Jak sortować w programie Excel i utrzymywać wiersze razem: 4 proste metody

Sortowanie danych w Excelu to kluczowa umiejętność podczas zarządzania informacjami. Jednym z wyzwań, jakie możesz napotkać, jest trzymanie wierszy razem podczas sortowania, zapewniając, że powiązane dane pozostają połączone podczas organizowania arkusza kalkulacyjnego według określonej kolumny.

Najpopularniejszą metodą sortowania danych z co najmniej dwiema kolumnami w programie Excel przy zachowaniu wierszy jest wybranie opcji „rozwiń wybór” w oknie dialogowym sortowania. Istnieją inne metody, w tym użycie funkcji sortowania i list niestandardowych.

W tym artykule nauczysz się wszystkich tych metod, przechodząc przez wiele scenariuszy.

Spis treści

• Jak sortować, zachowując razem rzędy
• 3 sposoby uzyskiwania dostępu do poleceń sortowania
  • Karta Strona główna
  • Zakładka Dane
  • Kliknij prawym przyciskiem myszy
• Jak sortować, wybierając wiele kolumn, aby wiersze były razem
• Jak sortować za pomocą programu Excel Podpowiedź, aby wiersze były razem
• Jak korzystać z funkcji sortowania, aby zachować razem wiersze
  • Sortowanie i filtrowanie razem
• Jak używać list niestandardowych do sortowania i utrzymywania wierszy razem
  • Jak utworzyć listę niestandardową
  • Jak korzystać z listy
• 3 wskazówki dotyczące obsługi typów danych
• 4 wskazówki dotyczące wydajnego sortowania
• Końcowe przemyślenia

Jak sortować, zachowując razem rzędy

Zanim przejdziemy do technik, przyjrzyjmy się problemowi, którego chcesz uniknąć.

Załóżmy, że masz dane inwentaryzacyjne odzieży, w której typ pozycji znajduje się w kolumnie A, a kolor w kolumnie B. To są dane:

• T-shirt, czerwony

• Dżinsy, niebieski

• Bluza z kapturem, zielona

• T-shirt, fioletowy

• Bluza z kapturem, czarna

Chcesz posortować elementy w porządku alfabetycznym, zachowując powiązanie między elementem a jego kolorem. Tak powinny wyglądać posortowane wiersze (czcionki oznaczyłem kolorami, aby było wyraźniejsze):

Jeśli posortujesz tylko pierwszą kolumnę, kolory nie zmienią się wraz z powiązanym elementem. Doprowadzi to do pomieszania danych, które tracą wszelkie znaczenie.

Oto wyniki błędnej metody sortowania:

Teraz, gdy już wiesz, co chcesz osiągnąć, przyjrzyjmy się, jak uzyskać dostęp do opcji sortowania programu Excel .

3 sposoby uzyskiwania dostępu do poleceń sortowania

Najczęstszym sposobem sortowania w programie Excel jest użycie polecenia Sortuj. Dostęp do tej funkcji można uzyskać na trzy sposoby:

• Zakładka domyślna

• Zakładka Dane

• Kliknij prawym przyciskiem myszy

Karta Strona główna

1. Przejdź do karty Strona główna.

2. Rozwiń menu rozwijane „Sortuj i filtruj” w grupie Edycja.

3. Wybierz opcję kolejności rosnącej lub malejącej.

Program Excel zakłada, że ​​masz wiersz nagłówka z tą opcją.

Zakładka Dane

1. Przejdź do zakładki Dane.

2. Kliknij przycisk Sortuj w grupie Sortuj i filtruj.

3. Wybierz opcje sortowania w oknie dialogowym sortowania.

Ta metoda pozwala określić, czy dane mają nagłówki kolumn.

Kliknij prawym przyciskiem myszy

1. Wybierz dane, które chcesz posortować.

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy.

3. Wybierz „Sortuj” z menu rozwijanego (u dołu).

Jak sortować, wybierając wiele kolumn, aby wiersze były razem

Ta metoda działa, gdy chcesz posortować według pierwszej kolumny w zbiorze danych. Jeśli kolumna docelowa nie jest kolumną A, użyj jednej z innych metod opisanych w tym artykule.

Aby skorzystać z tej metody, należy zaznaczyć wszystkie dane przed użyciem polecenia Sortuj. Oznacza to, że nie wybierasz po prostu jednej kolumny.

W naszych przykładowych danych powyżej możesz wybrać cały arkusz, określony zakres danych komórek od A1 do B6 lub dwie kolumny A i B.

Wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz wszystkie powiązane komórki (lub Ctrl-A dla wszystkiego).

2. Przejdź do karty Strona główna.

3. Rozwiń listę rozwijaną Sortuj i filtruj.

4. Wybierz „Sortuj od A do Z”.

Pamiętaj, że nie zobaczysz dodatkowych monitów o to, jak chcesz posortować dane. Program Microsoft Excel zakłada, że ​​chcesz zachować powiązane wiersze razem, ponieważ wybrałeś wszystkie dane.

Jeśli masz wiersz nagłówka, zostanie on również rozpoznany.

Jak sortować za pomocą programu Excel Podpowiedź, aby wiersze były razem

W poprzedniej sekcji upewniłeś się, że Twoje żądanie sortowania jest jednoznaczne, wybierając wszystkie dane, które chcesz uwzględnić.

Możesz jednak chcieć posortować według kolumny, która nie jest pierwszą w arkuszu. Załóżmy na przykład, że chcesz posortować przykładowe dane według koloru odzieży.

Wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz kolumnę, którą chcesz posortować, klikając jej literę nagłówka.

2. Przejdź do karty Strona główna.

3. Rozwiń listę rozwijaną Sortuj i filtruj.

4. Wybierz „Sortuj od A do Z” (lub swoje preferencje).

5. W wyświetlonym oknie „Ostrzeżenie o sortowaniu” wybierz „Rozwiń zaznaczenie”.

Zauważ, że program Excel wykrył, że obok wybranej kolumny znajdują się kolumny. W tym scenariuszu program Excel zapyta, czy chcesz uwzględnić wiele kolumn, czy nie.

Rozszerzając zaznaczenie, program Excel sortuje wybraną kolumnę , zachowując nienaruszone powiązane dane w tym samym wierszu.

Jak korzystać z funkcji sortowania, aby zachować razem wiersze

Funkcja SORTOWANIE w programie Excel automatycznie utrzymuje razem wiersze podczas sortowania.

Ta funkcja jest szczególnie przydatna, ponieważ można jej użyć w formule i automatycznie aktualizuje się, gdy zmieniają się dane.

Funkcja SORTUJ jest dynamiczną funkcją tablicową . Jeśli wpiszesz go w pojedynczej komórce, program Excel automatycznie wypełni pozostałe komórki potrzebne do wyświetlenia pełnego zakresu posortowanych danych, pod warunkiem, że dostępna jest wystarczająca liczba pustych komórek.

Po wprowadzeniu tej formuły do ​​komórki Excel wyświetli posortowaną wersję danych, zaczynając od tej komórki. Pamiętaj, że nie spowoduje to zmiany oryginalnych danych; wyświetli tylko posortowaną wersję.

Składnia funkcji SORTUJ jest następująca:

=SORT(tablica, [indeks_sortowania], [kolejność_sortowania], [kolumna_lub_wiersz]

• tablica: zakres komórek do sortowania.

• sort_index: kolumna do sortowania.

• sort_order: PRAWDA dla rosnącej (wartość domyślna) i FAŁSZ dla malejącej.

• column_or_row: FAŁSZ dla kolumn (domyślnie) i PRAWDA dla wierszy

Załóżmy, że masz dane w komórkach od A1 do B6 z nagłówkiem. Chcesz posortować te dane według wartości w kolumnie A w porządku rosnącym. Użyj tej formuły:

=SORTUJ(A2:B6)

Uważaj, aby nie uwzględnić komórki z funkcją w tablicy. W przeciwnym razie będziesz mieć odwołanie cykliczne .

Sortowanie i filtrowanie razem

Funkcja FILTR w programie Excel służy do filtrowania zakresu danych na podstawie określonych kryteriów , a nie do sortowania danych. Możesz jednak połączyć funkcję FILTRUJ z funkcją SORTUJ, aby zarówno filtrować, jak i sortować dane, zachowując jednocześnie wiersze.

Funkcja FILTR jest również dynamiczną funkcją tablicową (podobnie jak SORTOWANIE). Jak wspomniałem w poprzedniej sekcji, Excel wypełni pozostałe komórki potrzebne do wyświetlenia pełnego zakresu przefiltrowanych danych.

Załóżmy, że niektóre elementy odzieży w przykładowych danych mają ten sam kolor. Chcesz uporządkować dane tak, aby pokazywały czerwone ubrania posortowane alfabetycznie. Wymaga to dwóch kroków:

1. Przefiltruj wiersze w kolumnie B (kolor).

2. Posortuj przefiltrowane wiersze według kolumny A (nazwa pozycji).

Oto składnia funkcji FILTRUJ:

=FILTR(tablica; kryteria; [jeśli_puste])

• tablica: zakres komórek do sortowania.

• kryteria: według czego filtrować.

• if_empty: co zwrócić, jeśli nie ma dopasowania.

Kluczem jest zawinięcie funkcji SORT wokół przefiltrowanych wyników. W naszym przykładzie użyłbyś następującej formuły:

=SORTUJ(FILTR(A2:B6;B2:B6 = „Zielony”), 1)

Po wprowadzeniu tej formuły do ​​komórki Excel wyświetli przefiltrowaną i posortowaną wersję danych, zaczynając od tej komórki. Pamiętaj, że nie spowoduje to zmiany oryginalnych danych; wyświetli tylko przefiltrowaną i posortowaną wersję.

Jak używać list niestandardowych do sortowania i utrzymywania wierszy razem

Listy niestandardowe w programie Microsoft Excel umożliwiają definiowanie własnych reguł sortowania na podstawie określonych elementów. Jest to przydatne w przypadku napotkania zestawu danych , w przypadku którego domyślne sortowanie alfabetyczne lub numeryczne nie jest odpowiednie.

Załóżmy, że chcesz posortować elementy w taki sposób, aby fioletowy był zawsze przed czerwonym, zawsze przed niebieskim itd. Możesz ustawić listę kolorów w dowolnej kolejności.

Zamawianie według niestandardowej listy składa się z dwóch etapów:

1. Utwórz listę.

2. Użyj listy jako sekwencji kolejności.

Jak utworzyć listę niestandardową

1. Przejdź do zakładki Plik.

2. Wybierz Opcje.

3. Kliknij Zaawansowane.

4. Przewiń w dół do sekcji Ogólne.

5. Kliknij opcję Edytuj listę niestandardową, aby otworzyć okno dialogowe Listy niestandardowe.

6. Dodaj uporządkowane wpisy jako listę rozdzielaną przecinkami.

Ten obrazek pokazuje listę kolorów wpisanych w interfejs.

Jak korzystać z listy

Po utworzeniu listy możesz zastosować ją do zestawu danych.

1. Wybierz kolumnę, według której chcesz sortować.

2. Przejdź do zakładki Dane.

3. Kliknij przycisk Sortuj w grupie Sortuj i filtruj.

4. Wybierz „rozwiń zaznaczenie”, aby wyświetlić okno dialogowe sortowania.

5. Rozwiń listę rozwijaną pod tytułem „Zamówienie”.

6. Wybierz „Lista niestandardowa”.

7. Wybierz swoją listę.

8. Kliknij dwukrotnie OK.

Ta infografika pokazuje sekwencję:

3 wskazówki dotyczące obsługi typów danych

Podczas pracy z różnymi typami danych w programie Excel, takimi jak tekst, dzień, miesiąc i nazwisko, należy pamiętać o ich rozróżnieniu. Aby uzyskać dokładne wyniki sortowania, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami:

1. W przypadku sortowania tekstu (kolejność alfabetyczna) zaznacz komórkę w kolumnie, którą chcesz posortować, przejdź do karty Dane i kliknij opcję Sortuj od A do Z (rosnąco) lub Sortuj od Z do A (malejąco).

2. Podczas sortowania według dnia lub miesiąca upewnij się, że daty mają spójny format (np. MM/DD/RRRR).

3. W przypadku sortowania według wieku lub liczb upewnij się, że wszystkie dane w kolumnie są przechowywane jako tego samego typu (tekstowe lub liczbowe).

4 wskazówki dotyczące wydajnego sortowania

Oto nasze najlepsze wskazówki dotyczące wydajnego sortowania:

1. Jeśli w danych znajdują się ukryte kolumny lub ukryte wiersze, odkryj je przed sortowaniem.

2. Podczas sortowania długich danych pomocne jest użycie funkcji Zablokuj okienka.

3. Możesz upewnić się, że kolejność sortowania nie zostanie zmieniona, blokując komórki .

4. Pamiętaj, że puste wiersze zostaną przesunięte na koniec podczas sortowania, czyli wyeliminowane.

Sortowanie danych w celu wyeliminowania pustych wierszy to przydatne przygotowanie, gdy szukasz odrębnych wartości w swoich danych. Ten film pokazuje zadanie w akcji:

Końcowe przemyślenia

Sortowanie jest jednym z najczęstszych zadań podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym Excel.

Nauczyłeś się, jak sortować alfabetycznie lub numerycznie w porządku rosnącym lub malejącym, zachowując nienaruszone wiersze.

Dzięki temu znaczenie Twoich danych pozostanie nienaruszone, a dalsza analiza danych będzie dokładna.