سحب وتحقق في ملفات SharePoint

 بصفته نظامًا أساسيًا لإدارة المستندات ، يقدم SharePoint ميزات لا غنى عنها مثل تعيين الإصدار والسحب وإيداع الطلبات التي تساعد المستخدمين على تغيير طريقة عملهم. في هذه المدونة ، سوف نفهم كيفية عمل ميزة السحب والإيداع في ملفات SharePoint.

يعتبر تسجيل الوصول والمغادرة من المصطلحات الشائعة المتعلقة بأنظمة إدارة المستندات ، بما في ذلك SharePoint. إنها مفيدة في منع التعارضات عندما يريد عدة أشخاص تحرير نفس العناصر أو الملفات في نفس الوقت. 

يمكن لأي شخص في مكتبة مستندات SharePoint فتح ملف وإجراء عمليات التحرير في نفس الوقت. تعد ميزة الإيداع والسحب في SharePoint مفيدة إذا لم نرغب في أن يفتح أي شخص أو يحرر ملفًا معينًا نقوم حاليًا بتحريره.  

جدول المحتويات

• كيفية التحقق من ملفات SharePoint
• كيفية التحقق من ملفات SharePoint
• التحقق من التغييرات في محفوظات الإصدار
• خاتمة

كيفية التحقق من ملفات SharePoint

يحقق سحب الملفات أقصى استفادة من تعيين الإصدار. يصف مصطلح السحب عملية الحصول على نسخة من مستند أو عنصر قائمة في قائمة أو مكتبة. من خلال سحب عنصر أو ملف ، يمكن للمستخدم منع الآخرين من تحرير هذا المحتوى. للقيام بذلك ، ما عليك سوى النقر فوق علامة الحذف بجانب الملف. انقر فوق المزيد ثم انقر فوق سحب . 

يخبر هذا SharePoint بعدم السماح لأي شخص آخر بفتح هذا الملف أو تحريره لأننا نقوم حاليًا بتحريره. كما نرى ، أضاف أيضًا علامة سهم حمراء للملف. 

إذا قمنا بالتمرير فوق علامة السهم الأحمر ، فيمكننا رؤية مطالبة تشير إلى أننا سحبنا هذا الملف حتى لا يتمكن الأعضاء الآخرون من تحريره أو إيداعه أو سحبه.

نظرًا لأننا الشخص الذي سحب هذا الملف ، فلا يزال بإمكاننا تحريره. لنفتح هذا الملف.

بعد ذلك ، دعنا نجري بعض التعديلات. على سبيل المثال ، لنكتب " سيارتي المفضلة هي Honda Civic ".

بعد ذلك ، دعنا نغلقه.

دعنا نفتحه مرة أخرى وسنرى أنه تم حفظ تعديلاتنا. مرة أخرى ، فقط أولئك الذين قاموا بسحب هذا الملف يمكنهم تحريره. لا يمكن للأعضاء الآخرين فعل أي شيء بشأن هذا الملف في الوقت الحالي.

إذا انتهينا من تحرير هذا الملف وأردنا أن يتمكن الأعضاء الآخرون من تحريره ، نحتاج فقط إلى إيداع الملف. 

كيفية التحقق من ملفات SharePoint

يصف مصطلح الإيداع عملية إضافة عنصر أو ملف جديد أو معدل إلى مكتبة مستندات لاستبدال الإصدار السابق. بإيداع ملف SharePoint ، يمكن للمستخدم السماح للآخرين بتحرير المحتوى دون القلق بشأن تجاوز التغييرات التي أجراها الآخرون. للقيام بذلك ، ما عليك سوى النقر فوق علامة الحذف مرة أخرى ، والنقر فوق المزيد ، ثم النقر فوق تسجيل الوصول .

يمكننا أيضًا إيداع الملف بمجرد التمرير فوق العلامة الحمراء والنقر فوق تسجيل الوصول .

يمكننا بعد ذلك إضافة بعض التعليقات حول التغييرات التي أجريناها على هذا الملف. في هذا المثال ، دعنا نكتب " تمت إضافة سطر جديد يخبر الجميع عن سيارتي المفضلة ". 

ثم انقر فوق الزر "إيداع" .

الآن ، عاد كل شيء إلى طبيعته ولم يعد هناك علامة حمراء. هذا يعني أنه يمكن لأي شخص فتح الملف وتعديله مرة أخرى في نفس الوقت.

التحقق من التغييرات في محفوظات الإصدار

يمكن أيضًا رؤية التغييرات التي أجريناها في محفوظات الإصدارات . دعنا نفتحه بالنقر فوق علامة الحذف ثم اختر محفوظات الإصدارات .

يمكننا أن نرى هنا أن أحدث إصدار به تعليق. إنه التعليق الذي أضفناه سابقًا عندما قمنا بتدقيق الملف.

مايكروسوفت شيربوينت | نظرة عامة على
مكتبة مستندات SharePoint | موقع SharePoint التعليمي للمبتدئين
| تخطيط وقائمة تجول

خاتمة

باختصار ، إذا أردنا إجراء تحرير في ملفات SharePoint والتأكد من عدم تمكن أي شخص آخر من إجراء تعديلات في نفس الوقت ، فيمكننا سحب ملف وإجراء التغييرات وإيداعه مرة أخرى.

أثناء سحب العنصر أو الملف ، يمكن للمستخدمين الآخرين فقط رؤية الإصدار الأخير الذي تم إيداعه . لن يتمكنوا من رؤية التغييرات التي أجراها المستخدم الحالي على الملف أثناء سحبه.

تُستخدم هذه الميزة لوظائف الأعمال المتعلقة بالتدقيق مثل العقود. الميزة الرئيسية لهذه الميزة هي أنه عند سحبها ، لا يمكن لأي شخص آخر تحرير الملفات أثناء قيامنا بتحريرها وعند إيداع الملف ، يمكننا تقديم تعليق يوضح بالتفصيل ما قمنا بتغييره في هذا الملف. 

أتمنى لك كل خير،

هنري