Ustawienia biblioteki witryny programu SharePoint | Przegląd

Biblioteka dokumentów jest zawsze tworzona automatycznie za każdym razem, gdy tworzymy witrynę w SharePoint. Możemy dostosować bibliotekę i kontrolować sposób, w jaki użytkownicy mogą przeglądać, tworzyć i zarządzać dokumentami, a nawet śledzić wersje plików. W tym samouczku omówimy sposób konfigurowania ustawień biblioteki witryn programu SharePoint.

Biblioteka dokumentów w programie SharePoint to lokalizacja w witrynie, w której członkowie zespołu mogą współpracować nad udostępnionymi plikami.

Spis treści

• Dostęp do ustawień biblioteki witryny
• Ustawienia przechowywania wersji w bibliotece witryny programu SharePoint 
• Walidacja i ustawienia zaawansowane w bibliotece witryny programu SharePoint 
• Ustawienia formularza w bibliotece dokumentów
• Inne istotne ustawienia w bibliotece dokumentów
• Wniosek

Dostęp do ustawień biblioteki witryny

Aby uzyskać dostęp do ustawień biblioteki, musimy wejść do biblioteki dokumentów. W tym przykładzie mamy bibliotekę dokumentów o nazwie Expenses . 

Następnie w prawym górnym rogu kliknij ikonę koła zębatego i kliknij Ustawienia biblioteki .

Następnie przeniesie nas do klasycznego widoku ustawień. Tutaj możemy również robić takie rzeczy, jak tworzenie widoków, dodawanie kolumn, formatowanie i wiele innych. W tym samouczku nie będziemy omawiać niektórych ustawień, ale z pewnością możesz zapoznać się z naszą szczegółową dyskusją na temat tych ustawień w naszym . 

Jednym z typowych ustawień jest nazwa listy, opis i ustawienia nawigacji. 

W tym miejscu możemy zmienić nazwę naszej biblioteki i dodać opis, jeśli chcemy. Nie będziemy tutaj omawiać opcji Szybkie uruchamianie, ale zwróćmy uwagę, że jest ona przydatna do tworzenia stron głównych i nawigacji w witrynach programu SharePoint.

Ustawienia przechowywania wersji w bibliotece witryny programu SharePoint 

Inne dostępne ustawienia biblioteki to ustawienia przechowywania wersji .

W tym miejscu możemy wprowadzić zmiany, takie jak wymaganie zatwierdzenia treści dla przesłanych elementów. Służy do ustawienia konfiguracji, czy nowe elementy lub zmiany w istniejących elementach powinny pozostać w stanie roboczym, czy nie, dopóki nie zostaną zatwierdzone. 

Możemy również zmienić numerację etykiet plików naszych głównych i mniejszych poprawek. Na przykład główne wersje naszych plików będą oznaczone 1, 2, 3 , a mniejsze wersje będą miały numery 1.0, 1.1, 1.2 i tak dalej.

Możemy również ustawić liczbę kopii naszych elementów w ostatnich wersjach. Zwykle powinno to być tylko 10-20 ze względu na ograniczenia miejsca. 

Zabezpieczenia wersji roboczej elementów służą do ograniczania liczby użytkowników, którzy mogą wyświetlać wersje robocze elementów w naszej bibliotece dokumentów.

Na koniec możemy wymagać funkcji Wyewidencjonuj , zanim ktokolwiek będzie mógł edytować dokumenty. Funkcja Wyewidencjonuj służy do ograniczania innym użytkownikom dostępu do pliku, jeśli jest on aktualnie edytowany. 

Walidacja i ustawienia zaawansowane w bibliotece witryny programu SharePoint 

Przejdźmy teraz do ustawień zaawansowanych.

Zawiera różne ustawienia zarządzania typami zawartości, szablonami dokumentów i folderami.

Dalej są ustawienia sprawdzania poprawności .

Tutaj możemy ustawić pewne formuły. Na przykład, jeśli nie chcemy, aby inni użytkownicy nazywali swój nowy dokument lub dział jako „ Strona główna ”, możemy to zrobić w tej części.

Ustawienia formularza w bibliotece dokumentów

To jest przykład formularza programu SharePoint. Możemy to zmienić wchodząc w ustawienia formularza .

Ustawienia formularza to miejsce, w którym możemy zmienić domyślny formularz programu SharePoint.

Na przykład możemy użyć niestandardowego formularza utworzonego w PowerApps zamiast domyślnego formularza z SharePoint.

Inne istotne ustawienia w bibliotece dokumentów

Mamy również sekcję Uprawnienia i zarządzanie, w której możemy usunąć naszą bibliotekę, ustawić uprawnienia dla naszej biblioteki, ustawienia przepływu pracy i tak dalej. Uprawnienia do tych ustawień biblioteki dokumentów to miejsce, w którym możemy udzielić dostępu określonym osobom do określonych dokumentów i aplikacji, a innym nie. 

Ustawienia przepływu pracy służą do tworzenia określonego przepływu pracy, który ma miejsce, gdy ktoś zmieni lub doda nowy dokument. Na przykład, jeśli użytkownik doda nowy dokument wydatków, wiadomość e-mail zostanie wysłana najpierw do kierownika w celu zatwierdzenia, a następnie do HR w celu sprawdzenia i tak dalej. 

Dodatkowo mamy  ustawienia RSS . Tutaj możemy ustawić powiadomienia lub aktualizacje za każdym razem, gdy użytkownik zmieni lub doda element.

Mamy również dostęp do bardziej zaawansowanych ustawień Kolumn , takich jak tworzenie kolumn, porządkowanie kolumn i wiele innych. 

Ponadto mamy ustawienie do tworzenia widoków.

Jeśli go klikniemy, otworzy nam się klasyczny sposób tworzenia widoku.

Dodawanie biblioteki dokumentów w programie SharePoint
Szablony programu SharePoint dla bibliotek dokumentów
Biblioteka obrazów w programie SharePoint | Wstęp

Wniosek

Podsumowując, są to niektóre ustawienia, do których możemy uzyskać dostęp w ustawieniach biblioteki witryn programu SharePoint. Pamiętaj, że gdy tworzymy witrynę programu SharePoint, automatycznie tworzy ona również bibliotekę dokumentów.

SharePoint pozwala użytkownikom w pełni dostosowywać i konfigurować biblioteki dokumentów za pomocą ustawień biblioteki.

Mam nadzieję, że to było pomocne. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o pozostałych ustawieniach, możesz je sprawdzić na naszym kursie, który zostanie uwzględniony na liście odpowiednich linków poniżej. 

Wszystkiego najlepszego,

Henz