Co to jest Power Automate? -Najlepszy przewodnik

Szukasz łatwiejszego sposobu na szybkie i wydajne wykonanie wszystkich żmudnych, rutynowych zadań? Jeśli tak, to Power Automate może być rozwiązaniem, którego szukasz.

Ten przewodnik po usłudze Power Automate zawiera wszystkie informacje i przykłady potrzebne do odblokowania pełnego potencjału zautomatyzowanych przepływów pracy usługi Power Automate.

Twórz proste boty podczas procesu wprowadzania danych, aby tworzyć złożone przepływy, które koordynują kompleksowe rozwiązania biznesowe — usługa Power Automate może zrewolucjonizować Twoją firmę, jeśli zostanie wykonana prawidłowo!  

Spis treści

• Co to jest usługa Microsoft Power Automate?
• Jak Power Automate współpracuje z aplikacjami Microsoft 365?
• Znaczenie automatyzacji w procesach biznesowych
• Typowe zastosowania usługi Power Automate w różnych branżach
• Kluczowe funkcje usługi Power Automate 
• Jak utworzyć i skonfigurować konto usługi Power Automate 
• Terminologia usługi Power Automate: kluczowe pojęcia i definicje
• Łączenie z zewnętrznymi źródłami danych i usługami 
• Typy przepływów pracy, które pomogą Ci zacząć
  • Przepływy procesów biznesowych
  • Przepływy pulpitu
  • Przepływy chmur
    • 1. Zautomatyzowane przepływy
    • 2. Natychmiastowe przepływy
    • 4. Zaplanowane przepływy
  • Wybór odpowiedniego przepływu w chmurze
• Rola wyzwalaczy i akcji w Power Automate
• Zaawansowane techniki Power Automate 
  • Używanie zmiennych i wyrażeń w Power Automate
• Implementacja logiki warunkowej i pętli
• Tworzenie niestandardowych łączników i interfejsów API
• 2 praktyczne zastosowania usługi Power Automate w rzeczywistych scenariuszach
  • Przykład 1: masowe wysyłanie wiadomości e-mail za pomocą usługi Instant Cloud Flow w usłudze Power Automate
  • Przykład 2: Migracja danych programu Excel do listy programu Sharepoint 
• 6 najlepszych praktyk dotyczących usługi Power Automate
  • 1. Zarządzanie przepływami i procesami automatyzacji
  • 2. Testowanie i debugowanie przepływów pracy 
• Power Automate a inne narzędzia do automatyzacji
• 3 niesamowite zalety usługi Power Automate
• 3 Ograniczenia korzystania z usługi Microsoft Power Automate
• Power Automate czy nie Power Automate?

Co to jest usługa Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (wcześniej Microsoft Flow) to potężne narzędzie do automatyzacji, które pomaga zautomatyzować powtarzalne i wykonywane ręcznie zadania w sposób przyjazny dla użytkownika.

Dzięki intuicyjnemu interfejsowi typu „przeciągnij i upuść” usługa Power Automate jest idealna zarówno dla programistów, jak i osób nieprogramujących, umożliwiając tworzenie przepływów pracy opartych na regułach i oszczędzanie czasu na rutynowych zadaniach.

Aby rozpocząć automatyzację procesu, możesz zacząć od wizualizacji przebiegu procesu za pomocą schematu blokowego. Ten schemat blokowy zawiera różne elementy, takie jak kroki, zmienne, pętle i warunki. Następnie możesz zreplikować ten schemat blokowy w usłudze Microsoft Power Automate, aby zautomatyzować proces.

Oferuje również dużą elastyczność w zakresie wdrażania — po prostu dostosuj istniejące szablony lub zbuduj niestandardowe rozwiązanie od podstaw.

Możesz więc zautomatyzować szeroki zakres zadań za pomocą usługi Microsoft Power Automate, co czyni ją potężnym narzędziem dla firm.

W tym kompleksowym przewodniku przedstawimy omówienie usługi Microsoft Power Automate i omówimy jej składniki. Przeprowadzimy Cię również przez proces tworzenia przepływu pracy i przedstawimy rzeczywiste przykłady tego, jak to działa i jak go używać do automatyzacji różnych aspektów przepływów pracy. 

Power Automate obsługuje ponad 900 popularnych aplikacji i usług, takich jak Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Dysk Google i inne, dzięki czemu jest wszechstronnym narzędziem dla wielu branż i firm. Ponadto integruje się z innymi produktami firmy Microsoft, takimi jak SharePoint, Dynamics 365 i PowerApps, dzięki czemu można tworzyć bardziej wydajne i dostosowane przepływy pracy przy niewielkiej ilości kodu.

Jak Power Automate współpracuje z aplikacjami Microsoft 365?

Microsoft Office 365 to pakiet aplikacji niezbędny do działania tysięcy firm na całym świecie.

Te aplikacje obejmują Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive i inne produkty firmy Microsoft. Każda aplikacja wykonuje swoją własną specyficzną funkcję, ale generalnie działają one niezależnie i nie wchodzą ze sobą w interakcje.

Cóż, tak było, dopóki nie pojawiła się usługa Power Automate.

Wraz z wprowadzeniem usługi Power Automate te aplikacje mogą teraz zbierać dane, komunikować się ze sobą i podejmować działania na podstawie wyzwalaczy z innych aplikacji. Ta integracja poprawia produktywność i efektywność poprzez automatyzację zadań, które wcześniej wykonywano ręcznie.

Na przykład wiadomości e-mail otrzymane w programie Outlook mogą wyzwalać działania w programie Excel lub OneDrive w celu usprawnienia przepływów pracy i zmniejszenia ryzyka błędów. 

Znaczenie automatyzacji w procesach biznesowych

Narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych, takie jak Power Automate, zapewnia przyjazny dla użytkownika interfejs, który umożliwia użytkownikom tworzenie złożonych przepływów pracy i zarządzanie nimi bez konieczności kodowania lub wiedzy technicznej.

Globalny rynek automatyzacji procesów zrobotyzowanych rośnie, a przewidywana skumulowana roczna stopa wzrostu wyniesie 38,2% w latach 2022-2030.

Ta technologia zmienia sposób, w jaki działają firmy, dzięki robotom programowym, które mogą automatyzować codzienne zadania w różnych branżach

Korzyści z automatyzacji są liczne i potężne, w tym:

• Oszczędza czas i umożliwia personelowi wykonywanie zadań wyższego poziomu, które dodają więcej wartości do firmy.  
• Poprawia wydajność, utrzymując stałą prędkość procesu. 
• Zmniejsza koszty pracy, wykonując wyjątkowo złożone zadania, uwalniając pieniądze, które można wykorzystać gdzie indziej.
• Eliminuje błędy, zwłaszcza w przypadku zadań związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, co może zapobiec kosztownym błędom dla Twojej firmy. 

Wreszcie poprawia obsługę klienta, zapewniając szybką i wydajną komunikację, umożliwiając budowanie lepszych relacji bez inwestowania dużej ilości czasu

Sprawdźmy niektóre kluczowe zastosowania usługi Power Automate.

Typowe zastosowania usługi Power Automate w różnych branżach

Power Automate to wszechstronne narzędzie do automatyzacji, które można zastosować w wielu branżach i przypadkach użycia. Oto kilka przykładów wykorzystania usługi Power Automate w różnych branżach:

• Opieka zdrowotna : branża opieki zdrowotnej jest jedną z najważniejszych gałęzi przemysłu, w których niezbędna jest automatyzacja. Dzięki Power Automate organizacje opieki zdrowotnej mogą automatyzować zadania i przepływy pracy, które wcześniej były wykonywane ręcznie, oszczędzając czas i zwiększając wydajność.
  
  Te zadania i przepływy pracy obejmują planowanie wizyt poprzez integrację z systemami elektronicznej dokumentacji medycznej. Może również zautomatyzować fakturowanie medyczne, przetwarzanie roszczeń i zarządzanie zapasami, zmniejszając liczbę błędów i skracając czas realizacji. 
• Finanse : Częste zastosowania usługi Power Automate w finansach to zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, ustalanie cen, procesy zatwierdzania i wprowadzanie danych. Dzięki automatyzacji tych procesów można szybko przetwarzać i opłacać faktury oraz uzgadniać dane, zmniejszając ryzyko błędów i opóźnień w płatnościach.
  
  Dzięki Power Automate dane mogą być automatycznie importowane i uzgadniane, co zmniejsza potrzebę ręcznego wprowadzania danych i niedokładności.
• Produkcja : przemysł wytwórczy od dawna znany jest z ręcznych, pracochłonnych procesów, które są powolne i trudne do zarządzania.
  
  Wykorzystanie technologii automatyzacji, takich jak Microsoft Power Automate, jest niezbędne dla producentów, którzy chcą poprawić wydajność, obniżyć koszty i zachować przewagę konkurencyjną. 
  
  Power Automate może poprawić wydajność produkcji, łatwo automatyzując powtarzalne zadania i integrując je z istniejącymi systemami. Może pomóc usprawnić procesy produkcyjne i zarządzanie zamówieniami, usprawnić działanie maszyn, uprościć przetwarzanie danych i dokumentów oraz bezproblemowo integruje się z rozwiązaniami ERP.
  
  Ponadto Power Automate może ułatwić automatyczne generowanie raportów i optymalizować konserwację sprzętu. 
• Handel detaliczny : usługa Power Automate może zapewnić sprzedawcom detalicznym przewagę nad konkurencją, automatyzując czasochłonne zadania i integrując je z systemami. Wykorzystując sztuczną inteligencję, systemy ERP, IoT, oprogramowanie POS i robotykę do automatyzacji procesów, detaliści mogą usprawnić procesy i poprawić obsługę klienta, oszczędzając czas i pieniądze.
  
  Power Automate pomaga menedżerom zarządzać zapasami, automatyzować realizację zamówień, wysyłać i śledzić dane sprzedaży, jednocześnie udostępniając pulpity nawigacyjne wskaźników KPI. 

Kluczowe funkcje usługi Power Automate 

Jak już wiesz, usługa Microsoft Power Automate zapewnia szeroki zakres funkcji, które umożliwiają użytkownikom tworzenie niestandardowych przepływów pracy, integrowanie aplikacji i usprawnianie współpracy. 

Zanurzmy się w nich trochę głębiej.

Automatyzacja przepływu pracy

Korzystając z wizualnych schematów blokowych, użytkownicy mogą projektować niestandardowe przepływy pracy do obsługi zadań, takich jak wysyłanie powiadomień, zarządzanie zatwierdzeniami lub aktualizowanie rekordów. Platforma obsługuje wiele konektorów, umożliwiając bezproblemową integrację z popularnymi usługami, takimi jak SharePoint, Dynamics 365 i Outlook.

Bezproblemowa integracja i dostosowywanie

Bezproblemowa integracja z aplikacjami platformy Microsoft 365 umożliwia użytkownikom tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy i inicjowanie zadań bezpośrednio z aplikacji, takich jak SharePoint, Excel i Microsoft Teams. Aby uprościć tworzenie przepływów pracy, usługa Power Automate udostępnia gotowe szablony typowych zadań, które użytkownicy mogą dostosować do swoich potrzeb.

Ponadto Power Automate może integrować aplikacje i usługi innych firm, takie jak Salesforce, Arkusze Google, Mailchimp, oraz obszerną bibliotekę ponad 900 łączników, dzięki czemu jest wszechstronnym i wydajnym narzędziem do automatyzacji zadań i procesów na różnych platformach. stać się narzędziem. 

Co więcej, możesz także użyć Power Automate do publikowania w mediach społecznościowych i zaplanowania kilku tweetów, ale to już inna historia na inny dzień.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)

Power Automate Desktop wprowadza funkcje Robotic Process Automation (RPA), umożliwiając użytkownikom automatyzację zadań na ich komputerach stacjonarnych. RPA jest szczególnie przydatne do automatyzacji procesów związanych ze starszymi systemami, plikami lokalnymi lub skrobaniem ekranu.

Użytkownicy mogą rejestrować swoje działania i używać programu Power Automate Desktop do tworzenia botów, które automatycznie replikują te działania.

Aplikacja mobilna

Aplikacja mobilna Power Automate umożliwia użytkownikom zarządzanie przepływami pracy i monitorowanie ich w podróży. Aplikacja obsługuje natychmiastowe przepływy, umożliwiając użytkownikom ręczne uruchamianie działań za pomocą przycisków przepływu. Ponadto użytkownicy mogą śledzić status swoich przepływów, otrzymywać powiadomienia push i zatwierdzać żądania bezpośrednio z urządzeń mobilnych.

Bezpieczeństwo i zgodność

Usługa Power Automate jest zgodna z rygorystycznymi standardami bezpieczeństwa i zgodności firmy Microsoft, aby zapewnić ochronę danych i prywatność. Platforma obsługuje zasady zapobiegania utracie danych (DLP), które pozwalają organizacjom kontrolować przepływ poufnych informacji między aplikacjami. Ponadto usługa Power Automate jest zgodna z różnymi standardami branżowymi, takimi jak RODO, HIPAA i FedRAMP.

Ok, teraz nadszedł czas, aby zacząć działać.

Jak utworzyć i skonfigurować konto usługi Power Automate 

Aby rozpocząć pracę z usługą Power Automate, odwiedź oficjalną witrynę internetową usługi Power Automate

Po zalogowaniu wylądujesz na stronie głównej, która służy jako centralne centrum zarządzania przepływami pracy i łącznikami

Teraz, zanim zaczniesz cokolwiek robić, szybko omówimy kilka kluczowych pojęć.

Terminologia usługi Power Automate: kluczowe pojęcia i definicje

W miarę zagłębiania się w świat usługi Power Automate konieczne jest zapoznanie się z terminologią używaną na całej platformie.

Zrozumienie tych terminów ułatwi tworzenie, zarządzanie i optymalizację przepływów.

Oto obszerna lista terminów usługi Power Automate z jasnymi objaśnieniami ułatwiającymi poruszanie się po platformie w pewny sposób:

Przepływ: Przepływ odnosi się do różnych typów przepływów pracy dostosowanych do różnych potrzeb biznesowych. Te przepływy to serie zautomatyzowanych kroków, akcji i warunków, które definiują zautomatyzowany proces.

Łącznik: wstępnie zbudowana integracja, która umożliwia komunikację między Power Automate a zewnętrznymi aplikacjami lub usługami.

Łączniki umożliwiają dostęp do danych i wykonywanie działań w ramach połączonych usług.

Szablon: Są to wstępnie spakowane przepływy, które zawierają zestaw wyzwalaczy, akcji i warunków do automatyzacji określonego zadania lub procesu. Szablony mogą służyć jako punkt wyjścia do tworzenia niestandardowych przepływów, oszczędzając czas i wysiłek.

Tekst alternatywny: szablony usługi Microsoft Power Automate

Wyzwalacz: Zdarzenie lub warunek inicjujący przepływ. Wyzwalacze mogą być oparte na określonych zdarzeniach, takich jak otrzymanie wiadomości e-mail, lub można je zaplanować tak, aby były uruchamiane w określonych odstępach czasu.

Akcja: pojedyncza operacja lub zadanie wykonywane w ramach przepływu. Akcje mogą obejmować wysyłanie wiadomości e-mail, aktualizowanie rekordów lub tworzenie nowych elementów na liście.

Warunek: element decyzyjny w przepływie, który ocenia określone kryteria i wykonuje różne działania w zależności od tego, czy kryteria są spełnione (prawda), czy nie (fałsz).

Pętla: struktura kontroli przepływu, która powtarza sekwencję działań dla każdego elementu w kolekcji lub do momentu spełnienia określonego warunku. Pętle umożliwiają wykonywanie operacji wsadowych lub stosowanie operacji do wielu elementów.

Łączenie z zewnętrznymi źródłami danych i usługami 

Łączenie się z zewnętrznymi źródłami danych i usługami to kluczowa zaleta korzystania z usługi Power Automate.

Aby połączyć się z zewnętrznym źródłem danych lub usługą, użytkownicy muszą podać poświadczenia lub klucz API w celu uwierzytelnienia połączenia. Po uwierzytelnieniu konektor przyznaje dostęp do danych i umożliwia użytkownikowi wykonywanie działań w ramach połączonej usługi.

Ta funkcja nie tylko sprawia, że ​​usługa Power Automate jest bardziej wszechstronna, ale także upraszcza proces integrowania różnych aplikacji i usług w celu tworzenia wydajniejszych i usprawnionych przepływów pracy. 

Jednak ustanowienie infrastruktury danych niezbędnej do wglądu biznesowego może być zarówno kosztowne, jak i czasochłonne ze względu na mnogość technologii danych, interfejsów API i modeli bezpieczeństwa.

Ponadto często trudno jest znaleźć wykwalifikowanych programistów z doświadczeniem we wdrażaniu, konfigurowaniu, zarządzaniu i integrowaniu tych technologii, a ich zatrudnienie jest kosztowne.

Dataverse odpowiada na te wyzwania, oferując dostępną, łatwą w zarządzaniu, zgodną, ​​bezpieczną, skalowalną i globalnie dostępną usługę danych SaaS. 

Wcześniej znany jako Common Data Service (CDS), Microsoft Dataverse to wszechstronna platforma danych, która zapewnia przedsiębiorstwom bezpieczne, skalowalne i łatwe w użyciu rozwiązanie do zarządzania i integrowania danych w szerokiej gamie aplikacji i usług.

Unikalne możliwości Dataverse umożliwiają firmom tworzenie niestandardowych aplikacji, automatyzację procesów i tworzenie wnikliwych raportów przy użyciu usług Power Apps, Power Automate i LuckyTemplates.

Wykorzystując moc Dataverse w Power Automate, użytkownicy mogą tworzyć i automatyzować przepływy pracy, które uzyskują dostęp do danych przechowywanych w Dataverse i manipulują nimi. 

Teraz przyjrzyjmy się różnym typom przepływów pracy, aby móc zdecydować, na czym należy się skoncentrować.

Typy przepływów pracy, które pomogą Ci zacząć

Istnieje wiele różnych typów przepływów, z których każdy jest przeznaczony do określonego scenariusza automatyzacji. Zrozumienie różnych typów przepływów i ich idealnych przypadków użycia pomoże odblokować pełny potencjał usługi Power Automate.

Zanurzmy się.

Przepływy procesów biznesowych

Przepływy procesów biznesowych zapewniają doświadczenie użytkownika, które prowadzi go przez określony proces.

Te przepływy są zorganizowane w etapy i kroki w ramach każdego etapu. Podczas tworzenia przepływu procesów biznesowych użytkownicy powinni wybrać opcję „ Przepływ procesów biznesowych” podczas inicjowania nowego przepływu.

Umożliwia to zdefiniowanie różnych etapów procesu i określenie działań, które mają zostać wykonane na każdym etapie.

Przepływy procesów biznesowych są specjalnie zaprojektowane dla Dataverse i mogą być używane tylko z tabelami Dataverse, Dynamics 365 lub aplikacjami opartymi na modelach.

Wymagają dodatkowych licencji poza standardowymi licencjami Microsoft 365.

Przepływy pulpitu

Przepływy pulpitu wykorzystują Robotic Process Automation (RPA) do automatyzacji zadań na komputerze użytkownika.

Aby utworzyć przepływy pulpitu, użytkownicy muszą pobrać i zainstalować aplikację Power Automate Desktop. Te przepływy są odpowiednie do automatyzacji zadań związanych ze starszym oprogramowaniem, arkuszami programu Excel lub skrobaniem ekranu.

Bezpłatna wersja programu Power Automate Desktop jest dostępna dla użytkowników systemów Windows i Mac, ale niektóre scenariusze mogą wymagać uaktualnienia do licencji premium.

Przepływy chmur

W usłudze Power Automate „przepływy w chmurze” odnoszą się do przepływów zaprojektowanych i uruchamianych w całości w środowisku opartym na chmurze. Te przepływy nie wymagają lokalnej infrastruktury ani zasobów i można uzyskać do nich łatwy dostęp i zarządzać nimi z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym.

Interakcje użytkownika, takie jak naciśnięcie przycisku na stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej, a nawet wstępnie zdefiniowane harmonogramy, takie jak uruchamianie o określonej godzinie każdego dnia, mogą również służyć jako wyzwalacze dla tych przepływów. 

Istnieją trzy typy przepływów w chmurze:

1. Zautomatyzowane przepływy

Zautomatyzowane przepływy to najpopularniejszy typ przepływu w usłudze Power Automate. Te przepływy automatycznie wyzwalają przepływy pracy, gdy w źródle danych wystąpią zdarzenia.

Na przykład przepływ pracy może zostać wyzwolony, gdy element zostanie dodany do listy programu SharePoint lub plik zostanie przekazany do biblioteki dokumentów programu SharePoint.

Zautomatyzowane przepływy współpracują z ponad 900 różnymi łącznikami i nie wymagają ręcznej interwencji.

Tekst alternatywny: Zautomatyzowane przepływy usługi Microsoft Power Automate

2. Natychmiastowe przepływy

W przeciwieństwie do przepływów zautomatyzowanych przepływy natychmiastowe wymagają interakcji użytkownika w celu uruchomienia przepływu pracy.

Można je uruchomić ręcznie z Power Automate, Power Apps lub innych aplikacji, takich jak SharePoint, OneDrive lub Microsoft Teams.

Przepływy błyskawiczne mogą być również wyzwalane przez żądania HTTP i używane z usługą Power Virtual Agents.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the ���Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

Do tej pory powinieneś mieć dobre pojęcie o możliwościach usługi Power Automate. Jak we wszystkim, co robisz, ważne jest zrozumienie najlepszych praktyk.

Sprawdźmy je.

6 najlepszych praktyk dotyczących usługi Power Automate

Aby w pełni wykorzystać możliwości usługi Power Automate, ważne jest przestrzeganie najlepszych rozwiązań podczas tworzenia przepływów i zarządzania nimi.

Tutaj jest kilka z nich:

1. Zarządzanie przepływami i procesami automatyzacji

Zaplanuj i zaprojektuj swój przepływ

Podczas automatyzacji zadań za pomocą usługi Power Automate kuszące jest natychmiastowe rozpoczęcie tworzenia przepływów (wierz mi), ale planowanie jest kluczem do udanej implementacji.

W przypadku dużych projektów planowanie może pomóc uniknąć ograniczeń platformy, problemów z konserwacją i wydajnością.

Przed rozpoczęciem ważne jest zebranie wszystkich potrzebnych informacji, takich jak typ licencji, liczba uruchomień i złożoność procesów biznesowych.

Następnie zidentyfikuj potrzebne wyzwalacze, działania i warunki oraz nakreśl ogólną strukturę przepływu. Ta wstępna faza planowania pomoże Ci uniknąć potencjalnych problemów i zapewni płynniejszy proces tworzenia przepływów.

Wykorzystaj wbudowane szablony

Usługa Power Automate oferuje szeroką gamę wbudowanych szablonów, których można używać jako punktów wyjścia dla przepływów. Zapoznaj się z tymi szablonami, aby znaleźć ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, i odpowiednio go dostosuj.

Szablony oszczędzają czas i pomagają uczyć się najlepszych praktyk z gotowych przepływów.  

Korzystaj z obsługi błędów i powiadomień

Aby Twoje przepływy były bardziej niezawodne i odporne na błędy, zaimplementuj mechanizmy obsługi błędów, takie jak używanie akcji „Zakres” do grupowania powiązanych akcji i obsługi błędów lub wyjątków.

Ponadto rozważ dodanie powiadomień (np. wiadomości e-mail lub wiadomości Teams), które ostrzegają o wystąpieniu błędów, umożliwiając szybkie rozwiązywanie problemów.

Zoptymalizuj wydajność przepływu

Usługa Power Automate nakłada pewne ograniczenia i ograniczenia na uruchamiane przepływy. Aby zapewnić optymalną wydajność, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Zminimalizuj liczbę działań w przepływie, aby zmniejszyć ryzyko przekroczenia tych limitów.
• Użyj opcji „Filtruj zapytanie” w akcjach takich jak „Pobierz elementy” lub „Pobierz wiersze”, aby pobrać tylko wymagane dane, zmniejszając obciążenie przepływu i poprawiając jego wydajność.

Zadbaj o organizację i utrzymanie przepływów:

W miarę jak Twoje przepływy stają się coraz bardziej złożone, kluczowe staje się ich uporządkowanie i utrzymanie. Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby to osiągnąć:

• Podaj jasne, opisowe nazwy działań, zmiennych i łączników.
• Użyj komentarzy, aby wyjaśnić cel określonych działań lub sekcji w przepływie.
• Pogrupuj powiązane działania w ramach działań „Zakres”, aby stworzyć modułową i zorganizowaną strukturę.

2. Testowanie i debugowanie przepływów pracy 

Testowanie i debugowanie przepływów pracy w usłudze Power Automat jest niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania przepływu i osiągnięcia zamierzonego celu

Usługa Power Automate udostępnia kilka narzędzi i technik do testowania i debugowania przepływów.

1. Używaj środowisk: używaj różnych środowisk w dzierżawie swojej organizacji, aby oddzielić etapy opracowywania, testowania i produkcji. Ta praktyka pomaga zmniejszyć liczbę błędów i zapewnia płynniejszy proces programowania.
   
   Jeśli korzystasz z licencji premium dla usługi Power Apps, skorzystaj z tej funkcji. 

1. Monitorowanie: narzędzie Monitor w usłudze Power Apps pomaga diagnozować problemy z aplikacjami oraz śledzić żądania i odpowiedzi sieciowe w czasie rzeczywistym.
   
   Zapewnia wgląd w nazwę, formant i właściwość formuły, gdzie występuje problem w aplikacji, żądanie i szczegóły odpowiedzi. 

1. Funkcja śledzenia: Użyj funkcji śledzenia w połączeniu z narzędziem Monitor, aby rejestrować niestandardowe komunikaty i uzyskiwać wgląd w wydajność i problemy w aplikacji. Ta funkcja pomaga zrozumieć działanie aplikacji i zidentyfikować potencjalne wąskie gardła lub obszary problematyczne.

1. Power Apps Test Studio: Jest to funkcja zaprojektowana w celu ułatwienia testowania i sprawdzania poprawności aplikacji podczas procesu tworzenia. Zapewnia środowisko do tworzenia i uruchamiania przypadków testowych dla aplikacji kanwy, zapewniając, że aplikacja działa zgodnie z oczekiwaniami przed wdrożeniem jej dla użytkowników końcowych.
   
   Studio testów można znaleźć w portalu Power Apps Maker, przechodząc do menu w sekcji Narzędzia zaawansowane po lewej stronie. 

Power Automate a inne narzędzia do automatyzacji

W stale rozwijającym się krajobrazie narzędzi do automatyzacji Microsoft Power Automate wyróżnia się jako wydajne i wszechstronne rozwiązanie, ale nie jest to jedyna dostępna opcja.

Konkurencyjne platformy, takie jak Automation Anywhere, UiPath i Zapier, również oferują solidne możliwości automatyzacji, z których każda ma swoje mocne strony i możliwości.

Power Automate wyróżnia się bezproblemową integracją z produktami Microsoft 365, łatwym w użyciu interfejsem i szeroką gamą wbudowanych łączników. Z drugiej strony Automation Anywhere i UiPath są znane ze swoich zaawansowanych możliwości zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA), bardziej złożonych potrzeb i stosowanej na dużą skalę automatyzacji przedsiębiorstw.

Wybierając odpowiednie narzędzie do automatyzacji dla siebie lub swojej firmy, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak specyficzne potrzeby, istniejący ekosystem oprogramowania oraz poziom złożoności procesu, który chcesz zautomatyzować.  

3 niesamowite zalety usługi Power Automate

W usłudze Power Automate można pokochać tak wiele rzeczy, ale oto 3 rzeczy, które w niej kochamy.

1. Obszerna biblioteka łączników : Power Automate oferuje najbardziej wszechstronną listę łączników, obejmującą obecnie ponad 900 dostępnych łączników. Ponadto platforma dodaje co miesiąc 10-30 nowych łączników , dzięki czemu jest na bieżąco z najnowszymi aplikacjami i usługami.
   
   To ciągłe dodawanie nowych złączy dodatkowo zwiększa wszechstronność platformy, czyniąc ją niezawodnym wyborem dla firm każdej wielkości.
2. Łatwość użycia:   usługa Power Automate została zaprojektowana tak, aby była przyjazna dla użytkownika, z interfejsem typu „przeciągnij i upuść”, który ułatwia użytkownikom tworzenie przepływów pracy bez znajomości programowania. Oferuje również szeroką gamę szablonów, które użytkownicy mogą dostosować do swoich potrzeb, co jeszcze bardziej upraszcza proces automatyzacji.
3. Nowe narzędzie do tworzenia sztucznej inteligencji w usłudze Power Automate : Wraz ze wzrostem wykorzystania generatywnej sztucznej inteligencji w branży narzędzie do tworzenia sztucznej inteligencji jest cennym narzędziem, które zapewnia firmom przewagę nad konkurencją. Firmy mogą oszczędzać czas i zasoby, automatyzując złożone procesy, jednocześnie poprawiając dokładność i precyzję. Intuicyjny interfejs AI Builder i gotowe szablony ułatwiają użytkownikom tworzenie niestandardowych modeli uczenia maszynowego bez umiejętności programowania.
   
   Ta demokratyzacja sztucznej inteligencji umożliwi firmom każdej wielkości korzystanie z uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji bez inwestowania w drogie zespoły analityków danych.

Ponadto AI Builder bezproblemowo integruje się z innymi produktami firmy Microsoft, umożliwiając użytkownikom dalszą automatyzację przepływów pracy.

Przykładem jest to, że firmy mogą używać AI Builder do wyodrębniania danych z faktur i paragonów oraz używać Power Automate do wysyłania tych informacji do innych aplikacji, takich jak Dynamics 365 i Excel.

Ta integracja pomaga firmom usprawnić procesy, zmniejszyć liczbę błędów, a ostatecznie poprawić wydajność i produktywność.

3 Ograniczenia korzystania z usługi Microsoft Power Automate

1. Koszty sumują się z płatnymi planami: Power Automate oferuje bezpłatny plan, ale z ograniczeniami, takimi jak maksymalna częstotliwość przepływu wynosząca 15 minut.
   
   Organizacje z bardziej złożonymi przepływami pracy i większą potrzebą automatyzacji mogą być zmuszone do przejścia na płatny plan. Koszty usługi Power Automate różnią się w zależności od planu i użycia. Plany premium zaczynają się od 40 USD za użytkownika miesięcznie. Te płatne plany zawierają zaawansowane funkcje i opcje o wyższym przepływie, które są ważne dla firm o dużych potrzebach w zakresie automatyzacji.
   
   Jednak koszty planu mogą szybko się sumować, zwłaszcza w dużych organizacjach z wieloma użytkownikami. Dlatego ważne jest, aby organizacje dokładnie oceniły swoje potrzeby i wykorzystanie automatyzacji przed podjęciem zobowiązania. 
2. Wpływ na wydajność ze względu na złożone przepływy pracy: Power Automate może doświadczyć znacznego spadku wydajności podczas wykonywania złożonych przepływów pracy.
   
   Może to wpłynąć na wydajność i szybkość programu, prowadząc do opóźnień i zmniejszenia produktywności.
3. Brak równoległości: usługa Power Automate obsługuje tylko sekwencyjne przepływy pracy, co oznacza, że ​​akcje są wykonywane w ustalonej kolejności. Może to stanowić ograniczenie dla firm, które wymagają równoległych lub warunkowych przepływów pracy.

Power Automate czy nie Power Automate?

Oto jest pytanie…

Podsumowując, Microsoft Power Automate to nieocenione narzędzie dla firm, które chcą usprawnić operacje i poprawić wydajność. 

Power Automate pomaga organizacjom oszczędzać czas, ograniczać błędy ludzkie i poprawiać ogólną produktywność poprzez automatyzację powtarzalnych zadań i integrację z różnymi usługami i aplikacjami.

Dzięki bogatej bibliotece łączników, łatwemu w użyciu interfejsowi i zaawansowanym funkcjom usługa Power Automate jest wszechstronnym rozwiązaniem dla firm z różnych branż.

Wykorzystując najlepsze praktyki, wprowadzając ulepszenia sztucznej inteligencji i rozumiejąc dostępne typy przepływów pracy, organizacje mogą odblokować pełny potencjał usługi Power Automate i zrewolucjonizować swoje operacje. 

Rozpoczynając swoją przygodę z automatyzacją, pamiętaj o planowaniu, testowaniu i optymalizowaniu przepływów pracy, aby zapewnić sukces i zmaksymalizować korzyści płynące z tego potężnego narzędzia do automatyzacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej o Power Automate? Rozpocznij naukę z naszymi i błyskawicznie popraw swoje umiejętności obsługi danych!