Smartsheet 9.1.1

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist eine dynamische Arbeitsplattform, mit der Sie Projekte verwalten, Arbeitsabläufe erstellen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können. Smartsheet vereinfacht verschiedene Aspekte von Projekten, wie Ressourcenmanagement, Inhalte, Dokumentation, Feedback, Genehmigungen, Überprüfungen usw. Benutzer aus verschiedenen Branchen aus über 190 Ländern finden diese webbasierte Anwendung praktisch für die Verwaltung von Projekten, an denen mehrere Betriebsabteilungen beteiligt sind.

Hauptfunktionen von Smartsheet

1. Inhaltsverwaltung

Content-Management

Smartsheet bietet einen Mehrwert für alle Content-Management-Aufgaben, die Sie ausführen. Wenn Sie Blogger, Youtuber, Designer oder Fotograf sind, können Sie mit dieser App Ihr ​​gesamtes Content-Management optimieren. Sie müssen nicht einmal zusätzliches Personal einstellen, um die Inhalte in dieser App zu verwalten, da es sich um ein benutzerfreundliches Tool handelt.

Einige wichtige Content-Management-Aufgaben, die Sie in Smartsheet ausführen können, sind:

• Ein spezielles Produktions-Workflow-Board zur Überwachung der Inhaltsproduktion der Teammitglieder.
• Einfach einzurichtende Benachrichtigungen und Erinnerungen helfen Designern, den Zeitplan einzuhalten.
• Relevante Teammitglieder und Kunden können den Inhalt einfach überprüfen, um ihn zu verifizieren.
• Genehmiger können Inhalte in Echtzeit überprüfen, um die Leerlaufzeit des Erstellers zu minimieren.
• Mehrere Feedbackkanäle wie Gespräche und Kommentare werden einzeln angeheftet und genehmigt.

2. Projektressourcenmanagement

Mithilfe des Ressourcenmanagements können Sie die Kapazitätsauslastung Ihrer Teammitglieder visualisieren, eine kompetente Person für Aufgaben finden, Projektkosten senken und vor allem weiter wachsen. Sie können die folgenden Aktionen ausprobieren, um mit der Ressourcenverwaltung zu beginnen:

• Importieren Sie Mitarbeiter- oder Mitarbeiterlisten aus einer beliebigen Tabellenkalkulationsdatei.
• Sie können Kunden und Projekte strukturiert hinzufügen.
• Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für die Aufgaben eines Projekts, indem Sie Ressourcen aus der Liste zuweisen. Mit einem einfachen Schieberegler können Sie Stunden, Zeitrahmen usw. festlegen.
• Teammitglieder können ihre Zeit in verschiedenen Formaten wie Stunden, Einzelminuten und halben Tagen erfassen.
• Die leistungsstarke Analytics- Seite ruft Daten zu Personen, Budget und Zeit ab, sodass Sie sie filtern und in detaillierten Berichten gruppieren können.

3. Nahtlose Teamzusammenarbeit

Nahtlose Teamzusammenarbeit

Smartsheet erleichtert die 360°-Zusammenarbeit und Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden, Teammitgliedern usw. Dank seiner Flexibilität können Sie ein einzelnes Element, mehrere Elemente oder den gesamten Arbeitsbereich gemeinsam nutzen. Darüber hinaus können Sie anonymes Feedback und Kommentare über Formulare sammeln, deren Erstellung weniger Klicks erfordert.

Der Abschnitt „Gespräche“ hält die Projektkommunikationskanäle durch verschiedene Mittel wie @Erwähnung , Anhänge, Nachweise und Erinnerungen offen. Mit diesem Tool können Gespräche auf verschiedenen Ebenen wie Arbeitsblättern, Zeilen und Arbeitsbereichen aufgezeichnet werden. Darüber hinaus können Sie Benutzerzugriffsebenen anpassen, um die Berechtigung zum Ändern von Kommentaren zuzulassen oder zu entziehen.

4. Prozessmanagement

Prozessmanagement

Müssen Sie oft an verschiedenen Projekten arbeiten oder mehrere Projekte betreuen? Dann ist Smartsheet die ideale Plattform für Sie. Dieses Tool verfügt über viele Funktionen, die Ihnen helfen, mehrere Projekte von einem Kontrollzentrum aus zu verwalten, darunter:

• Planen und richten Sie Projekte ganz einfach auf Smartsheet mit Project Blueprints ein. Dies sind die wiederverwendbaren Berichte, Blätter und Dashboards, aus denen ein Projekt besteht.
• Ein strategisches Dashboard bietet einen umfassenden Überblick über jedes Projekt im Portfolio.
• Widget-basierte Statusvisualisierung für mehrere Projekte und Ein-Klick-Zugriff auf deren Arbeitsblätter.
• Über ein zentrales Dashboard können Sie Inhalte, Aufgaben, Nachweise, Beauftragte usw. genehmigen.
• Mit dem globalen Update-Modul können Sie Änderungen an Projektpanels vornehmen, die aus einem bestimmten Design stammen.

5. Digitales Asset-Management

Die Verwaltung digitaler Assets auf einer sicheren Online-Plattform ist eine wesentliche Aufgabe für einen kreativen Designer oder Entwickler. Manchmal können Kunden möglicherweise nicht auf Ihre Arbeit zugreifen oder jemand kopiert Ihre Arbeit ohne Ihr Wissen, weil Sie sich auf die Erstellung von Inhalten konzentrieren müssen.

Smartsheet bietet Ihnen Zugriff auf Brandfolder, um die oben genannten Probleme zu lösen. Mit diesem Tool können Sie digitale Assets sicher und effizient verteilen oder anzeigen. Es ermöglicht Ihnen außerdem:

• Passen Sie die Plattform an Ihren Markenstil an.
• Durchsuchen Sie ganz einfach verschiedene Inhaltsmetadaten durch Filtern, Sortieren usw.

6. Automatisieren Sie Aufgaben

Mit der Smartsheet-Workflow-Automatisierung können Sie manuelle oder sich wiederholende Aufgaben durch automatisierte Arbeitsabläufe ersetzen und Teammitgliedern dabei helfen, Ineffizienz oder Langeweile zu vermeiden. Das automatisierte Workflow-Modul ist ein intuitives Tool. Daher benötigen Benutzer keine Programmierkenntnisse, um die Aufgabe zu automatisieren.

Aktionen, Auslöser und Bedingungen sind die drei Komponenten, die automatisierte Arbeitsabläufe erstellen. Sie können die folgenden Aufgaben automatisieren:

• Benachrichtigen Sie die Verantwortlichen über wichtige Änderungen oder erinnern Sie sie an Fristen.
• Holen Sie eine Genehmigung ein oder überprüfen Sie den Inhaltsstatus.
• Verschieben Sie Zeilen auf andere Blätter oder sperren und entsperren Sie sie.
• Meilensteine ​​aufzeichnen.
• Weisen Sie Aufgaben oder Projekten Ressourcen zu.

7. Optimiertes Solution Center

Smartsheet Solution Center

Smartsheet Solution Center ist eine leistungsstarke Bibliothek, die Ihnen Zugriff auf eine riesige Sammlung von Blaupausen und Projektanwendungen bietet.

Daher müssen Sie keine Zeit in die Planung und Einrichtung eines Projekts investieren. Wählen Sie einfach eine Vorlage aus, ändern Sie sie ein wenig und beginnen Sie schnell mit der Arbeit an Projekten.

Sie finden alle Inhalte des Solution Centers in den folgenden drei Abschnitten organisiert:

• Vorlagen: Hierbei handelt es sich um einzelne Boards zur Verwaltung Ihrer Aufgaben, Ressourcen und Zeit.
• Vorlagensätze: Erhalten Sie vorgefertigte Dashboards, Berichte und Blätter zur Verwaltung komplexer Projekte.
• Add-Ons: Hierbei handelt es sich um Integrationen, Konnektoren und Apps, die Sie mit Ihren Arbeitsblättern verknüpfen können, um Projektdaten zu importieren oder zu exportieren.

8. Leistungsstarke Integrationen und Add-ons

Leistungsstarke Integrationen und Add-ons

Mit Smartsheet können Sie Ihre Arbeit problemlos mit Kunden oder externen Mitarbeitern synchronisieren, die möglicherweise unterschiedliche Projektmanagement-Tools und Kommunikationsanwendungen verwenden. Daher müssen Sie diese Apps nicht nutzen oder dafür bezahlen.

Sie können Apps von Drittanbietern wie DocuSign, Zapier, Quip, Slack , Outlook , Google Docs usw. problemlos in Ihre Tabellen integrieren. Wenn Aktualisierungen von externen Quellen vorliegen, greifen Sie direkt über Smartsheet darauf zu.

Mit Smartsheet haben Sie außerdem Zugriff auf einfache, für das Projekt entwickelte Anwendungen. Pivot App, Dynamic View, Calendar App, DataMesh usw. sind einige der Apps, die das Projektmanagement vereinfachen.

9. IT-Anfrage- und Ticketing-Funktion

IT-Anfrage- und Ticketing-Funktion

Bei der Funktion „IT-Anfragen und Ticketing“ handelt es sich um eine Reihe von Vorlagen, auf die Sie über das Solution Center zugreifen können. Mit dieser Vorlage können Sie die folgenden Aufgaben optimieren:

• Erfassen und dokumentieren Sie IT-Anforderungen über ein einfaches Formular, auf das jeder von einem Mobiltelefon oder Computer aus zugreifen kann.
• Verwalten Sie offene, feststeckende oder gelöste IT-Anfragen über ein vereinfachtes Dashboard.

• So laden Sie andere zur Zusammenarbeit und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen ein
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