Konfiguracja alertów listy programu SharePoint

W tym blogu omówimy proces konfigurowania alertów listy programu SharePoint dla poszczególnych elementów i dla samej listy.

Alerty to proste, ale potężne funkcje, z których można korzystać. Jeśli masz dane, które chcesz monitorować, nie musisz stale sprawdzać, czy nastąpiły jakieś zmiany, ponieważ otrzymasz aktualizację, gdy ustawisz alert we właściwy sposób.

Możesz także użyć go do powiadomienia innych osób w organizacji o wszelkich zmianach wprowadzonych na liście lub elemencie. W naszym pierwszym przykładzie chcemy otrzymać alert dotyczący konkretnego klienta. Pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić, to przefiltrować listę.

Spis treści

• Konfigurowanie alertów listy programu SharePoint dla określonych elementów
• Modyfikowanie alertu listy
• Edytowanie pozycji na liście
• Zarządzanie alertami listy programu SharePoint
• Konfigurowanie alertów listy programu SharePoint dla całej listy
• Wniosek

Konfigurowanie alertów listy programu SharePoint dla określonych elementów

Najpierw kliknij Sales Associate .

Następnie kliknij Filtruj według .

W tym panelu będziesz mógł filtrować kolumnę.

Wybierz ten, którego chcesz użyć. W tym przykładzie użyjemy mojego własnego konta.

Następnie kliknij Zastosuj .

Teraz zobaczysz wszystkie filtrowane elementy. W tym przykładzie jest tylko jeden element z listy.

Następnie kliknij trzy kropki obok tytułu .

Następnie kliknij Powiadom mnie .

Pojawi się okno dialogowe, w którym możesz ustawić alert.

Omówmy teraz pięć sekcji tego okna dialogowego.

Modyfikowanie alertu listy

Pierwsze ustawienie to Alert Title , które określa tytuł alertu.

Następny to Wyślij alerty do . W polu tekstowym Użytkownicy możesz umieścić nazwiska osób, do których chcesz otrzymywać alerty . W tym przykładzie wyślemy go tylko do nas. Pamiętaj jednak, że możesz również wysłać go na inne adresy e-mail.

Następnie zobaczysz metodę dostawy . Tutaj otrzymasz powiadomienie. Możesz wybrać przez e-mail lub wiadomość tekstową (SMS) .

Następnie możesz go skonfigurować zgodnie ze zmianami wprowadzonymi w sekcji Wyślij alerty dotyczące tych zmian . Będziesz mieć cztery możliwości:

1. Wszelkie zmiany służą do otrzymywania powiadomienia o wszelkich wprowadzonych modyfikacjach.
2. Ktoś inny zmieni element oznacza, że ​​otrzymasz alert, gdy ktoś inny zmodyfikuje lub doda informacje o elemencie.
3. Opcja Ktoś inny zmienia element utworzony przeze mnie służy do otrzymywania alertu, gdy ktoś zmodyfikuje element utworzony przez Ciebie.
4. Ktoś inny zmienia element ostatnio zmodyfikowany przeze mnie to opcja, dzięki której otrzymasz powiadomienie, gdy ktoś inny zmodyfikuje element, który został wcześniej zmodyfikowany przez Ciebie.

Wreszcie, kiedy wysyłać alerty . W tej sekcji dostępne są trzy opcje: Wyślij powiadomienie natychmiast, Wyślij podsumowanie dzienne i Wyślij podsumowanie tygodniowe .

Jak sama nazwa wskazuje, pierwszy z nich wyśle ​​​​Ci alert, gdy zostaną wprowadzone zmiany. Nie zalecamy używania tego w przypadku elementów, które są często modyfikowane. Zamiast tego możesz przejść do dziennego lub tygodniowego podsumowania.

Najlepsze jest to, że możesz ustawić czas wysłania alertu, jeśli zdecydujesz się otrzymywać alert codziennie.

Co tydzień możesz też wybrać dzień.

Jednak w tym przykładzie będziemy trzymać się ustawień domyślnych.

Na koniec kliknij OK .

Następnie otworzymy nasz Microsoft Outlook . Po prostu kliknij ikonę programu uruchamiającego w lewym górnym rogu.

Następnie kliknij pozycję Outlook .

W programie Outlook zobaczysz powiadomienie o pomyślnym utworzeniu alertu oraz informacje o ustawieniach.

Edytowanie pozycji na liście

Najpierw kliknij trzy kropki obok tytułu elementu, który chcesz edytować.

Następnie kliknij Edytuj .

Zobaczysz informacje o elemencie na prawym panelu.

Zmodyfikujemy markę klienta. Tak więc w polu Obecna marka zmienimy ją z „ BMW ” na „ Mercedes ”.

Następnie kliknij Zapisz .

Otrzymasz wiadomość e-mail w programie Outlook z powiadomieniem o zmianach wprowadzonych w elemencie. Pamiętaj, że w niektórych przypadkach odebranie wiadomości e-mail może zająć kilka sekund.

Wiadomość e-mail zawiera zmiany dokonane w elemencie, w tym osobę, która ją zaktualizowała oraz datę wprowadzenia zmian.

Zarządzanie alertami listy programu SharePoint

Jeśli chcesz zarządzać alertami lub edytować ustawienia, wystarczy kliknąć trzy kropki u góry.

Następnie kliknij Zarządzaj moimi alertami.

Zostaniesz przekierowany na inną stronę, na której możesz zarządzać alertami.

Po kliknięciu ustawionego alertu możesz zmienić wszystkie ustawienia, które ustawiłeś wcześniej. Jest to bardzo przydatne, ponieważ nie trzeba tworzyć nowego alertu.

Konfigurowanie alertów listy programu SharePoint dla całej listy

Konfigurowanie alertu dla całej listy jest dość łatwe.

Najpierw upewnij się, że na liście nie ma żadnych filtrów. Kliknijmy więc ikonę filtra .

Następnie odfiltruj listę.

Następnie kliknij trzy kropki u góry i kliknij Powiadom mnie .

I otworzy się pole tekstowe . Tutaj możesz to ustawić podobnie do tworzenia alertu dla poszczególnych pozycji.

Główną różnicą, którą zobaczysz, jest tytuł alertu. To pokazuje tytuł całej listy zamiast pojedynczej pozycji, co zrobiliśmy wcześniej.

Jeśli pomyślnie ją skonfigurowałeś, otrzymasz wiadomość e-mail, jeśli na liście pojawią się jakiekolwiek zmiany, w tym dodanie pozycji.

Widok kalendarza na liście programu SharePoint
Listy programu SharePoint: omówienie
Przewodnik po formatowaniu listy programu SharePoint

Wniosek

Podsumowując, nauczyłeś się ustawiać alert dla pozycji i całej listy. Korzystanie z tej prostej funkcji zapewni Ci wygodę, ponieważ nie będziesz musiał regularnie sprawdzać przedmiotu. Zamiast tego możesz poczekać na wiadomość e-mail z powiadomieniem o wprowadzonych zmianach.

Oprócz wygody, jaką zapewnia, może również promować świetną pracę zespołową. Inni członkowie Twojej instytucji mogą otrzymywać alerty i pracować nad elementem, o który ich poprosisz. Nie musisz rozmawiać z nimi osobiście, ponieważ prosty alert może wykonać zadanie.

Wszystkiego najlepszego,

Henz