ما هو شير بوينت؟ أهم الميزات والوظائف

هل سئمت من فقدان تتبع المستندات المهمة في بحر من رسائل البريد الإلكتروني والمستندات والمجلدات المحذوفة والملاحظات اللاصقة؟

هل تشعر أحيانًا أنك بحاجة إلى نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) لمجرد العثور على الملف الذي طلبه رئيسك في العمل قبل ثلاثة أسابيع؟ لا تخف عزيزي القارئ لان بيننا بطل: مايكروسوفت شيربوينت.

إن SharePoint عبارة عن نظام أساسي قائم على الويب تم تطويره بواسطة Microsoft يوفر للمؤسسات مساحة مركزية لإدارة أنواع مختلفة من المحتوى ومشاركتها والتعاون فيها ، مثل المستندات والتقويمات والمهام والمزيد.

يسمح النظام الأساسي للمستخدمين بإنشاء مواقع لأقسام أو مشاريع أو فرق مختلفة ، مع أذونات مستخدم قابلة للتخصيص ومهام سير العمل للتحكم في الوصول وعرض المعلومات وتبسيط العمليات.

يمكن تخصيص ميزات SharePoint القوية لتلبية الاحتياجات المحددة لمؤسستك ، مما يجعلها أداة أساسية لتعزيز الإنتاجية والتعاون.

لكن هذا مجرد غيض من فيض! في الأقسام التالية ، سوف نتعمق أكثر في تاريخ Microsoft SharePoint ، والميزات الأساسية ، والإصدارات المتاحة ، وعمليات تكامل Microsoft ، وحالات الاستخدام المحتملة.

لذا ، احصل على مشروبك المفضل ، واجلس ، ودعنا نستكشف عجائب SharePoint معًا.

جدول المحتويات

• ما هو شيربوينت؟
• تاريخ شيربوينت
  • اليوم الحالي شير
• أهم 6 ميزات وقدرات أساسية لـ SharePoint
  • 1. التعاون
  • 2. إدارة المحتوى
  • 3. أتمتة سير العمل
  • 4. الميزات الاجتماعية
  • 4. ذكاء الأعمال
  • 5. البحث
• إصدارات وأسعار SharePoint
  • SharePoint Online
  • خادم SharePoint
  • مؤسسة SharePoint و SharePoint Designer
• التكامل مع Microsoft Ecosystem
  • مايكروسوفت أوفيس 365
  • فرق مايكروسوفت
  • منصة الطاقة
• حالات استخدام Microsoft SharePoint
• الخط السفلي

ما هو شيربوينت؟

تخيل هذا: تبدأ يوم عملك ويتم الترحيب بك من خلال صندوق وارد ممتلئ ، وقائمة مهام لا تنتهي أبدًا ، وكومة من التسليمات التي لن تتوقف. تبدو ساحقة ، أليس كذلك؟ هذا هو المكان الذي يأتي فيه Microsoft SharePoint لإنقاذ الموقف!

إذن ، ما هو شيربوينت؟ ببساطة ، إنه نظام أساسي تم تطويره بواسطة Microsoft يوفر موقعًا مركزيًا للمؤسسات لإدارة وتخزين ومشاركة أنواع مختلفة من المحتوى والمهام بواسطة تطبيقات الويب مثل:

• المستندات : Word و Excel و PowerPoint و PDF والمزيد

• التقويمات المشتركة : جداول الفريق والمواعيد النهائية للمشروع والاجتماعات

• المهام : قوائم المهام وسير العمل والموافقات

• القوائم الحديثة : جهات الاتصال وصناديق البريد المشتركة والمخزون والبيانات الوصفية ومعلومات العملاء

يشتمل Microsoft SharePoint على أدوات تعاون قوية ، مما يسمح للمستخدمين بالعمل معًا على المحتوى في الوقت الفعلي ، ومشاركة التحديثات ، وتلقي الملاحظات ، كل ذلك في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك ، مع إمكانات البحث ، يعد العثور على المستند أو المعلومات الصحيحة أمرًا سهلاً.

ولكن انتظر هناك المزيد! في القسم التالي ، سنستكشف تاريخ SharePoint الذي يزيد عن عقدين قبل إلقاء نظرة على ميزات المنتج الأساسية.

إذا كنت تريد نقل إنتاجية مؤسستك إلى المستوى التالي ، فاستمر في القراءة لاكتشاف الإمكانات الكاملة لـ SharePoint.

تاريخ شيربوينت

لنقم بجولة في حارة الذاكرة ، ونعود إلى الوقت الذي كانت فيه الهواتف المحمولة هي الغضب ، وكان MySpace هو شبكة التواصل الاجتماعي ، وكان SharePoint مجرد بصيص في عين Microsoft.

هذا صحيح ، نحن نتحدث عن أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين ، وهو الوقت الذي كان فيه الإنترنت لا يزال في مهده ، وكان العالم قد بدأ للتو في فهم أهمية التعاون وإدارة المحتوى.

تم تقديم Microsoft SharePoint لأول مرة في عام 2001 ، عندما كان العالم لا يزال معتادًا على فكرة استخدام الإنترنت لأكثر من مجرد إرسال رسائل البريد الإلكتروني وتصفح مقاطع الفيديو الخاصة بالقطط.

كان الإصدار الأولي من مشروع MS هذا عبارة عن تطبيق ويب أساسي يسمح للفرق بمشاركة المستندات والتعاون في المشاريع. لم يغير ذلك قواعد اللعبة تمامًا ، لكنه وضع الأساس لما سيأتي.

على مر السنين ، استمرت منصة SharePoint في التطور ، مضيفة ميزات وإمكانيات جديدة جعلت منها أداة لا غنى عنها للشركات والمؤسسات من جميع الأحجام.

في عام 2003 ، أصدرت Microsoft SharePoint Portal Server ، والذي سمح بوظائف أكثر تقدمًا في إدارة المحتوى والبحث.

وفي عام 2006 ، تم إطلاق Microsoft Office SharePoint Server 2007 ، حيث قدم ميزات اجتماعية وقدرات ذكاء الأعمال.

اليوم الحالي شير

لم يبدأ النظام الأساسي بالفعل في اكتساب قوة جذب حتى إصدار SharePoint Server 2010.

بفضل واجهة المستخدم المحسّنة والميزات الجديدة القوية مثل التأليف المشترك للمستندات وأتمتة سير العمل ، أصبح SharePoint 2010 بسرعة منصة الانتقال إلى النظام الأساسي للتعاون وإدارة المحتوى.

اليوم ، يعد SharePoint نظامًا أساسيًا قويًا يقدم مجموعة واسعة من الميزات والإمكانيات ، من إدارة المستندات واتخاذ القرارات التجارية إلى التعاون الاجتماعي ووظائف البحث.

لكن كل شيء بدأ بفكرة بسيطة: الحاجة إلى مشاركة المعلومات والتعاون في المشاريع.

في القسم التالي ، سنلقي نظرة فاحصة على الميزات التي تجعل من SharePoint أداة قوية للشركات والمؤسسات.

أهم 6 ميزات وقدرات أساسية لـ SharePoint

Microsoft SharePoint ليس مجرد نظام إدارة مستندات قديم ممل. إنها منصة مليئة بالميزات يمكنها مساعدة الشركات والمؤسسات على التعاون وأتمتة العمليات وحتى اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

في هذا القسم ، سوف نلقي نظرة فاحصة على بعض الميزات والإمكانيات الرئيسية التي تجعل من SharePoint أداة قوية لمكان العمل الرقمي.

1. التعاون

لنبدأ بالتعاون. يقدم Microsoft SharePoint مجموعة كبيرة من الأدوات لمساعدة الفرق على مشاركة المعلومات والعمل معًا بشكل أكثر فاعلية في بيئة SharePoint.

يمكنك إنشاء مواقع فريق لأقسام أو مشاريع مختلفة ، واستخدامها لتخزين المستندات وتنظيمها ، وتتبع المهام ، ومشاركة التحديثات في الوقت الفعلي.

وباستخدام ميزات مثل التحكم في الإصدار والتأليف المشترك ، يمكنك التأكد من أن الجميع يعملون على نفس الإصدار من المستند وتجنب صداع سلاسل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها.

تسمح ميزات التعاون في SharePoint بالتأليف المشترك وتمكين المستخدمين من إنشاء مواقع SharePoint والوصول إلى المستندات المشتركة ومشاركة التحديثات بسرعة وتقديم الملاحظات.

يوفر النظام الأساسي أيضًا إعدادات أذونات قابلة للتخصيص ، بحيث يمكنك التحكم في من يمكنه الوصول إلى مستندات معينة في موقع SharePoint الخاص بك.

2. إدارة المحتوى

باستخدام موقع SharePoint ، يمكن للمستخدمين بسهولة إنشاء المستندات وتحميلها وتخزينها في مكتبة مستندات مركزية. يمكن للمستخدمين أيضًا استخدام عمليات التكامل مع MS Teams لتحسين الاتصال بشكل أكبر.

توفر صفحة SharePoint الرئيسية أيضًا التحكم في الإصدار ، بحيث يمكنك تعقب التغييرات والتأكد من أن الجميع يعملون باستخدام أحدث المعلومات.

3. أتمتة سير العمل

يعد موقع SharePoint لأكثر من مجرد نظام لإدارة المستندات. كما يوفر إمكانات قوية لأتمتة عمليات الأعمال ، مما يسمح لك بتبسيط سير العمل وأتمتة المهام المتكررة.

مهام سير عمل SharePoint قابلة للتخصيص ويمكنها أتمتة المهام وتبسيط العمليات. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد سير عمل للموافقة على المستندات أو إرسال الإعلامات أو إعداد الموظفين أو جمع الملاحظات.

ومن خلال تكامله مع Power Automate (المعروف سابقًا باسم Microsoft Flow) ، يمكنك حتى أتمتة العمليات خارج موقع SharePoint وعبر التطبيقات والخدمات المختلفة.

4. الميزات الاجتماعية

يوفر SharePoint أيضًا ميزات اجتماعية لإنشاء مواقع اتصال حيث يمكنك الاتصال بالزملاء ومشاركة المعرفة عبر مؤسستك.

يمكنك استخدام الأدوات الاجتماعية لإنشاء بيئات SharePoint تعمل كمجتمعات للممارسة ، حيث يمكن للموظفين مشاركة الأفكار وأفضل الممارسات والتعاون في المشاريع.

4. ذكاء الأعمال

ودعونا لا ننسى ذكاء الأعمال! باستخدام SharePoint ، يمكنك إنشاء لوحات معلومات وتقارير قوية لمساعدتك على اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات عبر خوادم متعددة.

يمكنك استخدام أدوات التحليلات والتقارير المضمنة في SharePoint وأيضًا دمج خادم المشروع مع LuckyTemplates لإنشاء تصورات ورؤى تفاعلية.

5. البحث

تتيح إمكانيات البحث الفعالة في SharePoint للمستخدمين العثور بسرعة على المحتوى الذي يحتاجون إليه ، سواء كان مستندًا محددًا أو صفحة موقع مشروع أو ملف تعريف زميل.

هذه ليست سوى عدد قليل من الميزات الأساسية التي تجعل من SharePoint أداة أساسية لأماكن العمل الحديثة. ولكن ، هل تعلم أن هناك إصدارات مختلفة من SharePoint متوفرة ، ولكل منها قدرات مختلفة؟

في القسم التالي ، سنستكشف الإصدارات المختلفة من SharePoint ، من SharePoint Online إلى SharePoint Server ، حتى تتمكن من اكتشاف الإصدار المناسب لمؤسستك.

إصدارات وأسعار SharePoint

يغطي هذا القسم الإصدارات المختلفة من SharePoint وكيف تلبي الاحتياجات التنظيمية المختلفة.

هناك مجموعة متنوعة من الإصدارات المتاحة ، ولكن الإصدارين قيد التطوير النشط هما الإصداران عبر الإنترنت والمحلي: SharePoint Online و SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online هو الإصدار المستند إلى السحابة من النظام الأساسي المضمن في خطط اشتراك Microsoft Office 365 ويمكن الوصول إليه عبر تطبيق SharePoint للأجهزة المحمولة.

إنه مثالي للمؤسسات التي ترغب في الاستمتاع بمزايا SharePoint دون متاعب إدارة خوادم SharePoint الخاصة بها.

باستخدام SharePoint Online ، يمكن للمستخدمين الوصول إلى جميع ميزات SharePoint من أي جهاز (بما في ذلك الأجهزة المحمولة) من خلال اتصال بالإنترنت ومستعرض ويب ، مما يجعله خيارًا مرنًا ومناسبًا لأماكن العمل الحديثة.

تتضمن بعض مزايا SharePoint Online ما يلي:

• يمكن الوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت

• لا حاجة لإدارة الخوادم الخاصة بك أو أجزاء الويب

• التحديثات التلقائية والميزات الجديدة

• التكامل مع تطبيقات Microsoft Office 365 الأخرى

يتوفر SharePoint Online كجزء من اشتراك Microsoft Office 365 . يختلف السعر وفقًا لخطة الاشتراك التي تختارها ، ولكن يتم تضمين SharePoint Online في جميع الخطط باستثناء خطة Microsoft Office 365 Business Basic الأساسية.

خادم SharePoint

إن SharePoint Server هو إصدار محلي من SharePoint يمكن تثبيته على خوادم مؤسستك.

يوفر جميع ميزات SharePoint Online ، بالإضافة إلى خيارات التخصيص الإضافية والتحكم في تخزين البيانات وعناصر التحكم في الأمان الأخرى.

يعد استخدام SharePoint المحلي مثاليًا للمؤسسات التي تحتاج إلى تحكم كامل في بيئة SharePoint الخاصة بها أو إنشاء مواقع ويب ذات متطلبات أمان وتوافق محددة.

بعض مزايا SharePoint Server هي:

• تحكم كامل في تخزين البيانات ومكتبات المستندات والأمان

• خيارات التخصيص الإضافية لمواقع SharePoint

• التكامل مع أنظمة SharePoint المحلية الأخرى

• مزيد من المرونة في خيارات النشر

تم ترخيص SharePoint Server 2019 لكل خادم ولكل مستخدم أو جهاز يقوم بالوصول إلى الخادم. يتوفر نموذجان للترخيص : Standard CAL (ترخيص وصول العميل) و Enterprise CAL.

يوفر ترخيص CAL القياسي ميزات SharePoint الأساسية ، بينما يتضمن ترخيص وصول العميل Enterprise CAL ميزات أكثر تقدمًا مثل ذكاء الأعمال والبحث في المؤسسة.

مؤسسة SharePoint و SharePoint Designer

هذان الاثنان يستحقان ذكرى مشرفة. كلاهما من الأدوات المجانية التي لم تعد قيد التطوير النشط وقد تؤدي حتى إلى تعطيل ميزات المنتج الموجودة في الإصدارات المستقبلية ؛ ومع ذلك ، لا تزال بعض الإصدارات تعمل على أنظمة التشغيل الحديثة.

يتم استخدام SharePoint Designer عادةً بواسطة المستخدمين المتقدمين أو المطورين الذين يرغبون في إنشاء مهام سير عمل وحلول مخصصة أعلى SharePoint.

من ناحية أخرى ، يعد SharePoint Foundation إصدارًا مجانيًا للمبتدئين من SharePoint يمكن استخدامه للأساسيات ومشاركة المستندات وإدارتها والتعاون.

إنها نقطة انطلاق رائعة للمبتدئين والمؤسسات الصغيرة التي لا تحتاج إلى جميع ميزات SharePoint Online أو SharePoint Server ، ولكنها لا تزال ترغب في الاستمتاع بمزايا مثل مشاركة الملفات.

تتضمن بعض مزايا SharePoint Foundation ما يلي:

• مجاني للاستخدام

• إدارة المستندات الأساسية وقدرات التعاون

• سهل التحضير والاستخدام

الآن بعد أن غطينا الإصدارات المختلفة وخيارات التسعير ، دعنا نستكشف جانبًا مهمًا آخر من SharePoint: تكامله مع منتجات Microsoft الأخرى.

يمكن أن يتكامل SharePoint مع منتجات مثل Teams و OneDrive و Power Platform لتحسين وظائفه بشكل كبير.

في القسم التالي ، نلقي نظرة فاحصة على كيفية تكامل SharePoint مع هذه المنتجات وكيف يمكنه تحسين إنتاجية مؤسستك وتعاونها. لذا ، دعنا نتعمق!

التكامل مع Microsoft Ecosystem

يعد التكامل مع منتجات Microsoft الأخرى ميزة كبيرة ، حيث إنه يوفر تعاونًا سلسًا وسير عمل مبسطًا وتجربة حديثة.

في هذا القسم ، نلقي نظرة فاحصة على بعض منتجات Microsoft الرئيسية التي تتكامل مع SharePoint.

مايكروسوفت أوفيس 365

كجزء من نظام Office 365 البيئي ، يتكامل SharePoint بسلاسة مع أدوات الإنتاجية الأخرى ، مثل Excel و Word و PowerPoint . يتيح لك ذلك الوصول إلى المستندات ومشاركتها في الوقت الفعلي ، مما يضمن بقاء فريقك على نفس الصفحة.

من خلال دمج SharePoint في مجموعة خدمات Office 365 ، يمكن لمستخدمي الأعمال في مؤسستك الاستفادة مما يلي:

• تخزين ملفات مركزي مع تحكم آمن في الوصول

• تواصل الفريق التعاوني والمبسط

• تصميم موقع فريق مرن وقابل للتخصيص

فرق مايكروسوفت

Microsoft Teams هو نظام أساسي للتعاون يمكّن الفرق من الدردشة ومشاركة الملفات والتعاون في المشاريع في الوقت الفعلي. تتكامل Teams مع SharePoint ، مما يتيح للمستخدمين الوصول إلى ملفات ومستندات SharePoint مباشرةً من واجهة Teams.

من خلال التكامل مع Microsoft Teams ، يمكنك:

• يمكنك الوصول بسهولة إلى المستندات المحدّثة التي تتم مشاركتها مع فريقك

• تعاون في المستندات في وقت واحد مع أعضاء الفريق الآخرين

• تتبع المراجعات والحفاظ على تاريخ الإصدار

منصة الطاقة

يتفاعل SharePoint مع أدوات Microsoft Power Platform ، مثل Power Automate و Power Apps و LuckyTemplates . من خلال الاستفادة من إمكانات Power Platform ، يمكنك إضافة أتمتة مخصصة وحلول التطبيقات وتصور البيانات إلى مواقع اتصالات SharePoint الخاصة بك.

مع تكامل Power Platform ، يمكنك:

• قم بإنشاء مهام سير عمل مؤتمتة بين SharePoint والتطبيقات والخدمات الأخرى

• أنشئ تطبيقات مخصصة لإدارة بيانات SharePoint وعرضها

• قم بإنشاء تصورات بيانات قوية باستخدام LuckyTemplates

يمكّنك التكامل مع نظام Microsoft البيئي من إطلاق العنان للإمكانات الكاملة لـ SharePoint ، مما يخلق إمكانيات لا حصر لها للتعاون والابتكار داخل مؤسستك.

في القسم التالي ، سنلقي نظرة فاحصة على بعض حالات الاستخدام الواقعية المحتملة لـ SharePoint. دعنا نذهب!

حالات استخدام Microsoft SharePoint

كما تعلم الآن ، يعد SharePoint نظامًا أساسيًا متعدد الاستخدامات مع مجموعة واسعة من حالات الاستخدام عبر الصناعات المختلفة وهو المفضل في العديد من المؤسسات. فيما يلي بعض حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا لـ SharePoint:

1. إدارة المستندات : تعد إمكانات نظام إدارة المستندات في SharePoint من بين أكثر ميزاته شيوعًا. يمكن للمؤسسات استخدام SharePoint لتخزين المستندات وتنظيمها وإدارتها من مصادر بيانات مختلفة ، مما يضمن إمكانية وصول أعضاء الفريق بسهولة إلى أحدث إصدار من المستند والتعاون فيه. تساعد ميزات التحكم في إصدار SharePoint والإيداع / السحب في منع التعارضات والتأكد من أن أعضاء الفريق يعملون دائمًا ، سواء في مكان العمل أو عبر الإنترنت باستخدام أحدث إصدار من المستند.

2. الإنترانت والمداخل : يمكن أيضًا استخدام SharePoint لإنشاء مواقع إنترانت مستقلة وبوابات للاتصالات الداخلية ومشاركة المعلومات وأجزاء الويب الحديثة والتعاون. يمكن تخصيص مواقع الإنترانت لتشمل الأخبار والأحداث ومواقع wiki والإعلانات المهمة ، بالإضافة إلى سياسات الشركة وإجراءاتها. تسهل إمكانيات البحث المضمنة على المستخدم النهائي العثور بسرعة على المعلومات الحساسة المخزنة في أماكن العمل.

3. إدارة المشروع: يمكن أن تساعد قدرات إدارة المشاريع في SharePoint الفرق على إدارة المشاريع من البداية إلى النهاية. يمكن للفرق استخدام SharePoint لإنشاء صفحات موقع المشروع وتعيين المهام وتتبع التقدم وتعديل بنية الموقع والتعاون في مستندات المشروع على خادم واحد. يمكن أن يؤدي تكامله مع منتجات Office 365 وتطبيقات Office الأخرى ، مثل MS Teams و Planner ، إلى تعزيز قدرات إدارة المشروع.

4. أتمتة عمليات الأعمال: يتيح تكامل SharePoint مع Power Automate (المعروف سابقًا باسم Microsoft Flow) للمستخدمين أتمتة المهام والعمليات المتكررة. يمكنك استخدام مزرعة SharePoint مع Power Automate لأتمتة مهام سير العمل ، مثل عمليات الموافقة على المستندات ، مع دعم ملف كبير.

يحتوي SharePoint على مجموعة كبيرة من حالات الاستخدام ، وهذه مجرد أمثلة قليلة. بغض النظر عن احتياجات مؤسستك ، يمكن للنظام الأساسي ، جنبًا إلى جنب مع وظائف SharePoint الإضافية ، المساعدة في تحسين الإنتاجية واستهداف الجمهور وتبسيط مهام سير العمل.

الخط السفلي

يعد SharePoint نظامًا أساسيًا قويًا ومتعدد الاستخدامات يساعد المؤسسات وخدمات اتصال الأعمال على تحسين الإنتاجية وتعزيز التعاون.

من خلال ميزات الإنترانت والبوابة ، وتكامل تطبيقات Office 365 ، وأدوات إدارة المشاريع ، وأجزاء الويب ، والوصول إلى الخدمات وقدرات أتمتة عمليات الأعمال ، متجر SharePoint الشامل للحلول للمؤسسات من جميع الأحجام والصناعات.

علاوة على ذلك ، فإن تكامل SharePoint مع منتجات Office 365 وخدمات Office الأخرى ، مثل MS Teams و OneDrive و Outlook و Power Automate ، يجعله تطبيق ويب أكثر قيمة لتعزيز سير عملك.

ومع توفر خيارات التسعير ونماذج النشر المختلفة ، يمكن تصميمها لتناسب احتياجات وميزانية أي مؤسسة.

سواء كنت شركة صغيرة تتطلع إلى تبسيط العمليات التجارية ، أو مؤسسة كبيرة تتطلع إلى تحسين العمل الجماعي والاتصالات الداخلية والتعاون عبر الإدارات والمواقع ، فإن SharePoint عبارة عن نظام أساسي يستحق الدراسة.

لمعرفة المزيد حول فوائد استخدام SharePoint كتطبيق ويب ، راجع البرنامج التعليمي أدناه: