The most useful version of an employee shift schedule is not just a weekly grid with names. It should also calculate paid hours reliably, handle overnight shifts, show weekly totals by employee, and make it obvious when the spreadsheet is being used for planning rather than payroll. The template structure below is designed for exactly that.
It works best for small and midsize teams that schedule employees by the shift: retail stores, restaurants, clinics, warehouses, service businesses, support teams, and similar operations. It is less suitable when you need live clock-in data, complex union rules, multiple pay premiums, split-shift compliance, automated staffing forecasts, or payroll integration. In those cases, a dedicated workforce-management system is usually a better fit.
Use one row per shift rather than one cell per employee-day if you want the hours calculator to stay accurate. A row-based layout handles employees who work two shifts in one day, overnight shifts, different break lengths, and multiple roles more cleanly than a purely visual calendar grid.
| Column | Purpose | Example |
|---|---|---|
| Date | Shift date | 3/3/2025 |
| Employee | Employee name or ID | Jordan Lee |
| Role | Scheduled job or station | Cashier |
| Start | Shift start time | 9:00 AM |
| End | Shift end time | 5:30 PM |
| Unpaid Break (min) | Minutes to deduct | 30 |
| Paid Hours | Calculated result | 8.00 |
| Shift Type | Optional label | Day |
| Notes | Coverage or assignment notes | Front register |
That structure is deliberately simple. You can paste these headers into Excel, convert the range to a table, and let formulas fill down automatically as rows are added. Microsoft documents that Excel tables can use structured references and automatically extend calculated columns as table data changes. See Microsoft's guide to structured references in Excel tables.
If your Start time is in D2, End is in E2, and Unpaid Break (min) is in F2, this formula calculates paid decimal hours and also handles a shift that crosses midnight:
=IF(OR(D2="",E2=""),"",MAX(0,MOD(E2-D2,1)*24-F2/60))Why it works: Excel stores times as fractions of a day. Microsoft recommends subtracting one time from another to calculate elapsed time. Multiplying the result by 24 converts that fraction to decimal hours. The MOD portion keeps an overnight shift such as 10:00 PM to 6:00 AM from becoming a negative duration. Microsoft documents time subtraction in Calculate the difference between two times in Excel.
لنفترض أن جوردان يعمل من الساعة 9:00 صباحًا حتى الساعة 5:30 مساءً مع استراحة غير مدفوعة الأجر لمدة 30 دقيقة.
| يبدأ | نهاية | استراحة | ساعات العمل المدفوعة |
|---|---|---|---|
| 9:00 صباحاً | 5:30 مساءً | 30 دقيقة | 8.00 |
الوقت المنقضي هو 8.5 ساعات. بطرح 0.5 ساعة للاستراحة، يصبح المجموع 8.0 ساعات مدفوعة الأجر.
لنفترض الآن أن كيسي يعمل من الساعة العاشرة مساءً حتى السادسة صباحًا مع استراحة غير مدفوعة الأجر مدتها 30 دقيقة. =(E2-D2)*24قد تُنتج معادلة بسيطة نتيجة سالبة لأن وقت الانتهاء يظهر على الساعة قبل وقت البدء. أما MODالمعادلة القائمة على أساس الوقت الفعلي فتُعاملها بشكل صحيح على أنها فترة عمل ليلية مدتها 8 ساعات قبل طرح الاستراحة، ليتبقى 7.5 ساعات مدفوعة الأجر.
| يبدأ | نهاية | استراحة | ساعات العمل المدفوعة |
|---|---|---|---|
| 10:00 مساءً | الساعة 6:00 صباحاً | 30 دقيقة | 7.50 |
إذا كانت نوبة العمل قد تستمر 24 ساعة أو أكثر، أو إذا كنت تُجدول العمل على مدار عدة أيام تقويمية، فقم بتخزين قيم التاريخ والوقت كاملةً بدلاً من قيم الوقت فقط. ثم استخدم:
=IF(OR(D2="",E2=""),"",MAX(0,(E2-D2)*24-F2/60))في هذا الإصدار، قد يحتوي D2 على بيانات 3/3/2025 10:00 PM، وقد يحتوي E2 على بيانات 3/4/2025 6:00 AM. كما توصي مايكروسوفت باستخدام التواريخ والأوقات الكاملة عند حساب الوقت المنقضي عبر التواريخ. يزيل هذا الأسلوب أي لبس، وهو الخيار الأمثل للعمليات الطويلة أو العمل لعدة أيام.
افترض أن بيانات جدولك الزمني تستخدم العمود A للتاريخ، والعمود B للموظف، والعمود G لساعات العمل المدفوعة. ضع تاريخ بداية الأسبوع في K1 واسم الموظف في K2. ثم استخدم:
=SUMIFS($G:$G,$B:$B,K2,$A:$A,">="&$K$1,$A:$A,"<"&$K$1+7)يُحسب هذا المجموع فقط لصفوف ساعات العمل المدفوعة التي تتطابق مع الموظف وتقع ضمن فترة السبعة أيام التي تبدأ في K1. تُعرّف مايكروسوفت SUMIFSهذه الدالة بأنها دالة لجمع القيم التي تستوفي معايير متعددة، مما يجعلها مناسبة لحساب إجمالي ساعات عمل الموظفين الأسبوعية. راجع إرشادات مايكروسوفت حول دالة SUMIFS .
إذا كان جدولك الزمني أسبوعيًا بالكامل، ويشغل كل موظف صفًا واحدًا في ملخص أسبوعي منفصل، فيمكنك استخدام SUMصيغ أبسط. تشير مايكروسوفت إلى أن هذا SUMالخيار أفضل من إضافة العديد من مراجع الخلايا يدويًا، لأنه أسهل في الصيانة وأقل عرضة لأخطاء الكتابة. راجع توثيق دالة SUM من مايكروسوفت .
ينبغي أن يجيب دفتر العمل الجيد على ثلاثة أسئلة دون إجبار المدير على فحص كل صف:
يمكن أن تتضمن ورقة ملخص بسيطة بيانات الموظف، وساعات العمل المجدولة، وجدول ساعات العمل العادية، وساعات مراجعة العمل الإضافي. بالنسبة لفريق في الولايات المتحدة، قد تكون صيغة التخطيط كالتالي:
Regular planning hours: =MIN(L2,40)
Over-40 review hours: =MAX(L2-40,0)تُعدّ هذه الصيغ مفيدةً كمؤشرٍ لتحديد الجداول الزمنية، ولكن لا ينبغي اعتبارها أداةً لاتخاذ قرارات الرواتب. بموجب قانون معايير العمل العادلة الأمريكي، يحصل الموظفون غير المعفيين المشمولون به عمومًا على أجر العمل الإضافي بعد تجاوز 40 ساعة عمل في الأسبوع، ولكن قد تُطبّق استثناءات وقواعد أخرى، وقد تفرض قوانين الولايات أو القوانين المحلية متطلبات إضافية. توضح وزارة العمل الأمريكية الأساس الفيدرالي في صحيفة الحقائق رقم 23 بشأن أجر العمل الإضافي .
لا يقل أهمية عن ذلك، أن ساعات العمل المجدولة لا تتطابق بالضرورة مع ساعات العمل الفعلية. توضح صحيفة الحقائق رقم 22 الصادرة عن وزارة العمل بشأن ساعات العمل أن التعويض يعتمد على وقت العمل الفعلي المستحق للتعويض. استخدم جدول البيانات لتخطيط التوظيف؛ واستخدم نظام تسجيل الوقت والرواتب المعتمد لديك لتحديد ساعات العمل المستحقة للدفع.
يعمل النموذج بشكل جيد عندما يجتاز الجدول الزمني بعض الفحوصات العملية.
| يفحص | نتيجة جيدة | إذا فشل |
|---|---|---|
| دوام نهاري | من الساعة 9:00 صباحاً إلى 5:30 مساءً، ناقص 30 دقيقة، العائد 8.00 | تأكد من أن وقتي البداية والنهاية هما وقتان حقيقيان في برنامج Excel، وليسا نصيين. |
| نوبة عمل ليلية | من الساعة 10:00 مساءً إلى الساعة 6:00 صباحًا، مع خصم 30 دقيقة، يكون العائد 7.50 | استخدم صيغة MOD لإدخالات الوقت فقط |
| صف فارغ | تبقى خانة ساعات العمل المدفوعة فارغة | أضف علامة التحقق من الفراغ (IF) إلى الصيغة |
| خصم الاستراحة | يؤدي 30 دقيقة إلى تقليل الساعات بمقدار 0.50 | تحقق مما إذا كانت فترة الاستراحة مخزنة بالدقائق أو الساعات العشرية |
| الإجمالي الأسبوعي | إجمالي عدد الموظفين يساوي مجموع صفوف الورديات في ذلك الأسبوع. | تحقق من معايير التاريخ وتهجئة اسم الموظف |
| تمت إضافة صف | يتم ملء جدول Excel تلقائيًا بواسطة الصيغة | حوّل نطاق الجدول الزمني إلى جدول أو انسخ الصيغة إلى أسفل |
قم بإجراء هذه الفحوصات قبل الاعتماد على الجدول الزمني الفعلي. إن جدول البيانات الذي يبدو متقنًا ولكنه يُخطئ في حساب المناوبات الليلية أسوأ من جدول بيانات عادي تم اختباره.
احتفظ بجدول الورديات المبني على الصفوف هنا. أضف عوامل تصفية ليتمكن المدير من عرض موظف واحد، أو دور وظيفي، أو قسم، أو نطاق زمني. حوّل النطاق إلى جدول Excel بحيث ترث الصفوف الجديدة الصيغ والتنسيق.
أدرج أسماء الموظفين مرة واحدة، واحسب ساعات عملهم المقررة SUMIFS، ويمكنك إضافة علامات التقييم إن رغبت. اجعل هذه الصفحة مخصصة لاتخاذ القرارات، وليس لإدخال البيانات.
قم بتخزين أسماء الموظفين المعتمدين، وأدوارهم، وأقسامهم، ومسميات نوبات عملهم في مكان واحد. تدعم هذه القوائم التحقق من صحة البيانات، مما يساعد على تقليل الاختلافات الإملائية مثل "Front Desk" و"Front desk" و"FrontDesk" التي قد تؤدي إلى خلل في معادلات التلخيص.
استخدم هذا الأسلوب عندما يكون لديك عدد معقول من الموظفين، وتُجدول العمل على فترات أسبوعية، وتحتاج بشكل أساسي إلى رؤية واضحة وإجمالي ساعات عمل موثوق. وهو مفيد بشكل خاص عندما يستخدم المديرون بالفعل برنامج Excel ويريدون شيئًا يمكنهم مراجعته دون الحاجة إلى تعلم منصة جدولة جديدة.
كما أنه مناسب تمامًا عندما يتغير الجدول الزمني من حين لآخر وليس باستمرار. يستطيع المدير تعديل سطر واحد، ويتم تحديث ملخص الساعات فورًا.
يُنصح بالتحول إلى برامج متخصصة في جدولة المواعيد أو إدارة القوى العاملة عندما يصبح جدول البيانات مصدرًا للأخطاء المتكررة أو العمل اليدوي. تشمل علامات التحذير ما يلي:
ينبغي أن تُسهّل جداول البيانات عملية الجدولة. ولكن بمجرد أن تصبح نظام تنسيق، ونظام رواتب، ومحرك امتثال، وأداة اتصال في آن واحد، فإنها عادةً ما تفقد بساطتها.
9:00 AM، وليس نصًا مثل 9am shift.تخيل فريق دعم مكونًا من خمسة أفراد. يعمل أليكس من الساعة 8:00 صباحًا حتى 4:30 مساءً مع استراحة لمدة 30 دقيقة من الاثنين إلى الجمعة. تُظهر الآلة الحاسبة 8 ساعات عمل يوميًا و40 ساعة أسبوعيًا. أما مورغان، فيعمل نوبتين من الساعة 12:00 ظهرًا حتى 8:00 مساءً، ونوبتين من الساعة 2:00 ظهرًا حتى 10:00 مساءً، ونوبة واحدة من الساعة 10:00 مساءً حتى 6:00 صباحًا، مع استراحة غير مدفوعة الأجر لمدة 30 دقيقة لكل نوبة. يمكن للنموذج نفسه، المُعتمد على الصفوف، حساب كل نوبة عمل بدقة، بما في ذلك النوبة الليلية، بينما يُلخص الجدول الأسبوعي النتائج في إجمالي ساعات عمل الموظف.
هذه هي الميزة الرئيسية لهذا التصميم: يظل الجدول سهل القراءة، ولكن يتم حساب الساعات من قيم البداية والنهاية وفترات الراحة بدلاً من المجاميع المدخلة يدويًا. يمكنك الاطلاع على خطة التوظيف والحسابات الرياضية التي تستند إليها.
Build a free employee shift schedule in Excel with start/end times, break deductions, overnight-shift handling, weekly totals, and a simple hours calculator.
قارن بين أفضل تطبيقات الفواتير المجانية لشركات الخدمات الأمريكية في عام 2026، بما في ذلك Zoho Invoice وSquare وWave وPayPal وInvoice Ninja.
Build a simple bi-weekly payroll tracker in Excel for a small team, with clear sheets, formulas, checks, and practical limits for safe payroll reconciliation.
تعرف على كيفية تصدير جهات اتصال Salesforce إلى ملف Excel نظيف، والحفاظ على المعرفات وحقول النصوص، وإزالة التكرارات بأمان، وتجنب أخطاء CSV الشائعة.
قم بإنشاء تقدير تكلفة قابل للطباعة لمشروع بناء في برنامج Excel مع فئات تكلفة عملية، وصيغ، وحقول علامات، وإعدادات طباعة، وقائمة مرجعية جاهزة للمقاول.
استخدم قائمة التحقق القابلة للطباعة لتخطيط الفعاليات وقالب الميزانية في Word لتتبع المسؤولين، والمواعيد النهائية، والتكاليف، والموردين، وجاهزية يوم الفعالية مع فحوصات جودة واضحة.
أصلح معادلات Excel التي لا تُحتسب تلقائيًا في ثلاث خطوات: استعادة وضع الحساب، فرض إعادة الحساب، وإصلاح المعادلات المنسقة كنص.
استخدم جدول التنظيف الأسبوعي القابل للطباعة هذا لاستضافة Airbnb لتنظيم عمليات التبديل، والتنظيف الدوري، وإعادة التخزين، والفحوصات، والتسليم من Word إلى PDF.
أنشئ سجل صيانة معدات عمليًا في Excel لمديري الورش، يتضمن معرفات الأصول، سجل الخدمة، مواعيد الاستحقاق، ضوابط الحالة، تتبع التوقف عن العمل، وقائمة تدقيق نهائية.
أنشئ ملف تعريف للمستثمرين بأسلوب بسيط باستخدام باوربوينت مع هيكل عملي من 12 شريحة للشركات الناشئة في مجال التكنولوجيا، بالإضافة إلى إرشادات حول الأدلة، والمقاييس، ومطالبات جمع التمويل، وقوالب .potx القابلة لإعادة الاستخدام.
