Cara Membuat Carta Gantt dalam Excel

Daripada semua kaedah yang boleh anda gunakan untuk menjejak projek dalam Excel, menyediakan carta Gantt adalah salah satu yang paling berkesan. Ini kerana ia merupakan salah satu perwakilan visual terbaik bagi status projek dan garis masa keseluruhan.

Menggunakan carta Gantt, anda boleh melihat, sepintas lalu, tugas mana yang menjadi keutamaan tertinggi pada masa ini, dan anda boleh melihat anggaran tarikh siap projek dengan mudah.

Melainkan anda menggunakan templat carta Gantt, tiada alat asli yang membolehkan anda membina satu. Walau bagaimanapun, dengan beberapa helah mudah, anda boleh membuat carta Gantt dinamik secara manual dalam Excel. Ini caranya.

Buat Hamparan Garis Masa Projek Anda Dahulu

Sebelum membuat carta Gantt projek anda, anda perlu mencipta hamparan untuk menyokongnya. Hamparan ini hendaklah mengandungi Tarikh Mula, Tarikh Tamat, Penerangan dan Tempoh untuk setiap tugas.

Sebaik sahaja anda telah menyusun projek anda, tiba masanya untuk mencipta carta Gantt anda.

Buat Carta Gantt dalam Excel

Anda boleh memaparkan carta Gantt anda dalam helaian baharu, tetapi lukis data daripada helaian asal tempat garis masa projek anda disimpan. Buka hamparan baharu dan pilih Sisipkan daripada menu.

Masukkan Tarikh Mula ke dalam Carta Gantt

Dalam bahagian Carta , pilih Carta Bar . Daripada menu lungsur, pilih carta Bar Bertindan .

Carta bar ini berfungsi sebagai penunjuk visual tempoh setiap tugasan.

Seterusnya, anda perlu menetapkan legenda bahagian bawah carta sebagai tarikh mula untuk setiap tugas. Klik kanan pada carta kosong dan pilih Pilih Data . Di bawah medan Entri Legenda, pilih butang Tambah .

Pilih medan Nama siri dan kemudian buka helaian tempat jadual projek anda disimpan. Pilih pengepala Tarikh Mula . Seterusnya, pilih medan Nilai siri dan pilih keseluruhan julat tarikh mula untuk tugasan projek anda.

Pilih OK apabila anda selesai. Carta anda akan kelihatan seperti yang ditunjukkan di bawah.

Ini adalah permulaan yang baik, tetapi ia bukan carta Gantt lagi.

Tambahkan Tempoh pada Carta Gantt Anda

Kini tiba masanya untuk menambah visualisasi untuk mewakili tempoh setiap tugasan. Klik kanan pada carta dan pilih Pilih Data .

Di bawah Entri Legenda, pilih Tambah lagi.

Ulangi proses yang sama seperti di atas, tetapi kali ini pilih pengepala dan data daripada medan Tempoh.

Pilih OK apabila anda selesai.

Kini anda akan perasan bahawa carta Gantt anda mempunyai bahagian carta bar untuk setiap tugasan yang mewakili tempoh tugasan.

Ia bermula di mana tugas terakhir selesai dan berakhir di mana tugas seterusnya bermula.

Tambahkan Penerangan Tugas pada Carta Gantt

Anda akan perasan bahawa satu-satunya perkara yang tiada daripada carta Gantt anda ialah perihalan tugasan. Menambah ini adalah semudah tarikh dan tempoh. Tetapi kali ini, anda perlu mengemas kini label Axis.

Klik kanan carta dan pilih Pilih Data . Di bawah Label Paksi Mendatar , pilih butang Edit .

Kali ini, untuk julat label Axis , pilih julat sel yang mengandungi perihalan tugas.

Pilih OK untuk menyelesaikan dan OK pada tetingkap Pilih Sumber Data. Kini anda akan perasan bahawa carta anda kelihatan lebih seperti carta Gantt. Walau bagaimanapun, bahagian biru bar dalam carta tidak sepatutnya berada di sana.

Jangan risau, mengalih keluar mereka adalah mudah.

Sentuhan Penamat Pada Carta Gantt Anda

Klik kanan pada salah satu bar biru dan pilih Format Siri Data.

Pilih ikon Cat pada menu kanan. Kemudian pilih Tiada isi di bawah Isi , dan pilih Tiada garisan di bawah Sempadan .

Kini carta Gantt anda akhirnya kelihatan seperti carta Gantt. Satu-satunya masalah ialah tugas projek anda disenaraikan dalam susunan terbalik yang sepatutnya. Apa yang anda mahukan ialah tugas dengan tarikh mula lebih awal disenaraikan di bahagian atas, teks di bawahnya dan seterusnya.

Untuk membetulkannya, klik kiri pada paksi kiri dan pilih Format Axis.

Di bawah bahagian Pilihan Paksi , pilih Kategori dalam susunan terbalik .

Kini anda boleh melihat bahawa carta Gantt anda menyenaraikan semua tugasan projek anda dalam susunan yang betul. Hanya tempoh tugasan itu dipaparkan dalam carta Gantt. Semuanya sejajar dengan julat tarikh yang betul apabila tugasan itu dijadualkan untuk aktif.

Carta Gantt anda telah selesai. Tetapi terdapat beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk memformat carta dengan lebih lanjut dan menggilapnya.

Serlahkan Carta Gantt Anda

Anda mungkin perasan bahawa carta Gantt anda mempunyai banyak ruang kosong. Terdapat beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk membetulkannya.

Pilih tarikh di atas bar tugas. Kemudian klik kanan dan pilih Format Axis . Dalam Pilihan Paksi, di bawah Had, bermain-main dengan meningkatkan Had Minimum sehingga tugasan cukup hampir dengan paksi menegak carta Gantt anda.

Jika anda meningkatkannya terlalu banyak dan bar bergerak dari kawasan paparan, tekan butang Reset untuk memulakan semula.

Anda mungkin juga perasan bahawa tarikh-tarikh itu hampir disatukan di bahagian atas carta dengan ruang yang sangat sedikit di antaranya. Terdapat beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk membetulkannya.

• Dalam menu Format Axis yang sama di atas, anda boleh tweak nombor Major di bawah Unit untuk mengurangkan ruang antara label tarikh dengan mengurangkan nombor. Meningkatkan Major akan menambah ruang.
• Jika projek anda berlaku dalam satu tahun, anda boleh mengalih keluar tahun daripada Tarikh Mula untuk menggunakan bulan dan hari sahaja. Ini akan mewujudkan lebih banyak ruang label untuk carta Gantt anda.

Apabila anda selesai, anda mempunyai carta Gantt terakhir yang menawarkan kepada orang ramai gambaran keseluruhan yang pantas dan mudah dibaca tentang keseluruhan projek anda.

Sebaik sahaja anda menyelesaikan proses ini dengan beberapa projek anda, mencipta carta Gantt akan menjadi sifat kedua. Ia pantas dan mudah untuk membina carta Gantt daripada hamparan projek anda dalam masa kurang daripada 10 hingga 15 minit.