Jak przeprowadzić korespondencję seryjną z programu Excel do programu Outlook: szybko i łatwo

Wszyscy tam byliśmy. Masz długą listę osób, z którymi chcesz się skontaktować, i chcesz nadać każdemu z nich osobisty kontakt, ale myśl o ręcznym wpisywaniu setek, a nawet tysięcy e-maili przyprawia cię o zawrót głowy. Korespondencja seryjna na ratunek!

Aby utworzyć korespondencję seryjną z programu Excel do programu Outlook, zacznij od przygotowania arkusza kalkulacyjnego programu Excel z wymaganymi danymi, upewniając się, że szczegóły takie jak imię i nazwisko, adres e-mail itp. mają własną kolumnę. Otwórz program Outlook i utwórz nową wiadomość e-mail. Kliknij kartę „Korespondencja”, a następnie „Rozpocznij korespondencję seryjną” i wybierz „Wiadomości e-mail”. Kliknij „Wybierz odbiorców” i „Użyj istniejącej listy”, a następnie przejdź do pliku Excel i wybierz go. Dostosuj ustawienia zgodnie z potrzebami i kliknij „OK”, aby wysłać spersonalizowane wiadomości e-mail.

To skrócona wersja procesu. W dzisiejszym artykule pokażemy, jak używać programów Microsoft Excel , Word i Outlook do przeprowadzania korespondencji seryjnej. Stworzymy listę mailingową za pomocą programu Excel, użyjemy programu Microsoft Word do napisania wiadomości, a następnie przeprowadzimy korespondencję seryjną dla programu Outlook.

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz korzystać z korespondencji seryjnej, czy po prostu potrzebujesz odświeżenia, ten przewodnik ma na celu pomóc Ci poruszać się po tym procesie.

Zacznijmy!

Spis treści

• Co to jest korespondencja seryjna?
• Część 1. Przygotuj arkusz programu Excel do korespondencji seryjnej
• Część 2. Konfigurowanie dokumentu programu Word do korespondencji seryjnej
  • 1. Tworzenie szablonu wiadomości e-mail
  • 2. Wybierz typ scalania
  • 3. Połącz arkusz Excela z programem Word
  • 4. Dostosuj listę odbiorców
  • 5. Wstaw blok adresu i wiersz powitania
  • 6. Wstawianie pól korespondencji seryjnej – Zaawansowana personalizacja
  • 7. Formatowanie i dostosowywanie szablonu
  • 8. Podgląd wyników
• Część 3. Kończenie korespondencji seryjnej
• Zaawansowane techniki korespondencji seryjnej
  • 1. Formatowanie warunkowe
  • 2. Korespondencja seryjna dla załączników
• Rozwiązywanie typowych problemów w korespondencji seryjnej
  • 1. Radzenie sobie z błędami
  • 2. Rozwiązywanie niezgodności danych
• Końcowe przemyślenia

Co to jest korespondencja seryjna?

Korespondencja seryjna to funkcja firmy Microsoft , która upraszcza masową komunikację e-mail. Pozwala wysyłać spersonalizowane wiadomości do listy osób, umieszczając wiadomości z określonymi polami danych, takimi jak nazwiska lub adresy, z arkusza kalkulacyjnego.

Od wysyłania spersonalizowanych treści i reklam lub ważnych aktualizacji do wielu odbiorców, korzystanie z korespondencji seryjnej może zaoszczędzić dużo czasu i wysiłku, ponieważ nie trzeba już dostosowywać wiadomości jedna po drugiej.

Oto krótkie podsumowanie sposobu korzystania z korespondencji seryjnej z programu Excel do programu Outlook:

1. Uporządkuj swoje informacje kontaktowe w pliku Excel na podstawie ogólnej lokalizacji i innych czynników

2. Przygotuj wiadomość w programie Word i skonfiguruj personalizację

3. Użyj programu Outlook do przetworzenia i wysłania dokumentu korespondencji seryjnej

Przyjrzyjmy się każdej części w kolejnych trzech sekcjach!

Część 1. Przygotuj arkusz programu Excel do korespondencji seryjnej

Przed rozpoczęciem korespondencji seryjnej należy upewnić się, że arkusz kalkulacyjny programu Excel jest odpowiednio przygotowany .

Uporządkuj swoje dane w osobne kolumny z odpowiednimi etykietami wysyłkowymi jako nagłówki dla każdego typu danych, na przykład:

• Imiona i nazwiska

• Adresy e-mail

• Nazwa firmy

• Nazwa ulicy

• Nazwa miasta

• kody pocztowe

Dokładnie sprawdź swoje dane pod kątem dokładności i spójności, ponieważ błędy mogą prowadzić do problemów w procesie korespondencji seryjnej. Ponadto upewnij się, że oddzielne kolumny w arkuszu pasują do pól, które będą używane.

Oto przykład arkusza kalkulacyjnego programu Excel, którego użyjemy do korespondencji seryjnej:

Gdy arkusz kalkulacyjny jest gotowy, możemy teraz utworzyć dokument korespondencji seryjnej za pomocą programu Word.

Część 2. Konfigurowanie dokumentu programu Word do korespondencji seryjnej

Teraz, gdy arkusz kalkulacyjny jest gotowy, proces scalania poczty rozpoczyna się od utworzenia dostosowanej treści wiadomości e-mail w programie Word.

Po połączeniu danych programu Excel z wiadomością e-mail możesz wyświetlić podgląd spersonalizowanych wiadomości e-mail i zakończyć korespondencję seryjną.

Oto jak to zrobić:

1. Tworzenie szablonu wiadomości e-mail

Posiadanie dobrze zaprojektowanego szablonu wiadomości e-mail ma kluczowe znaczenie przy planowaniu masowego wysyłania wiadomości e-mail za pomocą korespondencji seryjnej z programu Excel do programu Outlook.

Aby utworzyć znakomity szablon wiadomości e-mail, wykonaj następujące czynności:

• Skoncentruj się na przygotowaniu treści wiadomości e-mail

• Priorytetem jest przejrzystość i zwięzłość

• Jasno określ cel wiadomości e-mail

• Upewnij się, że ton jest odpowiedni dla odbiorców.

• Sprawdź treść pod kątem błędów i wprowadź niezbędne poprawki.

Oto jak wygląda nasz szablon wiadomości e-mail z dokumentem programu Microsoft Word:

2. Wybierz typ scalania

Otwórz Microsoft Word i utwórz nowy dokument. Następnie przejdź do zakładki Korespondencja i wybierz Rozpocznij korespondencję seryjną .

Następnie wybierz typ scalania . Twoje opcje obejmują listy, e-maile, koperty i inne. W tym przykładzie wybraliśmy Wiadomości e-mail .

3. Połącz arkusz Excela z programem Word

Następnie połącz plik programu Excel jako źródło danych, klikając opcję Wybierz odbiorców > Użyj istniejącej listy.

Wyszukaj plik Excel zawierający listę adresową. Zaznacz go i kliknij Otwórz .

Upewnij się, że wybrano żądany arkusz i kliknij OK .

Po połączeniu źródła danych możesz wstawić pola scalania do dokumentu w dowolnym miejscu, w którym chcesz, aby pojawiały się spersonalizowane dane.

4. Dostosuj listę odbiorców

Chcesz wprowadzić zmiany w zaimportowanej liście odbiorców? Wybierz Edytuj listę odbiorców .

Tutaj możesz zaznaczyć/odznaczyć pola, aby dołączyć/usunąć odbiorców. Możesz także sortować, filtrować, znajdować duplikaty, znajdować odbiorców i sprawdzać adresy .

5. Wstaw blok adresu i wiersz powitania

Teraz pokażemy, jak dodawać symbole zastępcze dla bloku adresu i wiersza powitania.

Wybierz Blok adresu lub Linię powitania w grupie Wpisz i wstaw pola .

Potwierdź format, którego chcesz użyć, i sprawdź podgląd, aby upewnić się, że wygląda OK. Następnie kliknij OK .

Uwaga: jeśli informacje nie są kompletne, kliknij opcję Dopasuj pola . Następnie dopasuj podane opcje do kolumny z arkusza programu Excel. W naszym przypadku dopasujemy Adres 1 do kolumny Ulica .

Symbole zastępcze pola scalania będą wyglądać tak po dodaniu:

6. Wstawianie pól korespondencji seryjnej – Zaawansowana personalizacja

Następnie musisz dodać pola scalania, aby spersonalizować wiadomość e-mail dla każdego odbiorcy. W naszym przykładzie uwzględnimy lata, w których każdy klient był z nami, aby uzyskać osobisty kontakt.

Najpierw wybierz słowo/spację, w której chcesz wstawić informacje. Następnie przejdź do Mailings i kliknij Insert Merge Field .

Z listy dostępnych pól wybierz te, które odpowiadają danym w Twoim arkuszu kalkulacyjnym Excel. Wybieramy Lata dla odbiorców korespondencji seryjnej.

Oto wynik:

7. Formatowanie i dostosowywanie szablonu

Po utworzeniu pól treści i scalania nadszedł czas na sformatowanie i dostosowanie szablonu wiadomości e-mail.

Rozważ następujące aspekty:

• Typ czcionki i rozmiar tekstu: Wybierz czytelną czcionkę i rozmiar, które są łatwe do odczytania. Na przykład, jeśli używasz korespondencji seryjnej do wysyłania dostosowanych reklam na podstawie wcześniejszej aktywności, użyj czcionki i koloru pasującego do Twojej marki.

• Formatowanie akapitu: używaj odpowiednich odstępów, wcięć i wyrównania, aby jasno przedstawić informacje.

• Wypunktowania i tabele: używaj wypunktowań w listach i tabelach, aby prezentować dane, takie jak szczegóły produktu lub ceny, w uporządkowany sposób.

• Obrazy: jeśli na przykład wyświetlanie reklam opiera się na aktywności, użyj odpowiednich obrazów. Jednakże; upewnij się, że mają odpowiedni rozmiar i nie odwracają uwagi od treści e-maila.

8. Podgląd wyników

Przed wysłaniem połączonych e-maili poświęć trochę czasu na przejrzenie wiadomości i jej sprawdzenie oraz dokonanie niezbędnych poprawek.

Kliknij Podgląd wyników na karcie Korespondencja.

Użyj strzałek , aby przeglądać różnych odbiorców. Dzięki temu możesz zobaczyć, jak połączenie będzie wyglądać dla każdej osoby i wprowadzić niezbędne poprawki.

Po wykonaniu wszystkich kroków w tej sekcji spersonalizowana wiadomość e-mail jest gotowa do wysłania!

W następnej sekcji przyjrzymy się ostatniemu krokowi i sposobowi przeniesienia wiadomości e-mail do programu Outlook w celu przetworzenia. Chodźmy!

Część 3. Kończenie korespondencji seryjnej

Jeśli wiadomość jest zadowalająca, nadszedł czas, aby dokończyć korespondencję seryjną w programie Word.

Kliknij opcję Zakończ i scal > Wyślij wiadomości e-mail na karcie Korespondencja.

Pojawi się nowe okno dialogowe. Dodaj kolumnę arkusza zawierającą adresy e-mail w polu Do , wstaw wiersz Temat, a następnie kliknij przycisk OK .

Otwórz program Outlook i przejdź do folderu Skrzynka nadawcza . Tutaj zobaczysz, że Twoje e-maile są wysyłane. Zachowaj cierpliwość, ponieważ może to trochę potrwać w zależności od ustawień i liczby odbiorców.

I to wszystko! Udało Ci się wysłać masowe wiadomości e-mail zawierające spersonalizowaną wiadomość dla każdego odbiorcy!

W następnej sekcji przyjrzymy się niektórym zaawansowanym technikom, dzięki którym scalanie poczty stanie się profesjonalistą.

Zaawansowane techniki korespondencji seryjnej

W porządku, masz podstawy i możesz teraz wysyłać te sprytne spersonalizowane e-maile. Dobra robota! Ale podkręćmy to trochę.

W tej sekcji zagłębimy się w rzeczy wyższego poziomu. Mowa o formatowaniu warunkowym i dodawaniu załączników,

1. Formatowanie warunkowe

Formatowanie warunkowe umożliwia dostosowanie wiadomości korespondencji seryjnej na podstawie określonych kryteriów danych.

Aby użyć formatowania warunkowego w korespondencji seryjnej:

1. Utwórz instrukcję JEŻELI w dokumencie programu Word, w którym skonfigurowano korespondencję seryjną. Instrukcja powinna mieć następujący format: { IF <> = „Wartość” „Tekst, jeśli prawda” „Tekst, jeśli fałsz” }

2. Zamień <> na odpowiednie pole z danych programu Excel, Wartość na kryteria, które chcesz dopasować, a Tekst, jeśli prawda i Tekst, jeśli fałsz , na treść, którą chcesz wyświetlić na podstawie warunku.

3. Zaktualizuj oświadczenie IF we wszystkich odpowiednich polach i odpowiednio dostosuj treść wiadomości e-mail.

Ta technika pomoże Ci tworzyć skuteczniejsze wiadomości korespondencji seryjnej, które będą bardziej spersonalizowane i odpowiednie dla odbiorców.

2. Korespondencja seryjna dla załączników

Program Outlook nie ma wbudowanej obsługi załączników w korespondencji seryjnej. Wykonaj następujące kroki, aby dodać załączniki do korespondencji seryjnej:

1. Zainstaluj dodatek innej firmy do programu Outlook (taki jak Mail Merge Toolkit ), który obsługuje załączniki podczas korespondencji seryjnej.

2. Skonfiguruj dodatek z wymaganymi ustawieniami, w tym określając plik załącznika jako pole w danych programu Excel.

3. Kontynuuj zwykły proces korespondencji seryjnej, a dodatek zapewni, że odpowiedni załącznik zostanie wysłany z każdą wiadomością e-mail na podstawie określonych kryteriów.

Dołączanie załączników, które są istotne dla poszczególnych odbiorców, sprawi, że Twoje wiadomości będą bardziej atrakcyjne i przydatne.

W ostatniej sekcji przyjrzymy się niektórym typowym problemom występującym podczas pracy z korespondencją seryjną oraz sposobom ich rozwiązywania.

Rozwiązywanie typowych problemów w korespondencji seryjnej

Jesteś teraz profesjonalistą w zakresie korespondencji seryjnej i przelatujesz przez to wszystko, gdy – bam! – trafiłeś w sedno.

Ta następna sekcja pomoże Ci przejść przez dziury w procesie korespondencji seryjnej i omówi, jak radzić sobie z błędami i rozwiązywać niezgodności danych.

1. Radzenie sobie z błędami

Jeśli podczas procesu korespondencji seryjnej napotkasz błędy, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci je rozwiązać:

• Sprawdź wersje oprogramowania: Upewnij się, że używasz tej samej wersji programów Microsoft Outlook i Microsoft Word. W przypadku różnic mogą wystąpić problemy ze zgodnością.

• Wyłącz dodatki: Uruchom programy Word i Outlook w trybie awaryjnym, aby wyłączyć dodatki i upewnić się, że nie zakłócają one funkcji korespondencji seryjnej.

2. Rozwiązywanie niezgodności danych

Podczas korespondencji seryjnej często występują problemy z niezgodnością danych. Konieczne jest adresowanie ich w celu generowania prawidłowych wiadomości e-mail. Oto kilka rozwiązań typowych problemów z niezgodnością danych:

• Dokładnie sprawdź swoje dane: upewnij się, że arkusz kalkulacyjny programu Excel jest prawidłowo sformatowany i że dostępne są wszystkie niezbędne informacje.

• Połącz i edytuj listę mailingową: Możesz połączyć się ze swoim źródłem danych i zmodyfikować listę odbiorców. Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę pomocy technicznej firmy Microsoft .

• Podgląd wyników korespondencji seryjnej: Zawsze wyświetlaj podgląd scalonych wiadomości e-mail przed ich wysłaniem. Wprowadź niezbędne zmiany przed sfinalizowaniem korespondencji seryjnej.

Rozwiązując problemy z błędami i niezgodnościami danych, możesz zapewnić płynny proces korespondencji seryjnej z programu Excel do programu Outlook.

Końcowe przemyślenia

W tym artykule pokazano, jak masowo wysyłać spersonalizowane wiadomości e-mail za pomocą korespondencji seryjnej. A cały proces dzieli się na trzy części:

• Przygotowanie arkusza kalkulacyjnego Excel

• Konfigurowanie dokumentu Word

• Zakończenie procesu w Outlooku

Poznałeś tajniki scalania poczty, a nawet rozwiązałeś niektóre z najczęstszych problemów po drodze i korzystasz z plików cookie i danych.

Opanowanie korespondencji seryjnej wymaga praktyki i cierpliwości. To potężne narzędzie, które może zaoszczędzić mnóstwo czasu, zwiększyć produktywność i poprawić jakość wiadomości, zwłaszcza gdy trzeba wysyłać spersonalizowane wiadomości e-mail do dużej grupy.

Tak więc, gdy następnym razem staniesz przed przytłaczającą listą e-maili do wysłania, będziesz gotowy poradzić sobie z tym jak profesjonalista. Kontynuuj odkrywanie, ucz się, a co najważniejsze, ułatwiaj sobie życie dzięki tym przydatnym narzędziom technicznym. Udanego scalania poczty!

Jeśli chcesz nauczyć się więcej przydatnych umiejętności związanych z Outlookiem, takich jak dodawanie ChatGPT do Outlooka, zapoznaj się z poniższą playlistą: