فوائد SharePoint في تطوير تقرير LuckyTemplates

أريد أن أتحدث عن الفوائد الرئيسية الثلاث لـ SharePoint. سنتحدث عن الفوائد الشاملة الثلاث وسنتناول بالتفصيل ما تعنيه هذه الفوائد وكيف تتيح ميزات SharePoint حدوث هذه الفوائد. يمكنك مشاهدة الفيديو الكامل لهذا البرنامج التعليمي أسفل هذه المدونة.

جدول المحتويات

• فائدة SharePoint 1: إدارة المحتوى وتسليمه
• مكتبات المستندات
• قوائم SharePoint
• موقع الفريق
• فائدة شيربوينت 2: سير عمل إجراءات العمل
• SharePoint و Power Automate
• تطبيقات SharePoint و Power
• SharePoint و LuckyTemplates
• فائدة SharePoint 3: التعاون
• خاتمة

فائدة SharePoint 1: إدارة المحتوى وتسليمه

أول مزايا SharePoint هي ما أحب أن أسميه إدارة المحتوى وتسليمه . لطالما كانت هذه المنطقة مشكلة رئيسية في أماكن العمل في جميع أنحاء العالم.

تشير التقديرات إلى أن حوالي 30٪ من وقتك تقضي في إرسال رسائل البريد الإلكتروني والبيانات والرد عليها وتنظيمها. يمكن أن يساعد SharePoint موظفيك ونفسك في استعادة بعض ذلك الوقت.

بالمناسبة ، من المحتمل أن تتمكن من العودة باستخدام SharePoint من حوالي 2.6 إلى 3 ساعات يوميًا. يستخدم الأشخاص SharePoint لتخزين المستندات بطريقة مشابهة للطريقة التي يستخدمونها في OneDrive. لكن فائدة تخزين مستنداتك باستخدام SharePoint هي أنه يمكنك إرفاق بيانات التعريف بكل مستند.

على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك مجلد محاسبة حيث يتم فصل جميع ملفاتك حسب السنة أولاً ثم حسب الحساب الفعلي نفسه.

للعثور على ملف ضرائب الموظفين لعام 2017 ، يجب عليك النقر فوق مجلد 2017 أولاً ، ثم النقر فوق ضرائب الموظفين ، ثم البحث عن الشخص الفردي الفعلي الذي تريد فرض ضرائب عليه.

الآن هذا نظام معقد للغاية ، خاصة إذا كنت تريد رؤية جميع الملفات لشخص معين ، أليس كذلك؟ توجد جميع الملفات الخاصة بشخص معين ، أو جميع ملفات الضرائب لكل عام في مجلدات مختلفة ، لذلك يصعب القيام بذلك بتنسيق OneDrive التقليدي أو تنسيق سطح المكتب.

مكتبات المستندات

لذا فإن ما فعله SharePoint هو إنشاء مكتبات مستندات ، حيث تكون جميع ملفاتك في قائمة ويمكنك إرفاق بيانات التعريف بمستنداتك.

في مثالنا ، لدينا بيانات وصفية تسمى السنة ، وبيانات وصفية أخرى تسمى نوع الحساب ، وبيانات وصفية أخرى تسمى الشخص .

إذا كنت تريد إلقاء نظرة على جميع الملفات الخاصة بشخص معين ، فيمكنك الانتقال إلى تلك البيانات الوصفية والتصفية لهذا الشخص. سترى كل الملفات لكل السنوات. إذا كنت تريد العودة إلى الطريقة الأصلية وإلقاء نظرة على جميع الملفات لسنة معينة ، فحينئذٍ ستنتقل إلى تلك البيانات الوصفية وتصفية تلك السنة.

بيانات التعريف هي المستوى التالي من التنظيم لمكتبة المستندات الخاصة بك.

أنا مندهش جدًا من عدم قيام المزيد من الشركات بذلك. عندما يفعلون ذلك ، فإنهم يرون تحسين الإنتاجية في العثور على المستندات التي يحتاجونها.

هذا أيضًا قابل للتطوير بدرجة كبيرة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك مكتبة مستندات للعقود الخاصة بك ، ومكتبة مستندات أخرى للمحاسبة الخاصة بك ، ومكتبة مستندات أخرى للموارد البشرية لديك. يمكن الاحتفاظ بها بشكل منفصل حتى لا يتمكن شخص ما في الموارد البشرية من مراجعة المستندات في المحاسبة.

قوائم SharePoint

ميزة أخرى تسمح بتسليم قوي لإدارة المحتوى هي من خلال قوائم SharePoint . في هذا المثال ، لدينا قاعدة بيانات مخصصة أنشأها شخص ما للاحتفاظ بالبيانات ذات الصلة بهم.

هذه قائمة مسارات الأحداث. كل سجل هنا هو حدث معين في خط سير هذا الحدث. لدينا وجبة فطور نلتقي ونرحب بالترحيب والمقدمة ، وما إلى ذلك.

ما فعله هذا الشخص هو إنشاء أعمدة ذات صلة به. لذلك لكل جلسة ، لديهم رمز ونوع ووصف ومكبرات صوت ووقت البدء ووقت الانتهاء.

ما يميز قوائم SharePoint هو أنها تمنحك تعدد استخدامات قاعدة بيانات قوية ، ويسهل على العامل توظيفها بالفعل. من السهل جدًا إنشاء أنواع القوائم والأعمدة الخاصة بك. يمكن أن يكون لديك أنواع أعمدة معقدة مثل أعمدة الاختيار (على سبيل المثال ، نوع الجلسة) أو الأعمدة المستندة إلى المستخدم (مثل مكبرات الصوت).

هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها بمجرد إنشاء قائمة SharePoint الخاصة بك. إنه أيضًا قابل للتطوير لأنه يمكنك إنشاء واحد للعديد من الأشياء. يمكنك إنشاء واحد للنفقات بدلاً من القيام بذلك في ملف Excel عشوائي يصعب الوصول إليه. يمكن للجميع الوصول إليه وتحديثه. إذا كانت هناك تغييرات ، فيمكنك طلب موافقات لهذه التغييرات وإضافة مهام سير عمل صغيرة.

يمكن تعديل هذه القوائم بالمرفقات أيضًا. على سبيل المثال ، هذه قائمة بمقالات المدونة حيث يمثل كل منها ملفًا فعليًا. هذا هو مزيج من مكتبات المستندات وقوائم SharePoint ، حيث أنشأ شخص ما مكتبة مستندات تحتوي على بيانات تعريف وأعمدة من قائمة SharePoint.

لذلك يمكنك القيام بالكثير من المزيج والمطابقة هنا أيضًا. هذا أفضل بكثير من وجود بياناتك في مستودعات عشوائية أو OneDrive أو رسائل بريد إلكتروني.

يعد SharePoint مكانًا متعدد الإمكانات لجميع بياناتك ، سواء كانت مكتبة مستندات أو قائمة SharePoint.

موقع الفريق

الميزة الأخيرة لـ SharePoint هي أنه موقع فريق . إنه موقع داخلي للفريق حيث يمكن لجميع موظفيك الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها. يمكن أن يكون لديك موقع فريق لمؤسستك بأكملها لأشياء مثل الأخبار ومنشورات المدونة والتقويمات والارتباطات السريعة والموارد الخارجية التي يستخدمها موظفوك.

على سبيل المثال ، إذا كنت أرغب في العثور على سياسات الموارد البشرية الخاصة بي ، فلا يتعين علي إرسال بريد إلكتروني إلى مسؤول الموارد البشرية. يمكنني الذهاب إلى موقع الفريق والعثور على قسم الموارد البشرية للعثور على جميع المستندات التي أحتاجها.

من الملائم أيضًا أنه عندما يكون لديك SharePoint ، يكون موقع فريق مؤسستك هو صفحتك الرئيسية. وبمجرد فتح أحد الأشخاص لمتصفح Chrome أو Explorer ، يمكنه الاطلاع على آخر أخبار الشركة وأنشطتها.

يمكن أن يكون لديك مواقع فريق خاصة بالمجموعة أيضًا. يمكن أن يكون لديك موقع فريق واحد للمؤسسة بأكملها وموقع فريق آخر خاص لفريقك بحيث يتم تقديم المعلومات ذات الصلة بالموظف فقط.

يمكنك إنشاء مواقع SharePoint وقوائم SharePoint الخاصة بك. من السهل جدًا على أي شخص إنشائه نظرًا لعدم وجود أي تشفير وكل ذلك يتم بالسحب والإفلات.

فائدة شيربوينت 2: سير عمل إجراءات العمل

تتعلق إحدى فوائد SharePoint المهمة بسير عمل إجراءات العمل . هذا مثال على سير عمل عملية تجارية بسيط للغاية لمؤسسة ما.

يصل جزء من المستند إلى صندوق بريد إلكتروني يتم إعادة توجيهه إلى المراجعين. ثم يمر بمراحل متعددة من المراجعين. إذا وافقوا ، فسيتم قبولهم ؛ إذا لم يتم رفضه.

تتضمن هذه العملية بضع رسائل بريد إلكتروني ، أليس كذلك؟ لديك بريد إلكتروني يصل إلى البريد الوارد الفعلي. ثم يجب إرسال بريد إلكتروني إلى Anna و Sean للمراجعة. من المحتمل أن ترسل آنا وشون بريدًا إلكترونيًا لبعضهما البعض لمراجعته. ثم أخيرًا بريد إلكتروني آخر للإشارة إلى الموافقة أو الرفض.

الآن ، إذا كانت البيانات المستخدمة موجودة بالفعل داخل SharePoint ، فيمكن أتمتة سير العمل هذا. على سبيل المثال ، يمكننا إنشاء قائمة SharePoint تحتوي على كل هذه المستندات. يصل المستند ويحتاج إلى مراجعته من قبل شون أو آنا قبل قبوله.

بدلاً من عملية البريد الإلكتروني ، يمكن للشخص الذي يريد الموافقة تحميلها إلى قائمة SharePoint أو مكتبة مستندات ، والتي ترسل تلقائيًا إشعارًا بالبريد الإلكتروني إلى Sean و Anna. يمكن القيام بذلك من خلال Power Automate أو نظام سير العمل الداخلي لـ SharePoint.

يمكن أن يحتوي البريد الإلكتروني أيضًا على ارتباط إلى مستند SharePoint في مكتبة مستندات SharePoint ، لذلك سيتلقى امتياز رسالة بريد إلكتروني تفيد بأن الشخص قد قام بتحميل مستند جديد. يقوم امتياز بعد ذلك بمراجعة المستند والنقر فوق إما موافقة أو رفض .

الشيء نفسه ينطبق على شون. وإذا نقر كلاهما على موافقة ، فسيتم إرسال بريد إلكتروني آخر إلى المرسل الأصلي الذي يفيد بأن Sean و Anna قد تمت الموافقة عليهما. بعد ذلك ، يقوم تلقائيًا بتحديث حالة ذلك المستند إلى "موافقة" ، ويتم تتبع الحالة كافة داخل SharePoint.

SharePoint و Power Automate

لقد قمنا بالفعل بتطبيق نظام الموافقة على النفقات في سلسلة YouTube الخاصة بنا ، حيث تحدثنا عن كيفية استخدام Power Automate مع SharePoint لأتمتة هذا النظام.

إليك موافقة بسيطة على المصروفات قمت بها لمنظمة ، والتي كانت تستقبل في السابق حوالي 7 أو 8 رسائل بريد إلكتروني ولديها الكثير من نقاط الضعف. في السابق ، كان الموظف الذي قدم النفقات بعيدًا عن الحلقة ، ولم تكن هناك طريقة لتنظيم كل شيء بعد ذلك.

يمكن لـ SharePoint ونظام سير العمل مثل Power Automate إصلاح هذا الأمر. بمجرد حصولك على البيانات والعمليات و SharePoint ، يصبح من السهل جدًا على التطبيقات الأخرى الدخول وتحسين هذه العملية.

تطبيقات SharePoint و Power

لقد تحدثنا عن كيفية استخدام SharePoint و Power Automate لأتمتة عمليات سير عمل الأعمال. ولكن يمكن قول الشيء نفسه مع SharePoint و Power Apps. لنفترض أنك لا تريد أن يقوم Sean و Anna بالوصول إلى SharePoint على الإطلاق.

يمكنك إنشاء تطبيق لـ Sean و Anna حيث يمكنهم الانتقال إلى موقع ويب يعرض عليهم العقود التي يحتاجون إليها لمراجعتها واحدًا تلو الآخر. إنهم لا يتلقون أي رسائل بريد إلكتروني ، بل يقومون فقط بتسجيل الدخول إلى التطبيق. ومرة أخرى ، أفضل شيء في Power Apps هو أنه ليس رمزًا.

SharePoint و LuckyTemplates

يعد SharePoint أيضًا قويًا جدًا باستخدام LuckyTemplates. على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك نظام الموافقة على النفقات في SharePoint. هذا يعني أيضًا أنك تقوم بتتبع جميع البيانات الخاصة بهذه العملية. أنت تتعقب من يرسل النفقات ومقدارها والوقت الذي تستغرقه لمراجعة كل شيء. تتمثل إحدى مزايا SharePoint في أنه يمكنك استخدام البيانات لإنشاء تقرير ولوحة معلومات في .

يمكّن SharePoint مهام سير العمل ، ولكن دمجها مع تطبيقات Power Platform الأخرى يأخذها بالفعل إلى المستوى التالي.

فائدة SharePoint 3: التعاون

ثالث فوائد SharePoint هو التعاون. هذا هو أحد الأسباب التي تجعل معظم المؤسسات تبرر شراء SharePoint لتحسين إنتاجيتها. هناك الكثير من مزايا وميزات SharePoint التي تتيح بيئة تعاونية. سأمر على كل واحد بسرعة كبيرة.

يتيح لك التحكم في الإصدار التأكد من أن مستنداتك محدثة وإذا كانت هناك أية تغييرات تم إجراؤها على المستندات ، فيمكنك دائمًا الرجوع إلى الإصدار السابق.

الموافقة والمراجعة مثل ما تحدثنا عنه في سير عمل إجراءات العمل. يمكنك إعداد نظام مكتبة مستندات حيث يقوم شخص ما بإرسال مستند ويحتاج شخص آخر إلى الموافقة على هذا المستند أو رفضه.

يعتبر بنك الكل في واحد فلسفة حيث يجب أن تكون جميع معلومات مؤسستك في مكان واحد. لذلك يجب ألا تكون قابلة للتكرار ويمكن العثور عليها بسهولة لأي شخص يحتاج إلى العثور عليها.

يمكن إنشاء الامتدادات داخل SharePoint واستيرادها لتحسين التعاون. أشياء مثل تعقب المهام وعناصر واجهة المستخدم ولوحات كانبان هي أشياء مستخدمة بكثرة داخل صفحات SharePoint لتحسين التعاون.

تسمح لك الأذونات بتحديد مجموعات معينة من الأشخاص للوصول إلى المعلومات. في بعض الأحيان ، تعاني الشركات من زيادة المعلومات. لا تريد أن يتمكن الجميع من الوصول إلى كل شيء ، وإذا كانت لديك بيانات حساسة للغاية ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن الأشخاص الذين تريد رؤيتها هم فقط من يرونها بالفعل.

قابلية التوسع هي فائدة عظيمة أخرى. إذا لم تكن تستخدم SharePoint محليًا ولكنك تستخدم SharePoint على السحابة ، فيمكنك زيادة عدد الأشخاص من 10 أشخاص إلى مليون شخص في خادم Microsoft. من السهل جدًا التوظيف وعليك فقط أن تلعب بسعر ثابت لكل شخص.

تتوفر الميزات الاجتماعية أيضًا من خلال منشورات المدونة والصفحات. يمكنك أيضًا التعليق عليها وإعجابها ومشاركتها. يمكنك أيضًا مشاركة قوائم عناصر معينة إذا كان لديك إذن بذلك.

يوجد أيضًا تكامل قوي مع Office 365 نظرًا لأنه تم إنشاؤه بواسطة نفس الشركة الأم ، Microsoft. إذا كانت لديك ملفات في Excel أو Word أو PowerPoint ، فيمكنك بالفعل تحريرها عبر الإنترنت في SharePoint بدلاً من تنزيلها وتحريرها.

خاتمة

في هذا المنشور ، ناقشنا فوائد SharePoint الرئيسية الثلاثة. تحدثنا عن كيف أن SharePoint جيد جدًا في إدارة المحتوى ، وسير عمل العمليات التجارية ، والتعاون .

هنري