Che cosè Trello e perché dovresti usarlo per la gestione dei progetti

Se sei coinvolto in molti progetti di lavoro o sei un lavoratore autonomo, allora un'efficace gestione del progetto è molto. Se non pianifichi il tuo tempo e i tuoi sforzi, finirai per sprecarli su Facebook e perdere le scadenze di conseguenza (parlo per esperienza). Il settore degli strumenti di gestione dei progetti online è altamente competitivo, ma quello che sembra vincere sopra tutti gli altri è Trello .

Trello è amato da chi è ossessionato dalla gestione del proprio tempo e dei propri progetti, ed è facile capire perché. Non solo Trello è economico e conveniente, ma anche estremamente semplice da usare. Utilizzando un approccio altamente visivo alla gestione del tempo e dei progetti, puoi spostare le schede in modo da poter vedere a colpo d'occhio cosa deve essere fatto e quando.

Uno sguardo più da vicino a Trello

Trello è stato descritto da alcuni come "Post-it sugli steroidi". Sullo schermo crei "elenchi" come una grande lavagna sul muro. Quindi su ogni elenco ci sono "carte", come i post-it. Su ogni carta c'è una cosa da fare separata.

Man mano che avanzi con l'elemento da fare, puoi usare il mouse per trascinare la scheda dal dire "in corso" a "finito" (o qualsiasi altra frase tu preferisca).

Le quattro caratteristiche principali di Trello

Analizzeremo ogni caratteristica un po' più in dettaglio in un momento. Ma ecco le quattro cose principali su cui concentrarsi se guardi lo screenshot qui sopra.

• Ogni carta può essere codificata a colori con una barra. Ogni colore può riferirsi a un cliente diverso, ad esempio.
• L'icona che mostra il gravatar/l'immagine dell'utente mostra chi sta partecipando a quella carta. Puoi invitare persone a una scheda in modo che possano lasciare feedback e aggiornamenti. O se vuoi assegnare loro quell'attività. Se viene assegnata un'attività, è possibile aggiungere una data di scadenza e inviare un promemoria quando la data di scadenza è vicina. Quando la carta viene aggiornata, tutti su quella carta vengono avvisati.
• Lo sfondo di ogni scheda Trello può essere personalizzato. Trello ti offre sfondi o puoi caricarne di tuoi. Essendo un fanatico di Lego, ho caricato questo Lego. Ma se sei un'azienda, puoi personalizzare la tua bacheca Trello con il logo aziendale.
• Le carte possono essere spostate su altre bacheche, copiate su altre bacheche o archiviate al termine.

Avvio di una nuova scheda

Il primo passo è aggiungere una nuova scheda. Nell'angolo in alto a destra dello schermo (una volta effettuato l'accesso), premi il pulsante +. Quindi scegli " Crea scheda " dall'elenco a discesa.

Ti verrà quindi chiesto di dare al consiglio un nome, un livello di privacy e uno sfondo. Se hai già creato una squadra, puoi scegliere di assegnare la bacheca a quella squadra.

Una breve parola sui livelli di privacy : se la bacheca viene lasciata pubblica, verrà indicizzata dai motori di ricerca e vi accederà chiunque la trovi su Google. È stato recentemente rivelato che i dipendenti di Uber utilizzavano Trello per elencare le password aziendali sensibili, che venivano poi rilevate da Google.

Quindi fai attenzione e se devi usare Trello per le password, imposta il livello di privacy su Private . Anche se per le password dovresti davvero usare un gestore di password .

Aggiunta di una nuova lista

Una volta che hai la tua nuova scheda, è tempo di iniziare una nuova lista. Puoi farlo come vuoi, ma normalmente creo le mie bacheche con elenchi in varie fasi di un processo. Quindi " in attesa",  " in corso " e così via. Oppure puoi avere elenchi per progetti che hanno più compiti come " decorare la casa ", " raggiungere la pace nel mondo" e " conquistare lo spazio ".

Per aggiungere un nuovo elenco, fare clic su  Aggiungi un elenco.

Quindi digita il titolo di quell'elenco e salvalo.

Risciacquare e ripetere per qualsiasi altro elenco di cui la scheda ha bisogno (se presente).

Aggiunta di una nuova carta

Ora è il momento di aggiungere una nuova carta e ci sono vari elementi in una carta che la rendono potente.

Fare una nuova carta

Nell'elenco appropriato, fare clic su Aggiungi una carta.

Ora digita l'attività che desideri aggiungere. Salvalo facendo clic sul pulsante verde Aggiungi  .

Ripeti come prima per le altre attività che devi aggiungere (se presenti).

Ma questo è solo l'inizio di ciò che puoi aggiungere a una carta, che puoi vedere se fai clic su di essa per aprirla.

Assegnazione di altri utenti

Innanzitutto, se hai creato un team e altri sono stati invitati ad accedere alla bacheca, puoi assegnare qualcuno a un compito particolare. O semplicemente taggali, in modo che vengano inseriti nella conversazione su quella carta.

Per aggiungere qualcuno alla carta, clicca su Membri  e clicca sul gravatar della persona che vuoi aggiungere. Allo stesso modo, possono essere rimossi da una carta facendo nuovamente clic sul gravatar.

Aggiunta di note e allegati

Che sia per il bene della tua memoria o per consigliare gli altri, potrebbe essere necessario lasciare degli appunti. Puoi farlo nella parte superiore della nota e lasciare lì i link cliccabili.

Sotto la sezione delle note c'è un'area per il caricamento degli allegati. Può essere qualsiasi cosa, da un documento a un file zip a un'immagine. Se è un'immagine, l'immagine verrà mostrata sulla carta

Aggiunta di una data di scadenza

Se un'attività ha una scadenza, puoi assegnarle una data di scadenza. Quindi riceverai promemoria quando la data si avvicina e quando la data è trascorsa.

Aggiunta di etichette colorate

Aggiungo etichette colorate alla mia lista di lavoro per mostrare quale lavoro è dovuto a quali clienti. Quindi il rosso è per Luckytemplates, per esempio.

Puoi modificare le etichette per dire tutto ciò che vuoi e puoi aggiungerne quante vuoi a una scheda.

Aggiunta di commenti

Se altre persone hanno accesso alle tue carte, alla fine, inizieranno a lasciare commenti. Puoi usare @ per taggare le persone in commenti specifici e riceveranno una notifica da Trello.

Spostare, copiare, guardare e archiviare le carte

Ci sono anche altre quattro azioni che puoi intraprendere su una carta.

Spostare

Se hai più schede, puoi spostare le carte tra una scheda e l'altra. Quindi, se volessi spostare una carta dalla bacheca Luckytemplates a una delle mie bacheche personali, questa opzione sposterebbe la carta insieme a tutti i commenti, gli allegati, ecc.

copia

È la stessa  dell'opzione Sposta , tranne per il fatto che la carta non verrà spostata completamente. Appena copiato. Lo uso sempre per copiare i miei incarichi Luckytemplates sulla mia bacheca di lavoro privata.

Guadare

Se qualcun altro ha una scheda su una bacheca, puoi scegliere di guardarla e ricevere notifiche di nuovi commenti senza partecipare tu stesso. Conosciuto anche come "modalità in agguato" (beh, io lo chiamo così).

Archivio

Non c'è niente come "cancella" in Trello. Invece, per rimuovere una carta, una lista o una bacheca, la “archivi”. Quindi scomparirà, ma può essere facilmente ripristinato se ne avrai bisogno di nuovo in seguito.

Altri usi per Trello

Trello ha così tanti usi se ci metti la mente e pensi lateralmente. A tal fine, Trello ha una pagina chiamata "Trello Inspiration ". Ti offre modelli e innumerevoli idee di utilizzo.

Integrazione di Trello con altre app utilizzando IFTTT.

Sono un grande fan di IFTTT (If This Then That) e hanno un numero enorme di script automatizzati per Trello . Dai un'occhiata.

Conclusione

Questo ha appena scalfito la superficie di ciò che Trello può fare per rendere la tua vita più organizzata. Usi Trello? Se si, per cosa lo usi?