كيفية تقليل حجم ملف Excel - 6 طرق فعالة

قد يكون التعامل مع ملفات Excel الكبيرة أمرًا صعبًا ، خاصةً عندما يتعين عليك مشاركتها أو تحميلها بسرعة. في هذه المقالة ، ستتعلم ست طرق فعالة لتقليل حجم ملف Excel دون فقد البيانات المهمة.

لست بحاجة إلى امتلاك مهارات خبراء في Excel لفهم هذه التقنيات وتطبيقها. الأساليب المقدمة بسيطة وسهلة المتابعة ، مما يجعلها في متناول المستخدمين ذوي مستويات الخبرة المختلفة.

سيساعدك تقليل حجم ملف Excel على:

• احفظ المسافه

• اجعل من السهل مشاركة العمل

• إصلاح ملفات Excel البطيئة والمبتذلة

دعنا ندخله.

جدول المحتويات

• فهم حجم ملف Excel
• 6 طرق لتقليل حجم ملف Excel
• # 1 - تحسين صيغ Excel
  • تبسيط الصيغ
  • استخدام وظائف فعالة
  • إزالة الصيغ غير الضرورية وتحويلها إلى قيم
• # 2 - إدارة البيانات والتنسيق
  • إزالة الصفوف والأعمدة غير المستخدمة
  • تقليل تعقيد التنسيق
  • تحويل البيانات إلى جداول
• # 3 - ضغط الصور والأشياء
• # 4 - تقسيم ملفات Excel الكبيرة
• # 5 - حفظ الملفات بتنسيقات مختلفة
  • مصنف إكسل ثنائي
  • تنسيق CSV
• # 6 - حذف ذاكرة التخزين المؤقت للجدول المحوري
• دعونا نقربها

فهم حجم ملف Excel

تساهم عوامل مختلفة في حجم ملف Excel الثقيل. ستساعدك معرفة ما يساهم في جدول بيانات Excel على تحديد الاستراتيجيات لتقليل الحجم بشكل فعال.

فيما يلي بعض العوامل الرئيسية التي يمكن أن تؤثر على حجم ملف ورقة Excel:

• البيانات والمحتوى: كلما زاد عدد البيانات والكائنات وذاكرة التخزين المؤقت للبيانات والصور المضمنة في المصنف ، زاد حجم الملف.

• الصيغ: يمكن أن يؤدي استخدام الصيغ المعقدة والطويلة إلى زيادة حجم الملف ، خاصة إذا قمت بتطبيقها عبر عدد كبير من الخلايا. علاوة على ذلك ، تساهم الصيغ غير الضرورية أيضًا في زيادة حجم الملف.

• التنسيق: يمكن لجميع التنسيقات ، مثل أنماط الخلايا والتنسيق الشرطي والخلايا المدمجة ، زيادة حجم الملف.

• البيانات المخفية أو غير المستخدمة: أوراق العمل أو الصفوف أو الأعمدة المخفية أو غير الضرورية التي تحتوي على بيانات زائدة يمكن أن تكون أيضًا عاملاً حاسمًا.

• ذاكرة التخزين المؤقت المحورية: ترتبط الجداول المحورية بذاكرة تخزين مؤقت للبيانات ، مما قد يؤدي إلى زيادة حجم ملفك بشكل كبير. يمكن أن تساعد إزالة ذاكرة التخزين المؤقت للجدول المحوري في حل المشكلة.

• تنسيق الملف: يمكن أن يؤثر تنسيق ملف Excel أيضًا على حجم ملفك. الملف بتنسيق ثنائي (.xlsb) بشكل عام أصغر من تنسيق XML الافتراضي (.xlsx).

من خلال فهم هذه العوامل ، يمكنك تطبيق استراتيجيات مختلفة بشكل فعال لتقليل حجم ملف Excel الخاص بك ، مما يجعله أكثر فاعلية وقابلية للإدارة.

الآن دعنا نخفض!

6 طرق لتقليل حجم ملف Excel

الطرق الست لتقليل ملفات Excel هي:

• تحسين صيغ Excel

• إدارة البيانات والتنسيق

• ضغط الصور والكائنات

• تقسيم ملفات Excel الكبيرة

• حفظ الملفات بتنسيقات مختلفة

• حذف ذاكرة التخزين المؤقت للجدول المحوري

دعنا نجري هذه الطرق حتى تتمكن من اختيار الطريقة المثلى لتقليل حجم ملف Excel الخاص بك.

# 1 - تحسين صيغ Excel

يعد تحسين صيغ Excel طريقة رائعة لتقليل حجم ملف المصنف وتحسين أدائه.

سيغطي هذا القسم ثلاث طرق: تبسيط الصيغ واستخدام وظائف فعالة وإزالة الصيغ غير الضرورية وتحويلها إلى قيم.

تبسيط الصيغ

يمكن للصيغ المعقدة زيادة حجم ملف Excel وإبطاء المصنف الخاص بك.

اتبع هذه الخطوات لتبسيط الصيغ الخاصة بك:

1. قسّم الصيغ الطويلة إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة.

2. تجنب استخدام الوظائف المتداخلة غير الضرورية. بدلاً من ذلك ، استخدم الأعمدة أو الصفوف المساعدة لإجراء حسابات وسيطة.

3. استخدم مراجع الخلايا لتجنب تكرار نفس العملية الحسابية عدة مرات.

استخدام وظائف فعالة

يمكن أن يؤثر اختيار الوظائف المناسبة بشكل كبير على أداء المصنف الخاص بك وتوفير مساحة. فيما يلي بعض الوظائف الفعالة مع استخدامها:

• استخدم INDEX و MATCH بدلاً من VLOOKUP أو HLOOKUP لإجراء عمليات بحث أكثر تنوعًا وفعالية.

• استخدم SUMIFS و COUNTIFS بدلاً من استخدام دالات SUMIF أو COUNTIF متعددة. أيضًا ، استخدم SUMIFS و COUNTIFS لتبسيط حساباتك الشرطية.

• استخدم IFERROR بدلاً من دمج دالات IF متعددة لمعالجة الأخطاء. أيضًا ، اختر IFERROR لتوفير قيمة افتراضية عند حدوث خطأ.

تذكر استخدام هذه النصائح والاستراتيجيات عند العمل باستخدام صيغ Excel لزيادة الكفاءة والحفاظ على قابلية القراءة.

إزالة الصيغ غير الضرورية وتحويلها إلى قيم

يمكن أن يؤدي وجود عدد كبير جدًا من الصيغ في ورقة Excel إلى زيادة حجمها بشكل كبير.

يمكن أن توفر لك إزالة الصيغ وتحويلها إلى قيم مساحة كبيرة. إليك دليل تفصيلي لذلك:

1. افتح ملف Excel واختر الورقة بأكملها. اضغط على F5 وانتظر حتى تظهر نافذة Go to. ثم حدد خاص .

2. اختر مربع الاختيار الصيغ وانقر فوق "موافق" .

3. سيتم تحديد الصفوف / الأعمدة مع الصيغ. حدد زر نسخ في علامة التبويب الصفحة الرئيسية .

4. اختر خلية فارغة وحدد لصق القائمة المنسدلة .

5. ضمن "لصق القيم" ، حدد شعار "لصق القيمة" .

# 2 - إدارة البيانات والتنسيق

يمكن أن تؤثر إدارة بيانات وتنسيقات ملف Excel بشكل كبير على الحجم الكلي.

فيما يلي ثلاث طرق لتقليل حجم ملف Excel عن طريق إدارة البيانات والتنسيق:

إزالة الصفوف والأعمدة غير المستخدمة

تعد إزالة الصفوف والأعمدة غير المستخدمة أمرًا مهمًا لتقليل حجم ملف Excel. إليك كيف يمكنك تحقيق ذلك:

1. حدد الصف أو العمود غير المستخدم من خلال النقر على رأسه.

2. انقر على الزر الأيمن للفأرة. ثم حدد حذف .

تقليل تعقيد التنسيق

هناك طريقة أخرى لتقليل حجم ملف Excel وهي عن طريق تبسيط تنسيقه. ضع هذه المؤشرات في الاعتبار:

• قلل عدد الخطوط وأحجام الخطوط والألوان المستخدمة في المصنف الخاص بك.

• قم بإزالة ألوان خلفية الخلية والحدود غير الضرورية للتنظيم المرئي.

• قم بإزالة قواعد التنسيق الشرطي غير الضرورية.

تحويل البيانات إلى جداول

من خلال تحويل بياناتك إلى جداول ، يمكنك الاستفادة من ميزات Excel الفعالة مثل الفرز والتصفية والمراجع المنظمة ، والتي يمكن أن تساعد في تقليل حجم الملف وتحسين التنقل.

فيما يلي كيفية تحويل البيانات إلى جداول:

1. حدد نطاق البيانات الذي تريد تحويله إلى جدول.

2. اذهب إلى علامة التبويب إدراج وانقر على زر الجدول .

3. حدد مربع يحتوي الجدول على رؤوس إذا كان نطاق البيانات يحتوي على صفوف رؤوس ، ثم انقر فوق "موافق" .

4. سيتم تحويل البيانات الخاصة بك إلى جدول.

# 3 - ضغط الصور والأشياء

يمكن أن يؤدي ضغط الصور داخل جدول البيانات إلى تقليل حجم ملف مصنف Excel. لضغط الصور ، اتبع هذه الخطوات البسيطة:

1. حدد الصورة أو الصور التي تريد ضغطها.

2. انتقل إلى علامة التبويب Format / Picture Format ، والتي ستظهر بمجرد تحديد صورة.

3. في المجموعة "ضبط" ، انقر فوق مربع الحوار "ضغط الصور" .

4. اختر خيارات الضغط التي تناسب احتياجاتك ، مثل تطبيق الضغط فقط على الصورة المحددة أو على كافة الصور. لا تنس تحديد البريد الإلكتروني (96 نقطة في البوصة) . ثم انقر فوق "موافق" .

إلى جانب الصور ، يمكن أيضًا تحسين الكائنات المضمنة مثل المخططات والأشكال لتقليل أحجام الملفات. اتبع هذه الخطوات لضغط الكائنات:

1. حدد الكائن أو الكائنات التي تريد ضغطها وانقر عليها بزر الماوس الأيمن.

2. انقر فوق تنسيق كائن .

3. انتقل إلى علامة التبويب الحجم .

4. اختر خيارات الحجم المناسبة للعنصر الخاص بك ، مع مراعاة المفاضلة بين حجم الملف والتمثيل المرئي. ثم انقر فوق "موافق" .

# 4 - تقسيم ملفات Excel الكبيرة

عند التعامل مع ملف Excel كبير ، يمكن أن يساعد تقسيمه إلى ملفات أصغر وأكثر قابلية للإدارة في تقليل الحجم الكلي. إليك الطريقة:

1. أولاً ، قم بتحليل بياناتك وتحديد النقاط المنطقية لتقسيم الملف. قد تستند هذه النقاط إلى مناطق أو فترات زمنية أو عوامل أخرى ذات صلة ببياناتك.

2. بمجرد تحديد هذه النقاط ، قم بإنشاء ملف Excel جديد لكل قسم من هذه الأقسام الصغيرة. يمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد البيانات المقابلة لكل قسم ثم الضغط على Ctrl + C لنسخها.

3. افتح مصنف Excel جديدًا ، واضغط على Ctrl + V للصق البيانات في الملف الجديد. احفظ كل ملف جديد باسم ذي معنى لتحديد محتوياته.

نصيحة: تذكر إزالة البيانات الأصلية من ملف Excel الأولي بمجرد تقسيمها إلى ملفات أصغر.

بعد إكمال هذه الخطوات ، سيتم تقسيم ملفك الأصلي الكبير إلى ملفات أصغر حجمًا وأكثر قابلية للإدارة ، مما يؤدي إلى أداء أفضل ومشاركة أسهل.

# 5 - حفظ الملفات بتنسيقات مختلفة

تتمثل إحدى طرق تقليل حجم ملف Excel في حفظه بتنسيقات مختلفة. يمكن أن تساعدك بعض التنسيقات في الحفاظ على حجم الملف أصغر دون فقد البيانات المخزنة في الملف.

مصنف إكسل ثنائي

بدلاً من حفظ ملف Excel بتنسيق XLSX الافتراضي ، ضع في اعتبارك حفظه كمصنف Binary Excel Workbook (تنسيق ملف XLSB). يقوم تنسيق XLSB بضغط البيانات بشكل أفضل ويميل إلى الفتح والحفظ بشكل أسرع ، خاصة للملفات الكبيرة.

لحفظ الملف بتنسيق XLSB ، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر فوق علامة التبويب ملف .

2. حدد حفظ باسم .

3. حدد المزيد من الخيارات .

4. اختر وجهة الملف وحدد كتلة حفظ بنوع .

5. في القائمة المنسدلة حفظ كنوع ، حدد Excel Binary Workbook .

6. انقر فوق "حفظ" لإكمال العملية.

تنسيق CSV

هناك خيار آخر لتقليل حجم الملف وهو حفظ بياناتك كملف قيم مفصولة بفواصل (CSV). هذا التنسيق مفيد بشكل خاص لإزالة أي تنسيق غير ضروري ، لأنه يحتفظ فقط بالبيانات الأولية مفصولة بفواصل.

لحفظ ملفك بتنسيق CSV ، اتبع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى ملف > حفظ باسم > المزيد من الخيارات > اختر وجهة ملف وانقر فوق حفظ بنوع كتلة.

2. حدد CSV (محدد بفواصل) .

3. انقر فوق "حفظ" لإكمال العملية.

ملاحظة: تنسيق CSV غير مناسب للملفات ذات الصيغ المعقدة أو وحدات الماكرو أو التنسيقات.

# 6 - حذف ذاكرة التخزين المؤقت للجدول المحوري

يعد Pivot Table أداة فعالة لمساعدتك في حساب البيانات وتحليلها وتلخيصها. ولكن عند إنشاء واحد ، فإنه يقوم تلقائيًا بإنشاء Pivot Cache - وهو كائن يحتفظ بنسخة من بيانات المصدر الأصلية.

التغييرات التي تجريها على Pivot Table غير مرتبطة مباشرة ببيانات المصدر الأصلية. بدلاً من ذلك ، يتم نقلهم إلى Pivot Cache.

إذن ، إليك كيفية إزالة البيانات المكررة وتوفير بعض المساحة عند العمل باستخدام الجداول المحورية:

1. حدد Pivot Table واختر علامة التبويب تحليل PivotTable . انقر فوق خيارات ضمن PivotTable.

2. حدد علامة التبويب البيانات .

3. قم بإلغاء تحديد حفظ بيانات المصدر وحدد تحديث البيانات عند فتح الملف .

4. انقر فوق "موافق" للحفظ.

دعونا نقربها

في هذه المقالة ، تعلمت ست طرق حول كيفية تقليل حجم ملف Excel. يمكن أن يساعد تطبيق هذه التقنيات في تحسين سرعة تشغيل Excel وجعل مشاركة ملفاتك مع الآخرين أكثر سهولة.

تذكر أن:

• احذف أو امسح البيانات غير الضرورية ، بما في ذلك الخلايا الفارغة والمخفية

• ضغط الصور

• احفظ الملف بتنسيق Excel الثنائي

• تحقق من الصيغ وحسنها

• قم بإزالة التنسيق الشرطي

• حافظ على نظافة ذاكرة التخزين المؤقت المحورية

باتباع هذه الخطوات ، يمكنك تقليل حجم ملف Excel بشكل فعال وضمان تجربة أكثر كفاءة وتنظيمًا مع جداول البيانات الخاصة بك.

إذا كنت تتطلع إلى مزيد من التعلم ، فماذا عن حساب القيم المميزة في Excel؟ تحقق من الفيديو الخاص بنا حول هذا الموضوع أدناه.