Un preventivo di costruzione ha due scopi: aiutarti a stabilire il prezzo del lavoro in modo accurato e rendere il prezzo proposto facilmente comprensibile per il cliente. Per una piccola impresa edile, Excel è spesso sufficiente per entrambi gli scopi, a condizione che il foglio di calcolo separi l'ambito del lavoro, i costi diretti, le spese generali, il margine di profitto, le tasse e le condizioni che il cliente dovrà pagare, invece di mescolare tutto in un'unica cifra.
Questa guida pratica mostra come strutturare un modello di preventivo stampabile per lavori edili in Excel, quali campi è opportuno conservare, quali formule riducono gli errori manuali e cosa controllare prima di stampare o inviare il preventivo. È pensata per piccoli ristrutturatori, artigiani, artigiani specializzati, imprese edili residenziali e liberi professionisti che necessitano di un semplice foglio di calcolo per la stima dei costi, piuttosto che di una piattaforma completa.
Un buon preventivo dovrebbe essere sufficientemente dettagliato da spiegare il prezzo senza però trasformarsi in un documento di gestione del progetto. La struttura più semplice prevede un foglio di calcolo con un'intestazione chiara, una tabella dei costi dettagliata, un riepilogo dei prezzi e una breve sezione con le condizioni.
| Sezione | Campi consigliati | Perché è importante |
|---|---|---|
| Informazioni sul contraente | Nome dell'azienda, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email, numero di licenza (ove applicabile). | Consente di identificare chi ha preparato il preventivo e fornisce al cliente un recapito affidabile. |
| Dettagli dello sconto | Numero di stima, data di stima, data di scadenza, stimatore | Consente di tenere traccia delle revisioni più facilmente e impedisce che i prezzi precedenti vengano confusi con un preventivo attuale. |
| Cliente e progetto | Nome del cliente, indirizzo di fatturazione, indirizzo del progetto, breve descrizione del progetto | Collega il preventivo a una proprietà e a un ambito specifici. |
| Voci di riga | Descrizione, quantità, unità, costo del materiale, costo della manodopera, costo del subappaltatore, altri costi, totale della riga | Mostra da dove proviene il prezzo e ti aiuta ad aggiornare una categoria senza dover ricostruire l'intero preventivo. |
| Riepilogo dei prezzi | Subtotale dei costi diretti, spese generali, ricarico o profitto, indennità, sconti, imposte se applicabili, totale | Consente di separare il costo del lavoro dall'importo addebitato al cliente. |
| Informazioni | Note sull'ambito di applicazione, esclusioni, presupposti, piano di pagamento, periodo di validità, dichiarazione di modifica dell'ordine di lavoro | Riduce l'ambiguità prima che il cliente decida se procedere. |
Per lavori molto piccoli, un solo foglio di calcolo può essere sufficiente. Per preventivi ripetuti, un quaderno di quattro fogli è più facile da gestire:
Le tabelle di Excel sono utili per la parte dettagliata perché formule e riferimenti possono espandersi con l'aggiunta di righe. La documentazione Microsoft che supporta le tabelle di Excel formattate consente di utilizzare colonne calcolate, righe totali, filtri e riferimenti strutturati. Vedi Supporto Microsoft: Creare e formattare tabelle e Supporto Microsoft: Utilizzo di riferimenti strutturati con le tabelle di Excel .
I totali manuali sono uno dei modi più semplici per creare incongruenze quando un preventivo cambia. Una riga di calcolo di base può calcolare i costi estesi di materiali e manodopera a partire dalla quantità e dalle tariffe unitarie.
Ad esempio, se una riga contiene quantità, costo unitario del materiale, ore di lavoro e tariffa oraria del lavoro, la logica può essere la seguente:
| Calcolo | Esempio di logica delle formule |
|---|---|
| Vetro totale | Quantità × costo unitario del materiale |
| Totale del lavoro | Ore di lavoro × tariffa oraria |
| Costo della linea diretta | Costo totale dei materiali + costo totale della manodopera + subappaltatore + attrezzature + altri costi diretti |
| Subtotale dei costi diretti | Somma di tutti i costi di linea diretti |
Se la tabella degli articoli si chiama EstimateItems , una formula strutturata può essere più facile da verificare rispetto agli indirizzi di cella fissi. Ad esempio, una colonna calcolata potrebbe utilizzare la quantità e il prezzo unitario della riga corrente anziché una formula legata a uno specifico numero di riga. I riferimenti strutturati sono particolarmente utili quando si aggiungono o si eliminano righe, perché i riferimenti alla tabella si aggiornano di conseguenza.
I piccoli imprenditori edili a volte considerano ricarico, spese generali e profitto come sinonimi. In realtà non sono la stessa cosa. Le spese generali sono i costi di gestione dell'attività che potrebbero non essere attribuibili a una singola linea di lavoro, ad esempio le spese d'ufficio, i software, le assicurazioni, gli stipendi del personale amministrativo e alcuni costi relativi a veicoli o officina. Il profitto è ciò che rimane dopo aver coperto i costi. Il ricarico è un metodo di determinazione del prezzo utilizzato per aumentare il costo fino al prezzo di vendita.
La Small Business Administration (SBA) statunitense distingue tra costi fissi, variabili e semi-variabili nelle sue linee guida di pianificazione e sottolinea che la comprensione dei costi è necessaria per l'analisi del punto di pareggio e della redditività. Le categorie esatte variano a seconda dell'impresa. Consultare le linee guida di pianificazione aziendale della SBA .
Azione: prima di applicare un ulteriore costo fisso o un ricarico, stabilisci cosa è già incluso nelle tariffe orarie e nei prezzi dei singoli articoli. Altrimenti, potresti inavvertitamente conteggiare due volte lo stesso costo o ometterlo del tutto.
Se un lavoro costa 8.000 dollari e si applica un ricarico del 25%, il prezzo di vendita è di 10.000 dollari. Il profitto lordo in questo esempio semplificato è di 2.000 dollari, ovvero il 20% del prezzo di vendita di 10.000 dollari. Un ricarico del 25%, quindi, non crea un margine del 25%.
Azione: etichettare correttamente il campo della cartella di lavoro. Se il foglio utilizza una formula di ricarico sul costo, chiamarla "Ricarico %" e non "Margine %".
Le voci di spesa aggiuntive sono utili quando il cliente non ha ancora effettuato la scelta definitiva del prodotto. Ad esempio, piastrelle, sanitari, elettrodomestici o finiture speciali. Non inserite la voce di spesa aggiuntiva all'interno di un codice articolo generico. Dedicatele una riga separata con una breve descrizione e l'importo.
Anche le alternative devono essere considerate separatamente. Ad esempio, "Alternativa A: sostituzione di tre finestre aggiuntive" non deve essere inclusa nel totale base a meno che il cliente non la selezioni.
Azione: aggiungere un campo "Incluso nel prezzo base?" oppure mantenere le alternative in una sezione separata sotto la stima base. Ciò evita che il totale stampato risulti ambiguo.
Gli elenchi di convalida dei dati possono ridurre gli errori di digitazione in campi come unità, codice di costo, settore commerciale, stato imponibile o categoria di riga. Le attuali linee guida di Microsoft per Excel spiegano come collegare un elenco a discesa a un elenco e come aggiornarlo automaticamente quando l'elenco di origine viene memorizzato in una tabella di Excel. Vedi Supporto Microsoft: Creare un elenco a discesa .
Un semplice elenco di categorie potrebbe includere:
Azione: mantieni l'elenco abbastanza breve da consentire a chi effettua la stima di scegliere rapidamente una categoria. Se la tua azienda utilizza codici di costo formali, utilizzali al posto di un elenco generico.
Il trattamento IVA della manodopera edile, dei materiali, dei miglioramenti e delle riparazioni varia a seconda dello stato e della località. Anche la base imponibile corretta può differire in base alla tipologia di progetto. Un modello dovrebbe quindi specificare esplicitamente l'aliquota IVA e l'importo imponibile, anziché presumere che ogni voce sia tassata allo stesso modo.
Azione: creare campi separati per "Importo imponibile" e "Aliquota fiscale" e confermare il trattamento corretto con l'autorità fiscale statale o locale competente o con il proprio consulente fiscale. Non riutilizzare un'impostazione fiscale di un'altra giurisdizione senza averla verificata.
Un foglio di calcolo ottimizzato per monitor widescreen potrebbe risultare di scarsa qualità in stampa. Il preventivo destinato al cliente dovrebbe essere testato in Anteprima di stampa prima di essere adottato come modello standard.
Microsoft conferma che Excel può stampare un'area selezionata, salvare un'area di stampa definita insieme alla cartella di lavoro, ripetere le righe di intestazione nelle pagine successive e ridimensionare il foglio di lavoro per la stampa. Tra le risorse utili si possono consultare le seguenti pagine del supporto tecnico Microsoft: Impostare o cancellare un'area di stampa , Ripetere righe o colonne specifiche in ogni pagina stampata e Stampare un foglio di lavoro o una cartella di lavoro .
La sezione relativa ai termini e alle condizioni deve essere concisa. Non sostituisce un contratto, ma deve indicare le ipotesi che incidono direttamente sul preventivo. Le voci più comuni includono il periodo di validità del preventivo, le principali esclusioni, chi fornisce i materiali selezionati dal committente, le ipotesi relative ai permessi, le ipotesi relative all'orario di lavoro, lo smaltimento, le limitazioni di accesso e le modalità di determinazione del prezzo per le modifiche all'ambito del progetto.
Una dichiarazione di modifica pratica potrebbe specificare che i lavori al di fuori dell'ambito indicato richiedono un'approvazione scritta e potrebbero comportare variazioni di prezzo e tempistiche. La formulazione legale esatta deve essere conforme alla giurisdizione e alle procedure contrattuali in vigore.
Azione: evitare di utilizzare un modello di preventivo come contratto legale a meno che non sia stato effettivamente progettato e revisionato per tale scopo.
Un preventivo è un documento di determinazione dei prezzi, ma le cifre su cui si basa devono essere riconducibili a preventivi dei fornitori, ipotesi di pagamento degli stipendi, offerte dei subappaltatori, ricevute, fatture e registri di lavoro. L'IRS (Internal Revenue Service) stabilisce che i registri aziendali devono essere completi e accurati e che i documenti elettronici sono soggetti agli stessi requisiti di tenuta dei registri cartacei. Identifica inoltre fatture, ricevute, fatture pagate e altri documenti giustificativi come documenti che le aziende devono conservare. Vedi IRS: Come devo registrare le mie transazioni commerciali? e IRS: Che tipo di documenti devo conservare ?
Azione: inserisci il numero di stima sulle note d'acquisto, sui preventivi dei subappaltatori e sulle cartelle di lavoro correlate, in modo da poter confrontare in seguito il costo stimato con il costo effettivo.
Per un manuale di lavoro destinato ai piccoli imprenditori edili, il riepilogo può rimanere semplice:
Questa è una struttura di base, non una formula di prezzo universale. Gli appaltatori utilizzano sistemi di calcolo dei costi diversi e alcuni includono le spese generali e il profitto nel costo del lavoro o nel prezzo unitario, anziché aggiungere percentuali separate alla fine.
| Controllo | Domanda da porre |
|---|---|
| Ambito di applicazione | Ogni voce di spesa indicata corrisponde effettivamente al lavoro descritto nel preventivo? |
| Quantità | Sono state esaminate le misurazioni, le unità di misura, i fattori di spreco e i conteggi? |
| Tariffe | Le tariffe per manodopera, fornitori, subappaltatori, attrezzature e smaltimento sono aggiornate per questo lavoro? |
| Costi generali e profitto | Sono inclusi una sola volta, utilizzando il metodo di determinazione del prezzo previsto dalla tua azienda? |
| Tassare | È stato utilizzato l'importo imponibile e l'aliquota specifica della giurisdizione corretti? |
| Indennità | I prodotti non selezionati e le quantità incerte sono chiaramente identificati? |
| Esclusioni | Le probabili ipotesi dei clienti che non sono incluse sono indicate in modo chiaro? |
| Stampa | Il PDF o la pagina stampata mostrano la tabella completa, i totali, i termini e le informazioni di contatto senza colonne tagliate? |
Il miglior modello di preventivo per lavori edili stampabile in Excel non è quello con più campi. È quello che permette a un piccolo imprenditore di aggiornare rapidamente quantità e prezzi, visualizzare il costo reale dietro il prezzo, spiegare chiaramente l'ambito del lavoro e produrre una pagina pulita per il cliente senza dover riscrivere i totali.
Iniziate con una tabella strutturata degli articoli, rendete esplicita la logica dei costi generali e dei ricarichi, isolate le ipotesi e le indennità e integrate le impostazioni di stampa nella cartella di lavoro anziché modificarle ogni volta. Quindi, conservate ogni preventivo emesso come documento datato. In questo modo, un semplice foglio di calcolo si trasforma in un processo di stima ripetibile, anziché in un calcolo una tantum.
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