Metadata SharePoint | Satu Pengenalan

Dalam blog ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara menyusun fail anda melalui struktur folder. Kami juga akan membincangkan tentang faedah metadata SharePoint untuk mengatur dan mencari fail kami dengan mudah berbanding menggunakan hierarki folder. 

Metadata SharePoint ialah maklumat tambahan tentang fail anda, bukan kandungan fail. Ia membantu pengguna mencari, mendapatkan dan menyusun kandungan anda dengan mudah.

Menyusun fail kami dengan betul membantu kami mencarinya dengan betul yang penting untuk produktiviti kami. Pada komputer kami, kami biasanya mengumpulkan fail kami melalui struktur folder atau hierarki.

Isi kandungan

• Menggunakan Struktur Folder Tradisional Pada SharePoint
• Menggunakan Hierarki Folder Daripada Metadata SharePoint
• Faedah Metadata SharePoint Untuk Menyusun Fail
• Kesimpulan

Menggunakan Struktur Folder Tradisional Pada SharePoint

Sesetengah orang masih lebih suka menyusun fail mereka menggunakan folder. Untuk contoh ini, kami mempunyai folder bernama Expenses – TRADITIONAL .

Di dalam folder ini terdapat contoh laporan perbelanjaan daripada pelbagai jabatan syarikat kami. Penganjuran awal yang kami lakukan pada fail ini adalah dengan menamakan semula fail tersebut.

E bermaksud perbelanjaan, diikuti dengan nama jabatan, untuk apa perbelanjaan itu, kemudian kod nombor rawak pada penghujungnya. Dalam syarikat besar, mungkin terdapat seratus laporan ini setiap hari. Oleh itu, menyusun mereka melalui nama tidak akan membantu. 

Perkara pertama yang boleh kita lakukan untuk menyusunnya ialah dengan mencipta folder dan mengasingkannya mengikut jabatan mereka.

Jadi, kami memindahkan semua laporan perbelanjaan perakaunan ke folder perakaunan, laporan perbelanjaan HR ke folder HR, dan sebagainya.

Jadi, itulah cara tradisional untuk mengatur fail kami dalam perpustakaan dokumen kami. 

Menggunakan Hierarki Folder Daripada Metadata SharePoint

Walau bagaimanapun, menggunakan folder atau sistem direktori mengehadkan kami dengan hanya mempunyai satu cara untuk mengumpulkan fail kami. Untuk contoh ini, ia hanya membenarkan kami menyusun berdasarkan satu kategori, iaitu jabatan. Jadi, jika kita ingin melihat semua perjalanan, atau laporan berkaitan bekalan, kita perlu mencarinya pada setiap folder jabatan. Itu tidak begitu cekap dan menjadikan pengesanan fail masih sukar. 

Masalah lain dengan hanya menggunakan hierarki folder untuk menyusun fail ialah pendua fail. Kami mungkin mahu mengumpulkan fail kami mengikut jabatan dan juga mengikut jenis perbelanjaan mereka. Dengan ini, kami mungkin berhasrat untuk menyimpan salinan fail yang sama tetapi dalam setiap folder.

Kami juga boleh mencari fail kami di SharePoint melalui medan carian. Walau bagaimanapun, sesetengah pengguna mungkin mengeja laporan fail mereka dengan salah. 

Faedah Metadata SharePoint Untuk Menyusun Fail

Metadata SharePoint memberikan maklumat tambahan pada fail kami seperti nama fail, tarikh penciptaan, siapa yang menciptanya, saiz fail, jenis fail dan banyak lagi. Ini membantu kami menyusun, mendapatkan semula dan mencari fail kami dengan mudah.

Dalam contoh imej di bawah, kita boleh melihat metadata melalui lajur Name , Modified , Modified by , Department , dan Expense Type . Terdapat banyak cara untuk menggunakan lajur metadata ini seperti membuat Views , Grouping by , dan Filtering . 

Kami boleh membuat lebih banyak lajur metadata dan menyesuaikannya berdasarkan keperluan kami. Beberapa lajur metadata seperti Diubah suai dan Diubah suai oleh diisi secara automatik yang bermakna kami tidak boleh mengubahnya. 

Untuk fail contoh kami, kami mencipta lajur Jabatan dan Jenis Perbelanjaan bersama penapis dan kumpulan mengikut ciri. 

Oleh itu, kita boleh mengumpulkan atau mencari fail dengan mudah mengikut jabatan atau mengikut jenis perbelanjaannya.

Kami juga boleh menggunakan metadata SharePoint untuk keselamatan maklumat seperti menyekat pengguna daripada melihat atau mengedit beberapa fail. Dengan ini, kami boleh menyimpan fail peribadi atau sensitif dengan selamat dalam organisasi kami. 

Menambah Fail SharePoint Pada Templat SharePoint Komputer Anda
Untuk Perpustakaan Dokumen Pustaka
Dokumen SharePoint | Tutorial Pemula

Kesimpulan

Ringkasnya, kami dapat memahami perbezaan antara menyusun fail melalui hierarki folder dan menggunakan metadata SharePoint. Perlu diingat bahawa metadata SharePoint ialah maklumat tentang fail anda, bukan kandungan fail.

Ia boleh disesuaikan sepenuhnya bergantung pada peranan dan industri anda. Ciri paling berkuasa yang metadata berikan kepada kami adalah dengan mempunyai keupayaan untuk mengumpulkan, mengisih atau mencari fail kami dengan mudah. Anda akan mengetahui lebih lanjut mengenai perkara ini setelah anda memahami cara menambah lajur metadata. 

Semua yang terbaik,

Henry