كيفية إعداد مذكرة ائتمان في QuickBooks 2021

يمكن أن تكون المذكرات الائتمانية طرقًا مفيدة لإصلاح أخطاء إدخال البيانات التي لم تجدها أو تصححها سابقًا. المذكرات الائتمانية هي أيضًا طرق سهلة للتعامل مع أشياء مثل مرتجعات العملاء والمبالغ المستردة. إذا كنت قد أعددت فاتورة أو فاتورتين في وقتك ، فستجد أن إعداد مذكرة ائتمان QuickBooks أسهل كثيرًا من استخدام الطرق القديمة.

تصف الخطوات التالية كيفية إنشاء النوع الأكثر تعقيدًا وتضمنًا من المذكرات الائتمانية: مذكرة ائتمان المنتج. ومع ذلك ، فإن إنشاء خدمة أو مذكرة ائتمان مهنية يعمل بشكل أساسي بنفس الطريقة. أنت فقط تملأ عددًا أقل من الحقول.

لإنشاء مذكرة ائتمان لمنتج ، اتبع الخطوات التالية:

1. اختر العملاء ← إنشاء مذكرات ائتمانية / عمليات استرداد أو انقر فوق رمز المبالغ المستردة والائتمان في قسم العميل بالصفحة الرئيسية لعرض نافذة إنشاء مذكرات ائتمانية / عمليات رد أموال (كما هو موضح).

نافذة إنشاء مذكرات ائتمانية / عمليات رد أموال

2. حدد العميل ، وإذا لزم الأمر ، الوظيفة في العميل: القائمة المنسدلة الوظيفة.

يمكنك اختيار العميل أو الوظيفة من القائمة بالنقر فوقها.

3. (اختياري) حدد فئة للمذكرة الدائنة.

إذا كنت تستخدم الفئات لتصنيف المعاملات ، فقم بتنشيط القائمة المنسدلة للفصل واختر الفئة المناسبة لمذكرة الائتمان.

4. تاريخ المذكرة الدائنة (على الرغم من ثباتها أمر اختياري).

اضغط على Tab لتحريك المؤشر إلى مربع نص التاريخ. ثم أدخل التاريخ الصحيح بتنسيق MM / DD / YYYY.

5. (اختياري) أدخل رقم مذكرة الائتمان.

يقترح QuickBooks رقم مذكرة ائتمان عن طريق إضافة 1 إلى رقم مذكرة الائتمان الأخير الذي استخدمته. يمكنك قبول الرقم أو علامة التبويب في مربع النص "رقم الائتمان" لتغيير الرقم إلى ما تريد.

6. إصلاح عنوان العميل ، إذا لزم الأمر.

ينتزع QuickBooks عنوان إرسال الفواتير من قائمة العملاء. يمكنك تغيير عنوان مذكرة الائتمان عن طريق استبدال جزء من عنوان الفواتير المعتاد. عادة ، يجب عليك استخدام نفس العنوان لمذكرة الائتمان التي تستخدمها للفاتورة أو الفواتير الأصلية.

7. (اختياري... نوع) أدخل رقم أمر الشراء.

إذا قامت المذكرة الدائنة بتعديل إجمالي الرصيد المتبقي في أمر الشراء الخاص بالعميل ، فمن المحتمل أن تقوم بإدخال رقم أمر الشراء في مربع نص رقم أمر الشراء.

هذا هو منطقي في هذا الاقتراح ، لأولئك القراء المهتمين: إذا قمت بدفع 1000 دولار لعميلك على أمر الشراء رقم 1984 ، والذي يصرح بشراء 1000 دولار ، فقد استخدمت أمر الشراء بالكامل - على الأقل وفقًا لموظف حسابات الدفع للعميل ، الذي يعالج فواتيرك. إذا تأكدت من تحديد مذكرة ائتمان بقيمة 1000 دولار أمريكي على أنها مرتبطة بأمر الشراء رقم 1984 ، فإنك تقوم بشكل أساسي بتحرير رصيد الشراء البالغ 1000 دولار ، مما قد يعني أنه يمكنك استخدام أمر الشراء أو إصدار فاتورة به مرة أخرى.

8. إذا قام العميل بإرجاع العناصر ، فقم بوصف كل عنصر.

حرك المؤشر إلى الصف الأول من مربع النص العنصر / الوصف / الكمية / المعدل / المبلغ / الضريبة. في أول صف فارغ من المربع ، قم بتنشيط القائمة المنسدلة العنصر ثم اختر العنصر. يملأ QuickBooks مربعات النص الوصف والمعدل بأي وصف للمبيعات وسعر المبيعات الذي أدخلته في قائمة العناصر. (يمكنك تحرير هذه المعلومات إذا كنت تريد ، ولكن القيام بذلك ليس ضروريًا.) أدخل عدد العناصر التي يقوم العميل بإرجاعها (أو لا يدفع ثمنها) في مربع النص الكمية. (بعد إدخال هذا الرقم ، تحسب QuickBooks المبلغ بضرب الكمية في السعر.) أدخل كل عنصر يعود إليه العميل بملء الصفوف الفارغة في مربع القائمة.

في حالة عناصر المخزون ، تفترض QuickBooks أن العناصر التي تعرضها في مذكرة الائتمان يتم إرجاعها إلى المخزون. تريد تعديل الجرد المادي للمخزون إذا تم إرجاع العناصر غير المباعة.

كما هو الحال مع الفواتير ، يمكنك وضع العديد من العناصر في مذكرة الائتمان كما تريد. إذا لم يكن لديك مساحة كافية في صفحة واحدة ، فإن QuickBooks يستمر في إضافة الصفحات إلى مذكرة الائتمان حتى تنتهي. المعلومات الإجمالية ، بالطبع ، تذهب في الصفحة الأخيرة.

9. وصف أي بنود خاصة يجب أن تتضمنها المذكرة الدائنة.

إذا كنت ترغب في إصدار مذكرة دائنة للعناصر الأخرى التي تظهر في الفاتورة الأصلية - الشحن والخصومات والرسوم الأخرى وما إلى ذلك - أضف أوصافًا لكل عنصر إلى قائمة الصنف.

لإضافة أوصاف لهذه العناصر ، قم بتنشيط القائمة المنسدلة العنصر للصف الفارغ التالي ثم اختر العنصر الخاص. (يمكنك تنشيط القائمة بالنقر فوق الحقل لتحويله إلى قائمة منسدلة ثم النقر فوق السهم لأسفل للحقل للوصول إلى القائمة.) بعد أن تملأ QuickBooks مربعات نص الوصف والمعدل ، قم بتحرير هذه المعلومات (إذا لزم الأمر). أدخل كل عنصر خاص - الإجمالي الفرعي والخصم والشحن وما إلى ذلك - الذي تقوم بتحديده في مذكرة الائتمان.

إذا كنت تريد تضمين عنصر خصم ، فأنت بحاجة إلى لصق عنصر إجمالي فرعي في مذكرة الائتمان بعد المخزون أو العناصر الأخرى التي قمت بخصمها. ثم قم بإلصاق عنصر الخصم مباشرة بعد عنصر الإجمالي الفرعي. عند القيام بذلك ، يحسب QuickBooks الخصم كنسبة مئوية من الإجمالي الفرعي.

10. (اختياري) أضف رسالة عميل.

قم بتنشيط القائمة المنسدلة لرسالة العميل ، واختر رسالة عميل ذكية.

11. تحديد ضريبة المبيعات.

انقل المؤشر إلى مربع قائمة الضرائب ، ونشط القائمة المنسدلة ، ثم اختر ضريبة المبيعات الصحيحة.

12. (اختياري ، لكنها فكرة جيدة حقًا) أضف مذكرة.

يمكنك استخدام مربع نص المذكرة لإضافة وصف مذكرة إلى مذكرة الائتمان. يمكنك استخدام هذا الوصف لشرح أسباب إصدار المذكرة الدائنة والإحالة المرجعية للفاتورة أو الفواتير الأصلية ، على سبيل المثال. لاحظ أن حقل المذكرة يُطبع في بيان العميل.

13. إذا كنت تريد تأخير طباعة المذكرة الدائنة هذه ، فحدد خانة الاختيار الطباعة لاحقًا.

أريد تأجيل الحديث عما يفعله تحديد خانة الاختيار "طباعة لاحقًا" حتى أنتهي من مناقشة إنشاء مذكرة الائتمان. يتم عرض تغطية طباعة الفواتير والمذكرات الائتمانية في قسم لاحق.

14. حفظ مذكرة الائتمان.

لحفظ مذكرة ائتمان مكتملة ، انقر فوق الزر حفظ وجديد أو حفظ وإغلاق. يعرض QuickBooks مربع حوار يسألك عما تريد القيام به بمذكرة الائتمان: احتفظ بالرصيد ، أو رد الأموال ، أو قم بتطبيق الائتمان على فاتورة. حدد اختيارك بالنقر فوق الزر الذي يتوافق مع ما تريد القيام به. إذا اخترت تطبيق على الفاتورة ، يطلب QuickBooks بعض المعلومات الإضافية. يحفظ QuickBooks مذكرة الائتمان التي تظهر على الشاشة ، وإذا نقرت على حفظ وجديد ، فستعرض نافذة إنشاء مذكرات ائتمانية / استرداد أموال فارغة حتى تتمكن من إنشاء مذكرة ائتمان أخرى. (لاحظ أنه يمكنك التنقل ذهابًا وإيابًا من خلال مذكرات الائتمان التي قمت بإنشائها مسبقًا بالنقر فوق الزرين التالي والسابق.) عند الانتهاء من إنشاء مذكرات الائتمان ، يمكنك النقر فوق الزر إغلاق في نموذج مذكرة الائتمان.

إذا أشرت إلى أنك تريد طباعة شيك استرداد ، يعرض QuickBooks نافذة كتابة الشيكات ويملأ الشيك تلقائيًا ، ويربطه بالمذكرة.