Biblioteka dokumentów programu SharePoint | Samouczek dla początkujących

W tym samouczku omówimy najważniejszą aplikację w witrynie programu SharePoint, czyli bibliotekę dokumentów . Biblioteki dokumentów mają mnóstwo funkcji, a niektóre z nich omówimy również na tym blogu.

Biblioteka dokumentów programu SharePoint to kontener służący do tworzenia, organizowania i zarządzania różnymi typami dokumentów. Możesz także udostępniać pliki lub dokumenty innym użytkownikom Twojej witryny.

Podczas tworzenia nowej witryny zostanie automatycznie utworzona biblioteka dokumentów o nazwie Dokumenty . Możemy również dodać wiele bibliotek dokumentów, jeśli chcemy. Jedną z głównych zalet posiadania biblioteki dokumentów jest przechowywanie plików, które możemy udostępniać naszemu zespołowi. Jest bardzo podobny do Dysku Google lub OneDrive. 

Po prostu kliknij Dokumenty , aby zobaczyć, co jest w środku aplikacji. W tym przykładzie nie mamy jeszcze niczego w Dokumentach . 

Spis treści

• Przesyłanie pliku w bibliotece dokumentów programu SharePoint
• Otwieranie i udostępnianie pliku w bibliotece dokumentów programu SharePoint
• Wyświetlanie właściwości pliku
• Tworzenie własnego pliku w bibliotece dokumentów programu SharePoint
• Tworzenie folderu w witrynie programu SharePoint
• Tworzenie łączy w bibliotece dokumentów programu SharePoint
• Trzy Sposoby Otwierania Pliku
• Usuwanie i przywracanie pliku
• Wniosek

Przesyłanie pliku w bibliotece dokumentów programu SharePoint

Najpierw kliknij Prześlij , aby dodać kilka plików.

Następnie możemy wybrać, czy chcemy przesłać plik, folder lub szablon. W tym przykładzie kliknijmy Pliki . 

Wybierzemy kilka przykładowych plików i prześlemy je, klikając przycisk Otwórz .

Następnie zobaczymy przesłane pliki. Alternatywnie możemy również przesłać folder lub szablon. Pamiętaj, że nie jesteśmy ograniczeni do przesyłania plików dowolnego typu. Możemy przesyłać dowolne typy plików, takie jak obrazy, filmy, linki i wiele innych.

Otwieranie i udostępnianie pliku w bibliotece dokumentów programu SharePoint

Teraz, gdy przesłaliśmy kilka plików, możemy je łatwo otworzyć, klikając je. 

Zaletą przesyłania plików Word, Excel, PowerPoint lub dowolnych plików Office 365 jest to, że po ich otwarciu możemy je po prostu edytować. Ponadto wyglądają bardzo podobnie do aplikacji pakietu Office, które mamy na naszym komputerze, ponieważ jest to tylko ich wersja online. Zapisuje się automatycznie, co jest podobne do dokumentu Google. 

Po najechaniu na plik możemy również zobaczyć, że mamy opcję udostępniania tego pliku innym osobom. 

Po prostu kliknij na niego i dodaj imię i nazwisko, grupę lub adres e-mail osoby, której chcemy udostępnić ten plik. 

Możemy również kliknąć przycisk Kopiuj łącze . 

Następnie otrzymamy link, który możemy wysłać do różnych osób w naszej organizacji. 

Możemy również wysłać ten plik e-mailem, klikając przycisk Outlook . 

Ponadto możemy mieć kilka innych szczegółowych kolumn dotyczących naszych plików, takich jak kolumny Zmodyfikowane i Zmodyfikowane przez .

Jedną z najpotężniejszych funkcji biblioteki dokumentów, która czyni ją lepszą niż OneDrive lub Dysk Google, jest możliwość dodawania metadanych za pomocą kolumn. 

Klikając wielokropek w nazwie pliku, możemy uzyskać dostęp do innych opcji, których możemy użyć.

Możemy również wybrać wiele plików, pobrać je, usunąć, przenieść i wiele więcej.

Wyświetlanie właściwości pliku

Możemy wyświetlić szczegóły pliku, najeżdżając na niego kursorem i klikając Zobacz szczegóły .

Otworzy się okienko po prawej stronie strony, gdzie możemy zobaczyć podgląd pliku, członków, którzy mają dostęp do tego pliku, oraz właściwości pliku. 

Wróćmy do strony głównej.

Ponieważ dodaliśmy już kilka plików do naszej biblioteki dokumentów, możemy teraz zobaczyć te pliki w sekcji Dokumenty na naszej stronie głównej. Jest to część naszej strony, na której możemy zobaczyć pliki lub foldery w naszej bibliotece dokumentów o nazwie Dokumenty . Ponownie zauważ, że Dokumenty to po prostu aplikacja do biblioteki dokumentów. Możemy tworzyć inne aplikacje biblioteki dokumentów, które możemy nazwać inaczej. 

Tworzenie własnego pliku w bibliotece dokumentów programu SharePoint

Wcześniej dodaliśmy kilka plików poprzez przesyłanie. Oprócz przesyłania możemy również dodawać pliki, tworząc je ręcznie w naszej witrynie programu SharePoint. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć przycisk Nowy . 

Następnie możemy wybrać typ pliku, który chcemy utworzyć. Na przykład utwórzmy plik dokumentu programu Word. 

Następnie utworzy nową stronę Word online. W tym przykładzie napiszmy „ To jest strona testowa dla samochodów ”.

Podobnie jak w przypadku edytowania pliku, ten nowy plik programu Word jest również zapisywany automatycznie. Możemy następnie zmienić jego nazwę pliku, klikając tę ​​część.

Następnie możemy zmienić nazwę tego pliku na „ Typy samochodów ”.

Możemy również zobaczyć lokalizację tego pliku. 

Jeśli wrócimy do naszej strony testowej, możemy zobaczyć nowo dodany plik Word na liście. Jeśli go nie widzisz, po prostu odśwież stronę. Niekoniecznie musimy przesyłać lub tworzyć plik na naszym pulpicie i przesyłać go. Możemy je dodawać lub tworzyć bezpośrednio na naszej stronie SharePoint. 

Tworzenie folderu w witrynie programu SharePoint

Inną rzeczą, którą użytkownicy mogą zrobić, jest utworzenie folderu. Utwórzmy przykładowy folder, klikając go.

Nazwijmy ten folder jako Food i kliknij przycisk Utwórz .

Następnie utwórz kolejny folder i nazwij go jako Cars .

Przenieś plik Food Memo do folderu Food . 

Następnie plik Typy samochodów do folderu Samochody .

Zwykle dodajemy foldery, aby oddzielić nasze pliki. Istnieje jednak lepszy sposób na zrobienie tego w witrynie programu SharePoint, a mianowicie użycie kolumn metadanych.

Korzystanie z kolumn metadanych jest bardzo wydajne i tworząc folder, stracimy ten aspekt. Oprócz tworzenia folderu do oddzielnych plików, możemy zamiast tego utworzyć inną bibliotekę dokumentów. Możemy utworzyć bibliotekę dokumentów dla żywności i inną bibliotekę dokumentów dla samochodów. 

Tworzenie łączy w bibliotece dokumentów programu SharePoint

Możemy również utworzyć link, jeśli chcemy. Po prostu kliknij Link .

Następnie poprosi nas o wprowadzenie żądanego łącza. W tym przykładzie dodajmy link Google i kliknij przycisk Utwórz .

Plik linku zostanie dodany do naszej listy. Spróbujmy to kliknąć.

Następnie przeniesie nas do witryny Google .

Jeśli na przykład chcemy utworzyć folder zawierający linki zewnętrzne, możemy po prostu utworzyć nowy folder i nazwać go Ważne linki . 

Następnie możemy przenieść nasze pliki linków do folderu Ważne linki .

Trzy Sposoby Otwierania Pliku

Istnieją 3 sposoby otwierania pliku. Dzięki wykorzystaniu SharePoint, który jest produktem firmy Microsoft, dobrze komunikuje się z innymi produktami Office. Domyślnie, jeśli otworzymy plik Word, Excel lub PowerPoint, jego wersja online zostanie automatycznie otwarta. 

Jeśli chcemy wybrać, w jaki sposób chcemy otworzyć nasz plik, po prostu kliknij wielokropek w poprzek pliku, aby otworzyć inne opcje. 

Możemy wybrać, czy chcemy otworzyć go w przeglądarce, która jest domyślna, otworzyć go w aplikacji, czy w czytniku immersyjnym.

Jeśli klikniemy opcję Otwórz w aplikacji , pojawi się wyskakujące okienko. To zapyta nas, czy chcemy otworzyć aplikację Word na naszym komputerze. Kliknijmy przycisk Otwórz program Word . 

Aplikacja komputerowa Microsoft Word otworzy plik. Musisz zalogować się przy użyciu tego samego konta, którego używasz w programie SharePoint. W tym przykładzie jesteśmy już zalogowani.

Podobnie jak w przypadku wersji online, tutaj również włączona jest funkcja  automatycznego zapisywania .

Wersja online automatycznie zapisze każdą zmianę, którą wprowadzimy. Na przykład zmieńmy słowo „ karta ” na „ samochody ” i dodajmy nowy wiersz o treści „ Oto moja druga edycja dotycząca samochodów ”.

Możemy teraz zamknąć ten plik, klikając przycisk zamykania.

Jeśli sprawdzimy nasz plik online, zobaczymy nowe zdanie, które dodaliśmy w naszej aplikacji komputerowej Word. 

Trzecią opcją otwierania pliku jest opcja Otwórz w czytniku immersyjnym .

Tak to wygląda, jeśli użyjemy tej opcji do otwarcia naszego pliku.

Ułatwia to przeglądanie, dodawanie notatek, zmianę rozmiaru czcionki i używanie głównie do edycji. Posiada również przycisk opcji Play . Ludzie używają tego, jeśli nie chcą tego czytać, ale chcą, żeby im to przeczytano. 

Usuwanie i przywracanie pliku

Aby usunąć plik, możemy po prostu kliknąć plik prawym przyciskiem myszy i kliknąć opcję Usuń .

Możemy również po prostu wybrać plik i kliknąć Usuń na pasku menu. 

Następnie kliknij przycisk Usuń .

Jak widzimy, plik został usunięty z listy.

Jeśli przypadkowo usunęliśmy plik, możemy go również przywrócić. Po prostu przejdź do Kosza .

Zawiera listę plików, które usunęliśmy. Możemy również zobaczyć oryginalną lokalizację tych usuniętych plików. 

Aby przywrócić plik, po prostu wybierz plik, który chcesz przywrócić, a następnie kliknij opcję Przywróć , która zostanie wyświetlona na pasku menu.

Plik zostanie usunięty z Kosza .

Wróćmy do Dokumentów i wejdźmy do folderu Jedzenie .

Następnie zobaczymy, że plik, który usunęliśmy, wrócił na listę.

Samouczek programu SharePoint: tworzenie nowej witryny Witryna
programu SharePoint | Przewodnik po układzie i menu Witryny
programu Microsoft SharePoint: krótkie omówienie

Wniosek

Podsumowując, możemy poznać niektóre z dostępnych funkcji w bibliotece dokumentów SharePoint . Należy pamiętać, że biblioteka dokumentów to bezpieczne repozytorium do bezpiecznego przechowywania wszystkich dokumentów i plików. To także miejsce, w którym Ty i Twoi współpracownicy możecie łatwo znajdować dokumenty, wspólnie nad nimi pracować i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego urządzenia w dowolnym momencie.

Możesz także użyć biblioteki dokumentów do oddzielenia plików i folderów oraz do utrzymania czystości i porządku w witrynie programu SharePoint. Poznanie wszystkich tych aspektów biblioteki dokumentów i ostrożne posługiwanie się nimi daje użytkownikom doskonałą kontrolę nad zarządzaniem dokumentami programu SharePoint.

Wszystkiego najlepszego,

Henz