كيفية تحليل رسائل البريد الإلكتروني ونشر قوائم SharePoint في Power Automate

الاستخدام الشائع لـ Power Automate هو أتمتة مهام سير العمل التي تبدأ باستلام رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، [استقبال البريد الإلكتروني] à [القيام بعمل]. للقيام بذلك ، نحتاج إلى معرفة كيفية تحليل البيانات داخل رسائل البريد الإلكتروني ، وكيفية إضافة / حفظ أي مرفقات بريد إلكتروني. في هذا البرنامج التعليمي ، سأشرح هذا المفهوم بمثال مألوف جدًا. سأوضح لك كيفية تحليل رسائل البريد الإلكتروني وحفظها في قائمة SharePoint. يمكنك مشاهدة الفيديو الكامل لهذا البرنامج التعليمي أسفل هذه المدونة.

لقد وضعت هنا مثالًا بسيطًا للغاية رأيت أن عملائي يستخدمونه طوال الوقت. لنفترض أننا نعمل لصالح شركة استشارية ولديهم تطبيقات يقومون بنشرها لعملائهم ويحتاجون إلى نظام تذاكر فعال.

ما يحدث حاليًا هو أنه إذا وجد شخص ما مشكلة في تطبيقه ، أرسل بريدًا إلكترونيًا ، ثم يتعين على شخص ما الدخول وإلقاء نظرة على البريد الإلكتروني ، ثم يحتاج يدويًا إلى إضافته إلى قائمة SharePoint التي تسمى تذاكر. بعد إضافتها إلى قائمة SharePoint ، يتم فرزها من قبل المهندسين ثم يتم حلها في النهاية.

هذا هو سير العمل كله. سنقوم بأتمتة الجزء الذي يقرأ فيه شخص ما البريد الإلكتروني بالفعل ثم يقوم بتحميله يدويًا إلى SharePoint. سنقوم بأتمتة ذلك باستخدام Power Automate.

أحد المضاعفات الأخرى هو أن صندوق البريد الإلكتروني هذا هو صندوق بريد عام. يتم استخدامه لجميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني. نريد فقط إرسال رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالتذاكر إلى قائمة SharePoint. المشكلة الأخرى هي أن رسائل البريد الإلكتروني تحتوي أحيانًا على مرفقات ، مثل صور المشكلة أو أشياء أخرى لمساعدة المهندسين على تحديد المشكلة. نريد التأكد من أننا نحفظ ذلك أيضًا في قائمة SharePoint.

الآن بعد أن حددنا السيناريو ، دعنا نمضي قدمًا ونبدأ.

جدول المحتويات

• كيفية تحليل رسائل البريد الإلكتروني باستخدام Power Automate
• خاتمة

كيفية تحليل رسائل البريد الإلكتروني باستخدام Power Automate

دعونا نفتح Power Automate وننشئ التدفق الخاص بنا. دعنا نضغط على زر إنشاء هنا. يُطلق على نوع التدفق الذي سننشئه اسم التدفق السحابي الآلي ، وهو تدفق يتم تشغيله بواسطة حدث معين. من الواضح أن الحدث المعين لدينا هو البريد الإلكتروني الوارد إلى صندوق الوارد لدينا.

لذلك ، دعنا نضغط على التدفق السحابي الآلي. لن نعطيه اسمًا في الوقت الحالي أو مشغلًا ، لذلك سنقوم فقط بالنقر فوق تخطي.

من الواضح الآن أنه يحتاج إلى مشغل ، وسيكون المشغل عند وصول بريد إلكتروني جديد. لذلك ، سأبحث عن Office 365 Outlook . أنا أستخدم النظرة. يمكن أن يعمل هذا مع Gmail أو Yahoo Mail أو أي موصل يمتلكه Power Automate ، والذي يوجد بالآلاف.

لذلك ، سأختار Office 365 Outlook ، والإجراء الذي سأختاره هو عند وصول بريد إلكتروني جديد. الآن لدي مجموعة من الخيارات يمكنني الاختيار من بينها. أريد التأكد من أنه عند وصول بريد إلكتروني جديد إلى مجلد البريد الوارد ، يتم تشغيل التدفق. ومع ذلك ، لا أريد أن تقوم جميع رسائل البريد الإلكتروني بتشغيل سير العمل هذا ، ولكن فقط رسائل البريد الإلكتروني التي قد تحتوي على عامل تصفية الموضوع هذا المسمى Ticket.

لذلك ، سأذهب لعرض الخيارات المتقدمة وسأقوم بكتابة عامل تصفية موضوع يسمى تذكرة . هذا يعني أنه سيتم تشغيل هذا التدفق فقط إذا كانت سلسلة التذاكر ضمن موضوع البريد الإلكتروني. سأقول أيضًا تضمين المرفقات ، لذلك يمكننا بالفعل إضافة مرفقات إلى قائمة SharePoint.

عادة ما يمكنك فعله أيضًا إذا كنت تعلم أنك ستحصل فقط على طلبات التذاكر من عدد قليل من صناديق البريد الوارد ، يمكنك أيضًا تعديل من هنا أيضًا ، لكننا سنلقي نظرة فقط على مرشح موضوع التذكرة.

الشيء التالي الذي يجب معرفته هو كيف تبدو رسالة البريد الإلكتروني للتذكرة قبل تحليلها. لقد قدمنا ​​الآن لمستخدمينا نموذج بريد إلكتروني موحدًا لاستخدامه عند إرسال التذاكر إلينا عبر البريد الإلكتروني. وهذا هو نوع ما تبدو عليه.

لديهم جدول ، حيث يكون الصف الأول هو العنوان ، حيث يضعون عنوان شكواهم ، ثم الشكوى ، حيث يصفون ما يحدث ولا يحبونه. التطبيق هو ما تتعلق به الشكوى . قد يكون لدينا عدة تطبيقات مختلفة موزعة على مستخدمينا. وأخيرًا ، يكون الإلحاح من أصل 10 .

ربما يكون هذا نموذج بريد إلكتروني قدمناه لهم. وهذا مهم لأنه إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على تحليل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فأنت تريد التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني تأتي في نموذج نموذج موحد للغاية.

الجزء التالي من التدفق هو القدرة على نقل بريد إلكتروني بتنسيق HTML ، وهو ما نحصل عليه عادةً من رسائل البريد الإلكتروني هذه الأيام ، وتحويله إلى بريد إلكتروني نصي يمكننا بعد ذلك تحليله. لذا فإن خطوتنا التالية تسمى HTML to text action.

نضغط على هذا وكل ما تحتاجه هو المحتوى الفعلي. سبب حاجتنا إلى القيام بذلك هو أن الجداول مثل تلك التي نتلقاها هي في شكل HTML. من الصعب تحليل جداول HTML. لذلك ، سأختار الجسم . ستحول هذه الخطوة نص هذا البريد الإلكتروني إلى نص.

الخطوة التالية هي أن تكون قادرًا على إنشاء قائمة SharePoint . لدينا كل ما نحتاجه الآن لنكون قادرين على إنشائه.

لذلك ، سننتقل إلى SharePoint وننشئ عنصرًا ، وهو ما يعني أساسًا إنشاء صف آخر في القائمة. نحتاج إلى تحديد عنوان موقعنا ، ونستخدم مواقع الاختبار. ستكون قائمتنا تذاكر. بعد ذلك ، يجب أن تظهر مع قائمة القيم التي تتوافق مع الأعمدة الموجودة في قائمتنا.

نريد التأكد من حصولنا على نفس النتائج. لذلك ، سيكون لدينا العنوان والشكوى والتطبيق والإلحاح. وبعد ذلك ، لدينا أيضًا حقل آخر يسمى البريد الإلكتروني ، حيث سنقوم بتفريغ محتويات البريد الإلكتروني بالكامل في هذا الحقل لأننا نريد الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني بالكامل في حالة تلف طريقة التحليل أو عدم صحة أي شيء من هذا القبيل.

لذلك ، سنأخذ هذا الناتج. سيكون هذا الناتج هو الجدول في الأساس ، ولكن بدون الأسطر الفعلية.

نريد أن نكون قادرين على تقسيم هذا النص الطويل إلى مصفوفة حيث يكون العنصر الأول من المصفوفة هو العنوان . العنصر الثاني من المصفوفة هو Hoola App لا يعمل . العنصر الثالث هو الشكوى ، وهكذا دواليك.

بعد أن نقوم بذلك ، يمكننا تحديد ما نريده بالضبط في كل عمود من هذه الأعمدة. في العمود الأول المسمى العنوان ، نريد العنصر الأول ، Hoola App لا يعمل. في العمود الثاني ، تلك الشكوى ، إذن نريد العنصر الثالث ، إلخ.

الوظيفة التي نستخدمها لهذا تسمى Split . تقوم بإرجاع مصفوفة تحتوي على سلاسل فرعية مفصولة بفاصلات ، بناءً على المحدد المحدد. المحدد الخاص بنا ، الأحرف التي تفصل بين النص ، هي الأنابيب على الطاولة.

لننتقل الآن إلى العنوان وننتقل إلى التعبير ، وسنطلق على دالة الانقسام. يمكننا أن نرى أن وظيفة الانقسام تأخذ وسيطين ، نصًا ومحددًا أو فاصلًا. سيكون النص هو محتوى النص العادي. سيكون ناتج هذا الإجراء ، الفاصلة ، ثم الوسيطة الثانية ، التي تمثل الفاصل ، أو المحدد هو الأنبوب.

الآن ، بعد تقسيمه ، نحتاج إلى تحديد العنصر. سيقيم عنصر العنوان بعد ذلك في العنصر الأول. سنقوم بنسخ ذلك ، وبعد ذلك سنقوم بالنقر فوق موافق. سنفعل الشيء نفسه بالنسبة للشكوى والتقديم والاستعجال. أخيرًا ، لدينا البريد الإلكتروني بالكامل. نريد حفظ البريد الإلكتروني بالكامل ، لذلك لا نحتاج إلى القيام بأي من أنواع المصفوفات المنقسمة للمنطق. لذلك سنقوم فقط بتحديد سياق النص العادي.

أخيرًا ، نحتاج إلى القيام بشيء ما بشأن المرفقات أيضًا. لذلك ، نضغط على خطوة جديدة ، وفي موصل SharePoint ، هناك إجراء يسمى إضافة مرفق . سنقوم بالنقر فوق ذلك وسيحدد لنا العنوان والقائمة. العنوان هو الموقع. القائمة هي التذاكر.

المعرف هو المكان الذي تريد إرفاق المرفق فيه. الآن سيكون هذا ناتجًا عن إجراء إنشاء العنصر ، لذلك سنضغط عليه. سننظر في إنشاء عنصر ونحتاج إلى المعرف. نريد أيضًا إضافة اسم الملف ، لذلك سنطلق عليه اسم "مرفق". وبعد ذلك ستكون محتويات الملف هي المرفق نفسه من البريد الإلكتروني. إذا مررنا لأسفل إلى حيث نرى البريد الإلكتروني ، فإن محتوى المرفق هو ما نريد إضافته.

يمكن أن يكون لديك من الناحية الفنية مرفقات متعددة في بريد إلكتروني واحد ، لذلك سيتم تنفيذ هذه العملية لكل مرفق. إذا كان لديهم أكثر من صورة واحدة ، فستحصل على جميع صورهم على سبيل المثال.

ثم نضغط على حفظ.

تكامل تدفق عمليات الأعمال في Power Automate
Microsoft Power Automate: أتمتة سير العمل
باستخدام Power Automate لتحديث البيانات في Pow er BI

خاتمة

في هذه المدونة ، عرضت لك مثالاً بسيطًا جدًا عن كيفية تحليل رسائل البريد الإلكتروني في سير عمل Power Automated يأخذ محتويات رسالة بريد إلكتروني ويملأ قائمة SharePoint.

لقد أنشأنا سير عمل بسيطًا للغاية ، ولكن يمكنك أن تتخيل أنه يمكن أن يصبح أكثر تعقيدًا.

الشيء الثاني هنا هو أننا أتمتة جانب تحميل التذاكر فقط. التذاكر لها دورة حياة طويلة جدا. تم إنشاء التذكرة ، وهو ما قمنا به آليًا ، وتم التعليق عليه أيضًا على أنه تم حله. ثم يتم إرسال القرار إلى العميل مرة أخرى. هذا هو سير عمل Power Automated بالكامل يمكنك أتمتة بالفعل.

لقد جعلنا عملاءنا يستخدمون البريد الإلكتروني لبدء سير العمل. ومع ذلك ، قد ترغب أيضًا في تطبيق Power App بدلاً من ذلك.

يمكنك مشاهدة الفيديو التعليمي الكامل حول كيفية تحليل رسائل البريد الإلكتروني أدناه. إذا كنت تريد معرفة المزيد حول Power Automate ، فراجع الروابط أدناه.

أتمنى لك كل خير!

هنري