Czym jest Trello i dlaczego warto go używać do zarządzania projektami

Jeśli jesteś zaangażowany w wiele projektów pracy lub pracujesz na własny rachunek, to efektywne zarządzanie projektami to dużo. Jeśli nie zaplanujesz swojego czasu i wysiłku, skończysz marnując to na Facebooku i w rezultacie nie dotrzymasz terminów (mówię z doświadczenia). Branża narzędzi do zarządzania projektami online jest bardzo konkurencyjna, ale tym, który wydaje się wygrywać ponad wszystkie inne, jest Trello .

Trello jest uwielbiane przez tych, którzy mają obsesję na punkcie zarządzania swoim czasem i projektami, i łatwo zrozumieć, dlaczego. Trello jest nie tylko tanie i niedrogie, ale także niezwykle proste w użyciu. Korzystając z bardzo wizualnego podejścia do zarządzania czasem i projektami, możesz przenosić karty, aby od razu zobaczyć, co i kiedy należy zrobić.

Bliższe spojrzenie na Trello

Trello zostało przez niektórych opisane jako „notatki samoprzylepne na temat sterydów”. Na ekranie tworzysz „listy” jak wielka tablica na ścianie. Następnie na każdej liście znajdują się „karty”, takie jak karteczki samoprzylepne. Na każdej karcie znajduje się osobna pozycja do zrobienia.

W miarę postępów w czynności do wykonania możesz użyć myszy, aby przeciągnąć kartę z „w toku” do „zakończone” (lub innego preferowanego sformułowania).

Cztery główne cechy Trello

Za chwilę przyjrzymy się każdej funkcji bardziej szczegółowo. Ale oto cztery główne rzeczy, na których należy się skupić, jeśli spojrzysz na powyższy zrzut ekranu.

• Każda karta może być oznaczona kolorem za pomocą paska. Każdy kolor może odnosić się np. do innego klienta.
• Ikona przedstawiająca gravatara/zdjęcie użytkownika pokazuje, kto uczestniczy w tej karcie. Możesz zaprosić osoby do karty, aby mogły wystawiać opinie i aktualizacje. Lub jeśli chcesz przydzielić im to zadanie. Jeśli zadanie jest przydzielone, można dodać termin i przypomnienie wysyłane, gdy termin jest bliski. Gdy karta zostanie zaktualizowana, wszyscy na tej karcie zostaną powiadomieni.
• Tło każdej tablicy Trello można dostosować. Trello udostępnia tła lub możesz przesłać własne. Będąc fanatykiem Lego, wrzuciłem to Lego. Ale jeśli jesteś firmą, możesz dostosować swoją tablicę Trello za pomocą logo firmy.
• Karty można przenosić na inne tablice, kopiować na inne tablice lub archiwizować po zakończeniu.

Rozpoczęcie nowej tablicy

Pierwszym krokiem jest dodanie nowej tablicy. W prawym górnym rogu ekranu (po zalogowaniu) naciśnij przycisk +. Następnie wybierz „ Utwórz tablicę ” z rozwijanej listy.

Następnie zostaniesz poproszony o nadanie tablicy nazwy, poziomu prywatności i tła. Jeśli utworzyłeś już zespół, możesz przypisać tablicę do tego zespołu.

Krótkie słowo na temat poziomów prywatności : jeśli tablica pozostanie publiczna, zostanie zindeksowana przez wyszukiwarki i będzie dostępna dla każdego, kto znajdzie ją w Google. Niedawno ujawniono, że pracownicy Ubera używają Trello do wyświetlania poufnych haseł firmowych, które następnie były przechwytywane przez Google.

Bądź więc ostrożny i jeśli musisz używać Trello do haseł, ustaw poziom prywatności na Prywatny . Chociaż w przypadku haseł naprawdę powinieneś używać menedżera haseł .

Dodawanie nowej listy

Kiedy już masz nową tablicę, nadszedł czas, aby rozpocząć nową listę. Możesz zrobić to w dowolny sposób, ale zwykle tworzę swoje tablice z listami na różnych etapach procesu. Tak więc „ w toku”,  „ w toku ” , i tak dalej. Możesz też utworzyć listy projektów, które mają wiele zadań, takich jak „ udekorowanie domu ”, „ osiągnięcie pokoju na świecie” i „ podbicie kosmosu ”.

Aby dodać nową listę, kliknij  Dodaj listę.

Następnie wpisz tytuł tej listy i zapisz ją.

Przepłucz i powtórz dla wszystkich innych list, których potrzebuje tablica (jeśli są).

Dodawanie nowej karty

Teraz nadszedł czas, aby dodać nową kartę, a wiele elementów sprawia, że ​​jest ona potężna.

Tworzenie nowej karty

Na odpowiedniej liście kliknij Dodaj kartę.

Teraz wpisz zadanie, które chcesz dodać. Zapisz go, klikając zielony przycisk Dodaj  .

Powtórz jak poprzednio dla innych zadań, które musisz dodać (jeśli są).

Ale to dopiero początek tego, co możesz dodać do karty, co możesz zobaczyć, klikając ją, aby ją otworzyć.

Przypisywanie innych użytkowników

Po pierwsze, jeśli utworzyłeś zespół i inne osoby zostały zaproszone do korzystania z tablicy, możesz przypisać kogoś do określonego zadania. Lub po prostu oznacz je, aby zostały włączone do rozmowy na tej karcie.

Aby dodać kogoś do karty, kliknij Członkowie  i kliknij gravatar osoby, którą chcesz dodać. Podobnie można je usunąć z karty, klikając ponownie gravatar.

Dodawanie notatek i załączników

Czy to dla dobra własnej pamięci, czy też by doradzić innym, zostawianie notatek może okazać się konieczne. Możesz to zrobić u góry notatki i zostawić tam klikalne linki.

Pod sekcją notatek znajduje się obszar do przesyłania załączników. Może to być wszystko, od dokumentu do pliku zip do obrazu. Jeśli obraz, obraz pojawi się na karcie

Dodawanie terminu płatności

Jeśli zadanie ma termin, możesz przypisać mu termin. Wtedy będziesz otrzymywać przypomnienia, kiedy data się zbliża i kiedy data minęła.

Dodawanie kolorowych etykiet

Dodaję kolorowe etykiety do mojej listy prac, aby pokazać, jaka praca jest wykonywana którym klientom. Tak więc czerwony jest na przykład dla Luckytemplates.

Możesz edytować etykiety, aby powiedzieć, co chcesz, i możesz dodać tyle, ile chcesz do karty.

Dodawanie komentarzy

Jeśli inne osoby będą miały dostęp do Twoich kart, w końcu zaczną zostawiać komentarze. Możesz użyć @, aby oznaczyć osoby w określonych komentarzach, a oni otrzymają powiadomienie od Trello.

Przenoszenie, kopiowanie, oglądanie i archiwizacja kart

Istnieją również cztery inne akcje, które możesz wykonać na karcie.

Przenosić

Jeśli masz wiele plansz, możesz przenosić karty między jedną planszą a drugą. Więc gdybym chciał przenieść kartę z tablicy Luckytemplates na jedną z moich osobistych tablic, ta opcja przeniosłaby kartę wraz ze wszystkimi komentarzami, załącznikami itp.

Kopiuj

Działa to tak samo, jak  opcja Przenieś , z wyjątkiem tego, że karta nie zostanie przeniesiona w całości. Po prostu skopiowane. Używam tego cały czas do kopiowania moich zadań z Luckytemplates na moją prywatną tablicę roboczą.

Zegarek

Jeśli ktoś inny ma kartę na tablicy, możesz ją obejrzeć i otrzymywać powiadomienia o nowych komentarzach bez faktycznego udziału. Znany również jako „tryb lurkera” (no cóż, tak to nazywam).

Archiwum

W Trello nie ma czegoś takiego jak „usuń”. Zamiast tego, aby usunąć kartę, listę lub tablicę, „archiwizujesz” ją. Następnie zniknie, ale można go łatwo przywrócić, jeśli będziesz go później potrzebować.

Inne zastosowania Trello

Trello ma tak wiele zastosowań, jeśli przyłożysz się do tego i myślisz z boku. W tym celu Trello ma stronę o nazwie „Inspiracje Trello ”. Daje szablony i niezliczone pomysły na wykorzystanie.

Integracja Trello z innymi aplikacjami za pomocą IFTTT.

Jestem wielkim fanem IFTTT (If This Then That) i mają ogromną liczbę zautomatyzowanych skryptów dla Trello . Sprawdź je.

Wniosek

To tylko zarysowało powierzchnię tego, co Trello może zrobić, aby Twoje życie było bardziej zorganizowane. Czy używasz Trello? Jeśli tak, do czego go używasz?