Come preparare una nota di credito in QuickBooks 2021

Le note di credito possono essere utili modi per correggere gli errori di immissione dei dati che non hai trovato o corretto in precedenza. Le note di credito sono anche modi pratici per gestire cose come resi e rimborsi dei clienti. Se hai preparato una o due fatture nel tuo tempo, scoprirai che preparare una nota di credito QuickBooks è molto più semplice rispetto all'utilizzo di metodi antiquati.

I passaggi seguenti descrivono come creare il tipo di nota di credito più complicato e complicato: una nota di credito del prodotto. Tuttavia, la creazione di un servizio o di una nota di credito professionale funziona sostanzialmente allo stesso modo. Basta compilare meno campi.

Per creare una nota di credito del prodotto, procedi nel seguente modo:

1. Scegliere Clienti→Crea note di credito/rimborsi o fare clic sull'icona Rimborsi e crediti nella sezione Clienti della home page per visualizzare la finestra Crea note di credito/rimborsi (come mostrato).

La finestra Crea note di credito/rimborsi

2. Identificare il cliente e, se necessario, il lavoro nel menu a discesa Cliente: Lavoro.

Puoi scegliere il cliente o il lavoro dall'elenco facendo clic su di esso.

3. (Facoltativo) Specificare una classe per la nota di credito.

Se stai utilizzando le classi per classificare le transazioni, attiva il menu a discesa Classe e scegli la classe appropriata per la nota di credito.

4. Data la nota di credito (sebbene il mantenimento sia facoltativo).

Premi Tab per spostare il cursore sulla casella di testo Data. Quindi inserisci la data corretta nel formato MM/GG/AAAA.

5. (Facoltativo) Immettere un numero di nota di credito.

QuickBooks suggerisce un numero di nota di credito aggiungendo 1 all'ultimo numero di nota di credito utilizzato. Puoi accettare il numero o la scheda nella casella di testo Nr. credito per modificare il numero in quello che desideri.

6. Se necessario, correggere l'indirizzo del cliente.

QuickBooks prende l'indirizzo di fatturazione dall'elenco Clienti. È possibile modificare l'indirizzo per la nota di credito sostituendo una parte del solito indirizzo di fatturazione. In genere, dovresti utilizzare lo stesso indirizzo per la nota di credito che utilizzi per la fattura o le fatture originali.

7. (Facoltativo. . . sorta di) Fornire il numero di PO.

Se la nota di credito rettifica il saldo residuo totale su un ordine di acquisto del cliente, è probabilmente necessario inserire il numero dell'ordine di acquisto nella casella di testo Nr. ordine di acquisto.

Ecco la mia logica su questo suggerimento, per quei lettori che si preoccupano: se hai addebitato al tuo cliente $ 1.000 sul PO n. 1984, che autorizza un acquisto di $ 1.000, hai utilizzato l'intero PO - almeno secondo l'addetto alla contabilità fornitori del cliente, che elabora le tue fatture Tuttavia, se ti assicuri che una nota di credito per $ 1.000 sia identificata come correlata all'ordine di acquisto n. 1984, essenzialmente liberi il saldo di acquisto di $ 1.000, il che potrebbe significare che puoi utilizzare o fatturare nuovamente l'ordine di acquisto.

8. Se il cliente restituisce degli articoli, descrivi ciascun articolo.

Spostare il cursore sulla prima riga della casella di testo Articolo/Descrizione/Qtà/Tasso/Importo/Imposta. Nella prima riga vuota della casella, attiva il menu a tendina Articolo e poi scegli l'articolo. QuickBooks compila le caselle di testo Descrizione e Tariffa con qualsiasi descrizione di vendita e prezzo di vendita immessi nell'elenco degli articoli. (Puoi modificare queste informazioni se lo desideri, ma non è necessario.) Inserisci il numero di articoli che il cliente restituisce (o non paga) nella casella di testo Qtà. (Dopo aver immesso questo numero, QuickBooks calcola l'importo moltiplicando Qtà per Tariffa.) Immettere ogni articolo restituito dal cliente compilando le righe vuote della casella di riepilogo.

Nel caso di articoli di inventario, QuickBooks presuppone che gli articoli visualizzati in una nota di credito vengano restituiti all'inventario. Desideri modificare i conteggi fisici del tuo inventario se gli articoli invenduti vengono restituiti.

Come per le fatture, in una nota di credito puoi inserire tutti gli elementi che desideri. Se non hai abbastanza spazio su una singola pagina, QuickBooks continua ad aggiungere pagine alla nota di credito finché non hai finito. Le informazioni totali, ovviamente, vanno nell'ultima pagina.

9. Descrivere eventuali elementi speciali che la nota di credito dovrebbe includere.

Se si desidera emettere una nota di credito per altri articoli che compaiono nella fattura originale (nolo, sconti, altri addebiti e così via), aggiungere le descrizioni di ciascun articolo all'elenco Articolo.

Per aggiungere le descrizioni di questi articoli, attiva il menu a tendina Articolo della riga vuota successiva e poi scegli l'articolo speciale. (Si attiva l'elenco facendo clic sul campo per trasformarlo in un menu a discesa e quindi facendo clic sulla freccia in basso del campo per accedere al menu.) Dopo che QuickBooks ha compilato le caselle di testo Descrizione e Valutazione, modificare queste informazioni (se necessario). Inserisci ogni articolo speciale (subtotale, sconto, nolo e così via) che stai elencando nella nota di credito.

Se desideri includere un articolo scontato, devi inserire un articolo parziale nella nota di credito dopo l'inventario o altri articoli che hai scontato. Quindi attacca un articolo Sconto direttamente dopo l'articolo Subtotale. Quando si esegue questa operazione, QuickBooks calcola lo sconto come percentuale del totale parziale.

10. (Facoltativo) Aggiungi un messaggio cliente.

Attiva il menu a discesa Messaggio cliente e scegli un messaggio cliente intelligente.

11. Specificare l'imposta sulle vendite.

Spostare il cursore sulla casella di riepilogo Imposta, attivare il menu a discesa e quindi scegliere l'imposta sulle vendite corretta.

12. (Facoltativo, ma davvero una buona idea) Aggiungi un promemoria.

È possibile utilizzare la casella di testo Promemoria per aggiungere una descrizione della nota alla nota di credito. È possibile utilizzare questa descrizione per spiegare le ragioni dell'emissione della nota di credito e per fare un riferimento incrociato alla fattura o alle fatture originali, ad esempio. Notare che il campo Memo viene stampato nell'Estratto conto cliente.

13. Se si desidera posticipare la stampa di questa nota di credito, selezionare la casella di controllo Stampa dopo.

Voglio rimandare la discussione su cosa fa la selezione della casella di controllo Stampa dopo fino a quando non ho terminato la discussione sulla creazione della nota di credito. La copertura della stampa di fatture e note di credito viene presentata in una sezione successiva.

14. Salvare la nota di credito.

Per salvare una nota di credito completata, fare clic sul pulsante Salva e nuovo o Salva e chiudi. QuickBooks visualizza una finestra di dialogo che chiede cosa si desidera fare con la nota di credito: conservare il credito, concedere un rimborso o applicare il credito a una fattura. Fai la tua scelta facendo clic sul pulsante che corrisponde a ciò che vuoi fare. Se scegli Applica alla fattura, QuickBooks richiede alcune informazioni aggiuntive. QuickBooks salva la nota di credito che è sullo schermo e, se hai fatto clic su Salva e nuovo, visualizza una finestra Crea note di credito/rimborsi vuota in modo da poter creare un'altra nota di credito. (Nota che puoi sfogliare avanti e indietro le note di credito che hai creato in precedenza facendo clic sui pulsanti Avanti e Indietro.) Quando hai finito di creare le note di credito, puoi fare clic sul pulsante Chiudi del modulo della nota di credito.

Se indichi che desideri stampare un assegno di rimborso, QuickBooks visualizza la finestra Scrivi assegni e compila automaticamente l'assegno, collegandolo al promemoria.