سرد البيانات والأسئلة المهمة التي يجب طرحها

عندما يتعلق الأمر بسرد البيانات ، هناك ثلاثة عوامل مهمة يجب مراعاتها للتأكد من أن تقريرنا يروي القصة الصحيحة - المستخدم والسياق والحل . هذه العوامل حاسمة لأنها تصف الغرض من كل تقرير.

في برنامج تعليمي سابق ، وصفنا سرد البيانات بأنه عملية نقل المعلومات إلى جمهور معين. من خلال سرد القصص الفعال ، يمكننا الحصول على المشاركة التي نبحث عنها من المستخدمين النهائيين.

كيف نجعل قصص بياناتنا أكثر فعالية؟ نحتاج فقط إلى طرح الأسئلة الصحيحة حتى نعرف الطريقة التي يجب اتباعها أثناء تطوير تقاريرنا.

جدول المحتويات

• رواية البيانات الفعالة من خلال فهم المستخدم
  • المحللون مقابل التنفيذيين
  • نهجان في المنطق والتدفق
• فهم سياق سرد البيانات الخاصة بك
• الخروج بحل
• خاتمة

رواية البيانات الفعالة من خلال فهم المستخدم

السؤال الأول الذي يجب أن نطرحه دائمًا هو ، "من هو الجمهور؟"

الفشل في تحديد المستخدم النهائي يعني أننا نضع تقريرًا دون معرفة العناصر التي يحتاجها تقريرنا حقًا. اقتباس قديم يقول ، "إذا كان المرء لا يعرف إلى أي منفذ يبحر ، فلا ريح مواتية".

ينطبق هذا على عملية تطوير التقارير ، وتحديداً سرد القصص. يجب أن نقوم بإعداد التقارير بناءً على ما يحتاجه الجمهور ، وليس بناءً على ما نريد تقديمه شخصيًا.

من هو الجمهور؟ ما هو دورهم في منظمتهم؟ ما هو نضجهم التحليلي؟ هل لديهم تفضيلات وعادات يجب أن تملي طريقة عرض البيانات؟ ما نوع الأدوات التي يستخدمونها؟

يجب أن نفهم أيضًا نقاط الألم الخاصة بهم وحدودهم. هل لديهم عادات يمكن أن تملي عليهم كيفية تحليل البيانات؟

المحللون مقابل التنفيذيين

تتيح لنا معرفة الجمهور اتخاذ قرارات بشأن كيفية بناء تقريرنا. بعض الجماهير بصرية تمامًا وتقدر الاستخدام المفرط للرسوم البيانية ، على سبيل المثال. قد يحتاج البعض الآخر إلى مزيد من التوضيحات التفصيلية حول كل قسم من أجزاء التقرير.

من المهم أيضًا أن نفهم أن المحللين والمديرين التنفيذيين سيكون لديهم دائمًا وجهات نظر مختلفة.

يميل المحللون إلى قضاء المزيد من الوقت في تحليل المشكلة وأقل وقتًا في التعبير عن المشكلة أو العمل على التوليف. المديرين التنفيذيين هم الأضداد الدقيقة وسوف يقفزون إلى التعبير عن المشكلة والعمل على التوليف دون ترك الكثير من الوقت للتحليل.

نظرًا لأن المحللين والإدارة العامة لديهم طريقتان مختلفتان تمامًا لمعالجة مشكلة ما ، فأنت بحاجة أيضًا إلى طرح الأسئلة الصحيحة. ما هي توقعاتهم؟ ماذا سيفعلون بالتقرير؟ هل سيتم استخدامه لتسليط الضوء على اتجاهات معينة واستخدامها في صنع القرار؟

إن معرفة الهدف النهائي للمشروع أمر في غاية الأهمية لأن هذا يخبرك بكيفية إنشاء قصة تؤدي إلى النتائج التي يحتاجون إليها. يتيح لك تحديد جمهورك كمحللين أو مديرين تنفيذيين (أو مزيج من الاثنين) تعديل نهجك بناءً على أولوياتهم.

نهجان في المنطق والتدفق

هناك نوعان أساسيان من النهج من حيث منطق القصة وتدفقها. النهج الأول يسمى النهج الاستقرائي.

النهج الاستقرائي هو مسار شائع يستخدمه معظمنا في حل المشكلات. نبدأ بالحقائق ونحلل البيانات قبل إجراء تحليلنا. من هناك ، توصلنا إلى استنتاج سيكون الأساس الأساسي لتوصياتنا.

النهج الثاني يسمى النهج الاستنتاجي.

يبدأ هذا النهج الاستنتاجي بتوصيات حول ما يجب القيام به قبل طرح أسئلة حول سبب القيام بذلك. إذا كان هناك المزيد من الأسئلة ، فهذه هي المرة الوحيدة التي تقفز فيها إلى التحليل والمنهجية.

هذا النهج مخصص بشكل أساسي للمديرين التنفيذيين الذين لا يهتمون برؤية الحقائق والمنهجية ويرغبون في رؤية الإجراءات المتخذة على الفور. ستكون الاستنتاجات والإجراءات هي الأساس الأساسي في طرح الأسئلة ، إذا لزم الأمر. تتيح لك معرفة ذلك أن تكون مستعدًا بإجابات واضحة على هذه الأسئلة.

الميزة الرئيسية لهذا النهج هي المعلومات التفصيلية المقدمة في إطار زمني محدود. يسمح لك بالمشاركة في مناقشة الأسئلة والأجوبة التي ستساعد الجمهور على فهم أفكارك. يتيح لك هذا تمييز الرسائل الرئيسية في الأوقات المثلى.

هذا النهج له نتيجتان محتملتان. أولاً ، يمكن للمستخدمين النهائيين أن يجدوا الوصول السريع إلى المعلومات مفيدًا للغاية ويمكن أن يريحهم إذا كانت النتائج متوافقة مع فرضيتهم الأولية. سيؤدي هذا إلى زيادة الملكية.

من ناحية أخرى ، إذا انتهى بك الأمر إلى إثبات خطأ رؤاهم ، فسوف يثير ذلك الاهتمام وسيكون فرصة رائعة لك لجذب انتباههم. قد يكون هذا بمثابة نقطة تحول في قصتك.

فهم سياق سرد البيانات الخاصة بك

معرفة السياق هو مفتاح آخر لرواية البيانات الناجحة. لا تنس أبدًا أنك تنشئ تقريرًا لشخص آخر. هذا يعني أن السياق قد يكون مختلفًا عما تتوقعه.

لماذا هناك حاجة لهذا التقرير؟ هل هناك شيء أثار هذه الحاجة؟ ما هي الظروف؟

أثبتت تفاعلات التغذية الراجعة أنها مفيدة في هذه الحالة. يوضح لك ما هي المشكلة ويمنحك الفرصة لإلقاء نظرة على الصورة الأكبر. يسمح لك بإنشاء تقرير يمكن أن يمهد الطريق لحل.

يساعدك الفهم الجيد للسياق أيضًا على فهم أسئلة العمل التي يجب الإجابة عليها أولاً. يتيح لك هيكلة تقريرك بطريقة منطقية ، بناءً على الاحتياجات الحالية. يخلق صلة بين المشكلة والتوقعات والحل.

الخروج بحل

العامل الثالث المهم الذي يجب مراعاته عند الخروج بقصة البيانات هو الحل. ما هي الأسئلة التي تود الحصول على إجابات لها؟

هناك الكثير من الأشياء التي لا يعرفها المستخدمون النهائيون ولكنهم يرغبون في اكتشافها من خلال التقرير الذي تعمل عليه. لاحظ أن هذا لا يتعلق فقط بالأسئلة الموجودة لديهم بالفعل. أثناء عملك مع البيانات ، سيقومون بصياغة أسئلة جديدة على طول الطريق. ستقودك هذه الأسئلة إلى خط القصة الصحيح الذي يجب اتباعه.

سيساعدك التعرف على الحلول التي يجب تقديمها على تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى تقرير استكشافي أو تقرير توضيحي. مرة أخرى ، هذا يرتبط بنوع الجمهور لديك. إذا كان لديك مدراء تنفيذيون بصفتك المستخدم النهائي ، فستحتاج على الأرجح إلى تقارير توضيحية تقدم تفاصيل أقل ولكنها تغطي نطاقًا أكبر. ستكون أولويتك هي تقديم إجراءات واضحة بدلاً من التعمق في كل معلومة.

ومع ذلك ، إذا كان جمهورك يتكون من أشخاص يعملون في العمليات ، فستحتاج إلى تقرير استكشافي حيث ستقدم المزيد من التفاصيل بنطاق محدود. سيحتاجون إلى أدوات للتفاعل مثل عوامل التصفية حتى يتمكنوا من التنقل في التقرير بشكل أكثر فعالية.

من المهم أيضًا فهم ما إذا كان التقرير يعالج متطلبًا جديدًا أو إذا كان من المفترض أن يحل محل حل موجود. إذا كان التقرير يهدف إلى استبدال حل موجود ، فلديك ميزة رؤية ما نجح وما لم ينجح في الحل الأخير الذي كانوا يستخدمونه.

إذا كان هذا مطلبًا جديدًا ، فإن أفضل طريقة لإنشاء تقرير فعال هي فهم مصدر الحاجة. هل من المفترض أن يعالج التقرير القضايا الحالية ، أم يجب أن يتطور التقرير عندما يتم الكشف عن بيانات جديدة؟

كلما تواصلت مع جمهورك وطرح الأسئلة الصحيحة ، زادت معرفتك باحتياجاتهم الحقيقية.

إعداد تقارير الأعمال باستخدام
تقنيات تطوير التقارير المستندة إلى الويب في LuckyTemplates في
أفضل الممارسات لتصور البيانات في LuckyTemplates

خاتمة

التقرير هو أداة اتصال تسهل فهم التحليل الفني. لها غرض وترسل دعوة للعمل. إنه يعلم ويوفر المعلومات التي ستساعد المستخدمين النهائيين على اتخاذ القرارات.

هذا هو السبب في أنك تريد إنشاء تجربة ذات صلة ، وبديهية ، وممتعة بصريًا للمستخدمين النهائيين في كل مرة تقوم فيها بإعداد تقرير. تريد أن يكون لها تأثير. هذا شيء يمكنك تحقيقه من خلال سرد البيانات بشكل فعال .

أتمنى لك كل خير،