حفظ مرفق البريد الإلكتروني إلى SharePoint مع Power Automate

في مدونة اليوم ، ستتعلم كيفية حفظ مرفقات البريد الإلكتروني تلقائيًا في SharePoint باستخدام Power Automate. باستخدام تدفق Power Automate ، أقوم بتوفير الكثير من الوقت في أنشطتي اليومية ، وآمل أن تفعل الشيء نفسه أيضًا من أجلك. يمكنك مشاهدة الفيديو الكامل لهذا البرنامج التعليمي أسفل هذه المدونة.

جدول المحتويات

• ملخص
• احفظ مرفق البريد الإلكتروني في SharePoint واحذف البريد الإلكتروني
• مثال تدفق أتمتة الطاقة: LawtonAR
• إنشاء تدفق باستخدام قالب Power Automate
  • الخطوة 1: عند وصول بريد إلكتروني مرفق
  • الخطوة 2: حفظ مرفق البريد الإلكتروني في Sharepoint
  • الخطوة 3: حذف البريد الإلكتروني
• استخدام تدفق سطح المكتب بعد حفظ مرفق البريد الإلكتروني في SharePoint
• خاتمة

ملخص

أتلقى كل يوم العديد من رسائل البريد الإلكتروني مع المرفقات وما أفعله بانتظام هو أخذ هذه المرفقات وحفظها في مجلد SharePoint . 

ولكن بدلاً من المرور عبر كل بريد إلكتروني على حدة ، وحفظ المرفقات في SharePoint ، وتحديث الملفات يوميًا ، قمت بإنشاء تدفق لمرة واحدة في Power Automate لأتمتة هذه المهمة الشاقة.  

لذلك بالنسبة لكل بريد إلكتروني وارد من مرسل معين ، يأخذ التدفق المرفق وينقله إلى SharePoint ويستبدل الملف الموجود في هذا المجلد. ثم أستخدم البيانات المخزنة في هذا الملف لتحديث ملفات LuckyTemplates الخاصة بي. دعنا ننتقل إلى الخطوات الخاصة بكيفية إعداد تدفق Power Automate هذا.

احفظ مرفق البريد الإلكتروني في SharePoint واحذف البريد الإلكتروني

ابدأ بفتح Power Automate Online . كما ترى في التدفقات الخاصة بي ، هناك العديد من التدفقات التي أستخدمها كل يوم. على سبيل المثال ، تستخدم التدفقات الثلاثة الأولى في قائمتي نفس قالب Power Automate الذي كنا نتحدث عنه. 

لقد قمت بإنشائها باستخدام قالب Power Automate يأخذ مرفقات البريد الإلكتروني ، ويحفظها في SharePoint ، بل ويحذف البريد الإلكتروني بعد ذلك حتى لا أضطر إلى القلق بشأن حذفها. 

للوصول إلى هذا القالب ، انقر فوق القوالب ، ثم اكتب حفظ مرفقات البريد الإلكتروني في شريط البحث. 

ستظهر العديد من قوالب Power Automate ذات الصلة في النتائج ، لكننا سنركز على حفظ مرفقات البريد الإلكتروني في SharePoint وحذف البريد الإلكتروني . 

وبدلاً من إنشاء هذا من البداية ، سنأخذ واحدًا موجودًا ونرى كيف تم إعداده وكيف تم تنفيذ هذا التدفق بمرور الوقت.

مثال تدفق أتمتة الطاقة: LawtonAR

لنفكر في أحد التدفقات الخاصة بي كمثال. LawtonAR هو أحد التدفقات التي قمت بإنشائها وتشغيلها لبعض الوقت الآن. 

سيؤدي فتح هذا إلى إظهار الوصف ، وهو القالب الذي اخترناه سابقًا. يمكننا أيضًا معرفة تاريخ إنشائه في 20 أغسطس ، ونعلم أنه بدأ العمل به منذ ذلك الحين. 

إذا قمنا بالتمرير لأسفل ، فسنرى سجل التشغيل اليومي للتدفق ، ومدة العملية ، وحالة ما إذا كانت قد نجحت أو فشلت.

ركز على عمود Duration ، ولاحظ مقدار الوقت اللازم لإنجاز العملية. بمجرد وصول البريد الإلكتروني إلى علبة الوارد ، يستغرق التدفق من 2 إلى 3 ثوانٍ لأخذ المرفق وحفظه في SharePoint ، ثم حذف البريد الإلكتروني.

أحتاج إلى هذا التدفق لأن لدي عملاء يستخدمون QuickBooks عبر الإنترنت ، ولدي بعض التقارير المخصصة التي ترسل لي بريدًا إلكترونيًا كل يوم. ومع ذلك ، فإن QuickBooks Online لا يدعم جدولة البريد الإلكتروني في الوقت الحالي.

عادةً ، تصل رسائل البريد الإلكتروني بين 4:30 - 5:00 صباحًا وقتي ، مما يوفر وقتًا كافيًا لحفظ الملفات في SharePoint قبل تحديث LuckyTemplates اليومي.

إذن هذه هي نظرة عامة على نموذجنا ، LawtonAR. دعنا الآن نواصل عملية إعداد تدفق Power Automate مماثل.

إنشاء تدفق باستخدام قالب Power Automate

ابدأ بالنقر فوق تحرير لفتح التدفق والخطوات التي يجب عليك إعدادها لهذا التدفق المحدد. هناك ثلاث خطوات رئيسية يجب أن نتخذها لهذا التدفق.

الخطوة 1: عند وصول بريد إلكتروني مرفق

الأول هو عند وصول بريد إلكتروني جديد . انقر فوق هذه الخطوة لفتح الخيارات المتقدمة. 

في هذا المثال ، دعنا نختار Inbox للمجلد . في الحقل "إلى" ، اختر عنوان البريد الإلكتروني الصحيح ، خاصةً إذا كان لديك أكثر من عنوان بريد إلكتروني محفوظ. 

اختر نعم في تضمين المرفقات لأن هذا هو ما نريد نقله إلى SharePoint. يحتوي " عامل تصفية الموضوع" على نفس سطر الموضوع للبريد الإلكتروني فور وصوله. اضبط الأهمية على عادي واختر نعم مع المرفقات فقط . 

وهذا كل ما نحتاج إلى ملئه لهذه الخطوة الأولى. 

الخطوة 2: حفظ مرفق البريد الإلكتروني في Sharepoint

بمجرد وصول البريد الإلكتروني ، تخبرنا الخطوة الثانية بمكان نقل المرفقات أو نقلها. إذا كان لديك بريد إلكتروني يأتي مع خمسة مرفقات مختلفة ، فيمكنه نقل كل ملف من هذه الملفات من نقطة واحدة إلى الموقع المخصص.

افتح الخطوة الثانية ، تطبيق على كل مرفق في البريد الإلكتروني . بمجرد فتحه ، يمكنك أن ترى أن المرفقات موضوعة بالفعل ضمن تحديد مخرجات من الخطوات السابقة.

انقر بزر الماوس الأيسر بجوار المرفقات لفتح قائمة المحتوى الديناميكي والتعبير . افتح الخطوة الفرعية إنشاء ملف . في عنوان الموقع ، أضف عنوان SharePoint لاستخدامه. قم أيضًا بملء مسار المجلد المفضل لديك بالمكان الذي تريد نقل المرفقات إليه.

بالنسبة لاسم الملف ، انتقل إلى قائمة المحتوى الديناميكي واختر اسم المرفق . لمحتوى الملف ، اختر مرفق المحتوى .

لتلخيص الخطوة الثانية ، نأخذ المرفق من البريد الإلكتروني الأصلي ، ثم نعينه إلى المكان والمجلد الذي نريد إضافة هذا إليه في SharePoint. ثم نقوم بحفظه مع اسم المرفق والمحتوى. 

الخطوة 3: حذف البريد الإلكتروني

أخيرًا ، سنحذف البريد الإلكتروني في الخطوة الثالثة. افتح هذه الخطوة كما فعلنا في المرحلتين السابقتين.

ثم بالنسبة لمعرف الرسالة ، اختره من قائمة المحتوى الديناميكي . يحتوي معرف الرسالة هذا على المعرف الفريد للرسالة والذي سيساعد في حذف البريد الإلكتروني لاحقًا. ثم أضف عنوان البريد الإلكتروني المناسب في حقل عنوان صندوق البريد الأصلي .

ما هو رائع في هذا التدفق هو أنه بمجرد الانتهاء من الإعداد والتشغيل ، لن تقلق بشأن الجدولة. هذا لأن التدفق لن يحدث إلا بمجرد إرسال بريد إلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني المقصود ، مع عامل تصفية الموضوع المحدد ومرفق. عندها فقط سيحفظ مرفق البريد الإلكتروني في SharePoint.

استخدام تدفق سطح المكتب بعد حفظ مرفق البريد الإلكتروني في SharePoint

بمجرد حفظ الملفات ، لدي تدفقات أخرى على سطح المكتب تأخذ بعد ذلك الملفات من مجلدنا المؤقت ، (FilesToMove) إلى المجلدات المناسبة حيث يجب حفظ الملفات للمعالجة. 

إذا فتحت الملفات في جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، فسأنتقل إلى مجلد SharePoint الخاص بي > تقارير الطاقة - المستندات> .FilesToMove . لدي حاليًا ملف محفوظ باسم ReconAR.

بمجرد حفظه في هذا المجلد من خلال التدفق الأول ، يأخذ تدفق سطح المكتب هذا الملف من هنا ثم ينقله إلى المجلد المناسب. لذلك ، إذا عدت إلى تقارير الطاقة - المستندات ، يمكنني فتح مجلد آخر باسم RECON .

داخل هذا المجلد ، يمكننا أن نرى أن تدفق سطح المكتب قد نجح وأن ReconAR قد تم نقله بالفعل. 

Microsoft Power Automate: أتمتة سير العمل
MS Power Automate مقابل. SharePoint أتمتة
إجراءات Power Automate | برنامج تعليمي عميق للغطس

خاتمة

في الختام ، يمكن أن يكون Power Automate أداة قوية لحفظ مرفقات البريد الإلكتروني تلقائيًا في SharePoint. من خلال إنشاء تدفق بسيط باستخدام المشغل عند وصول بريد إلكتروني جديد وإجراء إنشاء ملف ، يمكنك بسهولة إعداد نظام لحفظ المرفقات تلقائيًا في مجلد SharePoint المطلوب. 

يمكن أن يوفر لك قالب Power Automate هذا الوقت والجهد من خلال التخلص من الحاجة إلى تنزيل المرفقات وتحميلها يدويًا ، ويمكن أن يساعد أيضًا في ضمان تخزين المستندات المهمة وتنظيمها بشكل صحيح. باستخدام Power Automate ، من السهل أتمتة هذه العملية وتبسيط سير عملك.

أتمنى لك كل خير،

جاريت مور