Tingkatkan Aliran Kerja Produktiviti Outlook Anda dengan Petua Ini

Untuk orang baru atau profesional, Microsoft Outlook menyertakan banyak ciri yang boleh anda gunakan untuk meningkatkan produktiviti anda. Berikut ialah beberapa petua penting untuk meningkatkan aliran kerja dan produktiviti anda menggunakan Outlook untuk Mac, Office 365 atau versi web.

Peraturan Persediaan

Peraturan boleh membantu anda mengautomasikan pengurusan mesej anda, sama ada menyekat Mel Sarap atau mengalihkan mesej tertentu ke folder. Sebagai contoh, anda boleh meminta semua mesej daripada bos anda dialihkan ke folder tertentu, jadi anda tidak akan terlepasnya. Dengan versi penuh Outlook, anda boleh mencipta beberapa peraturan yang agak rumit.

Berikut ialah peraturan mudah di mana saya mengalihkan mesej daripada folder penerima. Pilih mesej daripada penerima, klik tab Laman Utama dan klik Peraturan > Cipta Peraturan .

Tandai kotak Daripada penerima kemudian tandai Pindahkan item ke folder.” Pilih folder sedia ada atau buat yang baharu. Pilihnya dan klik OK. Anda boleh menjalankan peraturan dengan segera atau pada masa yang akan datang. Anda boleh menyediakan peraturan untuk menerima makluman apabila anda menerima e-mel daripada penerima tertentu  atau mesej dengan perkataan tertentu. Lihat cara untuk mengalihkan mesej baharu ke folder tertentu .

Juga, peraturan lanjutan telah ditambahkan pada Outlook.com beberapa tahun yang lalu.

Gunakan Kategori Warna dan Bendera

Gunakan ciri Warna dan Kategori untuk membantu mengutamakan dan menumpukan pada perkara yang penting. Pilih mesej dan klik menu Kategorikan, kemudian pilih warna yang sesuai. Anda boleh menyesuaikan warna ini kepada makna tertentu. Klik Kategori > Semua Kategori > pilih warna dan kemudian Namakan semula. Arahan papan kekunci juga boleh diberikan supaya anda boleh menandakan mesej dengan cepat.

Bendera Susulan juga boleh membantu anda mengingati mesej yang perlu anda lihat apabila anda mempunyai masa. Apabila anda membenderakan mesej e-mel, ia akan dipaparkan pada Senarai Tugasan dan senarai Tugasan anda supaya anda boleh ingat untuk mengurusnya.

Jadual Menggunakan Penghantaran Tertunda

Outlook membolehkan anda menangguhkan penghantaran e-mel ke masa tertentu dalam sehari. Ciri ini berguna jika anda tahu penerima tidak akan sampai ke mesej anda sehingga masa tertentu. Jika anda sedar bahawa pengguna menyemak e-mel sekitar jam 3 pagi, buat mesej baharu, kemudian klik butang Lengah Penghantaran di bawah Pilihan . Buat pengubahsuaian yang sesuai pada pilihan Penghantaran seperti Jangan hantar sebelum tarikh dan masa.

Buat Folder Carian

Folder Carian ialah cara yang berkesan untuk mencuba mesej anda dan membawa sedikit kewarasan ke peti masuk anda. Sebagai contoh, anda boleh mencipta folder carian untuk mel yang anda mahu ikuti atau benderakan mesej daripada orang, kumpulan atau senarai tertentu.

Klik tab Folder , klik Folder Carian Baharu dan pilih jenis Folder Carian yang anda ingin buat dari dalam salah satu kumpulan. Pilih folder mel dan klik OK. Folder carian dibuat dalam Anak Tetingkap Navigasi. Sebarang mesej yang saya pilih untuk membuat susulan akan tersedia di sana apabila saya memerlukannya.

Tetapkan Tahap Penapis E-mel Sarap

Mel Sarap boleh memperlahankan bilangan e-mel produktif yang boleh anda perolehi sepanjang hari. Menggunakan Penapis Mel Sarap Outlooks, anda boleh meminimumkan kesannya. Klik tab Laman Utama, klik menu Sarap dalam kumpulan Padam, dan klik Pilihan E-mel Sarap.

Saya syorkan mulakan dengan tetapan Rendah dahulu dan lihat cara ia berfungsi untuk anda. Jika mesej sampah terlalu agresif, maka anda boleh beralih ke pilihan yang lebih tinggi. Sekiranya penapis tersilap membenderakan mesej penting, saya akan memastikan pilihan Padam Kekal tidak ditandai.

Buat Sandaran fail PST

Outlook ialah sistem, dan ia juga boleh gagal. Mengekalkan sandaran yang sihat bagi Folder Peribadi anda boleh memastikan pemulihan yang lancar sekiranya berlaku rasuah, kegagalan sistem atau sebarang isu lain yang tidak dijangka.

Fail Data Outlook (.pst) yang dibuat dengan menggunakan Outlook 2013 atau Outlook 2016 (atau ke atas) disimpan pada komputer anda dalam folder Documents\Outlook Files . Jika anda menaik taraf kepada Outlook pada PC atau Mac yang telah mempunyai fail data yang dibuat dalam Outlook 2007 atau lebih awal, fail ini disimpan di lokasi lain dalam folder tersembunyi di C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Fail Data Outlook luar talian (.ost) juga disimpan di C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Kebanyakan data kekal pada pelayan; walau bagaimanapun, sebarang item yang disimpan secara setempat harus disandarkan. Contohnya, Kalendar, Kenalan, Tugasan dan mana-mana folder bertanda Setempat sahaja. Untuk maklumat lanjut tentang membuat dan menyandarkan folder PST, lihat artikel berikut:

• Cara Membuat Folder PST dalam Outlook
• Cipta Folder PST dalam Outlook 2013
• Apakah Folder PST Outlook dan Cara Menggunakannya
• Baiki Folder PST yang rosak dalam Outlook

Anda juga mungkin berminat dengan cara mencari folder OLK sementara Outlook .

Sediakan Balasan Di Luar Pejabat

Sama ada anda akan berada di luar pejabat hampir sepanjang hari atau bercuti selama sebulan, menyediakan balasan Luar Pejabat boleh memberitahu kenalan anda bahawa anda tidak tersedia. Menggunakan Pembantu Luar Pejabat  akan mengurangkan banyak bunyi dalam peti masuk anda apabila mereka cuba menghubungi anda tanpa respons segera. Ia juga akan mengurangkan kerja untuk membersihkan peti masuk anda apabila anda kembali. Klik Fail > Maklumat > Balasan Automatik .

Pilih kotak radio Hantar Balasan Automatik, kemudian tentukan tempoh apabila anda ingin mesej tertentu ini dihantar. Anda juga boleh menghantar mesej ini kepada rakan sekerja di dalam atau di luar organisasi.

Jika anda menggunakan Outlook untuk iOS, ketik Tetapan, ketik Pelayan Exchange anda, kemudian ketik Balasan Automatik . Togol pada Balasan Automatik dan taip mesej yang diperibadikan.

Menguruskan Pemberitahuan

Pemberitahuan desktop Outlook boleh membebankan dan mengalih perhatian anda. Satu pilihan yang anda ada ialah melumpuhkannya. Untuk meredamkannya, klik kanan ikon Outlook dalam kawasan Pemberitahuan Bar Tugas, kemudian klik Tunjukkan Makluman Desktop Mel Baharu. Untuk versi Outlook yang lebih lama, lihat artikel kami tentang cara untuk melumpuhkan makluman desktop Outlook .

Petua Mudah Alih Outlook

Jika anda menggunakan Outlook versi mudah alih, berikut ialah beberapa petua yang boleh anda gunakan untuk kekal produktif semasa dalam perjalanan.

Beralih antara Kalendar Peribadi dan Kerja.

Ketik tab Kalendar, kemudian ketik menu hamburger, kemudian ketik kalendar Kerja atau Peribadi anda.

Jadualkan Panggilan Skype dengan Outlook untuk iOS

Ketik Kalendar, buat genap baharu, kemudian masukkan nama untuk acara tersebut. Ketik Orang, kemudian tambahkan orang yang anda ingin jemput. Leret ke bawah dan togol pada Panggilan Skype, kemudian ketik pautan Panggilan Skype, masukkan penerangan, kemudian ketik Selesai . Ketik Simpan untuk menyelesaikan.

Hantar Ketersediaan

Buat mesej baharu dan ketik acara Kalendar.

Ketik ketersediaan hantar, pilih masa yang sesuai, dan kemudian Selesai.

Hantar mesej anda.

Kemas kini terkini pada Outlook untuk Windows atau Mac menambah beberapa ciri baharu. Lihat artikel kami untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang cara anda boleh menggunakan ciri baharu tersebut. Juga, lihat artikel kami dengan  senarai arahan papan kekunci Outlook untuk pengguna Mac.