Un semplice strumento di monitoraggio delle buste paga bisettimanali dovrebbe aiutarvi a rispondere rapidamente a tre domande: chi viene pagato, quali ore o importi di retribuzione approvati si riferiscono al periodo corrente e se i totali corrispondono al risultato delle buste paga che intendete approvare. Per un piccolo team, Excel può svolgere bene questo compito, a condizione che la cartella di lavoro sia circoscritta e venga rivista regolarmente.
Bisettimanale significa ogni due settimane. Non è la stessa cosa di quindicinale, che significa due volte al mese. Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti definisce un periodo di paga bisettimanale come quello che si verifica ogni due settimane, producendo normalmente 26 periodi di paga in un anno. L'allineamento del calendario può occasionalmente produrre 27 date di pagamento in alcuni casi, quindi è meglio evitare di creare un foglio di calcolo che presuppone che ogni anno solare contenga sempre esattamente 26 pagamenti. Consultare la definizione di bisettimanale del Dipartimento del Lavoro e la spiegazione dell'Office of Personnel Management relativa a 26 o 27 date di pagamento .
Il foglio di calcolo descritto di seguito è uno strumento di monitoraggio e riconciliazione , non un sistema completo per l'elaborazione delle paghe. Consente di organizzare le ore lavorate, le date dei periodi di paga, le componenti della retribuzione lorda, le detrazioni già calcolate altrove e di verificare i totali. Non deve essere considerato come fonte ufficiale per il calcolo delle ritenute fiscali, degli straordinari, dei pignoramenti, dei benefit o degli obblighi di dichiarazione, a meno che tali calcoli non siano stati validati separatamente per la vostra azienda.
Prima di iniziare a lavorare, definisci il risultato desiderato. Un foglio di calcolo efficace dovrebbe consentire a chi lo utilizza di verificare ogni periodo di paga senza dover cercare tra numerosi file scollegati. Come minimo, dovresti essere in grado di verificare:
Se questi controlli richiedono solo pochi minuti e i totali corrispondono al report paghe approvato, il sistema di monitoraggio sta svolgendo correttamente il suo compito. Se invece si impiega molto tempo a correggere formule, risolvere incongruenze o interpretare manualmente complesse regole di pagamento, è probabile che il foglio di calcolo non sia più adatto allo scopo per cui è stato progettato.
Iniziate dai dati di origine anziché dalle formule. Per ogni dipendente, raccogliete un ID interno, il nome, lo stato occupazionale, il tipo di retribuzione e qualsiasi tariffa autorizzata o importo di retribuzione base approvato che il sistema di tracciamento è autorizzato a memorizzare. Per ogni periodo di paga, raccogliete la registrazione delle ore lavorate approvata, le date del periodo di paga, le rettifiche salariali e il report finale delle paghe che utilizzerete per la riconciliazione.
Non inserire dati identificativi sensibili in un sistema di tracciamento condiviso informale solo perché potrebbero essere richiesti altrove nei registri delle paghe. Per i datori di lavoro statunitensi soggetti al Fair Labor Standards Act, il Dipartimento del Lavoro elenca i documenti obbligatori che possono includere informazioni identificative, ore lavorate, base salariale, aggiunte o detrazioni e salari pagati. Conserva i documenti di identità e fiscali richiesti dalla legge in un sistema adeguatamente protetto e, quando possibile, utilizza un ID dipendente interno nel sistema di tracciamento. Consulta la scheda informativa del Dipartimento del Lavoro sulla tenuta dei registri delle paghe .
Per quanto riguarda i documenti relativi alle imposte sul lavoro negli Stati Uniti, l'IRS attualmente raccomanda ai datori di lavoro di conservare tali documenti per almeno quattro anni. Il periodo di conservazione esatto per altri documenti relativi alle buste paga può dipendere dal tipo di documento e dalla giurisdizione, pertanto la politica di conservazione dei documenti contabili dovrebbe essere conforme ai requisiti legali e contabili specifici, piuttosto che a una regola generica predefinita. Consultare le linee guida dell'IRS sulla conservazione dei documenti relativi alle imposte sul lavoro .
Una cartella di lavoro intuitiva per i principianti funziona al meglio quando i dati anagrafici, le impostazioni del periodo, le transazioni e i totali di riepilogo sono separati. Crea questi quattro fogli:
| Foglio | Scopo | Campi tipici |
|---|---|---|
| Impostazioni | Un unico posto per il periodo di paga corrente | Inizio periodo, fine periodo, data di pagamento, preparato da, stato della revisione |
| Dipendenti | Elenco principale ridotto | ID dipendente, nome, tipo di retribuzione, tariffa autorizzata o importo di riferimento, stato |
| Stipendio | Una riga per dipendente per periodo di paga | Date, ID dipendente, ore, componenti retributive, retribuzione lorda, detrazioni, retribuzione netta, stato, note |
| Riepilogo | Verifiche di pre-approvazione | Numero di dipendenti, ore totali, retribuzione lorda, totali delle detrazioni, retribuzione netta, eccezioni |
L'utilizzo di date anziché di una struttura fissa "Periodo 1 a Periodo 26" rende il foglio di calcolo più affidabile in caso di cambiamenti annuali e calendari di pagamento non standard. Se la tua azienda ha un calendario fisso, puoi riutilizzare il periodo precedente e anticipare le date di inizio e fine di 14 giorni, ma verifica le date di pagamento effettive poiché festività bancarie o politiche aziendali potrebbero modificarle.
Il foglio "Dipendenti" dovrebbe contenere valori che cambiano meno frequentemente rispetto alle transazioni relative agli stipendi. Utilizzare un ID interno come chiave primaria. I nomi possono cambiare e due dipendenti possono avere lo stesso nome, quindi le formule e le ricerche risultano più affidabili quando dipendono dall'ID dipendente.
Per un team composto interamente da dipendenti pagati a ore, una configurazione minima può includere ID dipendente , Nome dipendente , Tariffa oraria e Stato . Se si hanno anche dipendenti con stipendio fisso, aggiungere una colonna Tipo di pagamento e memorizzare l'importo autorizzato effettivamente utilizzato dal processo di elaborazione delle paghe. Evitare di dividere ciecamente lo stipendio annuale per 26, poiché alcuni piani di pagamento possono prevedere una 27esima data di pagamento e perché il trattamento salariale può dipendere dalle regole di elaborazione delle paghe del datore di lavoro.
Se più persone modificano la cartella di lavoro, è consigliabile utilizzare la convalida dei dati di Excel per campi come Stato o Tipo di retribuzione, in modo da garantire la coerenza dei dati inseriti. Microsoft descrive la convalida dei dati come un metodo per limitare il tipo o il valore che gli utenti possono immettere. Consultare la guida di Microsoft sulla convalida dei dati di Excel .
Nel foglio Paghe, inserisci le intestazioni e converti l'intervallo in una tabella di Excel. Nelle versioni desktop più recenti di Excel, seleziona una cella nell'intervallo e usa Home > Formatta come tabella , scegli uno stile, conferma l'intervallo e indica che la tabella deve avere delle intestazioni. Microsoft documenta lo stesso flusso di lavoro per Microsoft 365 e le versioni con licenza perpetua più recenti. Vedi Creare e formattare tabelle in Excel .
Un set di colonne pratico è:
Le tabelle sono utili perché le formule possono utilizzare riferimenti strutturati , ovvero fanno riferimento ai nomi delle colonne anziché alle fragili coordinate delle celle. Microsoft precisa che i riferimenti strutturati si adattano automaticamente all'aggiunta o alla rimozione di righe dalla tabella. Consultare la guida di Microsoft sui riferimenti strutturati .
Per un semplice monitoraggio delle paghe orarie, alcune formule possono ridurre i calcoli manuali. Supponiamo che la tabella Excel si chiami "Paghe" . Una colonna "Ore totali" può utilizzare:
=SUM([@[Regular Hours]],[@[Overtime Hours]])
Se le tariffe orarie e per gli straordinari nel foglio di calcolo sono input autorizzati, la retribuzione ordinaria e la retribuzione per gli straordinari possono essere calcolate come segue:
=[@[Regular Hours]]*[@[Hourly Rate]]
=[@[Overtime Hours]]*[@[Overtime Rate]]
La retribuzione lorda può quindi utilizzare:
=SUM([@[Regular Pay]],[@[Overtime Pay]],[@[Other Earnings]])
La documentazione di Microsoft sulla funzione SOMMA conferma che SOMMA può sommare singoli valori, riferimenti o intervalli. In una tabella, la stessa funzione funziona con riferimenti strutturati.
Non utilizzare questo modello per inventare regole sugli straordinari. Il sistema di monitoraggio dovrebbe ricevere la tariffa oraria corretta per gli straordinari dalla tua politica retributiva o dal tuo sistema di gestione delle paghe approvato. Allo stesso modo, una semplice formula di riconciliazione della retribuzione netta come questa =[@[Gross Pay]]-SUM([@[Pre-Tax Deductions]],[@[Taxes Withheld]],[@[Other Deductions]])è solo un'operazione aritmetica. Non calcola le tasse né determina se una detrazione è legalmente consentita.
Se il vostro fornitore di servizi di elaborazione paghe calcola già la retribuzione lorda e netta, il flusso di lavoro più sicuro consiste spesso nell'importare o inserire manualmente i risultati approvati e utilizzare Excel solo per confrontarli con le ore lavorate, le rettifiche e i totali previsti.
Il foglio riepilogativo dovrebbe essere abbastanza breve da poter essere consultato in una sola schermata. I totali utili includono il numero di dipendenti attivi, il totale delle ore ordinarie, il totale delle ore di straordinario, il totale della retribuzione lorda, il totale delle detrazioni e il totale della retribuzione netta. Ad esempio:
=SUM(Payroll[Regular Hours])
=SUM(Payroll[Overtime Hours])
=SUM(Payroll[Gross Pay])
Aggiungere almeno un controllo delle eccezioni per i duplicati. Se ogni dipendente deve comparire una sola volta per periodo di paga, è possibile utilizzare una colonna di supporto:
=COUNTIFS(Payroll[Pay Period End],[@[Pay Period End]],Payroll[Employee ID],[@[Employee ID]])>1
Un risultato VERO significa che lo stesso ID dipendente compare più di una volta per la data di fine periodo e necessita di revisione. È inoltre possibile utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare gli ID dipendente vuoti, le ore negative o gli stati di revisione non completati. Microsoft spiega che la formattazione condizionale applica regole basate sui valori delle celle per rendere più facile individuare le eccezioni, come indicato nella sua guida alla formattazione condizionale .
Un sistema di tracciamento può essere utile per la riconciliazione, ma potrebbe non contenere tutti i dati necessari per la gestione delle paghe, del lavoro, delle imposte o per le verifiche contabili. Conservate la documentazione ufficiale relativa a orari, imposte e paghe nei sistemi e nelle posizioni di archiviazione previste per la vostra attività.
L'idoneità al lavoro straordinario, le tariffe per gli straordinari, le ritenute fiscali, il trattamento fiscale agevolato, i congedi retribuiti, le commissioni, i bonus e i pignoramenti possono essere soggetti a normative che un modello generico non è in grado di determinare in modo sicuro. È preferibile affidare questi calcoli a una procedura di elaborazione paghe autorizzata e lasciare che Excel si occupi della riconciliazione degli importi risultanti.
I nomi sono comodi da leggere, ma non garantiscono una chiave univoca efficace. Utilizza l'ID dipendente per le ricerche e il controllo dei duplicati, quindi visualizza il nome per una migliore leggibilità.
Un singolo foglio di calcolo che mescola dati anagrafici dei dipendenti, dati del periodo corrente, dati dei periodi precedenti, ipotesi e totali diventa difficile da verificare. È consigliabile suddividere la cartella di lavoro in base alla funzione e archiviare i periodi chiusi in modo coerente.
I pagamenti bisettimanali sono generalmente associati a 26 periodi, ma alcuni calendari prevedono 27 date di pagamento. È consigliabile basare il conteggio dei periodi sulle date effettive e sul calendario paghe approvato, anziché presumere lo stesso numero ogni anno.
Questo approccio funziona al meglio quando il team è abbastanza piccolo da permettere a una sola persona di esaminare la tabella delle buste paga riga per riga, le regole di pagamento sono semplici e esiste un processo di elaborazione delle buste paga ufficiale, esterno al foglio di calcolo, per le questioni fiscali e di conformità. Excel è particolarmente utile come semplice lista di controllo, foglio di preparazione pre-elaborazione delle buste paga o file di riconciliazione post-elaborazione.
Valuta la possibilità di passare a un sistema dedicato per la gestione delle paghe o delle presenze quando hai diverse giurisdizioni di pagamento, tariffe multiple per dipendente, frequenti rettifiche retroattive, commissioni complesse, mance, pignoramenti, benefit, maturazione delle ferie, molti editor simultanei o una crescente necessità di accesso basato sui ruoli e di cronologia delle verifiche. Non esiste un limite universale per il numero di dipendenti; la complessità e i requisiti di controllo sono più importanti del numero di dipendenti.
Per un piccolo team, il miglior strumento per la gestione delle buste paga non è il foglio di calcolo con più formule, ma quello che rende il periodo di paga facile da comprendere, facile da riconciliare e difficile da interpretare erroneamente.
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