تصفية البيانات الوصفية في ملفات SharePoint

تساعد البيانات التعريفية في الحفاظ على تنظيم مكتبات المستندات. يمكننا إضافة البيانات الوصفية إلى ملفاتنا عن طريق إضافة أعمدة جديدة. بعد إضافتها إلى ملفاتنا ، يمكننا استخدامها لفرز ملفاتنا أو تصفيتها أو تجميعها. في هذه المدونة ، سنناقش كيف يمكننا إجراء تصفية للبيانات الوصفية في ملفات SharePoint ومزاياها.

تجعل تصفية بيانات التعريف تصفية الملفات / المستندات في قوائم SharePoint ومكتبات المستندات أكثر منطقية وقابلية للتخصيص.

في هذا المثال ، أضفنا عمودين للبيانات التعريفية هما القسم ونوع المصاريف . باستخدام هذه ، يمكننا الفرز أو التصفية حسب أو التجميع حسب القسم.

جدول المحتويات

• تصفية ملفات SharePoint باستخدام البيانات الوصفية
• تجميع ملفات SharePoint الخاصة بنا باستخدام البيانات الوصفية
• خاتمة

تصفية ملفات SharePoint باستخدام البيانات الوصفية

لتصفية ملفاتنا حسب هذا العمود ، ما عليك سوى النقر فوق تصفية حسب .

ثم حدد القسم الذي نريد رؤيته. على سبيل المثال ، نريد تصفية ملفاتنا حسب المحاسبة والمبيعات. لذلك ، دعنا نختارها وننقر فوق الزر "تطبيق" .

كما نرى ، يتم الآن عرض ملفات المحاسبة والمبيعات فقط . 

هذه طريقة أفضل لتجميع ملفاتنا أو تنظيمها مقارنة باستخدام التسلسل الهرمي للمجلدات. باستخدام البيانات الوصفية مع عامل التصفية أو التجميع حسب الميزة ، يمكننا رؤية ملفات المحاسبة والمبيعات في وقت واحد. باستخدام المجلدات ، نحتاج إلى فتح مجلدها بشكل فردي حتى نتمكن من رؤية الملفات التي نحتاجها أو تحديد موقعها.  

لإزالة عامل التصفية ، ما عليك سوى النقر فوق تصفية حسب مرة أخرى ، وإلغاء التحديدات الخاصة بك هنا أو النقر فوق الزر مسح الكل والنقر فوق الزر "تطبيق" . 

تجميع ملفات SharePoint الخاصة بنا باستخدام البيانات الوصفية

هناك شيء رائع آخر في البيانات الوصفية وهو استخدام ميزة "تجميع حسب ". باستخدام هذا ، يمكننا تجميع ملفاتنا حسب القسم أو نوع المصاريف. ما عليك سوى النقر على "تجميع حسب القسم" لترى كيف سيبدو.

كما نرى ، يتم الآن تجميع ملفاتنا حسب نوع القسم. يتم تجميع الملفات الموجودة ضمن قسم المحاسبة معًا ، وكذلك مع المبيعات ، وما إلى ذلك.

هذا يجعل من السهل جدًا تصنيف ملفاتنا. يمكننا أيضًا الاستفادة من القوائم المنسدلة لرؤية ملفاتنا بسهولة في حالة وجود المئات منها. يمكننا انهيارها حسب المجموعة وإظهار المجموعة التي نريد رؤيتها فقط.

من الناحية الفنية ، كان بإمكاننا القيام بأشياء مماثلة مع بنية المجلد. ومع ذلك ، هذا هو المكان الذي تساعد فيه البيانات الوصفية حقًا لأنه يمكننا أيضًا القيام بذلك من خلال أعمدة البيانات الوصفية الأخرى مثل عمود نوع المصاريف . 

إذا لم نهتم بأقسام الملفات واحتجنا إلى تجميعها أو تصفيتها حسب نوع المصروفات بدلاً من ذلك ، فيمكننا فعل الشيء نفسه في عمود نوع المصاريف هذا. على سبيل المثال ، دعنا نصفي ملفاتنا حسب نوع مصاريف السفر .

بعد ذلك ، سنرى الملفات المتعلقة بنفقات السفر بغض النظر عن القسم.

يمكننا أيضًا إجراء التصفية والتجميع في نفس الوقت. على سبيل المثال ، إذا أردنا رؤية جميع الأقسام باستثناء التسويق ، فلنستبعد التسويق. 

بعد ذلك ، يمكننا تجميع هذه الملفات أثناء تصفيتها بمجرد النقر فوق المجموعة حسب القسم أيضًا. 

يمكننا أيضًا إنشاء عوامل تصفية لكل من عمود نوع القسم والمصروفات في نفس الوقت. على سبيل المثال ، يمكننا فقط إظهار نفقات السفر والتوريدات تحت قسم المحاسبة .

إضافة ملفات SharePoint إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك
إضافة بيانات التعريف في SharePoint باستخدام الأعمدة
مكتبة مستندات SharePoint | دروس للمبتدئين

خاتمة

باختصار ، بمجرد إضافة البيانات الوصفية إلى ملفاتنا ، يمكننا بسهولة تنظيم ملفاتنا كيفما نريد ، مما يخلق كفاءة في المؤسسة.

تتيح آلية التصفية والتجميع هذه للمستخدمين تصفية المحتوى والعثور عليه ديناميكيًا في مكتبات المستندات. من المنطقي أن تقوم بتكوين مكتبتك باستخدام بيانات وصفية / أعمدة مخصصة. إذا لم يكن لديك إعداد بيانات وصفية مخصصة ، فإن المرشحات الوحيدة التي ستكون لديك هي المرشحات الموجودة افتراضيًا في أي مكتبة.

أتمنى لك كل خير،

هنري