Funkcja automatyzacji programu SharePoint | Wstęp

W tym samouczku omówimy, jak możemy wykorzystać funkcję automatyzacji programu Microsoft SharePoint do tworzenia przepływów pracy .

Funkcja „automatyzacji” w programie SharePoint może pomóc w mikrozarządzaniu użytkownikami, bibliotekami, listami i przepływami pracy programu SharePoint.

Zanim przejdziemy bezpośrednio do naszego głównego tematu, omówmy najpierw przepływy pracy . W ten sposób będziesz w stanie jasno zrozumieć, jak działa funkcja „ zautomatyzuj ” w tworzeniu przepływów pracy.

Spis treści

• Przepływ pracy w SharePoint
• Tworzenie przepływu pracy przy użyciu funkcji SharePoint Automate
• Sprawdzanie i testowanie przepływu pracy w SharePoint
• Tworzenie przepływu pracy z warunkami za pomocą SharePoint Automate
• Testowanie warunku przepływu pracy
• Wniosek

Przepływ pracy w SharePoint

Przepływ pracy to po prostu wizualna reprezentacja dowolnego zadania. Przepływy pracy zwykle mają składnik wyzwalacza i działania. Wyzwalacz jest odpowiedzialny za wykonanie przepływu pracy . Z drugiej strony akcja to zdarzenie lub warunek występujący w przepływie pracy.

Program SharePoint używa do pracy z przepływami pracy. Z pomocą usługi Power Automate będziesz w stanie tworzyć zwięzłe i użyteczne przepływy pracy . Wyobraź sobie przepływ pracy, w którym wyzwalaczem jest wprowadzenie zmian w elemencie na liście, a działaniem byłoby otrzymanie powiadomienia e-mail.

Ten przepływ pracy jest podobny do tego, co nazywamy „ Alertem ” w programie SharePoint. Później spróbujemy odtworzyć niektóre alerty przy użyciu usługi Power Automate . Należy pamiętać, że usługi Power Automate można używać w różnych aplikacjach. Jednak w tym samouczku skupimy się tylko na używaniu go w programie SharePoint.

Tworzenie przepływu pracy przy użyciu funkcji SharePoint Automate

Aby utworzyć przepływ pracy i skorzystać z funkcji „zautomatyzuj” w SharePoint, przejdź do „ Listy ” i kliknij przycisk „ Przejdź ” na liście klientów .

Po otwarciu listy powinieneś zobaczyć funkcję „ Automatyzacja ” na samej górze listy klientów.

Zwróć uwagę, że ta funkcja działa w każdym typie listy, który ma kolumnę typu użytkownika. W tym przypadku mamy kolumnę Sales Associate . Teraz zacznijmy tworzyć przepływ pracy, w którym jeśli pozycja zostanie dodana do listy Klienci , zostanie do nas wysłane powiadomienie e-mail.

Aby to zrobić, kliknij menu rozwijane „ Automatyzacja ”, a następnie wybierz opcję „ Utwórz regułę ”.

Po wybraniu opcji „Utwórz regułę” pojawi się okno Utwórz regułę . To okno zawiera różne warunki do wyboru. Każdy z tych warunków lub reguł działa jak wyzwalacz . W tym przykładzie wybierzmy warunek „ Tworzony jest nowy element ”.

Następnie musisz dostosować warunek. Jednak w przypadku tej reguły nie musimy, ponieważ nie ma warunku, który musimy zmienić. W takim przypadku jedyną rzeczą, którą zmodyfikujemy, będzie powiadomienie o utworzeniu nowego elementu.

Przypiszmy wartość adresowi e-mail , klikając go. Następnie z listy rozwijanej wybierz opcję „ Ja ”. Oznacza to, że zostaniemy powiadomieni e-mailem za każdym razem, gdy na liście klientów zostanie utworzona nowa pozycja .

Następnie kliknij przycisk Utwórz , aby zakończyć dostosowywanie reguły.

Następnie upewnij się, że ta reguła jest aktywna, przełączając przełącznik na „ Wł ”. Następnie zamknij okno.

Sprawdzanie i testowanie przepływu pracy w SharePoint

Jeśli chcesz sprawdzić, czy przepływ pracy jest utworzony poprawnie, możesz kliknąć funkcję „ Automatyzuj ” i wybrać opcję „ Zarządzaj regułami ”.

Spowoduje to powrót do tego samego okna, które widziałeś po utworzeniu przepływu pracy. W tym miejscu możesz kontrolować przepływy pracy, które będziesz tworzyć, włączając je i wyłączając.

Po prostu zamknij to okno po zakończeniu sprawdzania ostatnio utworzonego przepływu pracy. Zacznijmy testowanie przepływu pracy, klikając przycisk „ Nowy ”.

Następnie wypełnij pola dla nowej pozycji.

Po wypełnieniu pól kliknij „ Zapisz ”, aby zakończyć tworzenie elementu.

Aby znaleźć nowy element, przewińmy w dół do samego dołu listy.

Na koniec przejdź do swojej skrzynki odbiorczej, aby sprawdzić, czy otrzymałeś wiadomość e-mail dotyczącą nowej pozycji utworzonej na tej liście.

Po sprawdzeniu Outlooka otrzymałem automatyczną wiadomość e-mail z usługi SharePoint Online o treści „Henry Legge dodał [email protected]” do listy klientów . Oznacza to, że stworzony przez nas przepływ pracy działa poprawnie.

Tak długo, jak przepływ pracy jest aktywny, będziesz otrzymywać wiadomość e-mail za każdym razem, gdy ktoś utworzy nowy element na liście Klienci. Gwoli wyjaśnienia, w tym przykładzie wyzwalaczem przepływu pracy, który wybraliśmy, jest „ Tworzenie nowego elementu ”, a działaniem jest otrzymanie wiadomości e-mail .

Tworzenie przepływu pracy z warunkami za pomocą SharePoint Automate

W poprzednim przykładzie utworzyliśmy przepływ pracy bez dostosowywania warunków. Tym razem utworzymy inny przepływ pracy , ale z warunkami. Zacznijmy od kliknięcia „ Automatyzacja ” i wybrania opcji „ Utwórz regułę ”.

C

Następnie z listy reguł wybierz opcję „ Zmienia się kolumna ”.

Dzięki tej opcji możesz teraz dostosować wyzwalacz swojego stanu. Na przykład ustawię wyzwalacz na zmianę kolumny Sales Associate . Wysłanie wiadomości e-mail będzie działaniem , które ustawię na Sales Associate. Po prostu kliknij przycisk „ Utwórz ” , aby utworzyć przepływ pracy.

W tym przykładzie każda pozycja na liście Klienci jest połączona ze sprzedawcą. Jeśli jednak Partner Sprzedaży zostanie rozwiązany, kierownik jest zobowiązany przypisać klienta do nowego Współpracownika Sprzedaży. Następnie nowo przydzielony Sales Associate powinien otrzymać e-mail w tej sprawie.

Po utworzeniu przepływu pracy pojawi się okno „Zarządzaj regułami”, w którym zobaczysz, że dostępne są 2 reguły, w tym przepływ pracy, który stworzyliśmy wcześniej i ostatni.

Po prostu zamknij okno, gdy skończysz sprawdzać stan reguł. 

Testowanie warunku przepływu pracy

Aby przetestować nasz stan, wybiorę Jasona Zelenia z listy i rozpocznę edycję jego rekordu, klikając przycisk Edytuj .

Po kliknięciu przycisku Edytuj przewiń listę rekordów w dół, aż znajdziesz pole Sprzedawca .

W takim przypadku zmienię Sales Associate z Jamiego Crusta na Brada Pitta .

Następnie kliknij przycisk Zapisz , aby zapisać zmiany.

Na koniec sprawdzimy, czy przepływ pracy działa prawidłowo, przechodząc do wiadomości e-mail Brada Pitta .

Ponieważ Brad Pitt jest nowym przedstawicielem handlowym przypisanym do adresu [email protected], e-mail został wysłany do niego. W wiadomości e-mail możesz kliknąć przycisk „ Przejdź do elementu ” , aby przejść bezpośrednio do zmodyfikowanego elementu i wyłączyć powiadomienie, klikając przycisk „ Dlaczego otrzymuję to powiadomienie? link.

Jest to jeden ze złożonych przepływów pracy, które można utworzyć w programie SharePoint przy użyciu funkcji automatyzacji.

Microsoft Power Automate: Automatyzacja przepływu pracy
Integracja SharePoint z Power Platform
SharePoint List Alerts Setup

Wniosek

Podsumowując, nauczyłeś się, czym jest przepływ pracy i jakie są jego elementy, które są wyzwalaczem i akcją. Mogłeś również zrozumieć, jak działa funkcja automatyzacji w SharePoint. Funkcja „automatyzacji” w SharePoint jest wyjątkowa pod względem ostrzegania osób w Twojej organizacji. Dzięki temu nie musisz ręcznie wysyłać wiadomości e-mail do kogoś, gdy coś zmieni się na liście lub w bibliotece.

Jest więcej rzeczy, które możesz zrobić z funkcją automatyzacji, więc poświęć trochę czasu, aby dowiedzieć się więcej na ten temat. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat i inne powiązane treści, z pewnością możesz sprawdzić listę odpowiednich linków poniżej.

Wszystkiego najlepszego,

Henz