Filtrowanie metadanych w plikach programu SharePoint

Metadane pomagają utrzymać porządek w bibliotekach dokumentów. Możemy dodawać metadane do naszych plików, dodając nowe kolumny. Po dodaniu go do naszych plików możemy je wykorzystać do sortowania, filtrowania lub grupowania naszych plików. W tym blogu omówimy, jak możemy przeprowadzić filtrowanie metadanych w naszych plikach programu SharePoint i jakie są jego zalety.

Filtrowanie metadanych sprawia, że ​​filtrowanie plików/dokumentów na listach programu SharePoint i bibliotekach dokumentów jest bardziej logiczne i można je dostosowywać.

W tym przykładzie dodaliśmy dwie kolumny metadanych, mianowicie Department i Expense Type . Dzięki nim możemy sortować, filtrować lub grupować według działów.

Spis treści

• Filtrowanie plików programu SharePoint przy użyciu metadanych
• Grupowanie naszych plików programu SharePoint przy użyciu metadanych
• Wniosek

Filtrowanie plików programu SharePoint przy użyciu metadanych

Aby przefiltrować nasze pliki według tej kolumny, po prostu kliknij opcję Filtruj według .

Następnie wybierz dział, który chcemy zobaczyć. Na przykład chcemy filtrować nasze pliki według Księgowości i Sprzedaży. Wybierzmy je więc i kliknij przycisk Zastosuj .

Jak widać, wyświetlane są teraz tylko pliki  Księgowość i Sprzedaż .

Jest to lepszy sposób grupowania lub organizowania naszych plików w porównaniu do korzystania z hierarchii folderów. Używając metadanych z filtrem lub grupowaniem według funkcji, możemy zobaczyć jednocześnie pliki Księgowość i Sprzedaż . Korzystając z folderów, musimy otwierać ich folder indywidualnie, abyśmy mogli zobaczyć lub zlokalizować potrzebne pliki.  

Aby usunąć filtr, po prostu ponownie kliknij opcję Filtruj według , odznacz zaznaczenia tutaj lub kliknij przycisk Wyczyść wszystko i kliknij przycisk Zastosuj . 

Grupowanie naszych plików programu SharePoint przy użyciu metadanych

Kolejną fajną rzeczą związaną z naszymi metadanymi jest korzystanie z funkcji Grupuj według . Dzięki temu możemy pogrupować nasze pliki według działu lub typu wydatku. Po prostu kliknij Grupuj według działów, aby zobaczyć, jak to będzie wyglądać.

Jak widzimy, nasze pliki są teraz pogrupowane według typu działu. Pliki w dziale Księgowość są pogrupowane razem, tak samo jak w przypadku Sprzedaży i tak dalej.

Dzięki temu kategoryzowanie naszych plików jest bardzo łatwe. Możemy również skorzystać z menu rozwijanych, aby łatwo zobaczyć nasze pliki na wypadek, gdybyśmy mieli ich setki. Możemy zwinąć je według grup i pokazać tylko tę grupę, którą chcemy zobaczyć.

Technicznie rzecz biorąc, moglibyśmy zrobić podobne rzeczy ze strukturą folderów. Jednak w tym przypadku metadane naprawdę pomagają, ponieważ możemy to zrobić również za pomocą innych kolumn metadanych, takich jak nasza kolumna Rodzaj wydatku . 

Jeśli nie zależy nam na działach plików i zamiast tego musimy je pogrupować lub przefiltrować według rodzaju wydatku, możemy po prostu zrobić to samo w tej kolumnie Rodzaj wydatku . Na przykład przefiltrujmy nasze pliki według typu wydatku na podróż .

Następnie zobaczymy pliki związane z kosztami podróży niezależnie od ich działu.

Możemy również filtrować i grupować w tym samym czasie. Na przykład, jeśli chcemy zobaczyć wszystkie działy oprócz marketingu, pomińmy marketing. 

Następnie możemy pogrupować te pliki, jednocześnie je filtrując, po prostu klikając Grupuj według działu . 

Możemy również tworzyć jednocześnie filtry dla kolumn Dział i Rodzaj wydatku . Na przykład możemy pokazać tylko wydatki na podróże i materiały eksploatacyjne w dziale księgowości .

Dodawanie plików programu SharePoint do komputera
Dodawanie metadanych w programie SharePoint przy użyciu kolumn
Biblioteka dokumentów programu SharePoint | Samouczek dla początkujących

Wniosek

Podsumowując, po dodaniu metadanych do naszych plików możemy z łatwością organizować nasze pliki w dowolny sposób, co zapewnia efektywność w organizacji.

Ten mechanizm filtrowania i grupowania umożliwia użytkownikom dynamiczne filtrowanie i znajdowanie zawartości w bibliotekach dokumentów. Ma to sens, jeśli skonfigurujesz swoją bibliotekę z niestandardowymi metadanymi/kolumnami. Jeśli nie masz skonfigurowanych niestandardowych metadanych, jedyne filtry, które będziesz mieć, to te, które istnieją domyślnie w dowolnej bibliotece.

Wszystkiego najlepszego,

Henz