Utilizzo di QuickBooks per gestire linventario in unazienda di produzione

Tenere traccia delle scorte in un'azienda manifatturiera è più difficile che in altri tipi di attività. Quando riduci tutto alla sua essenza in QuickBooks, il problema deriva da un paio di complicati requisiti contabili:

• In un ambiente di produzione, il produttore combina articoli di materie prime in articoli di prodotti finiti. Ciò significa - e questa è la parte difficile - che il processo di produzione riduce il conteggio e il valore delle scorte per alcuni articoli (le materie prime o i componenti) e allo stesso tempo aumenta il conteggio e il valore degli altri articoli finiti.
• In un ambiente di produzione, le regole dicono che non si conta solo il valore degli articoli nei valori di inventario degli articoli finiti. Si contano anche il costo del lavoro e le spese generali di fabbrica utilizzati nella produzione degli articoli.

QuickBooks risolve il primo problema relativo all'inventario di produzione, ma non risolve o affronta il secondo problema. Fortunatamente, finché sei un piccolo produttore, probabilmente non devi preoccuparti troppo del secondo problema. Dovresti chiedere al tuo CPA su questo. Ma non preoccuparti: il Congresso e l'Internal Revenue Service hanno fornito una serie di scappatoie che rendono la contabilità più facile per i piccoli.

Gestire l'inventario prodotto in modo semplice

Se stai utilizzando QuickBooks Pro o alcune versioni precedenti di QuickBooks Premier, non hai la possibilità di tenere conto della produzione dell'inventario in QuickBooks. Il meglio che puoi fare è raggruppare gli articoli da combinare in singoli articoli nella fattura di un cliente.

Questo approccio sembra sciatto, ma non è così male come potresti pensare a prima vista. Puoi scegliere di mostrare solo l'elemento del gruppo in una fattura cliente. Ciò significa — riprendendo l'esempio del fiorista che vende rose rosse e vasi — che il fiorista può “fabbricare” un vaso di cristallo di una dozzina di rose rosse e poi mostrare il manufatto come articolo di gruppo nella fattura del cliente.

L'unica cosa problematica dell'approccio "usa solo un elemento di gruppo" è che non ti dà un modo per tenere traccia dei valori di inventario dei prodotti finiti.

Esecuzione della contabilità dell'inventario in QuickBooks

Per tenere conto della produzione dell'inventario in QuickBooks Premier o QuickBooks Enterprise Solutions, aggiungere gli articoli di assemblaggio dell'inventario all'elenco degli articoli per quegli articoli che si producono. Registri anche la fabbricazione degli articoli mentre... beh, li produci .

Supponiamo che Pine Lake Porcelain per lo più compri e venda solo tazze da caffè e altri addobbi di porcellana. Ma supponiamo anche che una volta all'anno, Pine Lake Porcelain assembla una collezione di tazze da caffè rosse in una confezione regalo di San Valentino. In questo caso, QuickBooks può registrare l'assemblaggio di un set regalo in scatola che combina, ad esempio, quattro tazze da caffè rosse, una scatola di cartone e un involucro di carta velina.

Aggiunta di articoli di assemblaggio dell'inventario

Per descrivere gli articoli fabbricati, attenersi alla seguente procedura:

Scegli Elenchi → Elenco elementi.\

QuickBooks visualizza la finestra Elenco articoli.

Fare clic sul pulsante Articolo nella finestra Elenco articoli e scegliere Nuovo dall'elenco a discesa.

QuickBooks visualizza la finestra Nuovo elemento.

Scegliere l'elemento di assemblaggio dell'inventario dall'elenco a discesa Tipo.

QuickBooks visualizza la versione Inventory Assembly della finestra New Item.

Specifica l'account da utilizzare per tenere traccia del costo di questo articolo quando lo vendi.

QuickBooks suggerisce il conto del costo delle merci vendute. Se hai creato altri account per i tuoi COGS, tuttavia, scegli l'altro account appropriato.

Descrivi l'oggetto prodotto.

Digita una descrizione dell'articolo che desideri venga visualizzato nei documenti visualizzati dai clienti, ad esempio le fatture. (QuickBooks suggerisce la stessa descrizione che hai utilizzato nella casella di testo Descrizione sulle transazioni di acquisto come impostazione predefinita.)

Immettere l'importo addebitato per l'articolo nella casella Prezzo di vendita.

Indicare se l'articolo prodotto è soggetto a imposta sulle vendite utilizzando l'elenco a discesa Codice imposta.

Utilizzare l'elenco a discesa Conto reddito per specificare l'account che si desidera che QuickBooks utilizzi per tenere traccia delle entrate derivanti dalla vendita dell'articolo.

Identificare i componenti che vanno nell'articolo finito.

Utilizzare l'elenco Distinta materiali per identificare i singoli articoli del componente e le quantità necessarie per realizzare l'assemblaggio dell'inventario. Ogni elemento componente va su una riga separata nell'elenco. Non essere troppo ridondante, ma tieni presente che identifichi sia l'elemento componente che il numero di elementi componente necessari.

Identificare il conto patrimoniale.

Specificare l'altro conto corrente che si desidera che QuickBooks utilizzi per tenere traccia del valore di questo articolo di inventario.

Seleziona un punto di costruzione.

Utilizzare le caselle Punto di costruzione per specificare la quantità di inventario più bassa di questo articolo che può rimanere prima di produrne altro. Quando il livello dell'inventario scende a questa quantità, QuickBooks aggiunge un promemoria all'elenco Promemoria, informandoti che è necessario creare più articoli.

Ignora le caselle A disposizione e Valore totale.

Vedi quella scatola a portata di mano? Lascialo a zero. Immettere un numero ora significa registrare una transazione non categorizzata e non si desidera farlo. Vai avanti e lascia anche il campo Valore totale impostato su zero.

Lascia vuota la casella As Of o inserisci la data corrente.

Non importa.

La versione Inventory Assembly della finestra New Item.

Registrazione della fabbricazione o dell'assemblaggio di articoli

Per creare un assieme, scegli il comando Fornitori → Attività di inventario → Costruisci assiemi. QuickBooks visualizza la finestra Crea assiemi. Tutto quello che fai è scegliere la cosa che vuoi costruire dall'elenco a discesa Articolo di assemblaggio e quindi inserire la quantità che tu (o qualche sfortunato collega) hai costruito nella casella Quantità da costruire nell'angolo in basso a destra. Quindi fai clic sul pulsante Crea e chiudi o Crea e nuovo. (Fare clic sul pulsante Crea e nuovo se si desidera registrare l'assemblaggio di altri elementi.)

La versione Crea assiemi della finestra Nuovo elemento.

Ecco alcune cose da ricordare sul comando Crea assiemi:

• Nell'angolo in alto a destra della finestra, QuickBooks mostra la quantità dell'assieme che hai a disposizione e il numero di clienti che hanno effettuato ordini. Sono informazioni piuttosto utili da avere, quindi ricorda che sono lì.
• Una tabella nella finestra Crea assiemi mostra cosa va nel tuo prodotto. Non che ti interessi, ma questa è una distinta base.
• Nella parte inferiore dell'elenco della distinta base, QuickBooks mostra il numero massimo di assemblaggi che puoi realizzare, date le tue attuali scorte di magazzino.
• Quando crei un articolo, QuickBooks regola i conteggi degli articoli dell'inventario. Se crei set regalo in scatola, ciascuno con quattro tazze rosse e due fazzoletti da imballaggio, QuickBooks riduce il numero di articoli di tazze rosse e fazzoletti da imballaggio e aumenta il numero di articoli dei set da regalo in scatola quando registri la costruzione dell'assieme.

Alcuni dei componenti utilizzati in un assieme potrebbero non essere articoli di magazzino. È possibile utilizzare parti non di magazzino in un assieme.

Gestione di più posizioni di inventario

QuickBooks Enterprise Solutions ti consente di affrontare la sfida della tenuta dei registri di archiviare l'inventario in più posizioni. Per attivare questa funzionalità, denominata Tracciabilità avanzata dell'inventario, scegliere il comando Modifica → Preferenze, fare clic su Articoli e inventario, fare clic sulla scheda Preferenze azienda, quindi fare clic sul pulsante Impostazioni avanzate dell'inventario.

Se stai utilizzando la versione Enterprise Solutions di QuickBooks, QuickBooks visualizza finestre di dialogo che ti consentono di creare un elenco di siti di inventario e aggiunge anche campi alle finestre e finestre di dialogo appropriate in modo da poter tenere traccia degli elementi di inventario per sito. Se non stai utilizzando la versione Enterprise Solutions di QuickBooks, QuickBooks visualizza informazioni su come eseguire l'upgrade a Enterprise Solutions.