تصدير قوائم SharePoint إلى ملف Excel أو CSV

في هذه المدونة ، سنناقش كيفية تصدير قوائم SharePoint بطريقتين: التصدير إلى ملف Excel وملف CSV . إنها طريقة فعالة لإرسال القائمة أو البيانات إلى شخص آخر خارج مؤسستك.

سيساعدك تعلم الفرق بين التصدير إلى ملف Excel أو CSV في تحديد طريقة التصدير المثالية في المواقف المختلفة.

جدول المحتويات

• كيفية تصدير قوائم SharePoint إلى Excel
• كيفية تصدير قوائم SharePoint إلى CSV
• الفرق بين التصدير إلى Excel و CSV
• خاتمة

كيفية تصدير قوائم SharePoint إلى Excel

أولاً ، انقر فوق تصدير .

سترى خيارين: التصدير إلى Excel والتصدير إلى ملف CSV.

إذا كنت تفكر في الوقت ، فإن ملف CSV يكون أسرع في التصدير لأنه ثابت. ومع ذلك ، إذا كنت تفكر في ديناميكي ، فإن ملف Excel هو الخيار الأفضل.

لكن في الوقت الحالي ، سنختار تصدير إلى Excel .

سيؤدي هذا بالفعل إلى تنزيل ملف استعلام ، وهو في الأساس ملف Power Query في Excel . قم بتسجيل الدخول إلى حساب SharePoint أو حساب 365 الخاص بك في Excel قبل التصدير. يمكنك أيضًا تسجيل الدخول عند فتح ملف Power Query الذي تم تنزيله .

بعد ذلك ، افتح ملف الاستعلام الذي تم تنزيله في برنامج Excel لمشاهدة البيانات التي تم تصديرها.

عمود العلامة هو عمود متعدد التحديد ، لذلك يتم فصل الاختيارات بفاصلة منقوطة وعلامة تصنيف ( ؛ #) .

يمكنك أيضًا عرض الخيارات بالنقر فوق زر القائمة المنسدلة للعمود . في هذا المثال ، يوجد عمود العلامات .

ثم سترى الخيارات المتاحة.

إذا كنت تريد تصفية البيانات التي يعرضها Excel ، فيمكنك النقر فوق الأعمدة التي تريد استخدامها للتصفية. في هذا المثال ، سنضغط على عمود Office .

بعد ذلك ، حدد دالاس في مربع الحوار.

بعد ذلك ، انقر فوق "موافق" .

نتيجة لذلك ، سيعرض برنامج Excel العناصر التي يوجد بها مكتب في دالاس .

ضع في اعتبارك أنه بالنسبة لملفات Power Query ، يجب عليك نسخ البيانات أولاً إذا كنت تخطط لإرسالها إلى شخص خارج مؤسستك أو شركتك. سيكون الملف المنسوخ هو الملف الذي يجب أن ترسله.

كيفية تصدير قوائم SharePoint إلى CSV

أولاً ، انقر فوق تصدير ثم انقر فوق تصدير إلى CSV .

سيؤدي هذا إلى تنزيل ملف CSV . أفضل جزء في هذا الأمر هو أنك لست بحاجة إلى تسجيل الدخول بعد الآن.

وسترى النسخة الثابتة من القائمة.

ضع في اعتبارك أنه عندما تختار التصدير إلى CSV ، فإنك تقوم بتنزيل أحدث إصدار محدث من قائمتك. نظرًا لأنها ثابتة ، عند تحديث قائمة SharePoint ، تحتاج إلى إعادة تنزيلها.

بينما في ملف Power Query ، في كل مرة تقوم فيها بتحديث قائمة SharePoint الخاصة بك ، ستقوم بنفس الشيء تلقائيًا على الملف لأنه ملف Power Query .

الفرق بين التصدير إلى Excel و CSV

هذه هي الاختلافات الرئيسية بين الاثنين:

• ملف Power Query هو امتداد لقائمة SharePoint ، مما يعني أن أي تغييرات يتم إجراؤها على قائمة SharePoint ستنعكس على ملف Power Query .
• إذا كنت سترسل ملف Power Query إلى شخص خارج مؤسستك ، فستحتاج إلى نسخ الملف ولصقه في ورقة أخرى وإرسال الملف المنسوخ.
• ملف CSV ثابت. إذا كنت سترسله إلى شخص آخر خارج مؤسستك ، فلن تحتاج إلى عمل نسخة منه. يمكنك إرسالها مباشرة إلى الشخص.
• لست بحاجة إلى تسجيل الدخول للوصول إلى ملف CSV مُصدَّر .
• إذا كانت هناك تغييرات تم إجراؤها بعد تصدير القائمة إلى ملف CSV ، فلن تنعكس في ملف CSV ما لم تتم إعادة تنزيلها.

إعداد تنبيهات قائمة SharePoint
قوائم SharePoint: نظرة عامة على
محفوظات الإصدار في قوائم SharePoint

خاتمة

باختصار ، لقد تعلمت كيفية تصدير قائمة SharePoint الخاصة بك إلى Excel و CSV . إذا كنت ترغب في إرسال البيانات خارج مؤسستك ، يمكنك الاختيار بين الاثنين. ومع ذلك ، إذا كنت تهدف إلى واحدة سريعة ، فإن تصدير القائمة إلى CSV هو الخيار الأفضل.

من خلال معرفة الفرق بين هذين ، ستتمكن بسهولة من تحديد طريقة التصدير المثالية في المواقف المختلفة. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن هذا الموضوع والمحتويات الأخرى ذات الصلة ، يمكنك بالتأكيد التحقق من قائمة الروابط ذات الصلة أدناه.

أتمنى لك كل خير،

هنري