Macro di Word oltre il registratore di macro: tutorial sulle macro di Office 2016, 365/2019 ed esempi utili

Applicabilità: Word 365, 2019, 2016; Sistemi operativi Windows e MAC OS X.

Ecco una domanda da un lettore:

Sono un insegnante, in genere uso Word 2019 per scrivere i miei documenti. Spesso ho bisogno di cambiare il carattere e la dimensione dei paragrafi del mio documento. C'è un modo per automatizzare il mio lavoro con le Macro, così posso modificare il paragrafo del mio documento con un clic? Sono sicuro che questo mi farà risparmiare un paio d'ore a settimana, che investirò volentieri in altre attività.

Grazie per la tua domanda. Il vantaggio principale delle macro è che consentono di automatizzare le attività nelle applicazioni di Microsoft Office. Le macro possono essere registrate o codificate manualmente utilizzando Visual Basic, Applications Edition (VBA). Word fornisce un registratore di macro che consente di sviluppare script di automazione senza codifica. Se hai appena iniziato con l'automazione, questa potrebbe essere una soluzione abbastanza buona. Detto questo, con un po' di conoscenza VBA, puoi scrivere macro efficienti e potenti.

Abilitazione della scheda sviluppatore in Word

Se non vedi la scheda Sviluppatore nella barra multifunzione di Microsoft Word, dovrai configurare il tuo ambiente di sviluppo Macro.

• Apri un nuovo documento di Word. Nel caso in cui desideri lavorare su un file esistente, assicurati di averne una copia per il backup, prima di apportare modifiche.
• Ora vai avanti e rendi visibile il menu sviluppatore nella barra multifunzione .

Registrazione di una macro di Word: un esempio pratico

• Ora, premi la scheda Sviluppatore appena aggiunta.
• Vai al gruppo di pulsanti Codice .

• Premi il pulsante Registra macro per richiamare la funzione di registrazione macro.

• Definisci un nome significativo per la tua Macro. Nota: poiché il nome fornito verrà utilizzato nel codice VBA creato automaticamente, assicurarsi che non vi siano spazi nel nome della macro.

•  Nota: sebbene sia possibile assegnare Macro ai pulsanti , per semplicità eseguiremo Macro manualmente tramite la scheda Visualizza o le schede Sviluppatore.

• Esegui la sequenza di passaggi che desideri registrare. In questo caso, registrerai i seguenti passaggi:
  • Seleziona un paragrafo specifico nel tuo documento.
  • Vai alla scheda Home .
  • Imposta il carattere su Times New Roman.
  • Imposta la dimensione del carattere su 16.
  • Centrare il testo premendo Ctrl + E.
• Al termine, torna alla scheda Sviluppatore e premi Interrompi registrazione .
• Ora diamo un'occhiata al codice VBA generato automaticamente. Premi Macro , quindi evidenzia la Macro Formattazione automatica e premi Modifica .

• Chiudi l'editor VBA.

Salva il tuo lavoro in un modello abilitato per Word Macro

• Premi File , quindi Salva con nome .
• Nella finestra di dialogo Salva con nome sul lato destro, determinare la posizione di salvataggio e fornire un nome significativo alla cartella di lavoro.

• Scegli Documento abilitato per le macro di Word come tipo di documento. Nota: il tuo documento Word verrà salvato con il suffisso .docm.
• Premi il pulsante Salva .

Esecuzione della tua macro

• Apri il tuo documento Word.
• Seleziona il paragrafo che desideri formattare automaticamente. A titolo di esempio, ecco il paragrafo che ho scelto:

• Vai alla scheda Visualizza .
• Premi il pulsante Macro .
• Seleziona la macro di formattazione automatica
• Hit Run – questo applicherà la macro al paragrafo selezionato.
• Ehilà, bel risultato!

  

Assegnare la macro a pulsanti o scorciatoie da tastiera

Nota: questo è un passaggio facoltativo che dovrebbe essere tentato dopo aver seguito il tutorial di registrazione delle macro sopra.

OK, finora abbiamo fatto funzionare le nostre basi Macro. Ora è il momento di migliorare un po' la nostra usabilità Macro nel documento Word. Lascia che ti mostri come associare la tua Macro a un pulsante di accesso rapido, in modo da poterla avviare più facilmente.

• Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra multifunzione e selezionare Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido.
• Verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di Word .
• Nell'elenco a discesa Scegli comandi da, seleziona Macro.
• Evidenzia la tua macro e premi il pulsante Aggiungi >> per aggiungere un collegamento alla tua macro nella barra degli strumenti di accesso rapido .

• Premi il pulsante Modifica... per definire un'icona adatta per la tua Macro.
• Definisci un nome visualizzato per il tuo pulsante.
• Premi OK .
• Ora puoi avviare la tua macro dalla barra di accesso rapido, appena sopra la barra multifunzione.

Nota: puoi associare la tua macro di Word non solo ai pulsanti di accesso rapido, ma anche ai pulsanti di comando incorporati nel documento e a specifiche scorciatoie da tastiera personalizzate.

Creazione di macro di Word utilizzando VBA

Con alcune semplici abilità di programmazione di Visual Basic, Applications Edition possiamo modificare le macro e scrivere programmi per automatizzare vari tipi di lavori utilizzando VBA.

Nota a parte: Cordiali saluti: alcune delle applicazioni di Microsoft Office, come Powerpoint e Outlook, non dispongono di registratori di macro integrati . Pertanto, la scrittura di VBA è obbligatoria per la scrittura di macro di PowerPoint e l'automazione di Outlook.

• Per modificare una macro, fai clic sulla  scheda Sviluppatore  e seleziona Macro nell'opzione del codice.
• Fare clic sulla macro e selezionare  Modifica .
• Si aprirà l'editor di Visual Basic per applicazioni.
• Supponiamo di voler modificare manualmente la Macro che abbiamo registrato nel passaggio precedente, in modo che Word non solo imposti la Dimensione, il carattere e l'allineamento del paragrafo, ma anche il colore.
• L'impostazione del colore di una sezione si ottiene utilizzando il seguente comando VBA:

[codice] Selezione.Colore.Carattere [/codice]

• Nel nostro caso, vorremo impostarlo su un blu casuale, quindi aggiungeremo il seguente snippet alla nostra macro registrata:

[codice] Selection.Font.Color = 16737792[/code]

• Ecco come dovrebbe apparire il tuo codice VBA:

• Nell'editor VBA premi File e poi Salva .
• Torna al tuo documento, esegui la tua Macro su un paragrafo e osserva il cambio di colore del carattere.

• Ecco!

Utile esempio di macro di parole che puoi scrivere

Dopo aver pubblicato questo tutorial, molti lettori hanno chiesto esempi più approfonditi di macro di Word. Questo elenco copre le attività più comuni che puoi automatizzare utilizzando Visual Basic in Word. Eccoci qui:

Crea e salva un nuovo documento

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Nota: quando si creano nuovi documenti, è possibile specificare il modello (file .dotm/.dotx) che si desidera utilizzare. I modelli sono in genere archiviati in: C:\Utenti\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

Apri un documento Word con VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

Chiusura di uno/tutti i documenti aperti

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Salvataggio di Word come PDF

Ecco come automatizzare facilmente il salvataggio di documenti Word come file PDF.

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

Inserimento di intestazione e piè di pagina

Questo codice imposta l'intestazione e il piè di pagina della prima pagina del documento di Word.

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

Idee aggiuntive per le macro di parole

Ecco alcune altre idee che pubblicheremo nel prossimo futuro.

1. Trova e sostituisci (metodo di esecuzione)
2. Inserisci un paragrafo (prima e dopo una selezione)
3. Stampa di documenti in modo programmatico
4. Lavorare con le tabelle

Questo conclude il nostro tutorial di oggi. Come hai appena visto, c'è molto da fare con il registratore di macro di Word e le macro VBA in Word. Se stai cercando un aiuto più specifico che va oltre lo scopo di questo tutorial, ti preghiamo di contattarci tramite il nostro modulo di contatto .