Dodawanie metadanych w SharePoint za pomocą kolumn

Metadane w SharePoint dostarczają informacji o naszych plikach. Pomaga nam właściwie organizować nasze pliki i łatwo je lokalizować. W tym artykule dowiemy się, jak korzystać z systemu metadanych w naszej bibliotece dokumentów programu SharePoint do kategoryzowania plików.

Na potrzeby tego przykładu utworzyliśmy folder o nazwie Expenses – BETTER . Zawiera różne pliki raportów wydatków dla różnych działów.

SharePoint automatycznie udostępnia nam kilka kolumn metadanych, którymi są Nazwa , Zmodyfikowany i Zmodyfikowany przez . Zmodyfikowana kolumna to metadane dotyczące tego pliku, które mówią nam, kiedy został zmodyfikowany. Z drugiej strony Zmodyfikowany przez to metadane, które mówią nam, kto faktycznie zmodyfikował ten plik. Ponieważ te dwie kolumny są automatycznie tworzone przez SharePoint podczas dodawania naszych plików, nie możemy ich zmienić ani edytować. 

To, co możemy zrobić, to dodać własne kolumny metadanych.

Spis treści

• Dodawanie metadanych w dokumentach programu SharePoint
• Dodawanie wartości metadanych w SharePoint
• Dodawanie innych metadanych
• Dodawanie metadanych liczbowych
• Grupowanie plików według działów w programie SharePoint
• Wniosek

Dodawanie metadanych w dokumentach programu SharePoint

Najpierw kliknij Dodaj kolumnę . 

Użytkownicy mogą dodawać metadane w SharePoint za pomocą kolumn, opisów i tagów do swoich treści. 

Istnieją różne typy kolumn, które możemy dodać. W tym przykładzie potrzebujemy kolumny, w której użytkownik może wybrać opcję. Musimy dodać kolumnę reprezentującą działy firmy, takie jak Księgowość, HR, Marketing i Sprzedaż. Możemy to zrobić wybierając kolumnę Wybór .

Następnie musimy podać pewne informacje dla tej kolumny. Nazwiemy tę kolumnę jako Dział i dodamy również opis.

Mamy również możliwość zmiany typu tej kolumny, jeśli chcemy.

W obszarze Wybory możemy dodać opcje, z których mogą wybierać użytkownicy. Tutaj możemy dodać różne działy. Dodajmy opcje Księgowość , HR , Marketing i Sprzedaż .

Możemy również zmienić kolor naszych opcji, klikając ikonę koloru.

Jeśli chcemy usunąć opcję, po prostu kliknij ikonę X.

Dodatkowo możemy zapewnić użytkownikom możliwość samodzielnego dodawania wartości. Na razie pozostawimy tę opcję niezaznaczoną, ponieważ nie chcemy, aby użytkownicy samodzielnie dodawali wartości. 

Co więcej, możemy mieć wartość domyślną, jeśli chcemy. 

Możemy zobaczyć inne opcje, klikając Więcej opcji . 

Następnie możemy wybrać, czy chcemy, aby ta kolumna była wyświetlana jako menu rozwijane czy przyciski opcji . W tym przykładzie wybierzmy menu rozwijane.

Opcja zezwalania na wiele wyborów oznacza, że ​​użytkownik może wybrać 2 lub więcej działów do wyświetlenia. Wymagaj , aby ta kolumna zawierała informacje, aby zmusić użytkownika do dodania informacji o dziale dla plików, co jest tym, czego chcemy, więc włączymy tę opcję.

Nie chcemy włączać opcji Wymuszaj unikatowe wartości . Opcja Dodaj do wszystkich typów zawartości wymusza tę kolumnę dla wszystkich typów dokumentów, takich jak obrazy, strony wiki itp. 

Kliknij przycisk Zapisz , aby zapisać tę kolumnę. 

Następnie zobaczymy, że została dodana  nowa kolumna metadanych o nazwie Department .

Dodawanie wartości metadanych w SharePoint

Ponieważ nasze pliki są już dodane przed utworzeniem kolumny Dział , najechanie na nie kursorem pokaże ten znacznik z napisem „ Brakujące metadane ”. Dzieje się tak, ponieważ wcześniej włączyliśmy opcję Wymagaj, aby ta kolumna zawierała informacje w naszej kolumnie Dział . Oznacza to, że każdy plik powinien mieć wartość działu . 

Można to zrobić na dwa sposoby. Jednym ze sposobów jest kliknięcie wielokropka obok pliku. Następnie kliknij Szczegóły . 

Pojawi się okienko Właściwości i możemy znaleźć metadane działu , w których możemy ustawić jego wartość. To jest plik wydatków w dziale księgowości, więc wybierzemy Księgowość .

Jeśli ponownie najedziemy kursorem na ten plik, zobaczymy, że ostrzeżenie o brakujących metadanych zniknęło. 

Odśwież stronę, abyśmy mogli zobaczyć zmiany, które wprowadziliśmy do tej pory. Jak widać, pierwszy plik ma teraz wartość działu ( Księgowość ), podczas gdy inne pliki nadal wymagają wartości działu.

Innym sposobem na to jest kliknięcie opcji Edytuj w widoku siatki . Ta opcja jest lepsza, ponieważ pozwala nam modyfikować nasze metadane dla wielu wierszy jednocześnie. 

Następnie wystarczy kliknąć odpowiedni wiersz działu , aby wybrać wartość działu. 

Po ustawieniu wartości naszego działu plików będzie to wyglądać tak. 

Aby wyjść z tego widoku siatki, po prostu kliknij opcję Wyjdź z widoku siatki .

Teraz wszystkie nasze pliki mają skojarzone z nimi metadane wartości działu. 

Dodawanie innych metadanych

Teraz powtórzymy ten sam proces, dodając do nich metadane typu Expense . Utwórzmy nową kolumnę Wybór metadanych .

Następnie dodajmy nazwę i opis tej kolumny.

Tym razem usuniemy styl dla wyborów. Po prostu kliknij ikonę Styl i kliknij opcję Brak stylów .

Następnie dodamy rodzaje wydatków, takie jak Różne , Materiały , Podróże i Posiłki .

Włączmy te same opcje w obszarze Więcej opcji i nie zapomnij kliknąć przycisku Zapisz . 

Przejdź ponownie do widoku Edytuj w siatce , aby dodać wartości typu wydatku do każdego z plików.

Po dodaniu ich wartości typu wydatku mamy teraz również metadane dla ich rodzaju wydatku. 

Możesz zauważyć tutaj czerwoną kropkę. Ponieważ dodaliśmy kolumnę Dział i Rodzaj wydatku jako wymagane metadane, program SharePoint był w stanie wykryć, że w naszej bibliotece dokumentów nadal znajdują się pliki, które nie mają swojej wartości dla tych kolumn metadanych. 

Na przykład, jeśli wrócimy do dokumentów i sprawdzimy folder Jedzenie , zobaczymy, że te pliki nie mają jeszcze wartości działu i rodzaju wydatku. Więc to jedyny powód dla wskaźnika czerwonej kropki. Jak widać, nie ma sensu dodawać metadanych działu i rodzaju wydatku do tych plików, ponieważ nie jest to z nimi powiązane. 

Jest to również powód, dla którego chcielibyśmy tworzyć różne biblioteki dokumentów do różnych rzeczy, takie jak biblioteka dokumentów głównie do raportów wydatków, biblioteka dokumentów tylko do zdjęć i tak dalej.  

Dodawanie metadanych liczbowych

Porozmawiajmy teraz o tym, jak dodać metadane dla liczb. W tym przykładzie mamy folder z plikami wydatków i chcemy dodać metadane dla kwoty. 

Aby dodać metadane dla liczb, możemy użyć kolumny typu liczba lub waluta. W tym przykładzie dodamy nową kolumnę i wybierzemy Waluta . 

Nazwiemy kolumnę Kwota wydatków i dodamy opis.

Następnie użyjemy 2 miejsc po przecinku. Możemy tutaj ustawić format waluty w zależności od kraju, w którym się znajdujemy. W tym przykładzie użyjemy waluty Stanów Zjednoczonych. Jako wartość domyślną ustawimy ją na 0 . Nie zapomnij kliknąć przycisku Zapisz , aby zapisać zmiany.

Aby łatwo dodać wartość metadanych, kliknij opcję Edytuj w widoku siatki .

Po prostu wpisz informacje dla każdego pliku w kolumnie Kwota wydatków .

Po dodaniu potrzebnych informacji kliknij Wyjdź z widoku siatki .

Następnie zobaczymy dodane metadane kwoty wydatków dla każdego pliku.

Możemy teraz łatwo kategoryzować nasze pliki na podstawie kwoty wydatków, filtrując tę ​​​​kolumnę. Na przykład możemy to przefiltrować według mniejszej lub większej kwoty lub odwrotnie. 

Nasze pliki są sortowane od większych kwot najpierw u góry do mniejszych.

Kolejną rzeczą, którą możemy zrobić z tymi metadanymi, jest dodanie Totals . Po prostu kliknij kolumnę, kliknij Sumy i wybierz Suma . Są tu również inne sumy , które możemy wykorzystać i zbadać.

Następnie zobaczymy, że dodał sumę wszystkich wydatków na dole.

Grupowanie plików według działów w programie SharePoint

Aby pokazać, jak fajna jest ta funkcja, spróbujmy pogrupować nasze pliki według ich działów.

Jak widać, podana jest suma na każdy wydatek departamentu.

Jeśli nie potrzebujemy tych informacji i chcemy je usunąć, po prostu ponownie kliknij kolumnę, przejdź do Totals i kliknij None .

Zaletą posiadania tych sum jest to, że kiedy grupujemy nasze pliki, możemy również zobaczyć sumy na poziomie grupy. Ponownie możesz wypróbować różne opcje Sumy w zależności od tego, czego potrzebujesz. To jedna z zalet korzystania z metadanych liczbowych.

Metadane programu SharePoint | Wprowadzenie
Przechowywanie wersji programu SharePoint dla plików spoza pakietu Office
Wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie plików programu SharePoint

Wniosek

Podsumowując, nauczyliśmy się, jak dodawać niestandardowe metadane w bibliotekach dokumentów programu SharePoint. Posiadanie tych metadanych jest bardzo przydatne w lokalizowaniu, grupowaniu i filtrowaniu naszych danych. Omówiliśmy również sposób dodawania sum dla metadanych liczb.

Dzięki temu nie musimy otwierać pliku tylko po to, aby sprawdzić kwotę wydatków lub jakąkolwiek liczbę, która jest dla nas niezbędna do natychmiastowego zobaczenia. Moglibyśmy je po prostu pokazać, dodając metadane liczbowe. To znacznie ułatwia kategoryzowanie naszych plików. 

Wszystkiego najlepszego,

Henz