قوالب SharePoint لمكتبات المستندات

القوالب عبارة عن تصميمات تم إنشاؤها مسبقًا يمكننا استخدامها لتوحيد تخطيط معين. في هذا البرنامج التعليمي ، سنتحدث عن كيفية إضافة واستخدام قوالب SharePoint المخصصة في مكتبات المستندات . 

يمكن تخزين قوالب المستندات وإعادة استخدامها لتوحيد العمليات وتحقيق الاتساق داخل المؤسسة. يتم تنسيقها مسبقًا بشكل عام بطريقة تُعلم استخدام المستند.

جدول المحتويات

• أهمية استخدام قوالب المستندات في SharePoint
• تحميل قوالب المستندات على SharePoint
• استخدام قوالب SharePoint للمستندات
• خاتمة

أهمية استخدام قوالب المستندات في SharePoint

السبب الرئيسي لاستخدام قالب مستند في SharePoint هو أنه يوفر الوقت لمستخدميه. بدلاً من الاضطرار إلى قضاء الوقت في تنسيق نوع من المستندات في كل مرة نستخدمها ، يمكننا فقط حفظ قالب مستند ثم إعادة استخدامه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يضمن استخدام القوالب التوحيد لأنه يحافظ على تنسيق كل شيء بشكل صحيح. 

على سبيل المثال ، إذا كنا شركة سيارات ، فعادةً ما يكون لدينا ملف Excel لعرض أسعار موظفي المبيعات. في هذا المثال ، لدينا مجلد عروض الأسعار .

داخل هذا المجلد ، لدينا بعض ملفات اقتباس Excel النموذجية لهوندا وفورد . 

عندما نفتح ملفات الاقتباس هذه ، يمكننا أن نرى أن لها تنسيقات مختلفة يمكن أن تكون مربكة لمن يريد التحقق منها أو إنشاء ملف عرض أسعار جديد لشركة سيارات أخرى. 

علاوة على ذلك ، إذا احتاج مستخدم آخر إلى إنشاء ملف عرض أسعار ، فقد يكون لديه طريقة أخرى لعمله. 

يمكننا توفير نموذج يمكن لمستخدمي المبيعات استخدامه في كل مرة يحتاجون فيها إلى إنشاء عرض أسعار. بعد ذلك ، يمكننا تحميل ذلك على SharePoint. 

تحميل قوالب المستندات على SharePoint

في هذا البرنامج التعليمي ، قمت بإنشاء نموذج نموذج للاقتباس أريد أن يستخدمه المستخدمون في كل مرة يقومون فيها بإنشاء عرض أسعار. في هذا النموذج ، أضفت اسم الشركة والشعار والاقتباس والتاريخ وما إلى ذلك. 

لتحميل قالب على SharePoint ، ما عليك سوى النقر فوق الزر " جديد " ثم النقر فوق "إضافة قالب" .

بعد ذلك ، حدد القالب الذي قمت بإنشائه. في هذا المثال ، قمت بإنشاء قالب باسم نموذج عرض أسعار .

سنرى إشعارًا بأن النموذج الخاص بنا قد تم تحميله بالفعل.

يمكن للمستخدمين الآن استخدام هذا القالب. هم فقط بحاجة إلى النقر فوق الزر "جديد" .

بعد ذلك ، سنرى أن قالب الاقتباس الذي قمنا بتحميله قد تمت إضافته إلى القائمة. مرة أخرى ، هذا مفيد لأنه إذا كان المستخدمون يضيفون اقتباسات ، فيمكننا إخبارهم بعدم إنشاء ملف Excel للاقتباس بطريقتهم الخاصة واستخدام هذا القالب الذي قدمناه بدلاً من ذلك. 

في هذا المثال ، سأحذف نموذجي ملفي اقتباس ليس لهما نفس التنسيق. 

استخدام قوالب SharePoint للمستندات

لاستخدام النموذج الذي أضفناه ، ما عليك سوى النقر فوق الزر "جديد" ثم النقر فوق هذا القالب. 

كما نرى ، بدلاً من وجود ملف Excel فارغ وإنشاء عرض أسعار من البداية ، لدينا الآن نموذج عرض أسعار نحتاج فقط لملئه.

بعد إدخال التفاصيل المطلوبة لهذا الاقتباس ، يمكننا الآن إعادة تسميته. هذه عينة من اقتباس لفورد ، لذا أطلق عليها اسم فورد .

في كل مرة يحتاج فيها المستخدم إلى إنشاء عرض أسعار ، يمكنه فقط استخدام قالب عرض الأسعار الخاص بنا. باستخدام هذا ، يمكننا أيضًا الحصول على قوالب لعروض الأسعار وأوراق المكالمات وملاحظات الاجتماعات وغيرها الكثير. لاحظ أنه يمكننا أيضًا القيام بذلك لملفات Word أو PowerPoint.

ولكن ماذا لو لم نرغب في أن يقوم المستخدمون بإنشاء مصنف Excel أو مستند Word الخاص بهم بعد الآن؟ يمكننا أيضا أن نفعل ذلك. أولاً ، انقر فوق الزر "جديد" ، ثم انقر فوق قائمة "تحرير جديد" . 

قم بإلغاء تحديد الخيارات التي يمكن للمستخدمين استخدامها عند إضافة ملف جديد. على سبيل المثال ، إذا كان لدينا قالب لمصنف Excel ، فيمكننا إلغاء تحديد مصنف Excel هنا. 

يمكننا أيضًا ترتيب خياراتنا. على سبيل المثال ، يمكننا سحب قالب عرض الأسعار الخاص بنا ووضعه في المقدمة إذا أردنا ذلك.

لحفظ التغييرات ، فقط انقر فوق حفظ .

بعد ذلك ، إذا نقرنا على الزر "جديد " مرة أخرى ، فسنرى أن مصنف Excel لم يكن موجودًا في القائمة وأن قالب عرض الأسعار لدينا الآن في الأعلى. 

يمكننا بسهولة إعادة مصنف Excel إذا أردنا ذلك. ما عليك سوى الانتقال إلى قائمة "تحرير" مرة أخرى وتحديد خانة اختيار مصنف Excel. تأكد من الحفظ في كل مرة تقوم فيها بإجراء بعض التغييرات.

إذا أردنا إزالة قالب معين ، فقط انقر فوق علامات الحذف ثم انقر فوق حذف .

إضافة ملفات SharePoint إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك
مواقع SharePoint: نظرة عامة موجزة
موقع SharePoint | تخطيط وقائمة تجول

خاتمة

في الختام ، توفر قوالب SharePoint فرصة رائعة لتبسيط عملنا ، وخاصة عملية إنشاء المستندات. في هذا البرنامج التعليمي ، كنت قادرًا على تعلم كيفية تحميل واستخدام قوالب المستندات المخصصة على SharePoint.

يعد وجود هذه الميزة في SharePoint أمرًا قويًا للغاية لأنه يجبر مستخدمينا على تنظيم وإنشاء تنسيقات مستندات متماسكة. نأمل أن تكون قادرًا على فهم استخدامه وأهميته.

أتمنى لك كل خير،

هنري