تدفق MS: كيفية التحميل في SharePoint عبر البريد الإلكتروني

في هذه المدونة ، سننشئ ونحلل MS Flow الذي لا ينشأ من SharePoint . سنستخدم هذا التدفق لتحميل الملفات في SharePoint بإرسالها عبر البريد الإلكتروني.

جدول المحتويات

• ملخص
• إنشاء مكتبة مستندات جديدة لتدفق MS
• إعداد التدفق السحابي الآلي
  • 1. إعداد اسم التدفق والمشغل
  • 2. إعداد الإجراء للإخطارات
  • 3. إعداد الإجراء لتحميل الملفات
• اختبار تدفق MS الآلي
• خاتمة

ملخص

في نموذج تدفق Power Automate هذا ، نحتاج إلى إعداد صندوق بريد حيث يمكن للأشخاص إرسال تقارير المصروفات وتقارير المحاسبة والملفات الأخرى. سيتم إرسال هذه الملفات إلى علبة البريد هذه ، حيث يجب أن يأخذها SharePoint ويضيفها إلى مكتبة المستندات داخل SharePoint .

بدلاً من انتقال المستخدم إلى مكتبة مستندات داخل SharePoint وإضافة الملفات هناك ، يقومون بإرسال الملف بالبريد الإلكتروني إلى عنوان بريد إلكتروني مع كون سطر الموضوع هو اسم الملف. بعد ذلك ، يجب إضافته تلقائيًا إلى مكتبة المستندات.

من خلال معرفة ذلك ، يمكنك الحصول على نظام يمكنك من خلاله إرسال صورك إلى صندوق البريد المركزي الخاص بك ، وسيضيف تلك الصور إلى مكتبة الصور المركزية الخاصة بك والتي يتم نسخها احتياطيًا دائمًا.

إنشاء مكتبة مستندات جديدة لتدفق MS

أولاً ، سننشئ مكتبة مستندات جديدة بالنقر فوق جديد .

بعد ذلك ، انقر فوق مكتبة المستندات .

بعد ذلك ، ستعرض لوحة إنشاء مكتبة مستندات .

في  حقل النص الاسم ، اكتب " التقارير المالية ".

ثم انقر فوق "إنشاء" .

في الوقت الحالي ، يجب أن تظل مكتبة المستندات الجديدة فارغة.

إعداد التدفق السحابي الآلي

ابدأ بالنقر فوق تلقائي .

ثم اختر Power Automate .

بعد ذلك ، انقر فوق مشاهدة التدفقات الخاصة بك .

سيقوم بعد ذلك بإعادة توجيهك إلى صفحة جديدة.

ثم انقر فوق تدفق جديد .

بعد ذلك ، انقر فوق التدفق السحابي الآلي .

سيفتح مربع حوار جديد .

1. إعداد اسم التدفق والمشغل

في حقل نص اسم التدفق ، اكتب " إرسال بالبريد الإلكتروني إلى DL ".

في مربع النص اختيار مشغل التدفق ، اختر عند وصول بريد إلكتروني. ما عليك سوى كتابة " البريد الإلكتروني " ، وسوف يقترح المشغلات أدناه.

اختر عند وصول بريد إلكتروني جديد (V3) .

ثم انقر فوق "إنشاء" .

تذكر أن هذا عادة ما يكون بريدًا إلكترونيًا مركزيًا ، ولكن في هذا المثال ، سنستخدم بريدًا إلكترونيًا شخصيًا.

بعد ذلك ، سيظهر مربع منبثق عند وصول بريد إلكتروني جديد .

سنقوم فقط بتعيين هذا لرسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات. لذلك ، انقر فوق إظهار الخيارات المتقدمة .

بالنسبة لحقل تضمين المرفقات ، قم بتعيينه إلى نعم .

عيّن الحقل Only with Attachments إلى Yes أيضًا.

بعد ذلك ، انقر فوق + خطوة جديدة .

سيعرض هذا مربع اختيار حقل العملية .

2. إعداد الإجراء للإخطارات

سنرسل رسالة فريق إلى أنفسنا ، لذا اكتب "فريق" واختر Microsoft Teams .

بعد النقر فوق Microsoft Teams ، نحتاج إلى تعيين الإجراءات . في مثالنا ، سنستخدم نشر رسالة في دردشة أو قناة .

بعد ذلك ، سنقوم بتعيين المشاركة في القناة .

بعد ذلك ، اضبط الفريق على TestSite .

ويجب تعيين القناة على Debug لأننا سنستخدم ذلك لأغراض التصحيح.

بعد ذلك ، سنقوم بتعيين الرسالة على أنها " تمت إضافة ملف جديد! ".

أخيرًا ، انقر فوق حفظ .

دعنا ننتقل إلى الخطوة التالية بالنقر فوق + الخطوة التالية .

3. إعداد الإجراء لتحميل الملفات

دعنا نعود إلى SharePoint بكتابة " sharepoint " على شريط البحث.

ثم اختر SharePoint من النتائج.

للإجراءات ، اكتب " ملف " في شريط البحث.

ثم انقر فوق إنشاء ملف .

لإنشاء ملف ، نحتاج إلى تحديد عنوان الموقع ومسار المجلد .

عنوان الموقع هو TestSite . إذا نقرنا على القائمة المنسدلة ، فستتمكن من تحديدها.

انقر فوق رمز المجلد لمسار المجلد .

ثم اختر التقارير المالية من مربع النص .

بعد ذلك ، سنقوم بتعيين اسم الملف . يمكننا تعيينه بطرق مختلفة ، ولكن في هذا المثال ، سنقوم بتعيينه على الموضوع . هذا يعني أن اسم الملف سيكون له نفس اسم الموضوع .

بعد ذلك ، يجب تعيين " محتوى الملف" على "محتوى المرفقات" .

أخيرًا ، انقر فوق حفظ .

اختبار تدفق MS الآلي

لاختبار التدفق ، دعنا نضغط على اختبار في أعلى اليمين.

بعد ذلك ، انقر فوق يدويًا .

بعد ذلك ، انقر فوق الزر "اختبار" .

بعد ذلك ، سنرسل بريدًا إلكترونيًا إلى هذا العنوان باستخدام عنوان بريد إلكتروني آخر. في هذا المثال ، سنرسله إلى Henry ، لذلك سنكتب " [email protected] ".

سيكون الموضوع " Accounting_20210930 ".

بعد ذلك ، نحتاج إلى إرفاق ملف. في تطبيق المراسلة هذا ، سنضغط على "إدراج" .

ثم انقر فوق الملفات .

سنرفق ملف عشوائي. في هذا المثال ، سنستخدم " قائمة الطعام ".

ثم انقر فوق إرسال .

نتيجة لذلك ، يجب أن نتلقى البريد الإلكتروني.

إذا عدنا إلى التدفق الخاص بنا ، فسنكون قادرين على رؤية كل خطوة من خطوات العملية.

نظرًا لأننا أتمتة رسالة عند إضافة ملف جديد ، فسوف نتلقى إشعارًا على فرق MS الخاصة بنا .

وإذا عدنا إلى مكتبة مستندات التقارير المالية ، فسنرى ملفًا يحمل نفس اسم موضوع بريدنا الإلكتروني السابق.

كيفية استخدام Power Automate لتحديث البيانات في
التدفق الآلي لـ LuckyTemplates في Microsoft Power أتمتة
Microsoft Flows: التحرير والتعقب في Power Automate

خاتمة

في الختام ، لقد نجحنا في إنشاء تدفق MS لتحميل الملفات في SharePoint ، وهو ما فعلناه عن طريق إرسال الملفات عبر البريد الإلكتروني. تعلمنا أيضًا كيفية إعداد المشغلات والإجراءات المناسبة لهذا التدفق المحدد. قمنا باختبار ومراقبة التدفق ، ثم حصلنا على النتائج المتوقعة.

يختلف هذا التدفق عن استخدام SharePoint Automate لأننا عيّننا البريد الإلكتروني الذي يتم تلقيه باعتباره المشغل ، والإجراء عبارة عن مرفق ملف تتم إضافته إلى مكتبة المستندات الخاصة بك. هذه طريقة ممتازة لاستخدام تدفقات Power Automate ودمجها داخل SharePoint .

أتمنى لك كل خير،

هنري حبيب