Dodawanie biblioteki dokumentów w SharePoint

Biblioteka dokumentów to miejsce w naszej witrynie SharePoint, w którym możemy bezpiecznie przechowywać nasze pliki, tworzyć je, aktualizować i udostępniać innym użytkownikom w naszej organizacji. W tym samouczku omówimy dwa sposoby dodawania nowej biblioteki dokumentów w programie SharePoint.

Biblioteka dokumentów SharePoint pomaga nam łatwo zarządzać naszymi plikami dla naszego działu lub organizacji. 

Domyślnie konfiguracja witryny programu SharePoint udostępnia nam bibliotekę dokumentów o nazwie Dokumenty . Możemy już używać tego jako magazynu naszych plików. 

W tym przykładzie mamy hierarchię folderów w Dokumentach , aby uporządkować nasze pliki. Jednak korzystanie z funkcji metadanych programu SharePoint może pomóc nam lepiej zorganizować nasze pliki zamiast korzystania ze struktur folderów. 

Jak widać, mamy foldery i pliki na wydatki, wyceny, filmy, ważne długości, jedzenie, samochody i wiele innych. Zamiast używać tylko jednej biblioteki dokumentów i grupować je według folderów, lepszym sposobem na to jest utworzenie biblioteki dokumentów dla każdego z nich.

Metadane tych plików również różnią się między nimi. Na przykład posiadanie metadanych dla działu jest ważne dla plików Wydatki . Jeśli chodzi o wyceny, metadane, które mogą nas interesować, to podana kwota, nazwa klienta, rodzaj zlecenia i tak dalej. To kolejny powód, dla którego posiadanie różnych bibliotek dokumentów dla różnych typów plików jest przydatne.

Nauczmy się teraz, jak utworzyć nową bibliotekę dokumentów. Istnieją dwa sposoby tworzenia nowej biblioteki dokumentów. 

Spis treści

• Tworzenie biblioteki dokumentów w programie SharePoint za pośrednictwem zawartości witryny
• Tworzenie biblioteki dokumentów za pośrednictwem strony głównej
• Wniosek

Tworzenie biblioteki dokumentów w programie SharePoint za pośrednictwem zawartości witryny

Pierwsza metoda polega na przejściu do zawartości witryny . Tam możemy zobaczyć wszystkie inne biblioteki dokumentów, które mamy. Niektóre z tych bibliotek dokumentów, takie jak Szablony formularzy , Zasoby witryn i Biblioteka stylów , są używane do celów zaplecza. Strony witryny nazywane są biblioteką stron , w której przechowywane są wszystkie strony naszej witryny. W tym przykładzie mamy tylko jedną stronę, która jest stroną główną . 

Aby dodać nową bibliotekę dokumentów, po prostu kliknij Nowy , a następnie wybierz Aplikacja . Możemy również wybrać opcję Biblioteka dokumentów . Jednak może się zdarzyć, że Microsoft będzie miał aktualizację, a opcja Biblioteka dokumentów może zostać usunięta. Tak więc, oprócz posiadania tej opcji, możemy również dodać bibliotekę dokumentów, dodając je zamiast tego za pomocą aplikacji .

Tworzenie biblioteki dokumentów za pośrednictwem strony głównej

Drugim sposobem jest przejście do strony głównej . Kliknij Nowy i wybierz Aplikacja .

Następnie przeniesie nas do tej strony o nazwie Moje aplikacje . Tutaj możemy zobaczyć nasze aplikacje SharePoint .

Możemy również przejść do sklepu SharePoint , gdzie możemy poszukać wszystkich dostępnych aplikacji, z których możemy skorzystać. 

W tym przykładzie chcemy szukać wbudowanych aplikacji. Możemy je znaleźć, klikając klasyczny link doświadczenia . 

Następnie przekieruje nas na tę stronę. Ponownie mamy tutaj różne aplikacje, których możemy używać w naszej witrynie SharePoint. Potrzebujemy aplikacji Biblioteka dokumentów . Więc kliknijmy na to.

Następnie poprosi nas o nazwę biblioteki dokumentów. W tym przykładzie nazwiemy go jako Expenses . Następnie kliknij przycisk Utwórz .

Nasza nowa biblioteka dokumentów o nazwie Wydatki zostanie dodana do listy zawartości naszej Witryny . Kliknijmy na to.

Możemy teraz przesłać pliki naszych wydatków do tej biblioteki dokumentów.

Teraz możemy dodać nasze metadane do tych plików. W tym przykładzie dodaliśmy kolumnę dla metadanych działu .

Widoki MS SharePoint | Tworzenie i zapisywanie
szablonów programu SharePoint dla bibliotek dokumentów
Filtrowanie metadanych w plikach programu SharePoint

Wniosek

Podsumowując, jesteśmy w stanie stworzyć własną Bibliotekę Dokumentów. Ponownie istnieją dwa sposoby tworzenia nowej biblioteki dokumentów. Pierwszym z nich jest przejście do strony głównej , kliknięcie opcji Nowy , a następnie wybranie opcji Biblioteka dokumentów lub Aplikacja . Drugi to przejście do zawartości witryny , kliknij Nowy , a następnie wybierz Biblioteka dokumentów lub Aplikacja .

Następnie możesz odwiedzić swoje nowe biblioteki dokumentów w zawartości Witryny , gdzie wymieniono wszystkie biblioteki dokumentów i biblioteki stron. 

Wszystkiego najlepszego,

Henz