Esportare i contatti di Salesforce in Excel è semplice, ma per ottenere una cartella di lavoro pulita è necessario prendere una decisione importante prima di fare clic su Esporta: scegliere un livello di dettaglio di esportazione che assegni a Excel una riga per ogni contatto, quindi controllare come Excel interpreta i valori di tipo testuale come ID di Salesforce, numeri di telefono e codici postali.
La documentazione Salesforce aggiornata a settembre 2026 mantiene la stessa distinzione pratica fondamentale in questo contesto: un report formattato è progettato per preservare la presentazione del report, mentre la modalità "Solo dettagli" è pensata per fornire le righe sottostanti necessarie per calcoli e successive elaborazioni. Per la maggior parte degli elenchi di contatti che verranno filtrati, deduplicati, ordinati o trasferiti ad altri sistemi, la modalità "Solo dettagli" rappresenta il punto di partenza migliore. Consultare la documentazione ufficiale di Salesforce sull'esportazione dei report .
| Ciò di cui hai bisogno | La scelta migliore per iniziare | Perché |
|---|---|---|
| Una cartella di lavoro pulita per ordinare, filtrare, cercare formule o condividere. | Solo dettagli → XLSX | Una riga per record, senza intestazioni del report e layout di raggruppamento. |
| Contenuto completo dell'area di testo lungo o dell'area di testo formattato | Solo dettagli → CSV o XLS | Salesforce afferma che questi campi possono essere troncati a 255 caratteri nelle esportazioni formattate e nei file XLSX "Solo dettagli". |
| Massimo controllo su ID, numeri di telefono, codici postali e tipi di dati importati. | Solo dettagli → CSV, quindi importa con Excel Power Query | È possibile impostare esplicitamente le colonne sensibili come testo prima di caricarle nel foglio di lavoro. |
| Estratti molto grandi o ripetibili | Salesforce Data Loader → CSV | Data Loader è progettato per l'importazione/esportazione in blocco e supporta file di grandi dimensioni. |
| Backup a livello di organizzazione anziché un elenco di contatti di lavoro | Servizio di esportazione dati di Salesforce | Genera set di file CSV per il backup ed è più completo di un semplice foglio di calcolo incentrato sui contatti. |
Azione: Se il tuo obiettivo è un normale elenco contatti, inizia con il formato XLSX "Solo dettagli". Passa al formato CSV "Solo dettagli" quando la conservazione esatta del testo è più importante della praticità.
Iniziate da Salesforce Reports. Utilizzate un tipo di report per account e contatti che mostri i contatti di cui avete bisogno, oppure un tipo di report personalizzato se la vostra organizzazione ha configurato i report in modo diverso. La disponibilità dei report, la visibilità dei campi e le autorizzazioni possono variare a seconda dell'edizione di Salesforce e della configurazione dell'organizzazione, quindi il nome esatto del tipo di report non è universale. Salesforce precisa che i tipi di report standard sono personalizzabili e che gli amministratori possono creare tipi di report personalizzati quando le opzioni standard non mostrano i dati necessari. Consultate la guida di Salesforce sui tipi di report standard .
Aggiungi solo le colonne necessarie. Un'esportazione di contatti efficace include spesso ID contatto, nome, cognome, nome account, titolo, email, telefono, cellulare, indirizzo postale, città, stato/provincia, codice postale, paese, titolare e qualsiasi campo di stato o segmentazione specifico dell'azienda.
Se il file può essere in futuro collegato a Salesforce, è necessario includere l'ID del contatto . Salesforce raccomanda esplicitamente di includere gli ID dei record nei file di esportazione utilizzati per le importazioni successive, poiché tali ID identificano in modo univoco i record; gli ID dei record di Salesforce sono inoltre sensibili alle maiuscole e minuscole. Consultare le linee guida ufficiali sui file di esportazione per i flussi di lavoro di importazione .
Errore comune: l'indirizzo email non è sempre una chiave univoca sicura. Due contatti possono condividere lo stesso indirizzo email, un contatto può non avere un indirizzo email e l'indirizzo email può cambiare. L'ID contatto è la chiave tecnica più sicura quando il foglio di calcolo deve rimanere tracciabile a Salesforce.
Azione: Aggiungi l'ID contatto prima dell'esportazione, anche se prevedi di nascondere questa colonna nella versione finale della presentazione.
Esegui il report, apri il menu delle azioni del report e scegli Esporta . In Lightning Experience, Salesforce offre due visualizzazioni di esportazione:
Per ottenere un elenco contatti Excel pulito, seleziona " Solo dettagli" . Quindi scegli XLSX, XLS o CSV a seconda di cosa devi conservare.
Un errore comune: "Report formattato" suona più professionale, quindi si presume sia migliore per Excel. In realtà, la formattazione di presentazione spesso rende più difficile la pulizia dei dati perché introduce la struttura del report nella cartella di lavoro. Lo stesso articolo di supporto di Salesforce afferma che "Solo dettagli" è l'opzione da utilizzare quando si desidera eseguire calcoli nel foglio di calcolo.
Esiste anche un'importante eccezione per i campi di testo. Salesforce ha pubblicato un articolo di supporto nel maggio 2026 in cui si afferma che i campi Area di testo lungo e Area di testo formattato possono essere troncati a 255 caratteri nelle esportazioni di report formattati e nelle esportazioni XLSX di soli dettagli. Lo stesso articolo afferma che è possibile utilizzare file CSV o XLS di soli dettagli quando è richiesto il contenuto completo del campo. Consultare le linee guida di Salesforce sull'esportazione di testo lungo .
Azione: utilizzare il file XLSX "Solo dettagli" per i normali campi di contatto. Se è stato incluso un campo Note, Descrizione o un campo di testo formattato di grandi dimensioni il cui contenuto completo è importante, utilizzare invece il file CSV "Solo dettagli".
Un file CSV non memorizza i tipi di dati di Excel. Quando Excel lo apre direttamente, potrebbe dedurre la struttura di ciascuna colonna. Questo è comodo per numeri e date comuni, ma rischioso per gli identificatori.
Microsoft documenta diverse conversioni automatiche che possono alterare i valori simili al testo: gli zeri iniziali possono essere rimossi, le stringhe di cifre lunghe possono essere convertite o perdere precisione, le stringhe contenenti la lettera "E" possono essere trattate come notazione scientifica e le stringhe simili a date possono essere convertite in date. Consultare le linee guida di Microsoft sulla conservazione degli zeri iniziali e dei numeri di grandi dimensioni .
Anziché fare doppio clic sul file CSV, utilizzare il percorso di importazione di Excel:
La documentazione attuale di Microsoft su Power Query conferma che il connettore Testo/CSV rileva delimitatori, intestazioni e tipi di dati e consente di trasformare i dati prima di caricarli. Vedi Importare dati da origini dati con Power Query .
Errore comune: un numero di telefono è solo un numero. Ai fini della pulizia dei dati, di solito non lo è. Non si usano per i calcoli e la punteggiatura, i prefissi internazionali, le estensioni o gli zeri iniziali possono essere significativi. Trattare i numeri di telefono come messaggi di testo è generalmente più sicuro.
Azione: Prima di caricare un file CSV, impostare esplicitamente su Testo ogni colonna di tipo identificatore e codice.
Una volta che i dati sono in Excel, create una copia non elaborata prima di eliminare o normalizzare qualsiasi elemento. Una struttura di cartella di lavoro semplice può essere utile:
Elimina o nascondi i campi interni non necessari al destinatario, ma mantieni l'ID contatto da qualche parte nella cartella di lavoro se la tracciabilità è importante. Se la cartella di lavoro verrà condivisa al di fuori della tua organizzazione, valuta se sia opportuno includere informazioni interne sulla proprietà, note o altri campi sensibili.
Gli spazi iniziali o finali possono far sì che valori apparentemente identici vengano considerati diversi. In Power Query, la pulizia del testo può essere applicata in modo coerente a tutta una colonna; la documentazione della funzione Power Query di Microsoft descrive Text.Trimla rimozione dei caratteri iniziali e finali, con gli spazi bianchi rimossi per impostazione predefinita. Consultare la documentazione di Microsoft relativa alla funzione Text.Trim .
Non rimuovere immediatamente tutti gli indirizzi email duplicati. Prima di tutto, definisci cosa significa "duplicato" per la tua attività. Se il tuo obiettivo è una riga per ogni contatto Salesforce, l'ID del contatto deve essere univoco. Se il tuo obiettivo è una persona raggiungibile per ogni indirizzo email, gli indirizzi email duplicati potrebbero meritare una revisione anziché essere eliminati automaticamente.
Excel e Power Query possono rimuovere le righe duplicate in base alle colonne selezionate. Microsoft precisa che la rimozione dei duplicati utilizza le colonne selezionate come chiave di confronto. Consultare la guida di Microsoft sulla rimozione delle righe duplicate in Power Query .
Azione: innanzitutto, evidenzia o isola i potenziali duplicati. Rimuovili solo dopo aver scelto una chiave aziendale esplicita, come ad esempio l'ID contatto, o una combinazione di campi definita con cura.
Prima di considerare la cartella di lavoro "pulita", esegui una breve verifica:
Salva quindi il file di lavoro come Cartella di lavoro di Excel (.xlsx) . Se l'origine era un file CSV e hai utilizzato Power Query, mantenere la cartella di lavoro ti consente di conservare i passaggi di trasformazione. Microsoft fa notare che le query di Power Query possono essere aggiornate e riapplicano le trasformazioni ai dati di origine aggiornati. Ciò è utile quando questa esportazione diventa un processo ricorrente mensile o settimanale.
Azione: Mantieni inalterato il file di esportazione originale di Salesforce e salva la cartella di lavoro ripulita come file XLSX separato, specificando chiaramente la data o il periodo di riferimento nel nome del file.
Per un foglio di calcolo dei contatti di facile lettura, la creazione di report è solitamente più semplice perché è possibile scegliere colonne e filtri adatti al contesto aziendale direttamente in Salesforce prima dell'esportazione. Data Loader diventa più interessante quando l'estrazione è molto ampia, richiede filtri in stile SOQL, include campi tecnici o deve essere ripetuta in un processo operativo.
Salesforce descrive Data Loader come un'applicazione client per l'importazione e l'esportazione in blocco. Esporta file in formato CSV e supporta file con un massimo di 5 milioni di record. Consulta la documentazione ufficiale di Salesforce Data Loader .
Per i backup, è necessario utilizzare uno strumento diverso. Il servizio di esportazione dati di Salesforce è progettato per esportare grandi quantità di dati aziendali in file CSV con cadenza settimanale o mensile, a seconda dell'edizione. Questo è utile per i backup, ma di solito è eccessivo quando il risultato finale è una cartella di lavoro di contatti organizzata. Consultare la documentazione di Salesforce sull'esportazione dei dati di backup .
Alcune parti di questo flusso di lavoro sono comportamenti verificati della piattaforma; altre dipendono dalla tua organizzazione:
Se l'opzione Esporta non è presente, la documentazione di supporto di Salesforce consiglia di contattare l'amministratore di Salesforce. Non dare per scontato che l'assenza del pulsante significhi che la funzionalità sia stata rimossa; i problemi di autorizzazione sono una causa comune.
Il principio fondamentale è semplice: Salesforce dovrebbe decidere quali record e campi includere nell'estrazione; Excel dovrebbe occuparsi dell'inserimento, della pulizia, della revisione e della presentazione dei dati . Separare queste responsabilità permette di ottenere una cartella di lavoro più facile da controllare, più sicura da aggiornare e con una minore probabilità di contenere errori di conversione dati non rilevabili.
Scopri come esportare i contatti di Salesforce in un file Excel pulito, preservare gli ID e i campi di testo, rimuovere i duplicati in modo sicuro ed evitare gli errori più comuni nei file CSV.
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