다.) 테이블의 흰색 블록은 열려 있고 사용할 수 있는 시간을 나타내고, 색이 있는 블록은 지정된 참가자가 다른 방식으로 점유되어 있는 시간을 나타냅니다. 초대받은 사람이 모두 참석할 수 없는 경우 세로 막대가 빨간색으로 바뀌어 전체 참석자가 참석할 수 없음을 알립니다. (화면 하단의 키는 각 색상이 나타내는 상태를 알려줍니다.)

모두가 만날 수 있는 시간을 찾기 위해 어떤 방법을 선택하든, 완료되면 작업 표시줄에서 초대장 저장 및 보내기 버튼을 클릭해야 합니다.


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