Co to jest Sharepoint? Najważniejsze cechy i funkcje

Czy jesteś zmęczony gubieniem ważnych dokumentów w morzu wiadomości e-mail, usuniętych dokumentów, folderów i karteczek samoprzylepnych?

Czy czasami czujesz, że potrzebujesz GPS, aby znaleźć ten jeden plik, o który prosił twój szef trzy tygodnie temu? Nie bój się, drogi czytelniku, jest wśród nas bohater: Microsoft SharePoint.

SharePoint to platforma internetowa opracowana przez firmę Microsoft, która zapewnia organizacjom scentralizowaną przestrzeń do zarządzania, udostępniania i współpracy nad różnymi typami zawartości, takimi jak dokumenty, kalendarze, zadania i inne.

Platforma umożliwia użytkownikom tworzenie witryn dla różnych działów, projektów lub zespołów, z dostosowywanymi uprawnieniami użytkowników i przepływami pracy w celu kontrolowania dostępu, wyświetlania informacji i usprawniania procesów.

Zaawansowane funkcje programu SharePoint można dostosować do konkretnych potrzeb organizacji, dzięki czemu jest to niezbędne narzędzie do zwiększania produktywności i współpracy.

Ale to tylko wierzchołek góry lodowej! W kolejnych sekcjach zagłębimy się w historię Microsoft SharePoint, podstawowe funkcje, dostępne wersje, integracje Microsoft i potencjalne przypadki użycia.

A więc weź swój ulubiony napój, usiądź wygodnie i odkryjmy razem cuda programu SharePoint.

Spis treści

• Co to jest SharePoint?
• Historia SharePointa
  • Współczesny SharePoint
• 6 najważniejszych podstawowych funkcji i możliwości programu SharePoint
  • 1. Współpraca
  • 2. Zarządzanie treścią
  • 3. Automatyzacja przepływów pracy
  • 4. Funkcje społecznościowe
  • 4. Inteligencja biznesowa
  • 5. Szukaj
• Wersje programu SharePoint i ceny
  • SharePoint Online
  • Serwer SharePoint
  • SharePoint Foundation i SharePoint Designer
• Integracja z ekosystemem Microsoft
  • MicrosoftOffice365
  • Zespoły Microsoftu
  • Platforma Mocy
• Przypadki użycia programu Microsoft SharePoint
• Dolna linia

Co to jest SharePoint?

Wyobraź sobie taką sytuację: zaczynasz dzień pracy i wita Cię przepełniona skrzynka odbiorcza, niekończąca się lista rzeczy do zrobienia i stos zadań, które po prostu nie chcą się zakończyć. Brzmi przytłaczająco, prawda? Właśnie tam pojawia się program Microsoft SharePoint, który ratuje sytuację!

Czym więc jest SharePoint? Mówiąc najprościej, jest to platforma opracowana przez firmę Microsoft, która zapewnia organizacjom scentralizowaną lokalizację do zarządzania, przechowywania i udostępniania różnych typów treści i zadań za pomocą aplikacji internetowych, takich jak:

• Dokumenty : Word, Excel, PowerPoint, PDF i inne

• Udostępnione kalendarze : harmonogramy zespołu, terminy projektów i spotkań

• Zadania : listy rzeczy do zrobienia, przepływy pracy i zatwierdzenia

• Nowoczesne listy : kontakty, współdzielone skrzynki pocztowe, inwentarz, metadane i informacje o klientach

Program Microsoft SharePoint zawiera zaawansowane narzędzia do współpracy, umożliwiające użytkownikom wspólną pracę nad zawartością w czasie rzeczywistym, udostępnianie aktualizacji i otrzymywanie opinii w jednym miejscu. Ponadto dzięki funkcjom wyszukiwania znalezienie odpowiedniego dokumentu lub informacji jest dziecinnie proste.

Ale poczekaj, jest więcej! W następnej sekcji przyjrzymy się ponad dwudziestoletniej historii programu SharePoint, zanim przyjrzymy się jego podstawowym funkcjom produktu.

Jeśli chcesz przenieść produktywność swojej organizacji na wyższy poziom, czytaj dalej, aby odkryć pełny potencjał programu SharePoint.

Historia SharePointa

Przejdźmy się wspomnieniami do czasów, gdy telefony z klapką były modne, MySpace był popularnym serwisem społecznościowym, a SharePoint był tylko błyskiem w oku Microsoftu.

Zgadza się, mówimy o początku 2000 roku, kiedy internet był jeszcze w powijakach, a świat dopiero zaczynał rozumieć znaczenie współpracy i zarządzania treścią.

Program Microsoft SharePoint został po raz pierwszy wprowadzony w 2001 r., kiedy świat wciąż przyzwyczajał się do idei wykorzystywania Internetu do czegoś więcej niż tylko wysyłania e-maili i przeglądania filmów o kotach.

Początkowa wersja tego projektu MS była podstawową aplikacją internetową, która umożliwiała zespołom udostępnianie dokumentów i współpracę nad projektami. Nie była to zmiana zasad gry, ale położyła podwaliny pod to, co miało nadejść.

Przez lata platforma SharePoint ewoluowała, dodając nowe funkcje i możliwości, dzięki czemu stała się niezbędnym narzędziem dla firm i organizacji każdej wielkości.

W 2003 roku Microsoft wypuścił SharePoint Portal Server, który umożliwił bardziej zaawansowane zarządzanie treścią i funkcje wyszukiwania.

A w 2006 roku uruchomiono Microsoft Office SharePoint Server 2007, wprowadzając funkcje społecznościowe i możliwości analizy biznesowej.

Współczesny SharePoint

Dopiero po wydaniu SharePoint Server 2010 platforma zaczęła zyskiwać na popularności.

Dzięki ulepszonemu interfejsowi użytkownika i nowym, zaawansowanym funkcjom, takim jak współtworzenie dokumentów i automatyzacja przepływu pracy, program SharePoint 2010 szybko stał się podstawową platformą do współpracy i zarządzania treścią.

Obecnie SharePoint to potężna platforma, która oferuje szeroki zakres funkcji i możliwości, od zarządzania dokumentami i podejmowania decyzji biznesowych po współpracę społecznościową i funkcje wyszukiwania.

Ale wszystko zaczęło się od prostego pomysłu: potrzebie, aby zespoły dzieliły się informacjami i współpracowały przy projektach.

W następnej sekcji przyjrzymy się bliżej funkcjom, dzięki którym SharePoint jest tak potężnym narzędziem dla firm i organizacji.

6 najważniejszych podstawowych funkcji i możliwości programu SharePoint

Microsoft SharePoint to nie tylko nudny, stary system zarządzania dokumentami. Jest to bogata w funkcje platforma, która może pomóc firmom i organizacjom we współpracy, automatyzacji procesów, a nawet w podejmowaniu decyzji opartych na danych.

W tej sekcji przyjrzymy się bliżej niektórym kluczowym funkcjom i możliwościom, dzięki którym SharePoint jest tak potężnym narzędziem dla cyfrowego miejsca pracy.

1. Współpraca

Zacznijmy od współpracy. Program Microsoft SharePoint oferuje szeroką gamę narzędzi ułatwiających zespołom udostępnianie informacji i wydajniejszą współpracę w środowisku programu SharePoint.

Możesz tworzyć witryny zespołów dla różnych działów lub projektów i używać ich do przechowywania i organizowania dokumentów, śledzenia zadań i udostępniania aktualizacji w czasie rzeczywistym.

A dzięki funkcjom, takim jak kontrola wersji i współtworzenie , możesz mieć pewność, że wszyscy pracują nad tą samą wersją dokumentu i uniknąć bólu głowy związanego z niekończącymi się łańcuchami wiadomości e-mail.

Funkcje współpracy programu SharePoint umożliwiają współtworzenie i umożliwiają użytkownikom tworzenie witryn programu SharePoint, uzyskiwanie dostępu do udostępnionych dokumentów, szybkie udostępnianie aktualizacji i przekazywanie opinii.

Platforma oferuje również konfigurowalne ustawienia uprawnień, dzięki czemu możesz kontrolować, kto ma dostęp do określonych dokumentów w Twojej witrynie programu SharePoint.

2. Zarządzanie treścią

Witryna programu SharePoint umożliwia użytkownikom łatwe tworzenie, przesyłanie i przechowywanie dokumentów w scentralizowanej bibliotece dokumentów. Użytkownicy mogą również korzystać z integracji z MS Teams w celu dalszego usprawnienia komunikacji.

Strona główna programu SharePoint oferuje również kontrolę wersji, dzięki czemu można śledzić zmiany i mieć pewność, że wszyscy pracują z najbardziej aktualnymi informacjami.

3. Automatyzacja przepływów pracy

Witryna programu SharePoint to coś więcej niż tylko system zarządzania dokumentami. Oferuje również potężne możliwości automatyzacji procesów biznesowych, co pozwala usprawnić przepływy pracy i zautomatyzować powtarzalne zadania.

Przepływy pracy programu SharePoint można dostosowywać i automatyzować zadania oraz usprawniać procesy. Na przykład możesz skonfigurować przepływ pracy w celu zatwierdzania dokumentów, wysyłania powiadomień, wdrażania pracowników lub zbierania opinii.

A dzięki integracji z Power Automate (dawniej Microsoft Flow) możesz nawet zautomatyzować procesy poza witryną programu SharePoint oraz w różnych aplikacjach i usługach.

4. Funkcje społecznościowe

SharePoint oferuje również funkcje społecznościowe do tworzenia witryn komunikacyjnych, w których można łączyć się ze współpracownikami i dzielić się wiedzą w całej organizacji.

Za pomocą narzędzi społecznościowych można tworzyć środowiska programu SharePoint, które działają jako społeczności praktyków, w których pracownicy mogą dzielić się pomysłami i najlepszymi praktykami oraz współpracować nad projektami.

4. Inteligencja biznesowa

I nie zapominajmy o Business Intelligence! Dzięki SharePoint możesz tworzyć zaawansowane pulpity nawigacyjne i raporty, które pomogą Ci podejmować decyzje na podstawie danych na wielu serwerach.

Możesz korzystać z wbudowanych narzędzi do analizy i raportowania programu SharePoint, a także integrować swój serwer projektu z usługą LuckyTemplates , aby tworzyć interaktywne wizualizacje i szczegółowe informacje.

5. Szukaj

Zaawansowane funkcje wyszukiwania programu SharePoint pozwalają użytkownikom szybko znaleźć potrzebną zawartość, niezależnie od tego, czy jest to konkretny dokument, strona witryny projektu, czy profil współpracownika.

To tylko kilka z podstawowych funkcji, które sprawiają, że SharePoint jest niezbędnym narzędziem w nowoczesnych miejscach pracy. Ale czy wiesz, że dostępne są różne wersje programu SharePoint, z których każda ma inne możliwości?

W następnej sekcji przyjrzymy się różnym wersjom SharePoint, od SharePoint Online do SharePoint Server, abyś mógł odkryć, która z nich jest odpowiednia dla Twojej organizacji.

Wersje programu SharePoint i ceny

W tej sekcji omówiono różne wersje programu SharePoint oraz sposób, w jaki zaspokajają one różne potrzeby organizacji.

Dostępnych jest wiele różnych wersji, ale dwie, które są aktywnie rozwijane, to wersje online i lokalne: SharePoint Online i SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online to oparta na chmurze wersja platformy, która jest zawarta w planach subskrypcji usługi Microsoft Office 365 i jest dostępna za pośrednictwem aplikacji mobilnej SharePoint.

To idealne rozwiązanie dla organizacji, które chcą korzystać z zalet programu SharePoint bez kłopotów związanych z zarządzaniem własnymi serwerami programu SharePoint.

Dzięki usłudze SharePoint Online użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do wszystkich funkcji usługi SharePoint z dowolnego urządzenia (w tym urządzeń mobilnych) z połączeniem internetowym i przeglądarką internetową, co czyni tę usługę elastyczną i wygodną opcją dla nowoczesnych miejsc pracy.

Niektóre zalety usługi SharePoint Online obejmują:

• Dostępny z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym

• Nie ma potrzeby zarządzania własnymi serwerami ani częściami internetowymi

• Automatyczne aktualizacje i nowe funkcje

• Integracja z innymi aplikacjami Microsoft Office 365

Usługa SharePoint Online jest dostępna w ramach subskrypcji usługi Microsoft Office 365 . Cena różni się w zależności od wybranego planu subskrypcji, ale usługa SharePoint Online jest zawarta we wszystkich planach z wyjątkiem podstawowego planu Microsoft Office 365 Business Basic.

Serwer SharePoint

SharePoint Server to lokalna wersja programu SharePoint, którą można zainstalować na serwerach organizacji.

Oferuje wszystkie funkcje usługi SharePoint Online, a także dodatkowe opcje dostosowywania oraz kontrolę nad przechowywaniem danych i innymi zabezpieczeniami.

Lokalne korzystanie z SharePoint jest idealne dla organizacji, które potrzebują pełnej kontroli nad swoim środowiskiem SharePoint lub tworzą witryny internetowe o określonych wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa i zgodności.

Niektóre zalety SharePoint Server to:

• Pełna kontrola nad przechowywaniem danych, bibliotekami dokumentów i bezpieczeństwem

• Dodatkowe opcje dostosowywania dla witryn programu SharePoint

• Integracja z innymi lokalnymi systemami SharePoint

• Większa elastyczność opcji wdrażania

SharePoint Server 2019 jest licencjonowany na serwer i na użytkownika lub urządzenie uzyskujące dostęp do serwera. Dostępne są dwa modele licencjonowania : Standard CAL (Client Access License) i Enterprise CAL.

Standardowa licencja CAL zapewnia podstawowe funkcje programu SharePoint, podczas gdy licencja Enterprise CAL zawiera bardziej zaawansowane funkcje, takie jak analiza biznesowa i wyszukiwanie korporacyjne.

SharePoint Foundation i SharePoint Designer

Ta dwójka zasługuje na wyróżnienie. Oba są darmowymi narzędziami, które nie są już aktywnie rozwijane i mogą nawet wyłączać funkcje produktu znalezione w przyszłych wersjach; jednak niektóre wersje nadal działają w nowoczesnych systemach operacyjnych.

Program SharePoint Designer jest zwykle używany przez zaawansowanych użytkowników lub programistów, którzy chcą tworzyć niestandardowe przepływy pracy i rozwiązania na bazie programu SharePoint.

Z drugiej strony SharePoint Foundation to bezpłatna, podstawowa wersja programu SharePoint, której można używać do podstawowego udostępniania dokumentów, zarządzania i współpracy.

To doskonały punkt wyjścia dla początkujących i małych organizacji, które nie potrzebują wszystkich funkcji SharePoint Online lub SharePoint Server, ale nadal chcą korzystać z zalet, takich jak udostępnianie plików.

Niektóre zalety programu SharePoint Foundation obejmują:

• Darmowy w użyciu

• Podstawowe funkcje zarządzania dokumentami i współpracy

• Łatwy w instalacji i obsłudze

Teraz, gdy omówiliśmy różne wersje i opcje cenowe, zbadajmy inny ważny aspekt programu SharePoint: jego integrację z innymi produktami firmy Microsoft.

SharePoint można zintegrować z produktami takimi jak Teams, OneDrive, a Power Platform może znacznie zwiększyć jego funkcjonalność.

W następnej sekcji przyjrzymy się bliżej, jak program SharePoint integruje się z tymi produktami i jak może poprawić produktywność i współpracę w Twojej organizacji. Więc zanurzmy się!

Integracja z ekosystemem Microsoft

Integracja z innymi produktami firmy Microsoft jest główną korzyścią, ponieważ zapewnia bezproblemową współpracę, usprawnione przepływy pracy i nowoczesne środowisko.

W tej sekcji przyjrzymy się bliżej niektórym kluczowym produktom firmy Microsoft, które integrują się z programem SharePoint.

MicrosoftOffice365

Jako część ekosystemu Office 365, SharePoint bezproblemowo integruje się z innymi narzędziami zwiększającymi produktywność, takimi jak Excel , Word i PowerPoint . Pozwala to na dostęp i udostępnianie dokumentów w czasie rzeczywistym, zapewniając, że Twój zespół pozostaje na tej samej stronie.

Włączając SharePoint do pakietu usług Office 365, użytkownicy biznesowi Twojej organizacji mogą skorzystać z:

• Scentralizowane przechowywanie plików z bezpieczną kontrolą dostępu

• Współpraca i usprawniona komunikacja w zespole

• Elastyczny i konfigurowalny projekt witryny zespołu

Zespoły Microsoftu

Microsoft Teams to platforma współpracy, która umożliwia zespołom czatowanie, udostępnianie plików i współpracę nad projektami w czasie rzeczywistym. Teams integruje się z SharePoint, umożliwiając użytkownikom dostęp do plików i dokumentów SharePoint bezpośrednio z interfejsu Teams.

Dzięki integracji z Microsoft Teams możesz:

• Łatwy dostęp do aktualnych dokumentów udostępnionych Twojemu zespołowi

• Współpracuj nad dokumentami jednocześnie z innymi członkami zespołu

• Śledź zmiany i przechowuj historię wersji

Platforma Mocy

SharePoint współdziała z narzędziami Microsoft Power Platform , takimi jak Power Automate , Power Apps i LuckyTemplates . Wykorzystując możliwości platformy Power Platform, możesz dodawać niestandardowe automatyzacje, rozwiązania aplikacji i wizualizację danych do witryn komunikacyjnych programu SharePoint.

Dzięki integracji Power Platform możesz:

• Twórz zautomatyzowane przepływy pracy między programem SharePoint a innymi aplikacjami i usługami

• Twórz niestandardowe aplikacje do zarządzania i wyświetlania danych programu SharePoint

• Twórz zaawansowane wizualizacje danych za pomocą usługi LuckyTemplates

Integracja z ekosystemem Microsoft umożliwia odblokowanie pełnego potencjału programu SharePoint, tworząc nieskończone możliwości współpracy i innowacji w Twojej organizacji.

W następnej sekcji przyjrzymy się bliżej niektórym potencjalnym rzeczywistym przypadkom użycia programu SharePoint. Chodźmy!

Przypadki użycia programu Microsoft SharePoint

Jak już wiesz, SharePoint to wszechstronna platforma z szerokim zakresem przypadków użycia w różnych branżach i jest ulubioną platformą w tak wielu organizacjach. Poniżej przedstawiono niektóre z najczęstszych przypadków użycia programu SharePoint:

1. Zarządzanie dokumentami : Możliwości systemu zarządzania dokumentami programu SharePoint należą do jego najpopularniejszych funkcji. Organizacje mogą używać programu SharePoint do przechowywania, organizowania i zarządzania dokumentami z różnych źródeł danych, zapewniając członkom zespołu łatwy dostęp do najnowszej wersji dokumentu i współpracę nad nim. Funkcje kontroli wersji i zaewidencjonowania/wyewidencjonowania programu SharePoint pomagają zapobiegać konfliktom i zapewniają, że członkowie zespołu zawsze pracują, zarówno lokalnie, jak i online, korzystając z najnowszej wersji dokumentu.

2. Intranet i portale : SharePoint może być również używany do tworzenia samodzielnych witryn intranetowych i portali do komunikacji wewnętrznej, udostępniania informacji, nowoczesnych części internetowych i współpracy. Witryny intranetowe można dostosować tak, aby zawierały wiadomości, wydarzenia, strony typu wiki i ważne ogłoszenia, a także zasady i procedury firmy. Wbudowane funkcje wyszukiwania ułatwiają użytkownikowi końcowemu szybkie znajdowanie poufnych informacji przechowywanych lokalnie.

3. Zarządzanie projektami: Możliwości zarządzania projektami programu SharePoint mogą pomóc zespołom zarządzać projektami od początku do końca. Zespoły mogą używać programu SharePoint do tworzenia stron witryny projektu, przydzielania zadań, śledzenia postępów, modyfikowania struktury witryny i współpracy nad dokumentami projektu na jednym serwerze. Jego integracja z innymi produktami Office 365 i aplikacjami Office, takimi jak MS Teams i Planner, może również zwiększyć możliwości zarządzania projektami.

4. Automatyzacja procesów biznesowych: Integracja programu SharePoint z usługą Power Automate (dawniej Microsoft Flow) umożliwia użytkownikom automatyzację powtarzalnych zadań i procesów. Możesz użyć farmy programu SharePoint razem z usługą Power Automate, aby zautomatyzować przepływy pracy, takie jak procesy zatwierdzania dokumentów, z obsługą dużych plików.

Program SharePoint ma wiele zastosowań, a to tylko kilka przykładów. Bez względu na potrzeby Twojej organizacji platforma wraz z dodatkami programu SharePoint może pomóc w zwiększeniu produktywności i kierowaniu do odbiorców oraz usprawnieniu przepływów pracy.

Dolna linia

SharePoint to potężna i wszechstronna platforma, która pomaga organizacjom i usługom łączności biznesowej zwiększać produktywność i usprawniać współpracę.

Dzięki funkcjom intranetu i portalu, integracjom aplikacji Office 365, narzędziom do zarządzania projektami, składnikom internetowym i usługom dostępu oraz funkcjom automatyzacji procesów biznesowych, SharePoint oferuje kompleksowe rozwiązania dla organizacji każdej wielkości i z każdej branży.

Co więcej, integracja programu SharePoint z innymi produktami Office 365 i usługami Office, takimi jak MS Teams, OneDrive, Outlook i Power Automate, sprawia, że ​​jest to jeszcze bardziej wartościowa aplikacja internetowa usprawniająca przepływ pracy.

A dzięki różnym opcjom cenowym i dostępnym modelom wdrożeniowym można go dostosować do potrzeb i budżetu każdej organizacji.

Niezależnie od tego, czy reprezentujesz małą firmę, która chce usprawnić procesy biznesowe, czy duże przedsiębiorstwo, które chce usprawnić pracę zespołową, komunikację wewnętrzną i współpracę między działami i lokalizacjami, program SharePoint jest platformą wartą rozważenia.

Aby dowiedzieć się więcej o zaletach używania programu SharePoint jako aplikacji internetowej, zapoznaj się z poniższym samouczkiem: