將數據遷移到 Salesforce 的選項

Salesforce 有一個易於使用的嚮導，可指導您導入營銷活動成員更新、潛在客戶、客戶、聯繫人和自定義對象。如果您是系統管理員或擁有正確的配置文件權限，則可以為您的用戶執行這些任務。

對於您希望在 Salesforce 中擁有的其他對象的遺留數據（例如機會、案例和活動），您必須手動輸入信息或使用 Data Loader，這是 Enterprise 和 Unlimited 附帶的數據導入和導出工具版本以自動將數據遷移到 Salesforce。

使用 Salesforce 數據導入嚮導

用於導入潛在客戶、客戶、聯繫人、解決方案和自定義對象的數據導入嚮導位於 Lightning Experience 設置中的集成標題下。它具有用戶友好的界面，可引導您導入或更新記錄。

啟動 Salesforce 數據導入嚮導。

如果您是管理員，您還會在選項卡主頁的右上角看到一個導入按鈕。例如，如果您要導入公司的潛在客戶，請單擊潛在客戶選項卡，然後單擊位於頁面顯示列表視圖標題右側的導入按鈕。對不同對象的記錄使用導入嚮導的步驟和提示各不相同：

• 導入潛在客戶：只有具有導入潛在客戶權限的用戶才能執行此操作。
• 導入聯繫人和客戶： Salesforce 使用相同的嚮導來引導您導入聯繫人和/或客戶。個人用戶還可以導入他們的個人聯繫人和帳戶。
• 導入新的營銷活動成員或在鏈接到營銷活動時更新它們： Salesforce 使用相同的數據導入嚮導，但這次僅公開營銷活動成員對像以更新潛在客戶和聯繫人的營銷狀態。

調查 Salesforce 數據加載器

數據遷移是一件棘手的事情。Data Loader 是一個小型客戶端應用程序，可幫助以逗號分隔值 (.csv) 格式批量導入或批量導出數據。您可以通過選擇集成 → 數據加載器來訪問此工具。使用此工具，您可以將數據移入和移出 Salesforce 中的任何類型的記錄，包括機會和自定義對象。Data Loader 支持插入、更新、刪除和導出 Salesforce 記錄。

有位名人曾經說過，權力越大，責任也越大。僅當您對了解對象、記錄和工作流和/或觸發器如何相互關聯感到滿意時才使用 Data Loader。Data Loader 對於非技術用戶來說是一個非常強大的工具。一不小心就可以導出數據，導入數據，不小心覆蓋刪除了很多數據，掀起工作流規則的多米諾骨牌效應。如果您打算進行更新，請務必備份數據。在沒有備份之前，您可能沒有任何問題，直到出現錯誤並且您無法撤消已覆蓋的 1000 個字段。

一些供應商還提供經過驗證的提取、轉換、加載工具 (ETL)，使您能夠將記錄遷移到（或從）Salesforce，根據您定義的自定義邏輯自動清理和轉換數據，並在適當的情況下附加這些記錄。

無需過於技術化，專家通過使用 Salesforce 應用程序接口 (API) 來鏈接數據，使您的技術人員能夠以編程方式訪問數據。在Salesforce的平台用於定制或集成Salesforce的做多，你可以用它做開箱甚至什麼事情snazzier。在術語過載之前，平台基本上是一組規則和命令，程序員可以使用這些規則和命令告訴程序（在本例中為 Salesforce）執行某些操作。但是，要訪問 Salesforce API，您必須擁有 Enterprise 或 Unlimited Edition。

將舊數據遷移到 Salesforce

在實施的準備階段，您需要為您的數據遷移策略制定一個經過深思熟慮且文檔齊全的計劃。該計劃需要根據計劃中的不同步驟包括有關目標、資源、突發事件和時間表的詳細信息。以下是您應該考慮的一些步驟。

確定數據源

大多數公司通常擁有某種類型的現有聯繫人管理工具、包含其他客戶數據的各種電子表格，以及通常存在於用戶電子郵件收件箱和生產力應用程序中的聯繫人信息（更不用說 Word 文檔和便簽）。

在您完成準備工作時，評估需要在 Salesforce 中包含哪些信息以及多少信息。以下是此步驟的一些提示：

• 垃圾進垃圾出。當您搬到新家時，您通常會查看舊家的壁櫥，並決定隨身攜帶哪些物品以及扔掉哪些物品。移動數據需要相同類型的評估。
• 做一個列表。對不同的數據源進行編目，包括記錄的類型、範圍和數量。
• 設計一個存儲計劃。與您的客戶關係管理 (CRM) 項目團隊合作，確定不同的信息應該放在何處，以及為什麼。
• 考慮導入的時間和順序。例如，許多公司首先創建用戶記錄，然後導入客戶和聯繫人，最後遷移和附加業務機會。
• 如果可能，請保持簡單。遷移越複雜，對時間線的影響就越大。評估努力的水平與努力的潛在價值。

準備數據以遷移到 Salesforce

現在清洗，或稍後清洗。一些項目團隊喜歡在將數據導入 Salesforce 之前“清理”數據。識別和合併重複項可以更輕鬆地找到正確的記錄。修復數據中的不一致問題，例如確保所有州/省字段都包含兩個字符的縮寫，從而使報告更加準確。

如果您的舊系統無法輕鬆清理，您可能更願意先將所有記錄導入 Salesforce，然後再使用Salesforce 數據管理工具清理數據。風險在於，一旦數據已經在新系統中，具有最佳意圖的人可能仍會屈服於人性，並且不想專注於清理工作。

不管你什麼時候做，清理數據都不是什麼光鮮亮麗的工作，但必須要做，而且應該定期做。以下是準備數據時的一些提示：

• 導出為簡單格式。通常，將數據導出到 Microsoft Access 或 Excel 等應用程序是最容易的，您可以使用這些應用程序刪除列、對行進行排序以及進行全局更改。
• 努力使用標準命名約定。如果不同的數據源以不同的名稱引用 Accounts（例如，IBM 與 International Business Machines），那麼現在是標準化命名的好時機。這有助於避免創建重複記錄。
• 在 Salesforce 中編輯或添加字段以支持遷移。例如，如果您的管道報告跟踪每個機會的利潤，您需要構建自定義機會字段來支持利潤數據。
• 如果您現有的數據源具有唯一的記錄 ID，請將這些 ID 遷移到自定義只讀字段。您可以在以後隨時刪除或隱藏該字段。這不僅可以幫助您驗證遷移的準確性，而且這些 ID 還可用於集成（尤其是在您不打算關閉其他數據源的情況下）。
• 將您的數據列映射到 Salesforce 中的字段名稱。例如，Microsoft Outlook 中的 Company 字段通常映射到 Salesforce 中的 Account 字段。一些系統管理員甚至重命名遷移文件中的列標題，以便它們與 Salesforce 中的字段名稱完全匹配。這樣做可以最大限度地減少遷移的瘋狂。
• 使您的數據符合 Salesforce 標準（或相反）。Salesforce 中的每個字段都具有某些屬性，其中可能包括大小限制、小數點、日期格式等。
• 將數據源列添加到您的導入文件並將其映射到 Salesforce 中的自定義字段。通過這樣做，您可以保護數據的來源。
• 盡可能為記錄分配正確的所有者。如果您沒有分配所有記錄，則所有者默認為執行遷移的管理員。
• 獲得利益相關者對您準備好的文件的認可。至少，如果您為他們提供審查的機會，就可以避免意外。

測試導入 Salesforce

在執行最終遷移之前進行測試。通常，您會發現您錯過或可以改進的事情。例如，字段可能被錯誤地映射，或者您可能只需要創建一些額外的字段。這裡有一些提示：

• 選擇重要記錄的小樣本。記錄越高越好——尤其是當利益相關者審查時。
• 請記住關閉工作流。當測試數據流經工作流規則時，您不希望通過不必要地提醒其他用戶來惹惱他們。你們中的一些人可能認為保持某些工作流規則是有幫助的，特別是如果它們是為了防止錯誤數據進入而構建的。事實並非如此。在導入之前提前做好工作並準備好數據。
• 查看頁面佈局。考慮調整頁面佈局以更輕鬆地驗證數據導入。將 Salesforce 中的字段放在與舊系統類似的屏幕位置。

分析測試數據結果

當您的測試數據在 Salesforce 中時，請仔細將其與您的測試文件進行比較，以確保准確性和完整性。以下是有關如何有效分析測試數據結果的一些技巧：

• 構建自定義報告，讓您可以共同查看記錄數據。
• 如有必要，打開記錄，並將其與導入文件進行比較。確認記錄的字段顯示您認為它們應該顯示的內容。
• 從相關選項卡的主頁構建自定義視圖，以查看在列表頁面的列中排列的導入數據。用戶可以轉到報告，但視圖使他們保持專注。
• 與選定的利益相關者一起驗證數據以獲得他們的反饋並支持測試數據結果看起來是正確的。您認為測試導入是準確的還不夠。您的最終用戶是終極考驗。
• 根據測試導入的結果調整您的流程或更改導入文件或 Salesforce。例如，您可能忘記映射某個字段，或者由於某個字段的屬性而導致數據未正確導入。

遷移您的最終數據

成功分析測試數據結果後，您就可以導入文件了。是的，這是一組複雜任務的簡化，但整個過程是經過驗證的。

以下是針對此步驟的一些建議：

• 與您的用戶溝通期望。如果您從一個系統遷移到另一個系統，您可能會遇到必須在上線之前更新數據的失誤。
• 在停機期間執行此操作。如果您有大量數據，請考慮在非工作時間運行遷移。特別是如果系統已經為某些用戶組上線，這可以避免混淆。
• 保存未成功導入的記錄的日誌文件。錯誤消息相當直觀，您通常可以看到某些記錄未導入的常見拒絕原因。確保花時間確定拒絕是由數據格式或質量問題引起的，而不是由您不打算觸發的討厭的工作流規則引起的。
• 為自己建立一些錯誤緩衝。不要嘗試在銷售培訓前一天執行遷移。可能會發生一些意料之外的事情，從而阻止成功完成。

驗證和擴充您的數據

與加載數據後分析測試數據的結果類似，運行報告以驗證記錄的交叉採樣以確保准確性和完整性。如果可以，請將 Salesforce 中的屏幕與舊系統的屏幕進行比較。

確保數據存儲在正確的字段中並且值有意義。如果您在電話字段中看到地址，則需要清理數據或修復字段映射。努力獲得完美導入的數據——但期望也低於此。

在推出 Salesforce 之前，採取額外的步驟手動或自動更新一些記錄，以吸引用戶並取得更大的成功。在進行演示或培訓時，向用戶展示這些完整輸入的示例，並讓他們了解 Salesforce 的潛力。

一旦您在 Salesforce 中擁有一切，樂趣就開始了！