مايكروسوفت شيربوينت | لمحة عامة

في هذا البرنامج التعليمي ، سيكون لدينا نظرة عامة على Microsoft SharePoint . سنناقش أيضًا استخداماته ولماذا من الضروري التعرف عليه.

SharePoint هو أداة تعاون على الويب لمؤسسة تمكن المستخدمين من التواصل ومشاركة المعلومات عبر الويب. 

جدول المحتويات

• فهم مايكروسوفت شيربوينت
• استخدامات مايكروسوفت شيربوينت
  • 1. مكتبة متطورة لحفظ وثائق مؤسستك
  • 2. الأخبار والتحديثات لفريقك
  • 3. مايكروسوفت شيربوينت كقاعدة بيانات
  • 4. الحفاظ على سير العمل المشترك في الأعمال التجارية
  • 5. متجر شامل للشركات
• ميزات مايكروسوفت شيربوينت
• أهمية تعلم Microsoft Sharepoint
• خاتمة

فهم مايكروسوفت شيربوينت

يمكن لأي شخص في المؤسسة استخدام SharePoint لأنه يساعد الفرق على التعاون.

يمكن أن تكون أيضًا شبكة الإنترانت الشخصية الخاصة بك . الإنترنت عبارة عن تعاون بين مواقع الويب والموارد التي يمكن لأي شخص زيارتها. من ناحية أخرى ، فإن الإنترانت عبارة عن مجموعة من مواقع الويب والموارد التي لا يمكن إلا للأشخاص في المؤسسة زيارتها.

باستخدام الإنترانت ، يمكننا الحصول على العديد من المواقع المشابهة لما يمكننا الوصول إليه عبر الإنترنت. يمكن أن يكون لدينا مواقع مختلفة لمنظمتنا لا يستطيع الوصول إليها إلا الأشخاص في مؤسستنا لمشروع معين.

علاوة على ذلك ، يعد SharePoint وسيلة لمشاركة المحتوى والمعرفة وإدارتهما عبر الفريق . كمنظمة ، قد يكون لدينا الكثير من المحتوى والمعرفة مثل إرسال تقرير النفقات ، من هم عملاؤنا أو فريق المبيعات لدينا ، أو كيفية الوصول إلى مكتب معين. 

يسمح SharePoint أيضًا للفريق أن يكون لديه " متجر شامل " لجميع المعلومات. يمكن أن تكون جميع المعلومات في مكان واحد ويمكن الوصول إليها بسهولة أيضًا.

ربما لا نزال نستخدم العملية القديمة حتى إذا كانت هناك عملية محدثة بالفعل. هذا هو السبب في أن SharePoint مفيد كطريقة لمشاركة وإدارة المحتوى والمعرفة عبر فريقنا. 

أخيرًا ، يعمل SharePoint على تمكين العمل الجماعي باستخدام المواقع . يوفر مساحة تعاون تتيح للفرق التعاون وتتبع التقدم وإدارة المحتوى أو الأذونات باستخدام المواقع المستندة إلى الويب. 

إنه أيضًا سهل الوصول إليه وبديهي. إنها إحدى تلك المهارات التي يسهل تعلمها وفهمها.

استخدامات مايكروسوفت شيربوينت

إن SharePoint أداة مرنة. يمكنك القيام بأشياء مختلفة ، أو يمكنك القيام بواحد أو اثنين فقط من هذه الأشياء أيضًا. الأمر متروك لك بشأن الطريقة التي تريد استخدامها بها. عند استخدام SharePoint ، يمكنك استخدام أدوات بسيطة في الوقت الحالي ، ثم توسيع نطاقها إلى ميزات أكثر ثراءً مع نمو مؤسستك. 

1. مكتبة متطورة لحفظ وثائق مؤسستك

SharePoint عبارة عن مكتبة متطورة لحفظ مستندات مؤسستك . هذا مشابه لـ OneDrive أو Google Drive. إنها طريقة للاحتفاظ بجميع مستنداتك في مكان واحد. 

تتمثل إحدى ميزات SharePoint التي لا يوفرها OneDrive و Google Drive في أنه يمكنك إقران البيانات الوصفية بهذه المستندات. لذلك بدلاً من امتلاك بنية مجلد نموذجية لكيفية الاحتفاظ بمستنداتك ، يمكنك ربط البيانات الوصفية أيضًا وتجميعها بناءً على أشياء مختلفة.

على سبيل المثال ، لا تضع بعض المؤسسات القوية محتواها المشترك في هيكل يشبه المجلد حيث يمكن أن يكون هناك الكثير من المشاكل في ذلك. عادة ما يكون لديهم قائمة من الملفات مع البيانات الوصفية.

من خلال القيام بذلك ، يمكنهم بسهولة تتبع الأشياء المختلفة التي يريدونها وتجميعها والاحتفاظ بالبيانات الوصفية. إذا تم تحديث الأشياء ، فلن يحتاجوا إلى التنقل بين المجلدات لأنهم يحتاجون فقط إلى تحديث البيانات الوصفية. 

2. الأخبار والتحديثات لفريقك

يمكن أيضًا استخدام SharePoint لتقديم الأخبار والتحديثات لفريقك بسهولة . بصرف النظر عن القدرة على تعيين المواقع التي تحتوي على معلومات ، يمكنك أيضًا إنشاء صفحات على موقعك لتحديث فريقك حول أشياء معينة.

لنفترض على سبيل المثال أن لديك موقع SharePoint لفريقك. ثم هناك عملية مبيعات جديدة تريد تنفيذها. بدلاً من إرسالها عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك فقط نشرها كصفحة جديدة على SharePoint.

مع هذا ، فإنه يتيح للجميع الوصول إلى تلك الصفحة التي يمكنهم التعليق عليها. إذا ارتكبت خطأ على سبيل المثال ، يمكنك أيضًا تغييره أو تحديثه من وقت لآخر.

3. مايكروسوفت شيربوينت كقاعدة بيانات

يمكن استخدام SharePoint كقاعدة بيانات للاحتفاظ بمعلومات حول أي شيء . هناك مؤسسات تقوم بإنشاء قائمة SharePoint تحتوي على بيانات العملاء وبيانات المعاملات وبيانات الطلب وغير ذلك الكثير. كما أنه قوي ومرن للغاية لأنه يمكنه فعليًا الاحتفاظ بأي نوع من البيانات مثل المرفقات والمستخدمين وملفات التعريف. 

إنها أيضًا أكثر سهولة من قواعد البيانات الأخرى. على سبيل المثال ، لن تستخدم Excel لتخزين البيانات لأنك تريد مشاركتها بين العديد من الأشخاص وتريد أن تكون في نفس المكان. تريد أن يكون لديك قواعد تحقق حيث يمكن لبعض الأشخاص فقط إضافة عملاء لديهم شروط معينة وصالحة. 

لن ترغب في استخدام SQL أو Salesforce أو أي قاعدة بيانات معقدة أخرى أيضًا لأنك بحاجة إلى تعلم لغة SQL لتتمكن من استخدام ذلك. لذلك ، تعد SharePoint أداة جيدة لاستخدامها كقاعدة بيانات وأيضًا كبديل جيد لـ Dataverse من Microsoft أيضًا. 

4. الحفاظ على سير العمل المشترك في الأعمال التجارية

يستخدم SharePoint أيضًا للحفاظ على سير العمل المشترك في عملك لتحقيق الكفاءة . بمجرد حصولك على قاعدة البيانات الخاصة بك في SharePoint ، يمكنك استخدام إمكانيات سير العمل الخاصة بها لإدارة مهام عمل شائعة معينة.

لنفترض على سبيل المثال أن لديك سير عمل متعلقًا بملء تقرير المصاريف. في الأيام الخوالي ، كان علينا الذهاب إلى بريدنا الإلكتروني والبحث عن تقرير المصاريف لملئه يدويًا. بعد ذلك ، نحتاج إلى إرسال المرفق إلى المدير للموافقة عليه والقيام بعمليات أخرى معقدة.

يمكنك القيام بهذه العملية بسهولة أكبر من خلال تشغيل سير العمل بالكامل في SharePoint. ستكون هناك قاعدة بيانات لحفظ جميع النفقات. يمكنك بعد ذلك إنشاء سجل جديد وإرساله إلى مدير SharePoint للموافقة عليه.

بعد الموافقة ، ستنتقل مباشرة إلى الحسابات المستحقة الدفع في SharePoint. أخيرًا ، سيوافقون عليها حتى تتمكن من الحصول على دفعتك. لا حاجة إلى إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني ، كما أنها قابلة للتتبع والتدقيق أيضًا. 

5. متجر شامل للشركات

الكل في الكل ، إنه متجر شامل لكل شيء في عملك . كل شيء يحدث على نظامهم الأساسي مما يجعله فعالاً للغاية. باستخدام SharePoint ، لا تحتاج إلى مصادر قاعدة بيانات مختلفة. أيضًا ، لا داعي لوجود تدفقات عمل معقدة حقًا تكون يدوية بحتة.

فيما يلي ميزات SharePoint التي أريدك أن تجربها لاحقًا. 

ميزات مايكروسوفت شيربوينت

SharePoint هو نظام إدارة محتوى يمكنك البحث فيه بسهولة. كما أن لديها بعض إمكانيات الشبكات الاجتماعية التي تسمح للموظفين بالتعاون. على سبيل المثال ، يمكنك وضع منشورات المناقشة والأسئلة الشائعة وموجز الأخبار حول ما يفعله الأشخاص وما شابه. إنه يجلب جانبًا من الشبكات الاجتماعية إلى مؤسستك. 

كما أن لديها تكاملًا ممتازًا مع تطبيقات Office 365.

علاوة على ذلك ، فإن SharePoint قابل للتخصيص بدرجة كبيرة ليس فقط من ناحية التصميم ولكن أيضًا من الناحية الوظيفية. يمكنك إنشاء أي سير عمل أو بيانات تريدها من خلال قوائم SharePoint. يمكنك أيضًا الحصول على نظام مكتبة مستندات مستند إلى مجلد أو بيانات التعريف. ويمكنه أيضًا السماح للمستخدمين بالحصول على صفحات داخل الصفحات أو صفحة كاملة واحدة. 

يحتوي SharePoint على قاعدة بياناته الخاصة. إنه أمر معقد بما يكفي للاحتفاظ بأنواع بيانات معقدة للغاية ولكنه أيضًا بديهي بدرجة كافية بحيث يمكن لأي شخص استخدامه دون معرفة أي تشفير. 

هناك أيضًا ميزات ذكاء أعمال جيدة داخل SharePoint. بعد الحصول على بياناتك في SharePoint ، يمكنك إدارة ما يتم تغييره وكيفية تغييره. يمكنك الحصول على طرق عرض ولوحات معلومات وأشياء أخرى من هذا القبيل. 

يمتلك SharePoint أيضًا أحد أفضل أنظمة الأمان والأذونات. يمكنك إدارة الأذونات بسهولة شديدة ودقة. يمكنك تعيين الأذونات على مستوى السيرة الذاتية ، أو مستوى التطبيق ، أو مستوى قاعدة البيانات ، أو مستوى العمود ، أو على مستوى الموقع بالكامل. 

بدلاً من الأنظمة النموذجية حيث يتم التعامل مع الأذونات على مستوى المستخدم ، يتم التعامل مع هذا على مستوى المجموعة. لذلك ، تقوم بتعيين إذن لمجموعات معينة ثم تقوم بتعيين المستخدمين لهذه المجموعات. 

أخيرًا ، تجعل Microsoft SharePoint أمرًا سهلاً للغاية وبديهيًا ويمكن الوصول إليه من جميع مستويات المؤسسة ، بغض النظر عن مستوى المهارة.

أهمية تعلم Microsoft Sharepoint

هناك الكثير من الأسباب التي تجعلنا بحاجة إلى تعلم SharePoint. أحد الأسباب الرئيسية هو أنه يسمح للمستخدمين بزيادة التعاون وتحسين العمل الجماعي وزيادة الكفاءة في المؤسسة. 

كما يسمح للمستخدمين بإنشاء " متجر شامل لجميع الموظفين الحاليين والمستقبليين. على سبيل المثال ، قد يكون لديك موظف على متن الطائرة أو موظفين جدد فاتتهم أخبار أو رسائل بريد إلكتروني مهمة من التاريخ. من الأفضل أن تكون كل هذه المعلومات مضمنة في SharePoint حتى يتمكن هؤلاء الموظفون الجدد من رؤية كل ذلك المحفوظات في SharePoint نفسها عند انضمامهم للعمل. 

السبب الأخير الذي يجب أن نتعلمه حقًا هو أن يتم تعييننا. يتم استخدام SharePoint كثيرًا في المؤسسات لدرجة أنه من الأشياء التي يبحث عنها الأشخاص عند تعيينك. على غرار المهارات المكتبية ، يعد SharePoint أيضًا مهمًا جدًا خاصةً إذا كان بإمكانك إنشاء موقعك الخاص.

يختلف مستخدم SharePoint عن مطور SharePoint. إذا قلت في سيرتك الذاتية إنك مطور SharePoint ، فهذا وثيق الصلة لأن رئيسك سيعرف أنه يمكنك أتمتة مهام سير العمل وتعرف كيفية إنشاء متجر شامل لجميع موظفيهم.

الدورات القادمة: مقدمة SharePoint والمفاهيم المتقدمة
Power Apps Environment Setup: الاتصال بـ OneDrive و Google Drive
LuckyTemplates Updates لشهر يونيو وماذا نتطلع إليه في يوليو

خاتمة

للتلخيص ، من الضروري معرفة كيفية استخدام SharePoint لأنه يوفر الكثير من الفوائد لمؤسستك. من المهم بشكل خاص للفرق التي تستخدم LuckyTemplates لأنها تعمل بسلاسة مع بعضها البعض وتكمل وظائف بعضها البعض.

يمكنك إلغاء تأمين القيمة والميزات الإضافية لـ SharePoint التي يمكن لمؤسستك استخدامها. يمكنك القيام بالعديد من الأشياء باستخدام قوائم SharePoint وأنظمة الأذونات وإدارة سير العمل ومحفوظات الإصدار وغير ذلك الكثير. 

إنه أيضًا شيء يمكن لأي شخص في المؤسسة استخدامه بسهولة دون الشعور بالارتباك. كمستخدم ، من السهل جدًا استخدامه ولكن قد يكون من الصعب أيضًا إتقانه وتطويره. ولكن بمجرد حصولك عليها ، ستساعدك على توفير الكفاءة في سير العمل في عملك.

أتمنى لك كل خير،

هنري