البيانات الوصفية لـ SharePoint | مقدمة

في هذه المدونة ، سنوضح لك كيفية تنظيم ملفاتك من خلال بنية المجلد. سنتحدث أيضًا عن فوائد بيانات تعريف SharePoint لتنظيم ملفاتنا وتحديد موقعها بسهولة مقارنة باستخدام التسلسل الهرمي للمجلدات. 

بيانات تعريف SharePoint هي معلومات إضافية حول ملفاتك ، وليس محتوى الملفات. يساعد المستخدمين على تحديد المحتوى الخاص بك واستعادته وتنظيمه بسهولة.

يساعدنا تنظيم ملفاتنا بشكل صحيح في تحديد موقعها بشكل صحيح وهو أمر بالغ الأهمية لإنتاجيتنا. على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا ، نقوم عادةً بتجميع ملفاتنا من خلال هياكل المجلدات أو التسلسل الهرمي.

جدول المحتويات

• استخدام بنية المجلد التقليدية في SharePoint
• استخدام التسلسل الهرمي للمجلد بدلاً من بيانات تعريف SharePoint
• فوائد بيانات تعريف SharePoint لتنظيم الملفات
• خاتمة

استخدام بنية المجلد التقليدية في SharePoint

لا يزال بعض الأشخاص يفضلون تنظيم ملفاتهم باستخدام المجلدات. في هذا المثال ، لدينا مجلد باسم Expenses - TRADITIONAL .

يوجد داخل هذا المجلد نموذج لتقارير النفقات من الأقسام المختلفة لشركتنا. التنظيم الأولي الذي قمنا به على هذه الملفات هو إعادة تسميتها.

يشير الحرف E إلى المصروفات ، متبوعًا باسم القسم ، والغرض من المصاريف ، ثم رمز رقم عشوائي في النهاية. في شركة كبيرة ، قد يكون هناك مئات من هذه التقارير كل يوم. ومن ثم ، فإن تنظيمها من خلال الأسماء لن يكون مفيدًا. 

أول شيء يمكننا القيام به لتنظيمها هو إنشاء مجلدات وفصلها حسب أقسامها.

لذلك ، قمنا بنقل جميع تقارير المصروفات المحاسبية إلى مجلد المحاسبة ، وتقرير نفقات الموارد البشرية إلى مجلد الموارد البشرية ، وما إلى ذلك.

إذن ، هذه هي الطريقة التقليدية لتنظيم ملفاتنا في مكتبات المستندات الخاصة بنا. 

استخدام التسلسل الهرمي للمجلد بدلاً من بيانات تعريف SharePoint

ومع ذلك ، فإن استخدام المجلدات أو أنظمة الدليل يحدنا من خلال وجود طريقة واحدة فقط لتجميع ملفاتنا. على سبيل المثال ، يسمح لنا فقط بالتنظيم على أساس فئة واحدة ، وهي القسم. لذلك ، إذا أردنا إلقاء نظرة على جميع التقارير المتعلقة بالسفر أو الإمدادات ، فنحن بحاجة إلى البحث عنها في كل مجلد من مجلدات القسم. هذا ليس فعالًا حقًا ويجعل تحديد موقع الملفات أمرًا صعبًا. 

هناك مشكلة أخرى تتعلق باستخدام التسلسل الهرمي للمجلدات فقط لتنظيم الملفات وهي الملفات المكررة. قد نرغب في تجميع ملفاتنا حسب الأقسام وأيضًا حسب نوع نفقاتها. مع هذه ، قد ننوي حفظ نسخة من نفس الملف ولكن داخل كل مجلد.

يمكننا أيضًا البحث في ملفاتنا على SharePoint عبر حقل البحث. ومع ذلك ، قد يقوم بعض المستخدمين بتهجئة تقارير الملفات الخاصة بهم بشكل غير صحيح. 

فوائد بيانات تعريف SharePoint لتنظيم الملفات

توفر بيانات SharePoint الوصفية معلومات إضافية عن ملفاتنا مثل اسم الملف وتاريخ الإنشاء ومن قام بإنشائه وحجم الملف ونوع الملف وغير ذلك الكثير. يساعدنا هذا في تنظيم ملفاتنا واستعادتها وتحديد موقعها بسهولة.

في مثال الصورة أدناه ، يمكننا رؤية البيانات الوصفية من خلال أعمدة الاسم ، والتعديل ، والتعديل بواسطة ، والقسم ، ونوع المصاريف . هناك العديد من الطرق لاستخدام أعمدة البيانات الوصفية مثل إنشاء طرق العرض والتجميع حسب والتصفية . 

يمكننا إنشاء المزيد من أعمدة البيانات الوصفية وتخصيصها بناءً على احتياجاتنا. يتم ملء بعض أعمدة البيانات الوصفية مثل "تم التعديل " و "التعديل بواسطة" تلقائيًا مما يعني أنه لا يمكننا تغييرها. 

بالنسبة لملف المثال الخاص بنا ، أنشأنا العمود "نوع القسم والمصروفات " جنبًا إلى جنب مع عامل التصفية والتجميع حسب الميزة. 

لذلك ، يمكننا بسهولة تجميع الملفات أو العثور عليها حسب القسم أو حسب نوع حسابها.

يمكننا أيضًا استخدام بيانات تعريف SharePoint لأمن المعلومات مثل منع المستخدمين من عرض بعض الملفات أو تحريرها. باستخدام هذا ، يمكننا تخزين الملفات الخاصة أو الحساسة بأمان داخل مؤسستنا. 

إضافة ملفات SharePoint إلى الكمبيوتر الخاص بك
قوالب SharePoint لمكتبات المستندات
مكتبة مستندات SharePoint | دروس للمبتدئين

خاتمة

باختصار ، نحن قادرون على فهم الفرق بين تنظيم الملفات من خلال التسلسل الهرمي للمجلدات واستخدام البيانات الوصفية لـ SharePoint. ضع في اعتبارك أن بيانات تعريف SharePoint هي معلومات حول ملفاتك ، وليست محتوى الملفات.

إنه قابل للتخصيص تمامًا اعتمادًا على الأدوار والصناعة الخاصة بك. أقوى ميزة توفرها البيانات الوصفية هي القدرة على تجميع ملفاتنا أو تصنيفها أو العثور عليها بسهولة. سوف تتعلم المزيد حول هذا بمجرد فهم كيفية إضافة أعمدة البيانات الوصفية. 

أتمنى لك كل خير،

هنري