طرق عرض MS SharePoint | الإنشاء والادخار

في هذا البرنامج التعليمي ، سنتحدث عن إنشاء طرق العرض وحفظها على SharePoint. تجعل التصفية والفرز طرق العرض مفيدة خاصة عند عرض بياناتنا على قائمة أو مكتبات SharePoint. عند إنشاء طرق عرض SharePoint ، نقوم فقط بتغيير كيفية تمثيل بياناتنا أو ملفاتنا دون تغيير الملفات الفعلية أو البيانات نفسها. هناك طريقتان لإنشاء طريقة عرض سيتم مناقشتها أيضًا في هذا البرنامج التعليمي.

طرق عرض SharePoint هي تمثيل بسيط لبياناتنا. 

في مكتبات المستندات الخاصة بنا ، يتم عرض جميع ملفاتنا بشكل افتراضي. ومع ذلك ، يرغب بعض الأشخاص داخل المؤسسة في رؤية طرق عرض معينة أو تمثيل بيانات على الفور دون الحاجة إلى تصفية الملفات أو تجميعها في كل مرة. 

على سبيل المثال ، في كل مرة يزور فيها المدير التنفيذي مكتبة المستندات هذه ، فإنه يريد الحصول على طريقة عرض تعرض بالفعل الملفات التي تم تجميعها حسب الأقسام.

جدول المحتويات

• الطريقة الأولى لإنشاء طرق عرض SharePoint
• حفظ طرق العرض في SharePoint
• الطريقة الثانية لإنشاء طرق عرض SharePoint
• تعديل طرق العرض
• خاتمة

الطريقة الأولى لإنشاء طرق عرض SharePoint

لنفترض على سبيل المثال أن الموارد البشرية تريد الحصول على عرض حيث يمكنهم أيضًا رؤية الملفات المتعلقة بقسم المحاسبة. للقيام بذلك ، نحتاج فقط إلى النقر فوق عمود القسم والنقر فوق تصفية حسب .

بعد ذلك ، ما عليك سوى تحديد خيار المحاسبة والنقر فوق الزر "تطبيق" .

سيعطينا بعد ذلك عرضًا حيث يمكننا فقط رؤية الملفات الموجودة ضمن قسم المحاسبة . يمكننا فقط القيام بهذه الخطوة في كل مرة نريد أن يكون لدينا هذا الرأي. ومع ذلك ، ما نريده هو حفظ هذا العرض حتى نتمكن من زيارته عندما نحتاج إليه. 

حفظ طرق العرض في SharePoint

لحفظ العرض الحالي ، ما عليك سوى النقر فوق " جميع المستندات" والنقر فوق "حفظ العرض باسم" .

يمكننا الآن تسمية هذا العرض. في هذا المثال ، سنطلق عليه اسم المحاسبة .

يمكننا إنشاء نوعين من وجهات النظر من حيث الجمهور هنا. يمكننا جعل هذا العرض عامًا أو خاصًا حسب ما نريد. بجعل هذا العرض عامًا ، يمكن لأي شخص في المؤسسة استخدام طريقة العرض هذه مع جعله خاصًا فقط يجعل هذا العرض متاحًا للشخص الذي قام بإنشائه.

لا تنس النقر فوق الزر حفظ .

عندما نريد الحصول على عرض حيث يتم عرض ملفات المحاسبة فقط ، يمكننا فقط النقر فوق جميع المستندات ، والنقر فوق عرض المحاسبة .

علاوة على ذلك ، يمكننا بسهولة الحصول على عرض حيث يمكننا فقط رؤية الملفات المتعلقة بالنفقات المحاسبية. وهذه هي الطريقة التي يمكننا بها إنشاء العروض وحفظها. 

الطريقة الثانية لإنشاء طرق عرض SharePoint

هناك طريقة أخرى لإنشاء طريقة عرض وهي النقر على " جميع المستندات" ثم تحديد خيار "إنشاء طريقة عرض جديدة" . 

في هذا المثال ، سنطلق عليه اسم TestView . يمكننا جعل هذا العرض معروضًا كقائمة أو تقويم أو معرض. في الوقت الحالي ، دعنا نستخدم القائمة . يمكننا أيضًا تغيير مستوى رؤية هذا العرض إلى خاص أو عام إذا أردنا ذلك. ثم انقر فوق "إنشاء" لإنشاء طريقة العرض هذه.

نظرًا لأننا لم نقم بتعيين أي تصفية أو فرز أو تجميع ، فإن طريقة العرض هذه لا تزال تعرض جميع الملفات.

لتعديل هذا العرض ، ما عليك سوى النقر فوق " جميع المستندات" مرة أخرى والنقر فوق "تحرير العرض الحالي" .

سيأخذنا بعد ذلك إلى هذه الصفحة. هذه نسخة أكثر تقدمًا من العرض الذي قدمناه.

تعديل طرق العرض

يسمح لنا هذا الجزء من وجهة نظرنا بإجراء تغييرات أكثر تقدمًا. في هذا المثال ، دعنا نغير اسم هذا العرض إلى CEO .

في قسم الأعمدة هذا ، يمكننا تحديد الأعمدة التي نريد عرضها وإخفاء الأعمدة الأخرى. في هذا المثال ، نريد فقط عرض أعمدة النوع والاسم والقسم ونوع المصاريف ومبلغ المصاريف للمدير التنفيذي.

القسم التالي هو لفرز الأعمدة لدينا. في هذا المثال ، نريد فرز الأعمدة حسب مبلغ المصاريف وعرضها بترتيب تنازلي.

لدينا أيضًا قسم التصفية حيث يمكننا الاختيار بين عرض جميع العناصر أو إنشاء تصفية شرطية بسيطة. في هذا المثال ، سننشئ عامل تصفية حيث سيعرض فقط العناصر إذا كان عمود القسم لا يساوي الموارد البشرية. 

لدينا بعض التغييرات الأخرى التي يمكننا إجراؤها هنا. في هذا المثال ، يمكننا إجراء بعض التغييرات على خيارات Group By أيضًا. ما عليك سوى النقر فوقه لعرض الخيارات التي يمكننا إجراؤها.

في هذا المثال ، نريد فقط تجميع ملفاتنا حسب القسم. 

دعنا نضيف أيضًا الإجماليات . نريد الحصول على إجمالي تحت عمود مبلغ المصاريف . لذلك ، دعنا نختار المجموع .

وهذه هي الأشياء التي يمكننا القيام بها عند استخدام هذه الطريقة في إنشاء عرض وحفظه. إذا انتهينا من تحرير هذا العرض ، فما عليك سوى النقر فوق الزر "موافق" لحفظه.

نتيجة لذلك ، لدينا الآن وجهة نظر المدير التنفيذي التي تبدو هكذا. كما نرى ، تم تجميعها حسب القسم وهناك إجمالي تحت عمود مبلغ المصاريف . الأعمدة التي لدينا في طريقة العرض هذه هي فقط تلك الأعمدة التي أضفناها سابقًا أيضًا. 

عرض التنسيق في SharePoint
Microsoft SharePoint | نظرة عامة حول
إضافة بيانات التعريف في SharePoint باستخدام الأعمدة

خاتمة

بشكل عام ، تعلمنا كيفية إنشاء طرق عرض SharePoint وحفظها. ناقشنا أنه يمكننا إنشاء وجهات نظر اعتمادًا على احتياجات مؤسستنا. لقد تحدثنا أيضًا عن طريقتين لإنشاء طريقة عرض وما إذا كنا نريد جعل العرض عامًا أو خاصًا. مرة أخرى ، فإن إنشاء طرق العرض هو فقط لتمثيل بياناتنا.

في هذا البرنامج التعليمي ، يمكننا إنشاء 3 طرق عرض مختلفة في نموذج مكتبة مستندات SharePoint الخاصة بنا . عرض جميع المستندات الذي يعرض جميع ملفاتنا افتراضيًا ، وعرض المحاسبة الذي يمكن استخدامه بواسطة الموارد البشرية حيث تكون الملفات مرتبطة فقط بقسم المحاسبة ، وعرض المدير التنفيذي حيث يتم تجميع الملفات حسب القسم مع بعض التغييرات الأخرى عليها . 

أتمنى لك كل خير،

هنري