Cara Menyiapkan Memo Kredit di QuickBooks 2021

Memo kredit boleh menjadi kaedah berguna untuk memperbaiki kesilapan memasukkan data yang tidak anda temui atau betulkan sebelumnya. Memo kredit juga merupakan kaedah yang berguna untuk menangani perkara seperti pulangan dan pembayaran balik pelanggan. Sekiranya anda telah menyiapkan satu atau dua invois pada waktunya, anda akan dapati bahawa menyediakan memo kredit QuickBooks jauh lebih mudah daripada menggunakan kaedah kuno.

Langkah-langkah berikut menerangkan bagaimana membuat memo kredit jenis yang paling rumit dan terlibat: memo kredit produk. Walau bagaimanapun, membuat memo perkhidmatan atau kredit profesional berfungsi dengan cara yang sama. Anda hanya mengisi lebih sedikit bidang.

Untuk membuat memo kredit produk, ikuti langkah berikut:

1. Pilih Pelanggan → Buat Memo Kredit / Bayaran Balik atau klik ikon Bayaran Balik & Kredit di bahagian Pelanggan di laman utama untuk memaparkan tetingkap Buat Memo Kredit / Bayaran Balik (seperti yang ditunjukkan).

Tetingkap Buat Memo Kredit / Bayaran Balik

2. Kenal pasti pelanggan dan, jika perlu, pekerjaan di menu drop-down Pelanggan: Pekerjaan.

Anda boleh memilih pelanggan atau pekerjaan dari senarai dengan mengkliknya.

3. (Pilihan) Tentukan kelas untuk memo kredit.

Sekiranya anda menggunakan kelas untuk mengkategorikan transaksi, aktifkan menu lungsur turun Kelas dan pilih kelas yang sesuai untuk memo kredit.

4. Tarikh memo kredit (walaupun tetap stabil adalah pilihan).

Tekan Tab untuk menggerakkan kursor ke kotak teks Tarikh. Kemudian masukkan tarikh yang betul dalam format MM / DD / YYYY.

5. (Pilihan) Masukkan nombor memo kredit.

QuickBooks mencadangkan nombor memo kredit dengan menambahkan 1 pada nombor memo kredit terakhir yang anda gunakan. Anda boleh menerima nombor atau tab ke kotak teks No. Kredit untuk menukar nombor menjadi apa sahaja yang anda mahukan.

6. Betulkan alamat Pelanggan, jika perlu.

QuickBooks mengambil alamat penagihan dari senarai Pelanggan. Anda boleh menukar alamat untuk memo kredit dengan mengganti sebahagian alamat penagihan biasa. Biasanya, anda harus menggunakan alamat yang sama untuk memo kredit yang anda gunakan untuk invois atau invois asal.

7. (Pilihan.. Jenis) Berikan nombor PO.

Sekiranya memo kredit menyesuaikan jumlah baki pada PO pelanggan, anda mungkin memasukkan nombor PO di kotak teks No. PO.

Inilah logik saya mengenai cadangan ini, bagi pembaca yang mengambil berat: Sekiranya anda menagih pelanggan anda $ 1,000 pada PO No. 1984, yang membenarkan pembelian $ 1,000, anda telah menghabiskan keseluruhan PO - sekurang-kurangnya mengikut kerani yang perlu dibayar akaun pelanggan, yang memproses invois anda. Sekiranya anda memastikan bahawa memo kredit untuk $ 1,000 dikenal pasti berkaitan dengan PO No. 1984, namun, pada dasarnya anda membebaskan baki pembelian $ 1,000, yang mungkin bermaksud bahawa anda dapat menggunakan, atau membayar kembali, PO itu lagi.

8. Sekiranya pelanggan mengembalikan barang, terangkan setiap item.

Gerakkan kursor ke baris pertama kotak teks Item / Huraian / Kuantiti / Kadar / Jumlah / Cukai. Pada baris kosong pertama kotak, aktifkan menu lungsur Item dan kemudian pilih item tersebut. Buku Pantas mengisi kotak teks Huraian dan Nilai dengan apa sahaja keterangan penjualan dan harga jualan yang anda masukkan dalam senarai Item. (Anda boleh mengedit maklumat ini jika anda mahu, tetapi tidak perlu dilakukan.) Masukkan jumlah item yang dikembalikan oleh pelanggan (atau tidak membayar) di kotak teks Qty. (Setelah anda memasukkan nombor ini, QuickBooks mengira jumlahnya dengan mengalikan Qty dengan Rate.) Masukkan setiap item yang dikembalikan oleh pelanggan dengan mengisi baris kosong kotak senarai.

Dalam kes item inventori, QuickBooks menganggap bahawa item yang anda tunjukkan pada memo kredit dikembalikan ke inventori. Anda ingin menyesuaikan jumlah fizikal inventori anda sekiranya item yang tidak terjual dikembalikan.

Seperti invois, anda boleh memasukkan sebilangan item dalam memo kredit yang anda mahukan. Sekiranya anda tidak mempunyai cukup ruang untuk satu halaman, QuickBooks terus menambahkan halaman ke memo kredit sehingga anda selesai. Maklumat keseluruhan, tentu saja, terdapat di halaman terakhir.

9. Huraikan setiap item khas yang perlu disertakan dalam memo kredit.

Sekiranya anda ingin mengeluarkan memo kredit untuk item lain yang terdapat dalam invois asal - penghantaran, diskaun, caj lain, dan sebagainya - tambahkan keterangan setiap item ke senarai Item.

Untuk menambahkan keterangan item ini, aktifkan menu lungsur Item pada baris kosong seterusnya dan kemudian pilih item khas. (Anda mengaktifkan senarai dengan mengklik bidang untuk mengubahnya menjadi menu lungsur dan kemudian mengklik anak panah bawah bidang untuk mengakses menu.) Setelah QuickBooks mengisi kotak teks Penerangan dan Nilai, edit maklumat ini (jika perlu). Masukkan setiap item khas - subtotal, discount, freight, dan sebagainya - yang anda nyatakan dalam memo kredit.

Sekiranya anda ingin memasukkan item Diskaun, anda perlu memasukkan item Subtotal dalam memo kredit selepas inventori atau item lain yang telah anda tolak. Kemudian tempel item Potongan terus selepas item Subtotal. Apabila anda melakukan ini, QuickBooks mengira potongan sebagai peratusan dari jumlah keseluruhan.

10. (Pilihan) Tambahkan mesej pelanggan.

Aktifkan menu lungsur Mesej Pelanggan, dan pilih pesanan pelanggan yang bijak.

11. Nyatakan cukai jualan.

Pindahkan kursor ke kotak Daftar cukai, aktifkan menu lungsur turun, dan kemudian pilih cukai jualan yang betul.

12. (Pilihan, tetapi idea yang sangat baik) Tambahkan memo.

Anda boleh menggunakan kotak teks Memo untuk menambahkan keterangan memo ke memo kredit. Anda mungkin menggunakan keterangan ini untuk menjelaskan alasan anda mengeluarkan memo kredit dan untuk merujuk semula invois atau invois asal, misalnya. Perhatikan bahawa medan Memo mencetak dalam Penyata Pelanggan.

13. Sekiranya anda ingin menangguhkan mencetak memo kredit ini, pilih kotak centang Cetak Kemudian.

Saya ingin menangguhkan pembicaraan mengenai apa yang dipilih dalam kotak centang Cetak Kemudian sehingga saya menyelesaikan perbincangan pembuatan memo kredit. Liputan invois percetakan dan memo kredit muncul di bahagian kemudian.

14. Simpan memo kredit.

Untuk menyimpan memo kredit yang telah selesai, klik butang Simpan & Baru atau Simpan & Tutup. QuickBooks memaparkan kotak dialog yang menanyakan apa yang ingin anda lakukan dengan memo kredit: Kekalkan kredit, berikan pengembalian dana, atau gunakan kredit pada invois. Buat pilihan anda dengan mengklik butang yang sesuai dengan perkara yang ingin anda lakukan. Sekiranya anda memilih Terapkan ke Invoice, QuickBooks akan meminta beberapa maklumat tambahan. QuickBooks menyimpan memo kredit yang ada di layar dan, jika anda mengklik Simpan & Baru, memaparkan tetingkap Buat Memo Kredit / Pengembalian Wang yang kosong sehingga anda dapat membuat memo kredit lain. (Perhatikan bahawa anda dapat pergi dan balik halaman melalui memo kredit yang anda buat sebelumnya dengan mengklik butang Next dan Sebelumnya.) Setelah selesai membuat memo kredit, anda boleh mengklik butang Tutup borang memo kredit.

Sekiranya anda menunjukkan bahawa anda ingin mencetak cek pembayaran balik, QuickBooks akan memaparkan tetingkap Write Checks dan mengisi cek secara automatik, menghubungkannya ke memo.