تعيين الإصدار في مكتبة مستندات SharePoint

في هذا البرنامج التعليمي ، دعنا نتحدث عن تعيين الإصدار ومحفوظات الإصدار في SharePoint . تعيين الإصدار هو أداة قوية في SharePoint. إذا كانت لدينا جميع ملفاتنا في SharePoint ، فيمكننا تحرير الملفات على تطبيق سطح المكتب الخاص بنا أو عبر الإنترنت. 

باستخدام تعيين إصدارات المستندات في SharePoint ، يمكنك بسهولة تتبع وإدارة التغييرات على العناصر والبيانات. 

إذا فكرنا في عملية الأعمال العادية ، فبمجرد أن يقوم شخص ما بإنشاء مستند ، يمكن أن يكون هناك العديد من التعديلات التي يتم إجراؤها من خلال هذه العملية. بدون SharePoint ، ما يفعله الأشخاص هو إصدار ملفاتهم استنادًا إلى عنوان الملف مثل الإصدار 1 والإصدار 2 والنسخة النهائية وما إلى ذلك. 

تكمن المشكلة في أنه في بعض الأحيان ، قد نرسل ملفًا إلى مديرين اثنين ويقوم كل منهم بإجراء تعديلات بغض النظر عن بعضهما البعض. لذلك ، عندما يرسلونها إلينا مرة أخرى ، نحتاج إلى دمج تلك التعديلات. هذا هو سبب قيام الكثير من الفرق بنقل نظام إدارة الملفات الخاص بهم مباشرة إلى SharePoint. هذا بسبب كفاءة تعيين إصدارات SharePoint.

جدول المحتويات

• تحرير ملف لإصدار المستند في SharePoint
• تعيين الإصدار للمستند في SharePoint
• استعادة الإصدارات في SharePoint
• خاتمة

تحرير ملف لإصدار المستند في SharePoint

لنفتح ملفًا في SharePoint. 

لنقم بتعديل. في هذا المثال ، سأضيف جملة هنا تقول " أفضل سيارة على الإطلاق هي Tesla ". مرة أخرى ، أحد الأشياء الرائعة في SharePoint هو أنه يمكن لشخصين العمل على نفس ملف المكتب في نفس الوقت.

بعد ذلك ، أغلق الملف.

تعيين الإصدار للمستند في SharePoint

لنفترض على سبيل المثال أننا أدركنا أننا لا نريد حقًا إجراء هذا التعديل أو التغييرات ونريد إعادة هذا الملف إلى نسخته السابقة. سنكون قادرين على القيام بذلك بسهولة بمجرد النقر فوق علامة الحذف بجانب الملف. 

انقر فوق محفوظات الإصدارات .

يمكننا بعد ذلك رؤية النسخ المختلفة من هذا الملف عندما تم حفظها والأشخاص الذين قاموا بتعديلها. هذا مفيد للغاية لأننا لسنا بحاجة إلى حفظ إصدار جديد وإرساله إلى أشخاص آخرين في كل مرة نحتاج فيها إلى إجراء بعض التغييرات على الملف. يتم تخزينها جميعًا في الملف الذي نقوم بتحريره داخل موقع SharePoint. 

دعنا الآن نعيد التغييرات التي أجريناها سابقًا على الملف. نحن نعلم أن الإصدار الأخير هو عندما أجرينا التغييرات على الملف. لذا ، يجب أن نبحث عن الإصدار قبل ذلك. في هذه الحالة ، دعنا ننقر على الإصدار 5.

سيطلب منا فتحه على تطبيق Word لسطح المكتب الخاص بنا. دعنا نضغط على زر فتح كلمة .

بعد ذلك ، سيطلب منا تسجيل الدخول. مرة أخرى ، نحتاج إلى استخدام الحساب الذي نستخدمه في SharePoint. 

بعد تسجيل الدخول ، يمكننا الآن رؤية إصدار الملف بدون التعديلات أو التغييرات التي أجريناها مؤخرًا.

استعادة الإصدارات في SharePoint

يمكننا أيضًا أن نرى في الجزء العلوي أنه يمكننا جعل هذا الإصدار كأحدث إصدار من خلال النقر فوق الزر "استعادة" .

دعنا فقط نغلق هذا الملف الآن. 

يمكننا أيضًا استعادة هذا الإصدار من خلال النقر على سهم القائمة المنسدلة الصغير بجانبه.

ثم ، انقر فوق استعادة .

بعد ذلك ، انقر فوق الزر "موافق" في المربع المنبثق.

الآن ، تمت إضافة إصدار إلى القائمة وهو الإصدار 7 . ما فعلناه هو أننا صنعنا إصدارًا مطابقًا تمامًا للإصدار 5 ، وهو الإصدار الذي نريد استعادته. 

دعنا الآن نغلق محفوظات الإصدار .

بعد ذلك ، لنفتح هذا الملف مرة أخرى.

الآن ، سنرى أن التغييرات التي أجريناها سابقًا قد ولت.

دروس SharePoint التعليمية: تناول موقع جديد
لمكتبة مستندات SharePoint | دروس للمبتدئين
مواقع Microsoft SharePoint: نظرة عامة موجزة

خاتمة

للتلخيص ، تعلمنا أنه يمكن لعدة أشخاص تحرير ملف في نفس الوقت. تعلمنا أيضًا أن تعيين الإصدار في SharePoint يسمح للمستخدمين بتتبع جميع التغييرات التي أجراها الأشخاص على ملف واحد باستخدام محفوظات الإصدارات . يتيح ذلك للمستخدمين إدارة المستندات بشكل أفضل. ليست هناك حاجة لعمل إصدار ثم إرساله إلى مديرنا ، ثم إصدار آخر في كل مرة نقوم فيها بإجراء تغييرات. 

علاوة على ذلك ، يمكننا معرفة كيفية استعادة إصدارات المستندات وتغييرات الملفات. يكون مفيدًا بشكل خاص عندما يعمل عدة أشخاص معًا في مشروع ، أو عندما تمر المعلومات بمراحل عديدة من التطوير والمراجعة.

أتمنى لك كل خير،

هنري