إعدادات مكتبة موقع SharePoint | لمحة عامة

يتم دائمًا إنشاء مكتبة مستندات تلقائيًا عندما نقوم بإنشاء موقع في SharePoint. يمكننا تخصيص مكتبة والتحكم في كيفية عرض المستخدمين وإدارة وإنشاء المستندات ، أو حتى تتبع إصدارات الملفات. في هذا البرنامج التعليمي ، سنتحدث عن كيفية تكوين إعدادات مكتبة موقع SharePoint.

مكتبة المستندات في SharePoint هي موقع على موقع حيث يمكن لأعضاء الفريق التعاون في الملفات المشتركة.

جدول المحتويات

• الوصول إلى إعدادات مكتبة الموقع
• إعدادات تعيين الإصدار في مكتبة موقع SharePoint 
• التحقق من الصحة والإعدادات المتقدمة في مكتبة موقع SharePoint 
• إعدادات النموذج في مكتبة المستندات
• الإعدادات الأخرى ذات الصلة في مكتبة المستندات
• خاتمة

الوصول إلى إعدادات مكتبة الموقع

للوصول إلى إعدادات المكتبة ، نحتاج إلى الدخول داخل مكتبة مستندات. في هذا المثال ، لدينا مكتبة مستندات تسمى المصاريف . 

ثم ، في الجزء العلوي الأيمن ، انقر فوق رمز الترس وانقر فوق إعدادات المكتبة .

سيأخذنا بعد ذلك إلى عرض كلاسيكي للإعدادات. هذا هو المكان الذي يمكننا فيه أيضًا القيام بأشياء مثل إنشاء طرق العرض وإضافة الأعمدة والتنسيق وغير ذلك الكثير. لن نناقش بعض الإعدادات هنا في هذا البرنامج التعليمي ولكن يمكنك بالتأكيد التحقق من مناقشتنا الشاملة لهذه الإعدادات في الخاصة بنا . 

أحد الإعدادات الشائعة هنا هو اسم القائمة والوصف وإعدادات التنقل . 

هذا هو المكان الذي يمكننا فيه تغيير اسم مكتبتنا وإضافة وصف إذا أردنا ذلك. لن نناقش خيار التشغيل السريع هنا ولكن فقط لاحظ أنه مفيد لإجراء الصفحات الرئيسية والتنقل في موقع SharePoint.

إعدادات تعيين الإصدار في مكتبة موقع SharePoint 

إعدادات المكتبة الأخرى التي لدينا هي إعدادات الإصدار .

هذا هو المكان الذي يمكننا فيه إجراء تغييرات مثل طلب الموافقة على المحتوى للعناصر المرسلة. هذا لتعيين تكوين على ما إذا كانت العناصر الجديدة أو التغييرات على العناصر الحالية يجب أن تظل في حالة مسودة أم لا حتى تتم الموافقة عليها. 

يمكننا أيضًا تغيير ترقيم تسمية الملف لمراجعاتنا الرئيسية والثانوية. على سبيل المثال ، ستتم تسمية المراجعات الرئيسية لملفاتنا بـ 1 و 2 و 3 وستكون المراجعات الطفيفة 1.0 و 1.1 و 1.2 وما إلى ذلك.

يمكننا أيضًا تعيين عدد نسخ العناصر في الإصدارات الأخيرة. عادة ، يجب أن يكون هذا فقط 10-20 بسبب مشاكل تقييد المساحة. 

أمان عنصر المسودة مخصص لتقييد المستخدمين الذين يمكنهم رؤية عناصر المسودة في مكتبة المستندات الخاصة بنا.

أخيرًا ، يمكننا طلب ميزة السحب قبل أن يتمكن أي شخص من تحرير المستندات. ميزة السحب هي لتقييد وصول المستخدمين الآخرين إلى الملف إذا كان يتم تحريره حاليًا. 

التحقق من الصحة والإعدادات المتقدمة في مكتبة موقع SharePoint 

دعنا ننتقل الآن إلى الإعدادات المتقدمة.

يحتوي هذا على إعدادات مختلفة لإدارة أنواع المحتوى وقوالب المستندات والمجلدات.

التالي هو إعدادات التحقق من الصحة .

هذا هو المكان الذي يمكننا فيه تعيين بعض الصيغ. على سبيل المثال ، إذا كنا لا نريد أن يقوم المستخدمون الآخرون بتسمية المستند أو القسم الجديد الخاص بهم باسم " الصفحة الرئيسية " ، فيمكننا القيام بذلك في هذا الجزء.

إعدادات النموذج في مكتبة المستندات

هذا مثال على نموذج SharePoint. يمكننا تغييره بالذهاب إلى إعدادات النموذج .

إعدادات النموذج هي المكان الذي يمكننا فيه تغيير نموذج SharePoint الافتراضي.

على سبيل المثال ، يمكننا استخدام نموذج مخصص تم إنشاؤه في PowerApps بدلاً من استخدام النموذج الافتراضي من SharePoint.

الإعدادات الأخرى ذات الصلة في مكتبة المستندات

لدينا أيضًا قسم الأذونات والإدارة حيث يمكننا حذف مكتبتنا وتعيين أذونات لمكتبتنا وإعدادات سير العمل وما إلى ذلك. إذن إعدادات مكتبة المستندات هذه هو المكان الذي يمكننا فيه منح حق الوصول إلى بعض المستندات والتطبيقات وليس للآخرين. 

إعدادات سير العمل مخصصة لإنشاء سير عمل محدد يحدث عندما يقوم شخص ما بتغيير أو إضافة مستند جديد. على سبيل المثال ، إذا أضاف المستخدم مستند نفقات جديدًا ، فسيتم إرسال بريد إلكتروني أولاً إلى المدير للموافقة عليه ، ثم الموارد البشرية للمراجعة ، وما إلى ذلك. 

بالإضافة إلى ذلك ، لدينا  إعدادات RSS . هذا هو المكان الذي يمكننا فيه تعيين الإشعارات أو التحديثات عندما يغير المستخدم عنصرًا أو يضيفه.

لدينا أيضًا إمكانية الوصول إلى إعدادات الأعمدة الأكثر تقدمًا مثل إنشاء الأعمدة وترتيب الأعمدة وغير ذلك الكثير. 

علاوة على ذلك ، لدينا إعداد لإنشاء وجهات النظر.

إذا نقرنا عليه ، فسوف يعطينا طريقة كلاسيكية لإنشاء عرض.

إضافة مكتبة مستندات في
قوالب SharePoint الخاصة بمكتبات المستندات
ومكتبة الصور في SharePoint | مقدمة

خاتمة

بشكل عام ، هذه هي بعض الإعدادات التي يمكننا الوصول إليها من إعدادات مكتبة موقع SharePoint. ضع في اعتبارك أنه أثناء قيامنا بإنشاء موقع SharePoint ، فإنه يقوم أيضًا بإنشاء مكتبة مستندات تلقائيًا.

يسمح SharePoint للمستخدمين بتخصيص مكتبات المستندات وتكوينها بشكل كامل عبر إعدادات المكتبة.

آمل أن يكون هذا كان مفيدا. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن بقية الإعدادات ، يمكنك التحقق منها في الدورة التدريبية الخاصة بنا والتي سيتم تضمينها في قائمة الروابط ذات الصلة أدناه. 

أتمنى لك كل خير،

هنري