Eksportuj listy SharePoint do pliku Excel lub CSV

W tym blogu omówimy, jak eksportować listy SharePoint na dwa sposoby: eksportując do pliku Excel i pliku CSV . Jest to skuteczny sposób na przesłanie listy lub danych do innej osoby spoza Twojej organizacji.

Poznanie różnicy między eksportem do pliku Excel a CSV pomoże Ci zdecydować, która metoda eksportu jest idealna w różnych sytuacjach.

Spis treści

• Jak wyeksportować listy programu SharePoint do programu Excel
• Jak wyeksportować listy programu SharePoint do pliku CSV
• Różnica między eksportowaniem do Excela i CSV
• Wniosek

Jak wyeksportować listy programu SharePoint do programu Excel

Najpierw kliknij Eksportuj .

Zobaczysz dwie opcje: Eksportuj do Excela i Eksportuj do pliku CSV.

Jeśli bierzesz pod uwagę czas, eksport pliku CSV jest znacznie szybszy, ponieważ jest statyczny. Jeśli jednak rozważasz dynamikę, najlepszym wyborem jest plik Excel .

Ale na razie wybierzemy opcję Eksportuj do programu Excel .

Spowoduje to pobranie pliku zapytania , w zasadzie pliku dodatku Power Query w programie Excel . Zaloguj się do swojego konta SharePoint lub konta 365 w Excelu przed eksportowaniem. Możesz także zalogować się, otwierając pobrany plik dodatku Power Query .

Następnie otwórz pobrany plik zapytania w programie Excel , aby zobaczyć wyeksportowane dane.

Kolumna Tag jest kolumną wielokrotnego wyboru, więc wybory są oddzielone średnikiem i hashtagiem (;#) .

Możesz także wyświetlić opcje, klikając przycisk listy rozwijanej kolumny . W tym przykładzie jest to kolumna Tagi .

Wtedy zobaczysz dostępne opcje.

Jeśli chcesz filtrować dane wyświetlane w programie Excel , możesz kliknąć kolumny, których chcesz użyć do filtrowania. W tym przykładzie klikniemy kolumnę Office .

Następnie zaznacz Dallas w oknie dialogowym.

Następnie kliknij OK .

W rezultacie Twój Excel wyświetli pozycje, które mają biuro w Dallas .

Pamiętaj, że w przypadku plików dodatku Power Query należy najpierw skopiować dane, jeśli planujesz wysłać je do osoby spoza Twojej organizacji lub firmy. Skopiowany plik będzie tym, który powinieneś wysłać.

Jak wyeksportować listy programu SharePoint do pliku CSV

Najpierw kliknij Eksportuj , a następnie Eksportuj do CSV .

Spowoduje to pobranie pliku CSV . Najlepsze w tym jest to, że nie musisz się już logować.

Zobaczysz statyczną wersję listy.

Pamiętaj, że wybierając eksport do pliku CSV pobierasz najnowszą zaktualizowaną wersję swojej listy. Ponieważ jest statyczna, podczas aktualizowania listy programu SharePoint należy ją ponownie pobrać.

Podczas gdy w pliku dodatku Power Query za każdym razem, gdy aktualizujesz listę programu SharePoint, automatycznie zrobi to samo w pliku, ponieważ jest to plik dodatku Power Query .

Różnica między eksportowaniem do Excela i CSV

Oto główne różnice między nimi:

• Plik dodatku Power Query jest jak rozszerzenie listy programu SharePoint, co oznacza, że ​​wszelkie zmiany wprowadzone na liście programu SharePoint zostaną odzwierciedlone w pliku dodatku Power Query .
• Jeśli wyślesz plik dodatku Power Query do osoby spoza organizacji, musisz skopiować i wkleić plik do innego arkusza, a następnie wysłać skopiowany plik.
• Plik CSV jest statyczny. Jeśli wyślesz go do innej osoby spoza Twojej organizacji, nie musisz robić jego kopii. Możesz wysłać go bezpośrednio do tej osoby.
• Nie musisz się logować, aby uzyskać dostęp do wyeksportowanego pliku CSV .
• Jeśli po wyeksportowaniu listy do pliku CSV wprowadzono zmiany , nie zostaną one odzwierciedlone w pliku CSV , chyba że zostaną ponownie pobrane.

Konfiguracja alertów list programu SharePoint
Listy programu SharePoint: przegląd
historii wersji na listach programu SharePoint

Wniosek

Podsumowując, wiesz już, jak wyeksportować listę SharePoint do Excela i CSV . Jeśli chcesz wysłać dane poza swoją organizację, możesz wybrać między tymi dwoma opcjami. Jeśli jednak dążysz do szybkiego, najlepszym wyborem jest wyeksportowanie listy do pliku CSV .

Poznając różnicę między tymi dwoma, będziesz w stanie łatwo zdecydować, która metoda eksportu jest idealna w różnych sytuacjach. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat i inne powiązane treści, z pewnością możesz sprawdzić listę odpowiednich linków poniżej.

Wszystkiego najlepszego,

Henz