Typy przepływu usługi Power Automate i kiedy ich używać

Nie masz pewności co do typów przepływów usługi Power Automate? Na tym blogu omawiamy podobieństwa i różnice między różnymi typami przepływów oraz określamy, kiedy należy użyć każdego z nich. Przechodzimy przez prosty proces decyzyjny, który pomoże Ci podjąć decyzję. Jest to pierwszy krok, który należy wykonać podczas tworzenia przepływu. Możesz obejrzeć pełny film z tego samouczka na dole tego bloga.

Power Automate jest częścią Power Platform. Służy do automatyzacji przepływów, które są tylko wizualną reprezentacją zadań. Zauważyłem, że wielu początkujących używa Power Automate, ponieważ nie wiedzą, jakiego przepływu użyć w swojej sytuacji.

Po prawej stronie znajduje się 5 przepływów, a kiedy zaczynasz, usługa Power Automate pyta, jaki typ przepływu chcesz utworzyć. Możesz wybrać proces biznesowy, komputer stacjonarny, zautomatyzowaną chmurę, natychmiastową chmurę i zaplanowaną chmurę. To dużo jak na początkującego, ponieważ w zależności od zadania, które masz, możesz wybrać Desktop flow lub Zaplanowaną chmurę.

Dlatego w tym samouczku po prostu nakreśliłem proces decyzyjny lub diagram, przez który możesz przejść z myślą o zadaniu, które zawsze powie ci, jakiego przepływu użyć do wykonania zadania.

Pomyśl więc o zadaniu, które chcesz zautomatyzować. Może to być cokolwiek powtarzalnego i nietwórczego, co robisz z dnia na dzień, z tygodnia na tydzień lub z miesiąca na miesiąc. To nie ma znaczenia. Mając to na uwadze, musisz odpowiedzieć na trzy pytania.

Spis treści

• Jak wybrać, które typy przepływu usługi Power Automate mają zostać utworzone
• Wniosek

Jak wybrać, które typy przepływu usługi Power Automate mają zostać utworzone

Pierwsze pytanie brzmi: czy zadanie wymaga wielu złożonych punktów kontaktowych i czy dane powiązane z zadaniem znajdują się w domyślnej tabeli w Dataverse?

Jeśli nie wiesz, czym jest Dataverse, automatycznie przechodzisz do nawiasu NO i możesz przejść dalej. Ale jeśli Twoja firma korzysta z Dataverse, a zadanie, które chcesz zautomatyzować, jest powiązane z jedną z tabel w Dataverse, możesz bardzo ułatwić automatyzację, korzystając z przepływu procesów biznesowych . Przepływy procesów biznesowych są używane w połączeniu z tabelami Dataverse, aby prowadzić użytkowników przez wieloetapowe procesy.

Następną rzeczą, o którą musisz zapytać, zakładając, że odpowiedziałeś tutaj NIE (co wydaje mi się, że prawdopodobnie zrobi to ponad 99% osób), jest rodzaj działania, które chcesz zautomatyzować .

Tu są dwie odpowiedzi. Albo po prostu chcesz zautomatyzować działania, które są skojarzone z łącznikami usługi Power Automate , albo chcesz dodatkowo zautomatyzować również działania na pulpicie lub w Internecie .

Co to są łączniki usługi Power Automate? Są to po prostu łączniki innych firm, których usługa Power Automate używa do automatyzacji działań .

Na przykład łącznik Power Automate to Outlook. Akcje powiązane z konektorem programu Outlook umożliwiają wysłanie wiadomości e-mail. Pozwala na utworzenie grupy. Pozwala odpowiedzieć na wiadomość e-mail, przekazać wiadomość e-mail, określić, czy wiadomość e-mail została odebrana w skrzynce odbiorczej, czy nie.

Tak więc wszystkie te działania są częścią łącznika programu Outlook. Jeśli wszystkie Twoje działania obejmują działania, które są już wykonywane za pomocą łącznika Power Automate, możesz przejść tą trasą i jest to o wiele łatwiejsze. Jeśli jednak masz akcję, która nie jest złączem Power Automate, musisz wybrać przepływ pulpitu , ponieważ wtedy będzie ona obsługiwana za pośrednictwem komputera lub sieci Web.

Usługa Power Automate ma tysiące zainstalowanych łączników. To są rzeczy, które zwykle robią ludzie. Jeśli jest jakieś działanie, które chcesz wykonać na serwerze SQL, na Twitterze, 12 Trello lub na luzie, na przykład łącznik Power Automate jest już zbudowany dla Ciebie.

Ponad 90% zadań, które chcesz wykonać, jest dla Ciebie łącznikiem. Musisz to tylko znaleźć. Najlepszym sposobem na to jest przejście do tego adresu URL i po prostu wyszukanie tam łączników.

Na przykład chcesz zautomatyzować przenoszenie folderu z jednego pliku do drugiego na komputerze. Lub powiedzmy, że jeśli masz na komputerze oprogramowanie zastrzeżone, które nie ma łącznika Power Automate, musisz użyć do tego przepływu pulpitu.

Ostatnie pytanie, na które chcesz odpowiedzieć, brzmi: jak właściwie uruchamiasz przepływ? Innymi słowy, skąd wiesz, kiedy faktycznie zaczyna się przepływ ?

Istnieją trzy różne typy: Zdarzenie, Kliknięcie i Czas.

Pierwszym z nich jest Zdarzenie ( zautomatyzowany przepływ w chmurze ). Czy chcesz, aby przepływ był wyzwalany na podstawie zdarzenia ? Załóżmy więc, że jeśli Twoim zadaniem jest utworzenie dla siebie zadania do wykonania za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail od swojego szefa, jest to oznaczone jako bardzo ważne. Cóż, rzeczywiste działanie polega na prawidłowym ustawieniu zadania do wykonania, ale wyzwalacz jest oparty na zdarzeniu. Opiera się na wydarzeniu, które ma miejsce, a wydarzeniem jest otrzymanie tego e-maila. Więc powinieneś wybrać Zdarzenie.

Następnie mamy Click ( Instant Cloud flow ), co oznacza, że ​​chcesz uruchomić akcję, kiedy tylko chcesz . Tak więc, jeśli klikniesz przycisk, akcja faktycznie się wydarzy. Niektóre sposoby, które widziałem, to na przykład, jeśli chcesz stworzyć przepływ w Slack, który wysyła wiadomość z gratulacjami do wszystkich po dużym spotkaniu komitetu sterującego, które miałeś.

Zamiast przechodzić do Slacka i wysyłać wiadomości do wszystkich indywidualnie i tak dalej, możesz stworzyć przepływ oparty na kliknięciu przycisku. Możesz po prostu przejść do Power Automate, kliknąć przycisk, a po prostu wyśle ​​wiadomość z gratulacjami do wszystkich w Twojej grupie Slack lub do wszystkich na spotkaniu lub do wszystkich wskazanych przez Ciebie osób. Ale wyzwalaczem jest kliknięcie przycisku, które zależy od tego, kiedy chcesz to zrobić.

Na koniec możesz mieć przepływy oparte na czasie ( zaplanowany przepływ w chmurze ). Są to typy przepływów, które chcesz uruchomić. Na przykład co tydzień, codziennie, co godzinę, co miesiąc, dwa razy w miesiącu, trzy razy w miesiącu, cztery razy w roku, co kwartał itp.

Na przykład chcesz wysłać wiadomość e-mail na koniec każdego tygodnia z podsumowaniem wszystkich klientów, których dołączyłeś w ciągu ostatnich 10 dni. Używałbyś więc łącznika poczty e-mail, a także łącznika programu SharePoint, ponieważ prawdopodobnie Twoje dane znajdowałyby się w tym czasie w programie SharePoint.

Wniosek

W ten sposób określasz, jakiego przepływu użyć na podstawie zadania, które faktycznie chcesz zautomatyzować. Ponownie zadajesz sobie pytanie, czy przepływ wymaga wielu złożonych punktów kontaktowych, czy też Twoje dane znajdują się w domyślnej tabeli? A Dataverse, jakie działanie chcesz zautomatyzować? A jak chcesz wywołać przepływ?

Przepływy procesów biznesowych są najtrudniejsze do utworzenia, a następnie przepływy dla komputerów stacjonarnych i pozostałe trzy przepływy.

Mam nadzieję, że wszystko miało sens. Jeśli nie, zostaw mi komentarz i zadaj mi pytanie. Obejrzyj pełny film poniżej tego samouczka, aby uzyskać więcej informacji

Wszystkiego najlepszego!

Henz

Integracja przepływu procesów biznesowych w usłudze Power Automate
Przepływy interfejsu użytkownika usługi Power Automate: tworzenie i konfiguracja
Przepływ usługi Power Automate: objaśnienie użycia i typów