إضافة مكتبة المستندات في SharePoint

توفر مكتبة المستندات موقعًا على موقع SharePoint الخاص بنا حيث يمكننا تخزين ملفاتنا وإنشاءها وتحديثها ومشاركتها مع مستخدمين آخرين داخل مؤسستنا بأمان. في هذا البرنامج التعليمي ، سنناقش طريقتين حول كيفية إضافة مكتبة مستندات جديدة في SharePoint.

تساعدنا مكتبة مستندات SharePoint في إدارة ملفاتنا لقسمنا أو مؤسستنا بسهولة. 

بشكل افتراضي ، يوفر لنا إعداد موقع SharePoint مكتبة مستندات تسمى المستندات . يمكننا بالفعل استخدام هذا كمخزن لملفاتنا. 

في هذا المثال ، لدينا تسلسل هرمي للمجلدات داخل المستندات لتنظيم ملفاتنا. ومع ذلك ، فإن استخدام ميزة البيانات الوصفية في SharePoint يمكن أن يساعدنا في تنظيم ملفاتنا بشكل أكثر ملاءمة بدلاً من استخدام هياكل المجلدات. 

كما ترى ، لدينا مجلدات وملفات للمصروفات وعروض الأسعار ومقاطع الفيديو والأطوال المهمة والطعام والسيارات وغير ذلك الكثير. بدلاً من استخدام مكتبة مستندات واحدة فقط وتجميعها حسب المجلدات ، فإن أفضل طريقة للقيام بذلك هي إنشاء مكتبة مستندات لكل منها.

تختلف أيضًا البيانات الوصفية لهذه الملفات فيما بينها. على سبيل المثال ، يعد وجود بيانات وصفية للقسم أمرًا مهمًا لملفات المصاريف . بالنسبة لعروض الأسعار ، فإن البيانات الوصفية التي قد نهتم بها هي المبلغ المعروض ، واسم العميل ، ونوع الوظيفة ، وما إلى ذلك. هذا سبب آخر يجعل وجود مكتبات مستندات مختلفة لهذه الأنواع المختلفة من الملفات مفيدًا.

دعنا الآن نتعلم كيفية إنشاء مكتبة مستندات جديدة. هناك طريقتان لإنشاء مكتبة مستندات جديدة. 

جدول المحتويات

• إنشاء مكتبة مستندات في SharePoint من خلال محتويات الموقع
• إنشاء مكتبة مستندات من خلال الصفحة الرئيسية
• خاتمة

إنشاء مكتبة مستندات في SharePoint من خلال محتويات الموقع

الطريقة الأولى هي ��لذهاب إلى محتويات الموقع . هناك حيث يمكننا رؤية جميع مكتبات المستندات الأخرى التي لدينا. تُستخدم بعض مكتبات المستندات مثل قوالب النماذج وأصول المواقع ومكتبة الأنماط لأغراض الخلفية. تسمى صفحات الموقع بمكتبة الصفحة حيث يتم تخزين جميع صفحات موقعنا. في هذا المثال ، لدينا صفحة واحدة فقط وهي الصفحة الرئيسية . 

لإضافة مكتبة مستندات جديدة ، ما عليك سوى النقر فوق "جديد" ثم تحديد التطبيق . يمكننا أيضًا اختيار خيار مكتبة المستندات . ومع ذلك ، قد يكون هناك وقت عندما يكون لدى Microsoft تحديث وقد تتم إزالة خيار مكتبة المستندات. لذلك ، بصرف النظر عن وجود هذا الخيار ، يمكننا أيضًا إضافة مكتبة مستندات عن طريق إضافتها من خلال التطبيق بدلاً من ذلك.

إنشاء مكتبة مستندات من خلال الصفحة الرئيسية

الطريقة الثانية هي الذهاب إلى الصفحة الرئيسية . انقر فوق جديد واختر التطبيق .

سينتقل بنا بعد ذلك إلى هذه الصفحة المسماة تطبيقاتي . هذا هو المكان الذي يمكننا فيه رؤية تطبيقات SharePoint الخاصة بنا .

يمكننا أيضًا الانتقال إلى متجر SharePoint حيث يمكننا البحث عن جميع التطبيقات المتاحة التي يمكننا استخدامها. 

في هذا المثال ، نريد البحث عن التطبيقات المضمنة. يمكننا العثور عليها من خلال النقر على رابط التجربة الكلاسيكية . 

سيقوم بعد ذلك بإعادة توجيهنا إلى هذه الصفحة. مرة أخرى ، لدينا تطبيقات مختلفة هنا يمكننا استخدامها على موقع SharePoint الخاص بنا. ما نحتاجه هو تطبيق مكتبة المستندات . لذا ، دعنا نضغط عليها.

بعد ذلك ، سيطلب منا اسم مكتبة المستندات. في هذا المثال ، سنسميها المصاريف . ثم انقر فوق الزر "إنشاء" .

سيتم بعد ذلك إضافة مكتبة المستندات الجديدة الخاصة بنا المسماة "المصروفات" إلى القائمة داخل محتويات موقعنا . دعنا نضغط عليها.

يمكننا الآن تحميل ملفات المصروفات الخاصة بنا إلى مكتبة المستندات هذه.

بعد ذلك ، يمكننا الآن إضافة البيانات الوصفية الخاصة بنا لهذه الملفات. في هذا المثال ، قمنا بإضافة عمود البيانات الوصفية للقسم .

طرق عرض MS SharePoint | إنشاء وحفظ
قوالب SharePoint لمكتبات المستندات
تصفية البيانات الوصفية في ملفات SharePoint

خاتمة

باختصار ، نحن قادرون على إنشاء مكتبة المستندات الخاصة بنا. مرة أخرى ، هناك طريقتان لإنشاء مكتبة مستندات جديدة. الأول هو الانتقال إلى الصفحة الرئيسية ، والنقر على جديد ، ثم اختيار مكتبة المستندات أو التطبيق . الثاني يذهب إلى محتويات الموقع ، انقر على جديد ، ثم اختر مكتبة المستندات أو التطبيق .

يمكنك بعد ذلك زيارة مكتبات المستندات الجديدة الخاصة بك على محتويات الموقع حيث يتم سرد كافة مكتبات المستندات ومكتبات الصفحات. 

أتمنى لك كل خير،

هنري