Jak sortować alfabetycznie w programie Excel z wieloma kolumnami

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się wpatrywać w stertę informacji w Excelu i zastanawiać się, jak uporządkować wszystko? Jesteś we właściwym miejscu! Dzisiaj zajmiemy się jedną z supermocy Excela : alfabetycznym sortowaniem danych w wielu kolumnach.

Aby posortować alfabetycznie w programie Excel z wieloma kolumnami, najpierw zaznacz cały zestaw danych, uwzględniając wszystkie odpowiednie kolumny. Przejdź do zakładki „Dane” na wstążce programu Excel, a następnie kliknij „Sortuj”. W otwartym oknie dialogowym wybierz z listy rozwijanej „Sortuj według” główną kolumnę, według której chcesz sortować, a następnie wybierz, czy ma to być sortowane alfabetycznie , rosnąco czy malejąco .

W tym artykule ubrudzimy sobie ręce programem Excel i nauczymy Cię, jak alfabetycznie sortować dane w wielu kolumnach. Omówimy podstawy działania funkcji sortowania programu Excel i przeprowadzimy Cię krok po kroku przez ten proces, korzystając z jasnych i łatwych do wykonania instrukcji.

Zanurzmy się więc i przekształćmy Cię w speca od Excela!

Spis treści

• Zrozumienie funkcji sortowania programu Excel
• Jak posortować pojedynczą kolumnę w programie Excel
  • 1. Sortuj rosnąco pojedyncze kolumny programu Excel
  • 2. Sortowanie malejące
• Jak sortować wiele kolumn w programie Excel
• Zaawansowane opcje sortowania kolumn w programie Excel
  • 1. Korzystanie z niestandardowego sortowania w filtrach
  • 2. Sortowanie według więcej niż jednego kryterium
  • 3. Wykorzystanie funkcji SORTOWANIE
  • 4. Sortowanie danych za pomocą scalonych komórek
• Rozwiązywanie typowych problemów podczas sortowania kolumn programu Excel
  • 1. Dane nie są prawidłowo sortowane
  • 2. Jak zarządzać pustymi przestrzeniami
  • 3. Jak usunąć zduplikowane kolumny
  • 4. Program Excel ulega awarii lub zawiesza się podczas sortowania
• Dodatkowe porady i wskazówki dotyczące sortowania kolumn w programie Excel
  • 1. Korzystanie ze skrótów klawiaturowych
  • 2. Zapisywanie i ponowne używanie opcji sortowania
• Końcowe przemyślenia

Zrozumienie funkcji sortowania programu Excel

Dobrze, zanim zagłębimy się w szczegóły sortowania wielokolumnowego, poświęćmy chwilę, aby zrozumieć, na czym polega funkcja sortowania programu Excel.

Pomyśl o funkcji sortowania jako o własnym organizerze danych osobowych. Jest to funkcja, która pozwala uporządkować dane w określonej kolejności — i jest to bardzo przydatne, gdy mamy do czynienia z mnóstwem informacji. Funkcja sortowania w Excelu przypomina osobistego bibliotekarza , który dokładnie wie, gdzie powinna się znaleźć każda książka.

Jeśli chodzi o sortowanie, Excel oferuje dwie opcje: kolejność rosnącą lub malejącą .

• Kolejność rosnąca oznacza uporządkowanie danych od najmniejszej do największej lub w przypadku tekstu od A do Z.

• Porządek malejący oznacza uporządkowanie danych od największego do najmniejszego lub od Z do A w przypadku tekstu.

Ale tutaj sprawy stają się nieco bardziej interesujące. Excel nie ogranicza Cię do sortowania tylko jednej kolumny. Pozwala sortować wiele kolumn, co oznacza, że ​​możesz uporządkować dane na podstawie więcej niż jednego kryterium.

Wyobraź sobie, że masz do czynienia z listą nazwisk, z osobnymi kolumnami na imię i nazwisko. Program Excel umożliwia sortowanie listy według nazwiska, a następnie sortowanie osób o tych samych nazwiskach według imienia. Całkiem fajnie, prawda?

Krótko mówiąc, funkcja sortowania programu Excel jest potężnym narzędziem, które pomaga zrozumieć znaczenie danych. Organizuje informacje w logiczny, łatwy do odczytania sposób, oszczędzając czas i wysiłek.

Teraz, gdy mamy już podstawy, przejdźmy do najprzyjemniejszej części — nauki alfabetycznego sortowania danych w kolumnach!

Jak posortować pojedynczą kolumnę w programie Excel

Zanim przejdziemy na głęboką wodę z sortowaniem wielokolumnowym, rzućmy okiem na głębszą część, sortując pojedynczą kolumnę w kolejności rosnącej, a następnie malejącej.

1. Sortuj rosnąco pojedyncze kolumny programu Excel

Aby posortować pojedynczą kolumnę w porządku rosnącym, wykonaj poniższe czynności:

Krok 1: Otwórz arkusz programu Excel

Zacznij od otwarcia arkusza zawierającego surowe dane, które chcesz posortować.

Krok 2: Wybierz dane do sortowania

Kliknij nagłówek kolumny, którą chcesz posortować. To podświetli całą kolumnę. Jeśli nie chcesz sortować całej kolumny, po prostu kliknij i przeciągnij, aby zaznaczyć określone komórki, które chcesz posortować.

Krok 3: Przejdź do zakładki Dane i znajdź grupę Sortowanie i filtrowanie

Krok 4: Kliknij przycisk AZ, aby posortować wybraną kolumnę w porządku rosnącym

Krok 5: Alternatywnie możesz znaleźć te same opcje sortowania na karcie Strona główna. Przejdź do grupy Edycja, a następnie kliknij opcje Sortuj i Filtruj

2. Sortowanie malejące

Jeśli chcesz posortować pojedynczą kolumnę w porządku malejącym, musisz wykonać ten sam proces. Oto kroki:

Krok 1: Otwórz arkusz programu Excel

Zacznij od otwarcia arkusza zawierającego dane, które chcesz posortować.

Krok 2: Wybierz dane do sortowania

Kliknij nagłówek kolumny, którą chcesz posortować. To podświetli całą kolumnę. Jeśli nie chcesz sortować całej kolumny, po prostu kliknij i przeciągnij, aby zaznaczyć określone komórki, które chcesz posortować.

Krok 3: Przejdź do zakładki Dane i znajdź grupę Sortowanie i filtrowanie.

Krok 4: Kliknij przycisk ZA, aby posortować wybraną kolumnę w kolejności malejącej.

Krok 5: Podobnie jak w przypadku opcji sortowania rosnącego , możesz również uzyskać opcję sortowania malejącego z karty Strona główna. Przejdź do grupy Edycja i kliknij Sortuj i filtruj

I masz to! Właśnie posortowałeś pojedynczą kolumnę w kolejności rosnącej i malejącej w programie Excel. Teraz weźmy sprawy na wyższy poziom i posortujmy wiele kolumn.

Jak sortować wiele kolumn w programie Excel

W porządku, skoro już opanowałeś sortowanie według jednej kolumny, nadszedł czas, aby podkręcić atmosferę i zająć się wieloma kolumnami . Nie przejmuj się jednak — jeśli masz opuszczoną pojedynczą kolumnę, to tylko przeskok, pominięcie i odskoczenie.

Krok 1: Otwórz arkusz programu Excel

Zacznij od otwarcia arkusza zawierającego wszystkie dane, które chcesz posortować.

Krok 2: Wybierz swoje dane

Przed sortowaniem musisz wybrać swoje dane. Kliknij lewą górną komórkę zakresu danych, przytrzymaj przycisk myszy, przeciągnij go do prawej dolnej komórki zakresu danych, a następnie puść przycisk myszy. Wszystkie twoje dane powinny być podświetlone.

Krok 3: Przejdź do zakładki „Dane” i kliknij Sortuj w grupie Sortuj i filtruj

Krok 4: W oknie dialogowym Sortuj wybierz pierwszą kolumnę, którą chcesz posortować, z menu rozwijanego Sortuj według i określ kolejność sortowania

Krok 5: Kliknij „Dodaj poziom”, aby posortować kolejną kolumnę i powtarzaj proces, aż ustawisz wszystkie wiersze w żądanym priorytecie porządku sortowania

Krok 6: Kliknij OK, aby zastosować sortowanie

I masz to! W ten sposób sortujesz alfabetycznie wiele kolumn w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel. Oficjalnie jesteś sortującą supergwiazdą!

W następnej sekcji przyjrzymy się niektórym zaawansowanym technikom sortowania kolumn w programie Excel.

Zaawansowane opcje sortowania kolumn w programie Excel

Program Excel oferuje zaawansowane opcje sortowania, które pomagają w dalszym dostosowywaniu procesu sortowania. Oto niektóre z tych opcji:

1. Korzystanie z niestandardowego sortowania w filtrach

Excel umożliwia sortowanie danych na więcej sposobów niż tylko alfabetycznie. Możesz także sortować według koloru, ikony komórki, a nawet utworzonej przez siebie listy niestandardowej.

Na przykład, jeśli masz kolumnę, w której kolor komórki wskazuje poziomy priorytetu, możesz posortować dane na podstawie tych kolorów.

Po prostu przejdź do okna dialogowego „Sortuj”, wybierz kolumnę, a następnie wybierz „Sortuj według koloru” z listy rozwijanej „Sortuj według”.

2. Sortowanie według więcej niż jednego kryterium

Omówiliśmy, jak sortować według więcej niż jednej kolumny, ale możesz też sortować według więcej niż jednego kryterium w obrębie jednej kolumny.

Na przykład możesz chcieć najpierw posortować kolumnę tekstu według koloru komórki, a następnie alfabetycznie.

Można to zrobić, dodając dwa poziomy sortowania dla tej samej kolumny, każdy z innym kryterium „Sortuj według”.

3. Wykorzystanie funkcji SORTOWANIE

Funkcja SORTOWANIE w programie Excel może pomóc w sortowaniu danych na podstawie wielu kolumn . Oto przykład:

=SORT(range, [sort_index1], [sort_order1], [sort_index2], [sort_order2], ...)

W tej formule musisz określić:

• Zakres danych

• Kolumny do sortowania według (indeks)

• Porządek sortowania (1 rosnąco, -1 malejąco)

Możesz dodać więcej kolumn do sortowania, dodając więcej par sort_index i sort_order do funkcji SORTOWANIE.

4. Sortowanie danych za pomocą scalonych komórek

Sortowanie danych ze scalonymi komórkami może być trudne. Podczas próby posortowania zakresu zawierającego scalone komórki program Excel wyświetli komunikat o błędzie.

Ale nie panikuj, istnieje obejście.

Musisz rozłączyć wszystkie komórki, posortować dane, a następnie ponownie zastosować scalanie. Pamiętaj tylko, aby skopiować wartość scalonej komórki do wszystkich niescalonych komórek przed sortowaniem.

Te zaawansowane techniki mogą zapewnić jeszcze większą kontrolę nad danymi. Więc śmiało, zanurz się w te głębsze wody i zobacz, co naprawdę może zrobić sortowanie w Excelu!

Następnie rozwiążemy niektóre typowe problemy, które możesz napotkać podczas sortowania kolumn programu Excel.

Rozwiązywanie typowych problemów podczas sortowania kolumn programu Excel

Mimo że Excel jest potężnym narzędziem, nie jest pozbawiony dziwactw. Podczas sortowania możesz napotkać kilka wybojów na drodze, ale nie martw się. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci rozwiązać niektóre z najczęstszych problemów.

1. Dane nie są prawidłowo sortowane

Czasami Twoje dane nie zostaną poprawnie posortowane, ponieważ nie są przechowywane w odpowiednim formacie. Na przykład, jeśli liczby są przechowywane jako tekst, mogą nie sortować liczbowo.

Aby zastosować wspólny format komórek do swoich danych, naciśnij klawisze Ctrl+1 , przejdź do karty Liczba i wybierz odpowiedni format w sekcji „Kategoria”.

2. Jak zarządzać pustymi przestrzeniami

Jeśli dane nie są sortowane zgodnie z oczekiwaniami, sprawdź, czy na początku lub na końcu komórek nie ma dodatkowych spacji. Program Excel uwzględnia te spacje podczas sortowania, co może zafałszować wyniki.

Możesz usunąć dodatkowe spacje za pomocą funkcji Excela TRIM , wpisując „=TRIM(A1)” w nowej komórce (jeśli A1 jest komórką zawierającą spację wiodącą), a następnie skopiować wynik do oryginalnej komórki.

Upewnij się również, że w zbiorze danych nie ma nieoczekiwanych pustych wierszy ani komórek. Puste komórki mogą wpływać na proces sortowania. Jeśli znajdziesz puste komórki, możesz usunąć cały wiersz lub wypełnić go poprawnymi danymi.

3. Jak usunąć zduplikowane kolumny

Przed posortowaniem danych warto usunąć zduplikowane wiersze. Dzięki temu posortowane dane są dokładne i reprezentatywne. Wykonaj następujące kroki, aby usunąć duplikaty:

Krok 1: Zaznacz cały zakres danych, w tym nagłówki, klikając i przeciągając komórki.

Krok 3: Przejdź do zakładki „Dane” na pasku narzędzi programu Excel i kliknij „Usuń duplikaty”.

Krok 4: Excel wyświetli okno dialogowe „Usuń duplikaty”. Zaznacz pola wyboru wszystkich kolumn lub po prostu kliknij przycisk „Wybierz wszystko”.

Krok 5: Kliknij „OK”

Program Excel usunie wszystkie zduplikowane wiersze i wyświetli komunikat o liczbie usuniętych zduplikowanych wierszy.

4. Program Excel ulega awarii lub zawiesza się podczas sortowania

Jeśli program Excel ulegnie awarii lub zawiesi się podczas sortowania, arkusz może być za duży lub na komputerze może być za mało zasobów. Spróbuj zamknąć inne aplikacje, aby zwolnić pamięć.

Jeśli Twój arkusz jest duży, rozważ podzielenie go na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części.

Pamiętaj, że sortowanie może być złożonym procesem, zwłaszcza w przypadku dużych zbiorów danych. Jeśli napotkasz problemy, cofnij się o krok i spróbuj rozwiązać jeden problem na raz. Masz to!

Dodatkowe porady i wskazówki dotyczące sortowania kolumn w programie Excel

Teraz, gdy już opanowałeś sortowanie w programie Excel, może posypalibyśmy trochę dodatkową magią?

Aby pomóc Ci stać się jeszcze bardziej wydajnym mistrzem danych, podzielimy się kilkoma dodatkowymi wskazówkami i sztuczkami, które mogą sprawić, że Twoje zadania sortowania będą szybsze, płynniejsze i ogólnie bardziej niesamowite.

1. Korzystanie ze skrótów klawiaturowych

Skróty klawiaturowe mogą zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność podczas pracy z danymi programu Excel. Oto kilka skrótów do sortowania alfabetycznego:

• Alt + A + S + A: Sortuj wybrane dane alfabetycznie od A do Z.

• Alt + A + S + D: Sortuj wybrane dane alfabetycznie od Z do A.

• Alt + D + S: Otwórz okno dialogowe Sortuj, aby zastosować niestandardowe sortowanie.

Pamiętaj, aby przed użyciem tych skrótów klawiaturowych zaznaczyć żądany zakres danych lub komórkę w tym samym wierszu lub kolumnie. W przeciwnym razie otrzymasz błędne wyniki.

2. Zapisywanie i ponowne używanie opcji sortowania

Program Excel umożliwia zapisywanie niestandardowych ustawień sortowania w celu ponownego użycia ich później. Wykonaj następujące kroki, aby zapisać opcje sortowania:

Krok 1: Wybierz zakres danych lub komórki w kolumnie, którą chcesz posortować

Krok 2: Kliknij kartę „Dane” na wstążce, a następnie kliknij przycisk „Sortuj”.

Krok 3: W oknie dialogowym „Sortuj” wybierz nazwę kolumny z listy rozwijanej Sortuj według. Zauważ, że jeśli nie ma nagłówków kolumn, Excel pokazuje litery kolumn.

Krok 4: Rozwiń menu rozwijane „Zamówienie” i kliknij „Lista niestandardowa…”

Krok 5: Wybierz „NOWA LISTA” z „Listy niestandardowe” i wpisz elementy w polu „Wpisy na liście” w żądanej kolejności, a następnie kliknij „Dodaj”

Krok 6: Kliknij „OK” w oknach dialogowych

Teraz Twoje niestandardowe ustawienia sortowania zostały zapisane i możesz je zobaczyć w sekcji Lista niestandardowa menu rozwijanego Kolejność w oknie dialogowym Sortowanie do wykorzystania w przyszłości.

A więc proszę bardzo — garść dodatkowych wskazówek i sztuczek, które pozwolą Ci zwiększyć sprawność sortowania w programie Excel. Te samorodki mogą mieć ogromne znaczenie, jeśli chodzi o poruszanie się po danych jak profesjonalista, oszczędzając czas i mnóstwo kliknięć!

Końcowe przemyślenia

Udało Ci się przejść przez nasze głębokie zanurzenie w świecie sortowania w programie Excel. Od podstaw sortowania jednokolumnowego po bardziej zaawansowane techniki wielokolumnowe, a nawet wstęp do rozwiązywania problemów — omówiłeś wiele zagadnień.

Ale pamiętaj, to dopiero początek. Excel to niezwykle potężne narzędzie z niezliczonymi funkcjami i funkcjonalnościami, które czekają na odkrycie.

Ten przewodnik powinien wyposażyć Cię w umiejętności i wiedzę, dzięki którym poradzisz sobie z sortowaniem danych w Excelu jak profesjonalista. Ale nie poprzestawaj na tym. Prawdziwa magia dzieje się, gdy bierzesz te lekcje i stosujesz je we własnej pracy.

Ćwicz te umiejętności, eksperymentuj ze swoimi danymi i nie bój się popełnić kilku błędów po drodze. Excel to podróż edukacyjna, a każdy krok, każdy kliknięty przycisk przybliża Cię do opanowania tego niezbędnego narzędzia.

Aby dowiedzieć się więcej o sztuczkach Excela, obejrzyj poniższy film: