Come scrivere assegni da QuickBooks 2021

Puoi scrivere assegni in QuickBooks 2021 in due modi: dalla finestra Scrivi assegni e dal registro. Nel caso tu fossi addormentato nell'ultima fila della classe, ecco la versione breve delle istruzioni per scrivere gli assegni.

È possibile registrare le transazioni con carta di debito e bancomat nello stesso modo in cui si registrano gli assegni che si scrivono.

Come scrivere assegni dalla finestra Scrivi assegni

È possibile registrare assegni scritti a mano e altri assegni che si desidera stampare con QuickBooks descrivendo gli assegni nella finestra Scrivi assegni.

Per scrivere un assegno dalla finestra Scrivi assegni, procedi nel seguente modo:

1. Scegli Banca → Scrivi assegni.

Puoi anche fare clic sull'icona Scrivi assegni situata nella sezione Banca della schermata iniziale. QuickBooks visualizza la finestra Write Checks, come mostrato.

La finestra dei controlli di scrittura

2. Fare clic sul menu a discesa Conto bancario nella parte superiore della finestra e scegliere il conto da cui si desidera scrivere questo assegno.

Questo passaggio è molto importante ed è qualcosa che dovresti sempre ricordare di fare prima di scrivere un assegno se hai più conti bancari.

3. Immettere un numero di assegno o contrassegnare l'assegno per la stampa.

Seleziona la casella di controllo Stampa più tardi se prevedi di stampare l'assegno con QuickBooks, utilizzando la stampante e i moduli di controllo prestampati che hai acquistato. Se stai registrando un assegno che hai scritto a mano, inserisci il numero dell'assegno che hai utilizzato per l'assegno nella casella di testo No.

4. Compila l'assegno.

Se hai già scritto un assegno per questa persona o parte, la funzione di riempimento automatico inserisce il nome del beneficiario nella riga Paga all'ordine di dopo aver iniziato a digitare il nome. Il modo in cui QuickBooks gestisce questa impresa può sembrare simile alla magia, ma in realtà non è così difficile. QuickBooks confronta semplicemente ciò che hai digitato finora con i nomi nelle tue liste di clienti, dipendenti e altri. Non appena QuickBooks può abbinare le lettere che hai digitato con un nome in uno di questi elenchi, afferra il nome.

Se non hai mai scritto un assegno a questa persona o parte prima, QuickBooks ti chiede di aggiungere il nome del beneficiario. Fai quello.

Inserisci l'importo dell'assegno accanto al simbolo del dollaro, quindi premi Tab. QuickBooks scrive l'importo per te sulla riga Dollars. Scrive anche l'indirizzo se è stato compilato nel file principale del beneficiario.

5. Compilare le schede Spese e Articoli, se necessario.

6. Fare clic sul pulsante Salva e chiudi o sul pulsante Salva e nuovo per completare la scrittura dell'assegno.

Ecco qua. Il tuo assegno è scritto e registrato nel registro, pronto per essere stampato e spedito.

Come scrivere assegni dal registro

Le persone che si sono abituate a Quicken, un cugino di QuickBooks, potrebbero voler utilizzare la finestra del registro per scrivere assegni. (Immagino che agli utenti piaccia di più la metafora del registro.)

Per scrivere un assegno dal registro, seguire questi passaggi:

1. Aprire il registro.

Scegliere Banking→Usa Register o fare clic sull'icona Register nell'area Banking della schermata iniziale. Se si dispone di più di un conto bancario, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Usa registro in modo che sia possibile selezionare il conto corretto.

Dal menu a tendina, scegli il conto corrente sul quale vuoi scrivere l'assegno e poi clicca su OK. Viene visualizzata la finestra di registrazione (mostrata). Il cursore si trova alla fine del registro, pronto per l'immissione delle informazioni di controllo. (QuickBooks inserisce automaticamente la data odierna.)

La finestra del registro

QuickBooks utilizza il nome dell'account nel titolo della finestra. Per questo il dato si riferisce alla Big National Bank . Big National è il nome del conto bancario fittizio che ho aperto.

2. Compila le informazioni per il tuo assegno.

Nota che le voci che fai in questo registro sono le stesse che faresti nella finestra Write Checks. Se sei più a tuo agio nell'inserire assegni in quella finestra, puoi fare clic sul pulsante Modifica transazione, che si trova sul nastro nella parte superiore della finestra del registro, per vedere la finestra Scrivi assegni in tutto il suo splendore e scrivere un assegno lì. Infatti, se vuoi inserire delle spese o dettagliare quanto stai pagando con l'assegno, devi cliccare sul pulsante Modifica Transazione ed entrare nella finestra Scrivi Assegni.

Altrimenti basta andare di campo in campo e inserire le informazioni nel registro. Ancora una volta, utilizza i menu a discesa per inserire i nomi del beneficiario e del conto. Se inserisci un beneficiario o un nome account che QuickBooks non riconosce, il programma ti chiederà di fornire ulteriori informazioni.

Ecco una specie di domanda trabocchetto: cosa succede se l'assegno che stai scrivendo paga più di una categoria di spesa? Supponi di pagare al proprietario sia l'affitto che una quota delle utenze. Sei limitato a un conto spese? Affronti la madre di tutti i dilemmi contabili: scegliere tra due conti corretti? Beh, no, non lo fai. Puoi semplicemente fare clic sul pulsante Dividi. QuickBooks visualizza un'area di suddivisione che è possibile utilizzare per suddividere un assegno su più conti. Un assegno da 1.500 dollari che paga 1.200 dollari di affitto e 300 dollari di utenze, ad esempio, può essere suddiviso su due righe separate: una che registra i 1.200 dollari di spese di affitto e l'altra che registra i 300 dollari di spese delle utenze.

3. Al termine della compilazione delle informazioni sull'assegno, fare clic sul pulsante Registra.

Puoi anche fare clic sul pulsante Ripristina se decidi di voler tornare indietro per ricominciare da capo. Facendo clic su Ripristina si cancella ciò che è appena stato inserito.

Se scrivi gli assegni a mano, invece di stamparli con QuickBooks, assicurati che i numeri degli assegni nel registro e i numeri degli assegni nel tuo libretto degli assegni corrispondano. Potrebbe essere necessario accedere al registro QuickBooks e modificare i numeri nella colonna Numero. Quando arriva il tuo estratto conto, riconciliare il tuo estratto conto e il tuo libretto degli assegni è molto più semplice se inserisci correttamente i numeri di assegno.

Come modificare un assegno che hai scritto

E se dovessi cambiare un assegno dopo averlo già inserito? Forse hai commesso un terribile errore, come registrare un assegno da $ 52,50 come $ 25,20. Puoi aggiustarlo? Sicuro. Basta entrare nel registro e trovare l'assegno che si desidera modificare. Vai al campo Pagamento o Deposito e apporta la modifica.

Se hai modifiche più estese da apportare (se l'assegno è una transazione divisa, ad esempio), posiziona il cursore dove si trova l'assegno e fai clic su Modifica transazione. QuickBooks visualizza la finestra Scrivi assegni con l'assegno originale al suo interno. Apportare le modifiche. (Non dimenticare di apportare modifiche anche alle schede Articoli e Spese, se necessario.)

Al termine, fai clic su Salva e chiudi. Torni al registro, dove vedi i cambiamenti nel controllo.

Se è visualizzata la finestra Scrivi assegni, puoi anche utilizzare i pulsanti Successivo e Precedente per sfogliare gli assegni e apportare eventuali modifiche.

Metti più assegni nel registro

Di solito, QuickBooks visualizza due righe di informazioni su ogni assegno immesso. Visualizza anche due righe di informazioni su ogni tipo di transazione che inserisci. Se desideri inserire più assegni in una parte visibile del registro, seleziona la casella di controllo a 1 riga nella parte inferiore della finestra del registro. Quando si seleziona questa casella di controllo, QuickBooks utilizza un formato a riga singola per visualizzare tutte le informazioni nel registro tranne il campo Memo.

La finestra del registro nel display a 1 riga

Confronta le due figure precedenti per vedere come appare il display a 1 riga. I registri possono diventare terribilmente lunghi e il display a 1 riga è utile quando stai guardando un registro lungo per un assegno o una transazione.