Faedah SharePoint Dalam Pembangunan Laporan LuckyTemplates

Saya ingin bercakap tentang tiga faedah utama SharePoint. Kami akan membincangkan tentang tiga faedah menyeluruh dan menerangkan secara terperinci tentang maksud manfaat tersebut dan cara ciri SharePoint membolehkan manfaat tersebut berlaku. Anda boleh menonton video penuh tutorial ini di bahagian bawah blog ini.

Isi kandungan

• Faedah SharePoint 1: Pengurusan Kandungan Dan Penyampaian
• Perpustakaan Dokumen
• Senarai SharePoint
• Tapak Pasukan
• Faedah SharePoint 2: Aliran Kerja Proses Perniagaan
• SharePoint dan Power Automate
• SharePoint dan Power Apps
• SharePoint dan LuckyTemplates
• Faedah SharePoint 3: Kerjasama
• Kesimpulan

Faedah SharePoint 1: Pengurusan Kandungan Dan Penyampaian

Manfaat SharePoint yang pertama ialah perkara yang saya suka panggil pengurusan dan penghantaran kandungan . Bidang ini sentiasa menjadi masalah utama di tempat kerja di seluruh dunia.

Dianggarkan kira-kira 30% masa anda dihabiskan untuk menghantar, membalas dan mengatur e-mel dan data. SharePoint boleh membantu pekerja anda dan diri anda mendapatkan kembali sedikit masa itu.

Ngomong-ngomong, itu kira-kira 2.6 hingga 3 jam sehari yang berpotensi anda dapat kembali dengan SharePoint. Orang ramai menggunakan SharePoint untuk menyimpan dokumen yang serupa dengan cara mereka melakukannya untuk OneDrive. Tetapi faedah dengan menyimpan dokumen anda dengan SharePoint ialah anda boleh melampirkan metadata pada setiap dokumen.

Sebagai contoh, katakan anda mempunyai folder perakaunan di mana anda mempunyai semua fail anda dipisahkan mengikut tahun dahulu dan kemudian oleh akaun sebenar itu sendiri.

Untuk mencari fail cukai pekerja 2017, anda perlu mengklik folder 2017 dahulu, kemudian klik cukai pekerja, dan kemudian cari individu sebenar yang anda inginkan cukai.

Sekarang itu sistem yang sangat rumit, terutamanya jika anda ingin melihat semua fail untuk orang tertentu, bukan? Semua fail untuk orang tertentu, atau semua fail cukai untuk setiap tahun terletak dalam folder berbeza jadi sukar untuk melakukannya dalam format OneDrive atau desktop tradisional.

Perpustakaan Dokumen

Jadi apa yang SharePoint telah lakukan ialah mencipta pustaka dokumen , di mana semua fail anda berada dalam senarai dan anda boleh melampirkan metadata pada dokumen anda.

Dalam contoh kami, kami mempunyai metadata yang dipanggil Year , metadata lain dipanggil Account Type , dan metadata lain dipanggil Person .

Jika anda ingin melihat semua fail untuk orang tertentu, anda boleh pergi ke metadata itu dan tapis kepada orang itu. Anda akan melihat semua fail untuk semua tahun. Jika anda ingin kembali kepada cara asal dan hanya melihat semua fail untuk tahun tertentu, maka anda akan pergi ke metadata itu dan menapis ke tahun itu.

Metadata ialah peringkat organisasi seterusnya untuk pustaka dokumen anda.

Saya sangat terkejut kerana tidak lebih banyak syarikat melakukan ini. Apabila mereka melakukan ini, mereka melihat peningkatan produktiviti dalam mencari dokumen yang mereka perlukan.

Ini juga sangat berskala. Contohnya, anda boleh mempunyai perpustakaan dokumen untuk kontrak anda, perpustakaan dokumen lain untuk perakaunan anda dan perpustakaan dokumen lain untuk HR anda. Mereka boleh dipegang secara berasingan supaya seseorang dalam HR tidak boleh menyemak dokumen dalam perakaunan.

Senarai SharePoint

Satu lagi ciri yang membolehkan penghantaran pengurusan kandungan yang mantap ialah melalui senarai SharePoint . Dalam contoh ini, kami mempunyai pangkalan data tersuai yang telah dibuat seseorang untuk menyimpan data yang berkaitan dengan mereka.

Ini ialah senarai jadual perjalanan acara. Setiap rekod di sini ialah acara tertentu dalam jadual perjalanan acara itu. Kami mengadakan sarapan pagi bertemu & menyapa Selamat Datang & Pengenalan , dan sebagainya.

Perkara yang telah dilakukan oleh orang ini ialah membuat lajur yang berkaitan dengan mereka. Jadi untuk setiap sesi, mereka mempunyai kod, jenis, penerangan, pembesar suara, masa mula dan masa tamat.

Apa yang hebat tentang senarai SharePoint ialah ia memberikan anda kepelbagaian pangkalan data yang teguh dan ia mudah untuk diambil oleh pekerja. Sangat mudah untuk membuat senarai dan jenis lajur anda sendiri. Anda boleh mempunyai jenis lajur yang canggih seperti lajur pilihan (cth. Jenis sesi) atau lajur berasaskan pengguna (cth. Pembesar suara).

Terdapat banyak perkara yang boleh anda lakukan sebaik sahaja senarai SharePoint anda telah dibuat. Ia juga boleh berskala kerana anda boleh mencipta satu untuk banyak perkara. Anda boleh membuat satu untuk perbelanjaan dan bukannya melakukannya dalam fail Excel rawak yang sangat sukar untuk diakses. Semua orang boleh mengakses dan mengemas kininya. Jika terdapat perubahan, anda boleh meminta kelulusan untuk perubahan tersebut dan menambah aliran kerja kecil.

Senarai ini boleh diubah suai dengan lampiran juga. Sebagai contoh, ini adalah senarai artikel blog di mana setiap satu adalah fail sebenar. Jadi ini ialah gabungan pustaka dokumen dan senarai SharePoint, tempat seseorang mencipta pustaka dokumen dengan metadata dan lajur daripada senarai SharePoint.

Jadi anda boleh melakukan banyak mix and match di sini juga. Ini jauh lebih baik daripada data anda berada di beberapa gudang rawak atau OneDrive atau e-mel.

SharePoint ialah tempat semua-dalam-satu untuk semua data anda, sama ada pustaka dokumen atau senarai SharePoint.

Tapak Pasukan

Ciri terakhir untuk SharePoint ialah ia adalah tapak pasukan . Ia adalah tapak pasukan dalaman di mana semua pekerja anda boleh mengakses maklumat yang mereka perlukan. Anda boleh mempunyai tapak pasukan untuk keseluruhan organisasi anda untuk perkara seperti berita, catatan blog, kalendar, pautan pantas dan sumber luaran yang digunakan oleh pekerja anda.

Sebagai contoh, jika saya ingin mencari polisi HR saya, saya tidak perlu menghantar e-mel kepada orang HR. Saya boleh pergi ke tapak pasukan dan mencari bahagian HR untuk mencari semua dokumen yang saya perlukan.

Ia juga sangat relevan apabila anda mempunyai SharePoint, tapak pasukan organisasi anda ialah halaman utama anda. Jadi sebaik sahaja seseorang membuka Chrome atau Explorer, mereka boleh melihat berita dan aktiviti syarikat terkini.

Anda juga boleh mempunyai tapak pasukan khusus kumpulan. Anda boleh mempunyai satu tapak pasukan untuk keseluruhan organisasi dan tapak pasukan lain yang peribadi untuk pasukan anda supaya hanya maklumat yang berkaitan dengan pekerja diberikan kepada mereka.

Anda boleh membuat tapak SharePoint dan senarai SharePoint anda sendiri. Sangat mudah untuk sesiapa sahaja menciptanya kerana tiada pengekodan yang terlibat dan semuanya seret dan lepas.

Faedah SharePoint 2: Aliran Kerja Proses Perniagaan

Salah satu faedah SharePoint yang penting adalah berkaitan aliran kerja proses perniagaan . Ini ialah contoh aliran kerja proses perniagaan yang sangat mudah untuk organisasi.

Sekeping dokumen sampai ke peti masuk e-mel, yang dihalakan semula kepada penyemak. Ia kemudiannya melalui beberapa peringkat pengulas. Jika mereka meluluskan, ia diterima; jika tidak, ia ditolak.

Proses ini melibatkan beberapa e-mel, bukan? Anda mempunyai e-mel yang tiba ke peti masuk sebenar. Kemudian e-mel perlu dihantar kepada Anna dan Sean untuk disemak. Anna dan Sean mungkin akan menghantar e-mel antara satu sama lain untuk menyemaknya. Dan akhirnya e-mel lain untuk menunjukkan kelulusan atau penolakan.

Sekarang, jika data yang digunakan sebenarnya dalam SharePoint, aliran kerja ini boleh diautomatikkan. Sebagai contoh, kita boleh mencipta senarai SharePoint yang mempunyai semua dokumen ini. Dokumen itu tiba dan ia perlu disemak sama ada oleh Sean atau Anna sebelum diterima.

Daripada proses e-mel, orang yang mahukan kelulusan boleh memuat naiknya ke dalam senarai SharePoint atau pustaka dokumen, yang kemudiannya menghantar pemberitahuan e-mel secara automatik kepada Sean dan Anna. Ini boleh dilakukan melalui sama ada Power Automate atau sistem aliran kerja dalaman SharePoint.

E-mel juga boleh mengandungi pautan ke dokumen SharePoint dalam pustaka dokumen SharePoint, jadi Anna akan menerima e-mel yang mengatakan seseorang telah memuat naik dokumen baharu. Anna kemudian menyemak dokumen itu dan hanya klik sama ada Luluskan atau tidak luluskan .

Begitu juga dengan Sean; dan jika mereka berdua mengklik Luluskan , e-mel lain akan dihantar kepada pengirim asal yang mengatakan bahawa Sean dan Anna telah meluluskan kedua-duanya. Seterusnya, ia secara automatik mengemas kini status dokumen itu kepada Approve , dan semua penjejakan status itu dilakukan dalam SharePoint.

SharePoint dan Power Automate

Kami sebenarnya telah melakukan sistem kelulusan perbelanjaan pada siri YouTube kami, di mana kami bercakap tentang cara menggunakan Power Automate dengan SharePoint untuk mengautomasikan sistem tersebut.

Berikut ialah kelulusan perbelanjaan mudah yang saya lakukan untuk organisasi, yang sebelum ini menggunakan kira-kira 7 atau 8 e-mel dan mempunyai terlalu banyak masalah. Sebelum ini, pekerja yang menyerahkan perbelanjaan telah diketepikan dan tidak ada cara untuk mengatur segala-galanya selepas itu.

SharePoint dan sistem aliran kerja seperti Power Automate benar-benar boleh membetulkannya. Sebaik sahaja anda mempunyai data, proses dan SharePoint anda, amat mudah untuk apl lain masuk dan menambah baik proses tersebut.

SharePoint dan Power Apps

Kami telah bercakap tentang cara SharePoint dan Power Automate boleh digunakan untuk mengautomasikan aliran kerja proses perniagaan. Tetapi perkara yang sama boleh dikatakan dengan SharePoint dan Power Apps. Katakan anda tidak mahu Sean dan Anna mengakses SharePoint sama sekali.

Anda boleh membuat apl untuk Sean dan Anna di mana mereka boleh pergi ke tapak web yang menunjukkan kepada mereka kontrak yang perlu mereka semak satu demi satu. Mereka tidak mendapat sebarang e-mel, mereka hanya log masuk ke aplikasinya. Dan sekali lagi, perkara terbaik tentang Power Apps ialah ia tiada kod.

SharePoint dan LuckyTemplates

SharePoint juga sangat berkuasa dengan LuckyTemplates. Sebagai contoh, katakan anda mempunyai sistem kelulusan perbelanjaan anda dalam SharePoint. Ini juga bermakna anda menjejaki semua data untuk proses tersebut. Anda menjejak siapa yang menyerahkan perbelanjaan, jumlah perbelanjaan dan tempoh masa yang diperlukan untuk menyemak segala-galanya. Salah satu faedah SharePoint ialah anda boleh menggunakan data untuk membuat laporan dan papan pemuka pada .

SharePoint mendayakan aliran kerja, tetapi menyepadukannya dengan apl Power Platform yang lain benar-benar membawanya ke peringkat seterusnya.

Faedah SharePoint 3: Kerjasama

Yang ketiga daripada faedah SharePoint ialah kerjasama. Ini adalah salah satu sebab mengapa kebanyakan organisasi mewajarkan membeli SharePoint untuk meningkatkan produktiviti mereka. Terdapat banyak faedah dan ciri SharePoint yang membolehkan persekitaran kolaboratif. Saya akan melalui setiap satu dengan cepat.

Kawalan versi membolehkan anda memastikan dokumen anda dikemas kini dan jika terdapat sebarang perubahan yang dibuat pada dokumen, anda sentiasa boleh kembali ke versi sebelumnya.

Luluskan dan semak adalah seperti yang kami bincangkan dalam aliran kerja proses perniagaan. Anda boleh menyediakan sistem pustaka dokumen di mana seseorang menyerahkan dokumen dan orang lain perlu meluluskan atau menolak dokumen itu.

All-in-one bank ialah falsafah di mana semua maklumat organisasi anda harus berada di satu tempat. Oleh itu, ia tidak boleh berulang dan mudah dicari oleh sesiapa sahaja yang perlu mencarinya.

Sambungan boleh dibuat dalam SharePoint dan diimport untuk meningkatkan kerjasama anda. Perkara seperti penjejak tugas, widget dan papan Kanban ialah sesuatu yang banyak digunakan dalam halaman SharePoint untuk meningkatkan kerjasama.

Kebenaran membenarkan anda memilih kumpulan orang tertentu untuk mempunyai akses kepada maklumat. Kadangkala, syarikat mengalami kelebihan maklumat. Anda tidak mahu semua orang mempunyai akses kepada segala-galanya, dan jika anda mempunyai data yang sangat sensitif, anda perlu memastikan bahawa hanya orang yang anda mahu melihatnya benar-benar melihatnya.

Kebolehskalaan adalah satu lagi faedah besar. Jika anda tidak melakukan SharePoint di premis tetapi anda melakukan SharePoint pada awan, anda boleh meningkatkan daripada 10 orang sehingga sejuta orang dalam pelayan Microsoft. Ia sangat mudah untuk diambil bekerja dan anda hanya perlu bermain dengan kadar rata setiap orang.

Ciri sosial juga tersedia melalui catatan dan halaman blog. Anda juga boleh mengulas, menyukai dan berkongsinya. Anda juga boleh berkongsi senarai item tertentu jika anda mempunyai kebenaran.

Penyepaduan kukuh dengan Office 365 juga ada kerana ia dibuat oleh syarikat induk yang sama, Microsoft. Jika anda mempunyai fail dalam Excel , Word atau PowerPoint, anda sebenarnya boleh mengeditnya dalam talian dalam SharePoint dan bukannya memuat turunnya dan mengeditnya.

Kesimpulan

Dalam siaran ini, kami membincangkan tiga faedah utama SharePoint. Kami bercakap tentang cara SharePoint sangat baik dalam pengurusan kandungan , aliran kerja proses perniagaan dan kerjasama .

Henry